– Tận dụng chức năng “profitability segment” cho chi phí quãng cáo và khuyến mãi – trường hợp khuyến mãi bằng sản phẩm mua ngoài.
Như đã trình bày trong phần thực trạng mục 2.3.2 về chi phí quảng cáo và mục 2.3.3 về chi phí khuyến mãi (đối với chi phí mua ngoài để khuyến mãi), thực tế hiện nay tại Savina, các chi phí này được tập hợp theo trung tâm chi phí như hình 2.3 và phân bổ xuống cho các model sản phẩm theo doanh thu bán hàng.
Việc tập hợp và phân bổ như trên sẽ dẫn đến các sản phẩm cùng nhóm trung tâm chi phí trong khi không thực hiện quãng cáo hoặc khuyến mãi vẫn phải gánh chịu chi phí, trong khi chương trình khuyến mãi và quãng cáo thường xuyên thực hiện riêng biệt cho từng model sản phẩm trong từng giai đoạn nhất định.
Theo tác giả, công ty nên khai thác và sử dụng sức mạnh của phẩm mềm SAP trong việc hỗ trợ tập hợp chi phí theo Profitability segment như đã kiến nghị ở phần 3.3 (dành cho chi phí sản xuất chung).
Ví dụ: Bán sản phẩm: CS29Z40HEQXXSV sẽ được tăng thêm túi ba lô, chỉ áp dụng cho khu vực Hồ Chí Minh. Màn hình nhập liệu tương tư như màn hình trong phụ lục 11.
Trong trường hợp này, ngoài việc hạch toán vào chi phí khuyến mãi, chúng ta sẽ nhập trực tiếp vào profitability segment mà không nhập vào trung tâm chi phí như trước kia, cụ thể việc nhập như sau:
Plant (Vị trí kinh doanh): HCM (áp dụng cho khu vực Hồ Chí Minh). Product (Sản phẩm): CS29Z40HEQXXSV.
Customer (khách hàng): nếu có chúng ta sẽ nhập vào.
Các ô nhập liệu còn lại như: distribution chanel (Kênh phân phối) và division (loại sản phẩm) sẽ không nhập bởi lẽ hệ thống sẽ tự hiểu do mỗi khách hàng sẽ gắn liền với từng kênh phân phối và mỗi model sản phẩm sẽ gắn liền với loại sản phẩm. Như vậy, chi phí khuyến mãi trong trường hợp này không phải tiến hành phân bổ mà được tập hợp trực tiếp vào đối tượng chịu phí.
– Chi phí khuyến mãi – khuyến mãi bằng chính sản phẩm của Savina:
Như đã trình bày trong phần thực trạng mục 2.3.3 thì các chi phí khuyến mãi dùng bằng chính sản phẩm của Samsung được tập hợp vào trung tâm chi phí cố định là S002 – Common sales và phân bổ đều xuống các model sản phẩm theo
doanh thu bán hàng, điều này làm sai lệch thông tin nhất là sản phẩm không phải khuyến mãi trong kỳ vẫn phải gánh chịu chi phí.
Theo tác giả, cần thiết có sự hỗ trợ của bộ phận hệ thống thông tin (I.S) để sửa lại chương trình xuất bán hàng cho trường hợp xuất khuyến mãi (promotion), cụ thể có thể cho thêm 1 ô nhập liệu để điền mã sản phẩm gánh chịu chi phí.
Ví dụ: chương trình khuyến mãi khi mua Tivi: CS29Z40HEQXXSV sẽ được tặng thêm đầu DVD: DVD-HD870/XSV. Như vậy, mặc dù trong hệ thống tạo billing xuất DVD cho dạng khuyến mãi, tuy nhiên, chi phí khuyến mãi này phải được tính cho sản phẩm CS29Z40HEQXXSV mà không phải tính cho sản phẩm DVD. (Các ô nhập liệu còn lại của profitability segment như khách hàng, khu vực,… mặc định được xác định thông qua chi tiết thông tin của billing khuyến mãi như biết được khách hàng thông qua billing mặc định sẽ biết được khu vực kinh doanh hay biết được model sản phẩm cũng biết được loại sản phẩm )
Hình 3.3 – Thiết lập thêm ô nhập liệu trong chương trình bán hàng Như vậy, chi phí khuyến mãi này được tập hợp đầy đủ thông tin cho đối tượng chịu phí mà không cần phải tiến hành phân bổ xuống.