2.2.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng.
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN Hiện nay theo chế độ kế toán quy định chứng từ kế toán nguyên vật liệu đợc sử dụng dùng trong công ty nh sau:
- Phiếu xuất kho (mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)
- Phiếu nhập kho xuất thẳng (đối với vật t nhỏ lẻ) - Hoá đơn bán hàng
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
2.2.4.2. Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu.
* Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu.
Căn cứ vào dự toán tiến độ công thi công công trình, đơn vị đợc giao thi công lập nhu cầu sử dụng vật t, căn cứ vào kế hoạch, vật t, giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh tổng hợp ký kết hợp đồng kinh tế, sau đó viết phiếu yêu cầu cung cấp vật t cho công trình.
Phòng kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, đối chiếu số lợng, chất lợng, giá cả, chủng loại nguyên vật liệu của hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa giám đốc công ty với đơn vị cung cấp.
Phiếu nhập kho đợc lập 02 liên:
- Thủ kho giữ 01 liên để ghi vào thẻ kho, cuối ngày giao cho kế toán vật t.
- Liên còn lại giao cho nhân viện tiếp liệu kèm theo hoá đơn bán hàng của đơn vị bán hàng để làm thủ tục thanh toán tam ứng hoặc làm cơ sở thanh toán cho nhà cung cấp.
Ví dụ: Ngày 25/11/2004 công ty mua vật t của công ty TNHH Sơn Hoàng nhận đợc các chứng từ sau:
Biểu 2.2.4.2.1
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN
Hoá đơn GTGT
Mẫu số 01- GTKT-3LL
Liên 02: Giao cho khách hàng EE/2004B Ngày 20 tháng 11 năm 2004 Số: 0011421
Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Sơn Hoàng Địa chỉ: Mao Khê - Đông Triều - Quảng Ninh
Điện thoại: MS: 0800243989001 Họ tên ngời mua hàng: Anh Tuấn
Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu xây dựng Địa chỉ: 560Nguyễn Văn Cừ-Gia Lâm-Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:0101426757
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 5 690.909 3.454.545
Cộng tiền hàng 3.454.545 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 345.454,5
Cộng tiền thanh toán 3.799.999,5
Bằng chữ: ba tiệu bảy trăm chín chín nghìn chín trăm chín chín phẩy năm đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Biểu 2.2.4.2.2
công ty Xuất nhập phiếu nhập kho Mẫu 01- VT
khẩu xây dựng Ngày 20/11/2004
Đ/c: 560 – NVC –GL- HN Theo QĐ 1141- TC/QĐ/CĐKT
Số: KTNK 045
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN
Họ tên ngời giao hàng: Đỗ Văn Dũng
Theo hoá đơn số 0011421 ngày 20 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH Sơn Hoàng
Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long STTTên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 05 05 690.909 3.454.545 VAT 10% 345.454,5 Cộng 3.799.999,5
Bằng chữ: ba tiệu bảy trăm chín chín nghìn chín trăm chín chín phẩy năm đồng.
Phụ trách Ngời giao Thủ kho Kế toán Thủ trởng
hàng trởng
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN
Biểu 2.2.4.2.3
Hoá đơn GTGT Mẫu số 01- GTKT-3LL
Liên 02: Giao cho khách hàng EE/2004B Ngày 20 tháng 11 năm 2004 Số: 0011421
Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Sơn Hoàng Địa chỉ: Mao Khê - Đông Triều - Quảng Ninh
Điện thoại: MS: 0800243989001 Họ tên ngời mua hàng: Anh Tuấn
Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu xây dựng
Địa chỉ: 560 Nguyễn Văn Cừ – Gia Lâm-Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:0101426757
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Phụ gia bê tông Lít 20 40.000 800.000
Cộng tiền hàng 800.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 80.000 Cộng tiền thanh toán 880.000
Bằng chữ: Tám trăm tám mơi ngàn đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Khi nguyên vật liệu về đến công ty, ban kinh tế – kỹ thuật vật t cơ giới căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu nhập kho.
Biểu 2.2.4.2.4
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN
công ty Xuất nhập phiếu nhập kho Mẫu 01- VT
khẩu xây dựng Ngày 20/11/2004
Đ/c: 560NVC -GL - HN
Họ tên ngời giao hàng: Đỗ Văn Dũng
Theo hoá đơn số 0011421 ngày 20 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH Sơn Hoàng
Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long STTTên, nhãn hiệu,
quy cách, phẩm Mã số
ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo
CT
Thực nhập
01 Phụ gia bê tông Lít 20 20 40.000 800.000
VAT 10% 80.000
Cộng 880.000
Bằng chữ: Tám trăm tám mơi ngàn đồng.
Phụ trách Ngời giao Thủ kho Kế toán Thủ trởng hàng trởng
Theo QĐ 1141- TC/QĐ/CĐKT
Số: KTNK 046
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN Biểu 2.2.4.2.5
Hoá đơn GTGT Mẫu số 01- GTKT-3LL
Liên 02: Giao cho khách hàng EE/2004B Ngày 20 tháng 11 năm 2004 Số: 0011421
Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Sơn Hoàng Địa chỉ: Mao Khê - Đông Triều - Quảng Ninh
Điện thoại: MS: 0800243989001 Họ tên ngời mua hàng: Anh Tuấn
Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu xây dựng Địa chỉ: 560 Nguyễn Văn Cừ - Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:0101426757
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Gạch đặc Viên 45.000 600 27.000.000
Cộng tiền hàng 27.000.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT
2.700.000
Cộng tiền thanh toán 29.700.000
Bằng chữ: Hai mơi chín triệu bảy trăm nghìn đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Khi nguyên vật liệu về đến công ty, ban kinh tế – kỹ thuật vật t cơ giới căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu nhập kho.
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN
Biểu 2.2.4.2.6
công ty xuất nhập phiếu nhập kho Mẫu 01- VT
khẩu xây dựng Ngày 20/11/2004
Đ/c: 560 NVC-GL-HN
Họ tên ngời giao hàng: Đỗ Văn Dũng
Theo hoá đơn số 0011421 ngày 20 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH Sơn Hoàng
Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long STTTên, nhãn hiệu,
quy cách, phẩm
Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Gạch đặc Viên 45.000 45.000 6 00 27.000.000 VAT 10% 2.700.000 Cộng 29.700.000
Bằng chữ: Hai mơi chín triệu bảy trăm nghìn đồng.
Phụ trách Ngời giao Thủ kho Kế toán Thủ trởng
hàng trởng
ở công ty xuất nhập khẩu xây dựng, nguyên vật liệu nhập chủ yếu do mua ngoài nhng trong một số trờng hợp có nguyên vật liệu nhập do xuất dùng không hết hoặc nhập nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ.
+ Trờng hợp nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho cũng đợc tiến hành nh trên nhng 01 liên phiếu nhập đợc chuyển tới do kế toán vật liệu để làm chứng từ ghi giảm chi phí sản xuất.
+ Trờng hợp nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ:
Căn cứ vào lệnh di chuyển của giám đốc công ty, phòng kinh doanh tổng hợp lập 02 liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ trình lên giám đốc công ty duyệt sau đó giao cả 02 liên cho ngời làm nhiệm vụ di chuyển vật liệu
Theo QĐ 1141- TC/QĐ/CĐKT
Số: KTNK 047
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN mang đến thủ kho xuất. Thủ kho xuất ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất kho ký 02 liên phiếu xuất, thủ kho giữ lại 01 liên ghi vào thẻ kho.
Sau khi ghi vào thẻ kho, cả hai liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điều chuyển cho kế toán vật t để kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất.
Ví dụ: Ngày 12/11/2004 căn cứ vào lệnh điều động số 1872 của giám đốc công ty xuất nguyên vật liệu tại kho công trình nhà máy ximăng Hạ Long sang kho anh Nguyễn Hải Nam, căn cứ vào lệnh này phòng kinh doanh tổng hợp lập phiéu xúất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Biểu 2.2.4.2.7
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Mẫu 03 – VT Số: PX0853 Căn cứ vào lệnh điều động số 1872 ngày 12/11/2004 của giám đốc công ty
Từ kho:Kho KTX SV Đến kho:Kho CT bộ ngoại giao
SH tài khoản SH vật t Diễn giảI ĐVT Số lợng Thành tiền
152 1520101 Xi măng Bút Sơn Tấn 54 35.736.932
…. ….. ….. ….. ….. …..
Cộng 45.361.138
Xuất ngày 12/11/2004 Nhập ngày 12/11/2004
Ngời lập phiếu Thủ kho xuất Thủ kho nhập Ngời vận chuyển * Thủ tục xuất nguyên vật liệu.
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật t của từng công trình, phòng kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ cung cấp vật t cho các đội theo đúng yêu cầu của tiến độ thi công.
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN Căn cứ vào tiến độ thi công của công trình, chỉ huy trởng công trình sẽ yêu cầu các vật t cần thiết để phục vụ cho việc thi công, Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu yêu cầu của chỉ huy trởng công trờng để làm thủ tục xuất kho.
Phiếu xuất vật t có thể lập riêng cho từng thứ vật t hoặc chung cho nhiều vật t cùng loại nhng phải cùng kho và sử dụng cho một công trình.
Phiếu xuất kho do kế toán lập đợc lập làm 02 liên:
- Thủ kho giữ một liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật t - Ngời sử dụng giữ một liên.
Biểu 2.2.4.2.8
Công ty xuất nhập phiếu xuất kho Số:PX0915
Khẩu xây dựng Ngày 30/11/2004
Họ tên ngời nhận hàng: Đinh Văn Hải
Lý do xuất: Công trình nhà máy ximăng Hạ Long Xuất tại kho: Công trình nhà máy ximăng Hạ Long
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách
MS ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Theo CT Thực N-X 1 Ximăng Hoàng Thạch Tấn 4 4 690.800 2.763.200 Cộng 2.763.200
Tổng tiền ghi bằng chữ: hai triệu bảy trăm sáu ba nghìn hai trăm đồng.
Thủ trởng Kế toán Phụ trách Ngời nhận Thủ kho
đơn vị trởng cung tiêu
+Đối với những vật t nhỏ lẻ dựa vào Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ thì công ty sử dụng phiếu nhập kho xuất thẳng (do kế toán lập), không sử dụng phiếu xuất kho, không sử dụng thẻ kho.
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN Ví dụ: Ngày 511/2004 công ty mua vật t nhỏ lẻ của công ty t nhân Hợp Thành. Khi vật t về đến công ty, bộ phận cung ứng vật t căn cứ vào hoá đơn bán lẻ kế toán lập phiếu nhập kho xuất thẳng.
Biểu 2.2.4.2.9
Công ty t nhân hóa đơn bán lẻ Mẫu số 01/BLQĐ
Hợp Thành Số: 36 liên bộ TCTK-TN
Họ tên ngời mua hàng: Tạ Đức Tiến Địa chỉ cơ quan: 560 NVC-GL-HN
Số TT Tên hàng và quy cách phẩm chất
Đ.vị tính
Số l-
ợng Giá đơn vị Thành tiền
1 Bóng điện Cái 14 7.000 98.000
2 Đinh bảy Kg 5 10.000 50.000
Cộng: 148.000
Cộng thành tiền (Bằng chữ): Một trăm bốn tám nghìn chẵn.
Ngày 5 tháng 11 năm 2004
Ngời mua hàng Ngời viết hoá đơn
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN Biểu 2.2.4.2.10
Công ty xuất nhập phiếu nhập kho xuất thẳng Khẩu xây dựng Ngày 5 tháng11 năm 2004
CT nhà máy ximăng Hạ Long
Ngời giao nhận: Tạ Đức Tiến
Theo hoá đơn HĐBL Ngày 5/11/2004 Của công ty t nhân Hợp Thành
Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long, xuất cho Công trình nhà máy ximăng Hạ Long, hạng mục nhà hành chính.
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách,
MS ĐVT Số lơng Đơn giá Thành tiền
Theo CT Thực N-X 1 Bóng điện B005 1 Cái 14 14 7.000 98.000 2 Đinh bảy Đ001 2 Kg 5 5 10.000 50.000 Cộng 148.000 Tổng số tiền bằng chữ: Một trăm bốn tám nghìn chẵn.
Thủ trởng đơn vị Ngời giao Ngời nhận
- Nguyên vật liệu của công ty xuất nhập khẩu xây dựng ngoài việc xuất cho công trình là chủ yếu, trong một số trờng hợp công ty còn xuất nguyên vật liệu sử dụng nội bộ và xuất do di chuyển nội bộ.
+Trờng hợp xuất do sử dụng nội bộ: Vật t sử dụng nội bộ ở Công ty xuất nhập khẩu xây dựng là việc đơn vị thực hiện chuyển vật t từ công trờng này xuất sang công trờng khác. Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị là các công trờng thờng các xa nhau cho nên tại mỗi công trờng đều có kho vật t riêng biệt vì thế công trờng này cần sử dụng vật t mà công trờng khác
MS 06/PNK
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN có thì sẽ có quyết định điều chuyển vật t do phòng kinh doanh tổng hợp lập và trình giám đốc công ty ký duyệt. Sau khi giám đốc duyệt thủ kho sẽ căn cứ vào quyết định để thực hiện thủ tục nhập xuất kho theo quy định của đơn vị.
Ví dụ: Ngày 15/11/2004 có giấy yêu cầu vật t của chỉ huy trởng công trình, thủ kho căn cứ vào đó để làm thủ tục xuất kho( chỉ huy trởng công trình đợc giám đốc Công ty giao nhiệm vụ trực tiếp điều hành công tác sản xuất kinh doanh ở công trờng và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty )
Biểu 2.2.4.2.11
Công ty xuất nhập phiếu xuất kho Mẫu 02- VT
Khẩu xây dựng Ngày15/11/2004 Số: 09572 Số:PX0902 Họ tên ngời nhận hàng: Mai Thị Huyền
Lý do xuất: Phục vụ Công ty Xuất tại kho: Kho KTX SV STT Tên, nhãn hiệu,
quy cách, sản
Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Theo CT Thực xuất 1 Đèn huỳnh quang có chóp Chiếc 20 20 20.000 400.000 ….. … … … ….. Cộng 1.250.300
Tổng số tiền( Bằng chữ ): một triệu hai trăm năm mơi nghìn ba trăm đồng.
Thủ trởng Kế toán Phụ trách Ngời nhận Thủ kho
đơn vị trởng cung tiêu
+ Trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ: Đã nêu ở mục nhập nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ.
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN
2.2.4.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty xuất nhập khẩu xây dựng xây dựng
Công ty xuất nhập khẩu xây dựng là một công ty về thi công xây dựng. Vì vậy nguyên vật liệu sử dụng trong công ty đa dạng và phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất đều diễn ra thờng xuyên hàng ngày vì thế nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng. Công ty đã tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp này đợc diễn ra ở kho và ở phòng kế toán.
- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh hàng ngày tình hình nhập, tồn kho của từng thứ, loại vật liệu. Thẻ kho do kế toán lập, mỗi loại vật liệu đ- ợc ghi trên một thẻ kho. Hàng ngày khi nhận đợc chứng từ kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, đối chiếu số liệu và ghi vào số thực nhập, xuất, và thẻ kho. Cuối ngày thủ kho căn cứ vào số nhập, số tồn kho để ghi vào cột số tồn của thẻ kho.
Biểu 2.2.4.3.1
Công ty xuất nhập khẩu XD Thẻ kho(trích)
Công trình : Nhà máy Ngày lập thẻ 30/11/2004
xi măng Hạ Long Loại vật t: Xi măng Hoàng Thạch
ĐVT: Tấn
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lợng Ký, xác nhập SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn 0 KTNK045 25/11 Nhập xi măng của công ty TNHH Sơn Hoàng 5 5 KTNK050 26/11 Nhập xi măng của công ty THHH Ngọc Dung 10 15 PX0915 30/11 Xuất sử dụng 4 11 PX0916 30/11 Xuất sử dụng 8 3 Cộng 15 12 3
ở phòng kế toán theo quy định thì từ 5 đến 10 ngày thủ kho phải giữ các chứng từ nhập, xuất về phòng kế toán.
Tại phòng kế toán của công ty khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho gửi lên, sau khi kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp hoàn chỉnh chứng từ, kế toán trực tiếp nhập chứng từ kế toán
Biểu 2.2.4.3.2
Công ty xuất nhập bảng kê nhập vật t