Tại phòng vật t, công tác thu mua đợc thực hiện theo kế hoạch thu mua đã tập sẵn. Kế hoạch này đợc xây dựng trên 3 cơ sở kế hoạch sản xuất, lợng vật liệu tồn kho và định mức tiêu hao vật t. Trong đó, kế hoạch sản xuất phải dựa trên nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trên thị trờng. Bên cạnh nhu cầu thị trờng cần phải quan tâm cả về số lợng sản phẩm tồn kho để tránh tình trạng tồn kho quá nhiều gây ứ đọng vốn. Số lợng cần sản xuất trong năm đợc xác định bằng công thức:
= + -
Từ số lợng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ, cán bộ vật t sẽ xác định lợng nguyên vật liệu cần mua. Nhu cầu nguyên vật liệu cần mua cũng phụ thuộc cả vào số lợng vật t còn tồn kho cuối kỳ, lợng vật t cần cho sản xuất và cả nhu cầu dự trữ cho kỳ tiếp theo. Nh vậy nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp đợc xác định theo công thức:
= + - Mà:
Từ những cơ sở trên phòng vật t sẽ lên kế hoạch mua vật t. Kế hoạch thu mua vật t là một bộ phận quan trọng trong kế hoạch sản xuất - tài chính - kỹ thuật của doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch đúng, có khoa học giúp cho công ty tránh đợc tình trạng ứ đọng vật t, ứ đọng vốn tạo điều kiện cho sản xuất đợc liên tục, luôn đảm bảo vật t cho quá trình sản xuất. Để có thể thấy rõ hơn về ý nghĩa của việc lập kế hoạch thu mua vật t ta hãy xem xét một vài số liệu sau của công ty.
Chỉ tiêu Số đầu năm Số cuối năm
Hàng tồn kho 20.615.920.788 18.486.112.787
1. NVL - CCDC 14.349.972.954 11.827.560.477
2. CPSX dở dang 4.654.550.065 2.057.221.679
3. Thành phẩm 1.611.397.769 4.601.330.631
ở đây ta thấy lợng hàng tồn kho cuối kỳ năm giảm so với đầu năm là 2.129.808.001 đồng (≈10,33%). Cụ thể: lợng NVL, CCDC và CPSX dở dang ở thời điểm cuối năm giảm so với thời điểm đầu năm lần lợt là: 17,58% và 55,8%. Điều này dẫn đến việc nguồn dự trữ nhằm gối đầu cho sản xuất của năm sau giảm nhng lại làm cho tình trạng ứ đọng vốn sản xuất cũng giảm, thoả mãn đợc một trong những yêu cầu của việc lập kế hoạch thu mua vật t.
Đi đôi với việc giảm tình trạng ứ đọng vốn là việc tăng hệ số quay vòng vốn. Trong năm 1999 số vòng quay của vốn lu động trong kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty lớn góp phần vào việc tiết kiệm vốn. Số vòng quay của vốn lớn hay nhỏ phụ thuộc vào tổng doanh thu và vốn lu động sử dụng bình quân:
=
Khi doanh thu lớn, vốn lu động nhỏ dẫn đến vòng quay lớn. Khi doanh thu nhỏ, vốn lu động lớn dẫn đến vòng quay nhỏ.
Năm 1999 số vốn lu động sử dụng bình quân cả năm của công ty là: 52.921.149.589,5 đồng và tổng doanh thu là: 128.200.000.000 đồng. Chứng tỏ số vòng quay của vốn lu động lớn, có tác dụng làm giảm nhu cầu về vốn cho phép sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn nữa.
- Sau khi lên kế hoạch thu mua, công tác thu mua đợc giao cho nhân viên cung ứng của phòng vật t. Nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm với bên bán, lấy mẫu sản xuất thử. Nếu hàng mẫu đáp ứng đợc yêu cầu kỹ thuật nhân viên này có nhiệm vụ thoả thuận về giá cả, mua hàng, kiểm nghiệm, nhập kho, thanh toán tiền hàng và trả lại hàng hoá nếu không đảm bảo chất lợng của hàng mẫu.