- Công văn đăng ký tỷ lệ KH TSCĐ với cơ quan nhà nước.
3.2.1. Hoàn thiện trong việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng
này có ưu điểm là nhanh, đơn giản tuy nhiên nếu chỉ sử dụng 2 phương pháp chủ yếu trên, KTV sẽ không thể thu thập đầy đủ bằng chứng vè thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt với khách hàng có quy mô lớn. Mặt khác, việc sử dụng phương pháp phỏng vấn và quan sát đòi hỏi tư duy và kinh nghiệm của KTV, phụ thuộc vào độ nhạy bén và khả năng đưa ra câu hỏi của KTV.
Về thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích là một trong những thủ tục quan trọng đối với mỗi cuộc kiểm toán. Thông qua thủ tục phân tích, KTV có thể xác định những rủi ro mang tính đặc trưng theo hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng và định hướng công việc thực hiện. KTV chủ yếu chỉ áp dụng thủ tục phân tích ngang, so sánh biến động giữa các năm các quý trong kỳ hoạt động để thấy sự biến động của khoản mục. Việc này làm KTV khó phát hiện được những mâu thuẫn, những bất hợp lý trên khoản mục, do đó KTV sẽ phải tăng cường kiểm tra chi tiết. Tuy nhiện, thủ tục phân tích không được KTV thể hiện trên giấy tờ làm việc lưu trong hồ sơ kiểm toán do KTV chỉ hiểu ngầm định và thực hiện thủ tục này như một phần công việc nhỏ. Bên cạnh đó thì KTV cũng mới chỉ dừng lại ở mức xem xét các thông tin tài chính, ít chú ý tới thông tin phi tài chính.
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục tài sản cố định tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Tài chính ACAGroup tài sản cố định tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Tài chính ACAGroup
3.2.1. Hoàn thiện trong việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng khách hàng
Hệ thống kiểm soát nộ bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện chế độ pháp lý và đảm bảo hiệu quả của hoạt động. Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ góp phần giúp KTV xác định quy mô, thời gian và các thủ tục cần thiết phải thực hiện trong cuộc kiểm toán.
Có 3 phương pháp được sử dụng để mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ là: Bảng câu hỏi, bảng tường thuật, và lưu đồ. Bảng câu hỏi thường được thiết lập sẵn nên KTV có thể sử dụng đơn giản, nhanh chóng mà không bỏ sót các vấn đề quan trọng song tính linh động của nó không cao. Bên cạnh đó KTV có thể sử dụng kèm bảng tường thuật. Bảng tường thuật cung cấp cho KTV sự phân tích về cơ cấu kiểm soát,giúp cho KTV hiểu biết thêm về hệ thống kiểm soát của khách hàng. Tuy nhiên bảng tường thuật lại phụ thuộc vào cách ghi chép của KTV. Đối với những khách hàng có quy mô lớn, việc sử dụng bảng câu hỏi và bảng tường thuật sẽ chiếm nhiều thời gian nếu KTV muốn tìm hiểu một cách đầy đủ về hệ thống của khách hàng. Trường hợp này KTV sử dụng phương pháp lưu đồ, phương pháp này giúp cho KTV nhận định chính xác hơn về các thủ tục kiểm soát áp dụng đối với hoạt động, dễ dàng nhận ra điểm mạnh, cũng như hạn chế trong hệ thống kiểm soát của khách hàng, giúp KTV chỉ ra được các thủ tục kiểm toán cần bổ sung. Bảng câu hỏi và bảng tường thuật cung cấp cho KTV những thông tin phân tích về hệ thống kiểm soát của khách hàng giúp KTV hiểu biết đầy đủ hơn về hệ thống kiểm soát và lựa chọn được những ký hiệu, sơ đồ phù hợp cho việc mô tả. Do đó việc sử dụng kết hợp 3 hình thức ở trên sẽ giúp cho KTV có cái nhìn tối ưu về hệ thống kiểm soát nội bộ khách hàng và thuận tiện cho KTV khác làm việc trong những năm tiếp theo.
Khi kiểm toán cho công ty cổ phần ABC, khi đánh giá về hệ thống kiểm soát với việc mua sắm tài sản, KTV có thể sử dụng lưu đồ để thấy được quy trình mua sắm tài sản của công ty như thế nào.
Trong quyết định số 030/QĐ – TCKT ngày 04/01/2003 về việc quản lý TSCĐ tại công ty, công ty cổ phần ABC đã đưa ra quy trình đầu tư mua sắm cụ thể như sau:
Tuy nhiên qua thực tế xem xét tại công ty cổ phần ABC, KTV nhận thấy công ty tiến hành mua sắm theo quy trình sau:
Sơ đồ 3.2: Quy trình mua sắm đầu tư TSCĐ thực tế tại công ty cổ phần ABC
So sánh giữa 2 lưu đồ nhận thấy, công ty cổ phần ABC khi tiến hành mua sắm tài sản không thực hiện đấu giá công khai, mà Ban Giám đốc trực tiếp lựa chọn nhà cung cấp cho công ty. Đây sẽ là 1 trong các căn cứ để KTV đánh giá về hệ thống kiểm soát của đơn vị kiểm toán.
Thực hiện thủ tục kiểm soát để kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng có được thiết kế phù hợp và vận hành có hiệu quả hay không từ đó giảm nhẹ
Phòng chức năng
Ban đấu giá Ban Giám đốc
Nhà cung cấp
(1) (2)
(3)
(4) (1): Phòng chức năng lập kế hoạch đầu tư mua sắm
TSCĐ và đưa lên Phòng Tài chính thẩm định.
(2): Phòng Tài chính trình kế hoạch mua sắm cho Ban Giám đốc xem xét
(3): Giám đốc xét duyệt, thành lập ban đấu giá (4): Tiến hành đấu giá và lựa chọn nhà cung cấp tối ưu nhất
Phòng Tài chính kế toán
Phòng chức năng Phòng Tài chính
kế toán Ban Giám đốc
Nhà cung cấp
(1) (2)
(4)
(3) (1): Phòng chức năng lập kế hoạch đầu tư mua sắm
TSCĐ và đưa lên Phòng Tài chính thẩm định.
(2): Phòng Tài chính trình kế hoạch mua sắm cho Ban Giám đốc xem xét
(3): Ban giám đốc lựa chọn nhà cung cấp
(4): Trong nhiều trường hợp KTV không thấy có phê chuẩn của giám đốc trong kế hoạch mua sắm, Phòng Tài chính tự tiến hành liên hệ với nhà cung cấp quen thuộc
các thủ tục kiểm tra chi tiết. Công việc này không mang tính bắt buộc nhưng thường được khuyến khích thực hiện nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao hiệu quả, hiệu năng cuộc kiểm toán. KTV có thể vận dụng các phương pháp sau vào việc tra hệ thống kiểm soát của khách hàng:
- Phỏng vấn: KTV đưa ra các câu hỏi đối với nhân viên trong công ty để xác nhận xem họ có thực hiện hoạt động kiểm soát. Câu hỏi đưa ra nên ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. Nếu câu trả lời không rõ ràng hoặc không đúng mục tiêu phỏng vấn thì KTV cần đặt nhiều câu hỏi bổ sung khác.
- Điều tra: KTV tiến hành kiểm tra trực tiếp hiện trường và xác minh thực tế kể cả các chữ ký trên chứng từ và báo cáo kế toán.
- Thực hiện lại : KTV làm lại các hoạt động của nhân viên đã làm và để xác nhận mức độ trách nhiệm của họ với công việc được giao.
- Kiểm tra từ đầu đến cuối: KTV thực hiện biện pháp này với những nghiệp vụ trọng yếu do phương pháp này đòi hỏi sự kết hợ nhiều kỹ thuật xác minh một nghiệp vụ cụ thể từ khi phát sinh đến lên chứng từ, sổ sách chi tiết và tổng hợp. Đòi hỏi KTV kết hợp các phương pháp phỏng vấn, điều tra, quan sát,…
- Kiểm tra người lại theo thời gian: KTV tiến hành kiểm tra một số nghiệp vụ từ sổ Cái ngược lại thời điểm bắt đầu phát sinh.