Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu xuất kho với nhiều mục đích khác nhau: có thể xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất, xuất bán, xuất kho vật liệu nội bộ. Do yêu cầu sản xuất của từng phân xởng xin xuất vật t ở từng thời điểm khác nhau, cán bộ vật t ở phòng kế hoạch nghiệp vụ căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật t do phân xởng viết gửi lên để lập phiếu xuất kho. Sản phẩm sản xuất ra của nhà máy có nhiều loại, mỗi loại cần có một khối lợng vật liệu nhất định, cho nên bộ phận kỹ thuật cần xây dựng ra định mức tiêu hao cho một sản phẩm cũng khác nhau. Trên cơ sở định mức tiêu hao và sản phẩm sản xuất ra để lập kế hoạch cho từng phân xởng, các loại nguyên vật liệu thờng xuyên phát sinh sẽ đợc các phân xởng lập “ Giấy đề nghị cấp vật t”.
Khi xuất vật liệu, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho và số lợng xuất thực tế vào cột số lợng thực lĩnh. Cuối tháng hoặc hết hạn mức ghi trên phiếu của đơn vị lĩnh, đối chiếu với thẻ kho, sau đó chuyển qua cho phòng kế toán. Kế toán kiểm tra lại chứng từ tính thành tiền cho từng phiếu trên cơ sở đơn giá và số lợng vật t thực lĩnh.
Quá trình xuất kho nguyên vật liệu sẽ đợc mô tả chi tiết thông qua ví dụ mà chúng ta sẽ xem xét dới đây:
Biểu số 04:
Nhà máy nhựa Thăng Long Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Phân xởng sản xuất Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BM-KH-01-03 01-09-2003 Giấy đề nghị cấp vật t
- Căn cứ lệnh sản xuất của giám đốc nhà máy
- Căn cứ máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu và lao động của phân xởng sản xuất + Phân xởng sản xuất lập kế hoạch sản xuất sản phẩm: hộp kem 3lít + Số lợng : 4000 bộ
II. Lao động chính
Công nhân sản xuất của phân xởng III. Nguyên liệu
Trọng lợng cấp phát: Thân : 0,10367 kg/ chiếc Nắp : 0,0561 kg/ chiếc + Nhựa PP 7005 :524 kg + Nhựa HD 60180 :115 kg + Hạt xử lý PP trắng :10 kg IV. Vật t phụ và hỗn hợp mầu - Dỗu hoả - Màu trắng titan: 1,82 kg - Màu trắng hạt : 3,9 kg - Túi nilon 60*90 : 70 kg V. Yêu cầu chung
- Sản phẩm đạt yêu cầu về chất lợng và kỹ thuật - Màu sắc đồng đều, sạch via
VI. Thời gian sản xuất
Từ ngày 19/ 03 /2004 đến ngày 21/ 03/ 2004
Hà Nội, ngày 18 tháng 3 năm 2004
Phó giám đốc P. KHNV Quản đốc phân xởng
Căn cứ vào giấy đề nghị cấp vật t của phân xởng sản xuất gửi lên để xin lĩnh vật t.
Biểu số 05:
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Phiếu xuất kho
Số : 49 Nợ : Có : 1521 Ngời nhận : Thuỷ
Đơn vị : Sản xuất 4000 bộ hộp kem Việt Pháp
STT Tên vật t, hàng hoá Đ. vị S. lợng Thực xuất
Giá đơn vị Số tiền
1 Nhựa PP 7005 524 2 Nhựa HD 60180 115 3 Hạt xử lý PP trắng 10 4 Hạt màu trắng 3.9 5 Màu trắng titan 1.82 6 Túi nilon 60*90 Kg 7 7 Nilon cuộn Kg 7 8 Cộng Bằng chữ : không đồng Ngày 19 tháng 3 năm 2004
Ngời nhận hàng Thủ kho Kế toán P. KHNV Giám đốc
2.2.5 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu
đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình nhập-xuất -tồn kho nguyên vật liệu theo từng thứ, loại về số lợng, chất lợng, giá trị, đáp ứng đợc yêu cầu của công tác quản lý vật liệu. Bằng việc kết hợp giữa phòng kế toán và kho thông qua phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ghi thẻ song song để phản ánh tình hình biến động nguyên vật liệu. Thẻ kho đợc lập trên cơ sở phiếu nhập và phiếu xuất. Cụ thể là :
Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho để tiến hành ghi chép phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại nguyên vật liệu về mặt số lợng. Mỗi loại, thứ nguyên vật liệu đợc theo dõi trên một thẻ kho, thủ kho sắp xếp thẻ kho theo từng loại thứ vật liệu để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu và quản lý. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập- xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho của mỗi ngày cộng số tồn kho ghi trên thẻ kho. Mỗi thẻ kho có thể mở một tờ hoặc một số tờ. Sau khi ghi xong thẻ kho, thủ kho tập hợp các chứng từ nhập- xuất để cuối tuần giao cho phòng kế toán.
Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu mở thẻ kho có chỉ tiêu giá trị, theo dõi tình hình nhập - xuất vật liệu hàng ngày. Định kỳ cuối tháng khi nhận đợc các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, đối chiếu số liệu với thẻ kho, kiểm tra tính toán số d cuối ngày trên thẻ kho. Sau đó, kế toán sử dụng giá nhập trớc xuất trớc để ghi vào phiếu xuất, hàng ngày cộng luỹ kế các số liệu trên thẻ kho. Chứng từ nhập xuất là căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp, đồng thời nhập số liệu vào máy để in ra các sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Số liệu trên thẻ kho đợc kế toán tổng hợp thành bảng kê nhập xuất tồn vào cuối tháng.
Biểu số 06:
Nhà máy nhựa Thăng Long thẻ kho
Tên nhãn hiệu, quy cách vật t : Thùng 5gL (thân) Đơn vị tính : cái Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lợng Ký nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 106 08 5/ 09 Xuất in 1.000 10 5/ 09 Xuất in 2.000 12 11/ 9 Xuất in 2.000 13 16/ 9 Xuất in 3.000 14 17/ 9 Xuất in 2.000 16 24/ 9 Xuất in 900 17 26/ 9 Xuất in 200 15 29/ 9 Nhập in 1.100 11 8/ 09 Nhập in 3.000 10 5/ 09 Nhập in 1.870 08 5/ 09 Nhập in 4.000 Cộng 9.970 11.100 1.236
Quy trình vào sổ chi tiết nh sau:
Để xem các sổ chi tiết, kế toán vào cửa sổ phần mềm kế toán máy ACC Win, sau đó cửa sổ sẽ hiện ra:
Để vào chơng trình, kế toán viên sẽ đánh mật khẩu đã đợc nhớ, sau khi đánh đúng mật khẩu, xuất hiện màn hình:
Các danh C.từ Giá thành, In chi In tổng In báo Xử lý
mục thuế tiết hợp cáo dữ liệu
Kế toán vào mục “In chi tiết”, nhập ngày tháng cần xem, in lần lợt các mẫu sổ: Sổ chi tiết nhập - xuất - tồn, Bảng kê nhập - xuất - tồn, Bảng tổng hợp tồn kho về một hoặc nhiều loại nguyên vật liệu. Với sổ chi tiết nhập - xuất - tồn , kế toán dễ dàng kiểm tra đối chiếu số liệu trên Thẻ kho chi tiết cho từng nguyên vật liệu.
Để in sổ, kế toán chọn mẫu cần in, nhấn vào phím F10 để xem màn hình chứa tên sổ, sau đó chọn ngày tháng cần xem rồi kích chuột vào ô “Print”.
Tơng tự, muốn xem Bảng tổng hợp tồn kho, kế toán chọn mục “ In tổng hợp” trên màn hình giao diện.
Định kỳ, kế toán và thủ kho tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết về tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu cũng nh đối chiếu số liệu trên thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu với số hiện có trong kho của từng thứ nguyên vật liệu.
Kế toán chi tiêt nguyên vật liệu tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết vật liệu để lập Bảng kê nhập - xuất - tồn các loại nguyên vật liệu để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp nhập - xuất - tồn.
Sau khi thực hiện các thao tác nh trên để xem sổ chi tiết, ta có thể xem đợc sổ chi tiết vật liệu tháng 12/ 2003 của Nhựa HD 110:
Biểu số 07:
Sổ chi tiết vật liệu tháng 3/ 2004 Tên vật t : nhựa HD săntex J241
Đơn vị tính : kg Tồn đầu kỳ: số lợng 10.651 Thành tiền: 127.780.157 Tồn cuối kỳ: số lợng 16.468 Thành tiền: 240.276.375 Ngày Số hiệu CT Trích yếu Nhập Xuất N X SL ĐG TT SL ĐG TT 31/3 6 Thuê L.Đ 0 0 1880000 02/3 9 Nhập kho 33000 15276 504126480 02/3 34 Xuất 8148 14476 117953218 04/3 38 Xuất 50kg 50 14476 723817 15/3 56 Xuất 150kg 150 14476 2171450 18/3 59 Xuất 10110 14476 146355797 26/3 57 Xuất 150kg 150 14476 2171450 27/3 60 Xuất 50kg 50 14476 723817 27/3 62 Xuất 8525 14476 123410713
Sau khi lập sổ chi tiết vật liệu, kế toán chi tiết vật liệu lập Bảng kê nhập - xuất - tồn từng thứ vật liệu Trích bảng kê nhập - xuất - tồn vật t tháng 3/2004, từ số liệu trên sổ chi tiết ta sẽ có số liệu sau:
Biểu số 08:
Bảng kê nhập - xuất - tồn vật t
Tháng 3/ 2004
Mã VT Tên vật t Đ
V Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL TT
ENGAG Chất đôn vào nguyên
liệu Kg 24.90 769640 24.90 769640 GPPS Hạt nhựa GPPS Kg 672.00 11301821 279.00 4692272 393.00 6609549 HD2208 Nhựa HD2208J Kg 200.00 3260000 200.00 3260000 HD241 Nhựa HD săntex J241 Kg 10651.00 127780157 33000.00 506006480 27183.00 393510262 16468.00 240276375 HD3 Hạt nhựa trộn mầu Kg 1061.00 9561455 142.00 1620269 1061.00 9561455 HD6018 Nhựa HDPE 60180 Kg 142.00 1620269
N ABS Nhựa ABS Kg 449.50 7410015 449.50 7410015 ... .... ... ... ...
Tổng cộng 1873239400 1270814976 1507348376 1636706000
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày là cần thiết và quan trọng, bên cạnh đó kế toán tổng hợp nguyên vật liệu cũng có vai trò không thể thiếu và có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh một cách tổng quát tình hình biến động của nguyên vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu giá trị.
Hiện nay tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở nhà máy nhựa Thăng Long đợc thực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX). Theo phơng pháp này kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng các tài khoản kế toán và sổ kế toán nh sau:
+ TK 152: nguyên liệu, vật liệu. Gồm các tài khoản cấp 2: - TK 1521: nguyên vật liệu chính - TK 1522 : nguyên vật liệu phụ - TK 1523 : nhiên liệu - TK 1524 : phụ tùng thay thế - TK 1525 : thiết bị XDCB - TK 1527 : phế liệu - TK 1528 : vật liệu khác
Để hạch toán các nghiệp vụ nhập vật t, kế toán sử dụng các tài khoản: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331...
2.2.6.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của nhà máy chủ yếu có đợc do mua ngoài, không có tự chế, ngoài ra còn có một bộ phận là hàng hoá chuyể sang. Vì vậy kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu chủ yếu gắn liền với kế toán thanh toán với ngời bán. Hiện nay, với sự ứng dụng tin học vào công tác kế toán thì các nghiệp vụ phát sinh trong tháng về nhập nguyên vật liệu đợc thực hiện tự động trên máy một cách linh hoạt, hiệu quả thông qua phần mềm kế toán máy đã cài đặt. Phần mềm ACC Win của nhà máy nhờ
viên có thể nhập dữ liệu vào máy rồi nối mạng.
Để hạch toán nguyên vật liệu nhập trong kỳ, nhà máy sử dụng hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho. Nhà máy cũng đã xây dựng mã vật t cho từng thứ nguyên vật liệu nên rất thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán nguyên vật liệu trên máy.
Ví dụ:
Nhựa ABS N ABS
Nhựa PP 7005 PP7005
Bột mầu đỏ đun BM1
Dung môi YY 41 DDYY41
Hạt mầu xanh da trời HM2
Nguyên tắc mã hoá vật t của nhà máy chủ yếu dựa vào tên của từng thứ, loại nguyên vật liệu, cách mã hoá là lấy hai hoặc ba chữ cái đầu của vật t gắn với hai chữ số đánh theo số thứ tự từng thứ nguyên vật liệu trong danh sách.
Tất cả các trờng hợp nhập - xuất nguyên vật liệu trong quá trình ghi sổ đều đợc thực hiện trên máy. Các trờng hợp khi nhập vật t về:
+ Hoá đơn và hàng cùng về: Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật t để nhập số liệu vào máy theo định khoản.
Nợ TK 152
Nợ TK 133(1331)
Có TK 111, 112, 331...
+ Hàng về cha có hoá đơn: Trong tháng, nhà máy đã viết phiếu nhập kho nhng cuối tháng vẫn cha nhận đợc hoá đơn GTGT, kế toán sử dụng giá tạm tính để nhập vào máy giá vật t hàng hoá nhập kho. Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán nhập vào máy theo định khoản:
Nợ TK 133(1331)
Có TK 111, 112, 331...
Sang tháng sau, khi nhận đợc hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành định khoản vào máy số liệu cho phù hợp giữa giá tạm tính với giá hoá đơn:
- Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính: Nợ TK 152
Nợ TK 133(1331) Có TK 331
- Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính: Nợ TK 152
Nợ TK 133(1331) Có TK 111, 331
+ Hoá đơn về, hàng cha về. Khi nhận đợc hoá đơn GTGT, kế toán lu vào hồ sơ “ Hàng đi đờng”. Trong tháng khi nhận đợc phiếu nhập kho thì rút hoá đơn trong hồ sơ để xử lý.
Quy trình nhập dữ liệu vào máy nh sau:
Khi phòng kế toán nhận đợc các chứng từ nhập, xuất do phòng kế hoạch nghiệp vụ chuyển sang, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành nhập số liệu vào máy theo mẫu quy định.
Phần mềm kế toán của nhà máy đợc viết trong môi trờng FOXPRO bao gồm các mục:
Các danh C.từ Giá thành, In chi In tổng In báo Xử lý
ngoài. Để cập nhật chứng từ nhập nguyên vật liệu, thành phẩm kế toán vào mục “
Chứng từ”. Trong mục “ Chứng từ” có các mục chi tiết sau: + Tên của mỗi máy ( tên của ngời sử dụng)
+ In bảng kê chứng từ + Xử lý dữ liệu
+ Khai báo thông số
+ Tên các nhân viên phòng kế toán( phụ trách các mảng kế toán khác nhau)
Sau đó sẽ vào mục tên của nhân viên kế toán phụ trách mảng nguyên vật liệu, nhấn phím Enter, sẽ xuất hiện màn hình sau:
Append Edit Prior Next Brow InsBef InsAft Del Goto Print Quit
Trong đó:
Append : Tạo một bản ghi mới Edit : Sửa bản ghi cũ
Prior : Đi về bản ghi cũ Next : Đi tới bản ghi mới
Brow : Xem toàn bộ các dòng chứng từ
InsBef : Tạo một bản ghi trớc bản ghi hiện thời InsAft : Tạo một bản ghi sau bản ghi hiện thời Del : Xoá bản ghi hiện tại
Goto : Đi đến dòng chứng từ số...
Print : In
Quit : Thoát
Để cập nhật chứng từ nhập nguyên vật liệu, ta sẽ vào mục “ Append” sau đó sẽ xuất hiện màn hình cập nhật chứng từ để kế toán nguyên vật liệu vào số liệu.
Để chi tiết hoá nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu ta xem xét ví dụ sau:
Theo hoá đơn GTGT 636 ngày 31/ 12/ 2003, nhân viên kế toán mở màn hình nhập dữ liệu:
Bản ghi số 99/ 459
Loại chứng từ: PN Số CT : 636 Ngày CT: 31/ 12/ 2003
Diễn giải: Nhập lại không sản xuất két 20 chai
TK nợ : 1521 Nguyên vật liệu chính Mã vật t nợ: HD1608 Hạt nhựa HD 1608 TK có : 6211 Chi phí NVL chính
YTCP có: CK20 Chi phí vật liệu chính sản xuất két 20 chai
Số lợng: 899.000
Giá đơn vị: 12.000
Thành tiền: 10.788.000
Cộng: 142.250.879
Sau khi kết thúc việc cập nhật số liệu, và định khoản trên máy, kế toán gõ phím F2 để ghi việc nhập liệu vào máy.