- Bộ phận theo dõi kế toán phải trả cho các nhà cung cấp phải chịu trách nhiệm theo dõi công nợ và thanh toán chung cho tất cả các nhà cung cấp không phân biệt là hàng hoá hay dịch vụ. Không để hai nghiệp vụ cùng loại cho hai phần hàng kế toán khác nhau theo dõi như hiện nay kế toán phải trả theo dõi đối với phần phải trả về hàng hoá còn kế toán tổng hợp lại theo dõi về phần không phải là hàng hoá (dịch vụ).
- Hoá đơn của nhà cung cấp phải được gởi trực tiếp về phòng tài chính kế toán để quản lý tập trung và dễ kiểm tra đối chiếu. Không nên phân tán cho tất cả các bộ phận đều có quyền nhận hoá đơn dễ gây ra mất mát và không quản lý được dẫn đến
tình trạng công ty không chứng minh được đầu vào với cơ quan thuế và hạch toán được giá vốn.
- Không để thủ quỹ kiêm nhiệm chức năng viết hoá đơn đầu ra, kế toán doanh thu và lập các ủy nhiệm thu thanh toán cho nhà cung cấp.
- Tập trung phần lập chứng từ và thanh toán cho một bộ phận kế toán (kế toán thanh toán), không để rải rác ở nhiều bộ phận cùng làm một nhiệm vụ tương tự nhưở bộ phận kế toán phải trả, kế toán tổng hợp, thủ quỹ như hiện nay.
- Tách bộ phận kho hàng ra khỏi phòng kế toán và giao lại cho phòng mua hàng quản lý. Việc sắp xếp lại này là hợp lý giúp phòng kế toán thực hiện được chức năng kiểm soát của mình đồng thời cũng thuận tiện cho công tác quản lý cũng nhưđiều hành hoạt động kinh doanh của công ty.Bộ phận kho sẽ đảm nhận phần làm các báo cáo nhận hàng (phiếu nhập kho) để quản lý tập trung, dễ kiểm tra đối chiếu với hàng hoá nhập về và phát huy đúng chức năng chuyên môn của bộ phận này.Các phiếu nhập kho cũng phải có chữ ký phê duyệt của Trưởng phòng mua hàng phụ trách bộ phận kho hàng.
- Bộ phận theo dõi kế toán phải trả cho các nhà cung cấp phải chịu trách nhiệm theo dõi công nợ và thanh toán chung cho tất cả các nhà cung cấp không phân biệt là hàng hoá hay dịch vụ. Không để hai nghiệp vụ cùng loại cho hai phần hành kế toán khác nhau theo dõi như hiện nay là kế toán phải trả theo dõi đối với phần phải trả về hàng hoá còn kế toán tổng hợp lại theo dõi về phần không phải là hàng hoá (dịch vụ).