Có thể nói rằng khoản chi phí gây thiệt hại nhiều nhất cho công ty là chi phí chất lượng. Để thực hiện việc quản lý chất lượng, công ty tổ chức thực hiện hệ
thống quản lý chất lượng 6 sigma cho cả bộ phận sản xuất và bộ phận văn phòng với mục tiêu đề ra là chỉ 3 sản phẩm hỏng trên 1 triệu sản phẩm.
Công ty Samyang Việt Nam áp dụng hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma từ
giao phòng cải tiến theo dõi báo cáo và đề xuất các biện pháp để cải thiện chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên trong mấy năm qua các nhà quản lý chỉ lo việc chạy theo sản xuất hàng ngày và đã không quan tâm đến mục tiêu đề ra khi áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng này. Cũng trong mấy năm qua phòng cải tiến cũng chưa xây dựng một hệ thống báo cáo hoàn chỉnh và cũng không báo cáo thường xuyên về
việc thực hiện hệ thống này. Từ đó các nhà quản trị thiếu thông tin đưa ra việc quyết định. Ví dụ thay vì vẽ biểu đồ thiệt hại về sản phẩm hỏng theo số tương đối thì phòng Cải Tiến chỉ vẽ theo số tuyệt đối làm cho các nhà quản lý khó so sánh dữ
liệu giữa các kỳ. Đến nay vẫn chưa có báo cáo nào nêu lên hiện nay công ty đã thực hiện được mấy sigma và cần thực hiện những giải pháp nào để đạt được mục tiêu 6 sigma.
Theo số liệu kế toán năm 2004, tổng chi phí chất lượng là 889.027,30 USD với chi tiết các khoản mục chi phí chất lượng phát sinh như sau:
Chi phí phòng ngừa: 101.534,03 USD chiếm tỷ trọng: 11,421%
Chi phí cho sựđánh giá: 291.265,44 USD chiếm tỷ trọng: 32,762%
Chi phí cho những sự cố trong quá trình sản xuất: 392.308.00 USD chiếm tỷ trọng: 44,128%
Chi phí cho những sự cố sau khi tiêu thụ (hàng hư): 103.919,83 USD chiếm tỷ trọng: 11,689%
Ngoài ra còn những thiệt hại do mất uy tín, mất các đơn đặc hàng trong tương lai chưa xác định được.
Mặc khác, theo số liệu thu thập được về sản phẩm hỏng tại công ty Samyang như sau: • Năm 2004 Tỷ lệ sản phẩm hỏng = 39.068 6.354.328 x 100% = 0,612% • 6 tháng đầu năm 2004 Tỷ lệ sản phẩm hỏng = 22.669 3.569.992 x 100% = 0,635% • 6 tháng cuối năm 2004 Tỷ lệ sản phẩm hỏng = 16.339 2.784.336 x 100% = 0,589% • 6 tháng đầu năm 2005 Tỷ lệ sản phẩm hỏng = 27.108 4.714.523 x 100% = 0,575%
Đối chiếu với bảng “chiến lược thực thi SIGMA” theo qui tắc kinh nghiệm thì công ty công ty chỉ mới thực hiện được 4 sigma và chi phí chất luợng công ty phải gánh chịu là từ15% - 20% trên doanh thu thuần tức là trong năm 2004, công ty bị thiệt hại khoản chi phí chất lượng do sản phẩm kém chất lượng là từ
10.505.427,25USD (= 70.036.181USD x 15%) đến 14.007.236,20USD (= 70.036.181USD x 20%) (doanh thu thuần năm 2004 là: 70,036,181USD)
(xin tham khảo phụ lục 19: chiến lược thực thi sigma)
Như vậy đối chiếu chi phí chất lượng theo qui tắc kinh nghiệm của hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma và chi phí chất lượng thực tế theo kế toán, ta thấy chi phí chất lượng theo hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma lớn hơn 10 lần so với chi phí chất lượng tính theo kế toán. Từ đó cho thấy chi phí cơ hội mà công ty phải gánh chịu là rất lớn.
Trong chi phí chất lượng ở trên, hiện nay công ty đầu tư vào chi phí phòng ngừa rất thấp (chỉ chiếm 11,421%) trong tổng chi phí chất lượng. Tác giả đề nghị
công ty nên tập trung đầu tư vào loại chi phí phòng ngừa, vì nó có tác dụng ngăn ngừa sản phẩm hỏng không đạt chất lượng ở đầu ra. Và như thế cũng với tổng chi phí chất lượng như trên, nhưng nếu công ty tập trung đầu tư vào nhóm chi phí phòng ngừa sẽ làm giảm các khoản chi phí còn lại, đặc biệt việc giảm chi phí cho những sự cố trong quá trình sản xuất và sau khi tiêu thụ là rất quan trọng, khi đó công ty sẽ không gánh chịu bất kỳ khoản chi phí cơ hội nào.
Chi phí chất lượng sẽ được kiểm soát thông qua việc kiểm soát chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất và tiêu thụ. Vì nếu sản phẩm sản xuất ra có chất lượng tốt, công ty sẽ tránh được các thiệt hại về chi phí sửa chữa, chi phí hàng hư, chi phí vận chuyển, chi phí thanh lý, chi phí bồi thường, mất uy tín… và điều quan trọng nhất là tránh được những thiệt hại do bị mất đơn đặt hàng từ khách hàng. Để
việc quản lý chi phí tại công ty được tốt hơn, công ty phải thực hiện đẩy mạnh hơn nữa quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma tại công ty. Con người và máy móc thiết bị là 2 yếu tố quan trọng tại công ty trong quá trình sản xuất ra sản phẩm, một trong hai yếu tố này không tốt sẽ dẫn đến sản phẩm sản xuất ra không
đạt chất lượng, khi đó công ty phải gánh chịu một khoản chi phí chất lượng. Vì thế
công ty phải thường xuyên đào tạo nâng cao tay nghề, trình độ của người lao động, phải thường xuyên bảo trì máy móc thiết bị để chúng không bị hư hỏng trong quá
trình hoạt động. Để giúp các nhà quản lý kiểm soát chi phí chất lượng tốt hơn, bộ
phận kế toán quản trị kết hợp với bộ phận cải tiến thực hiện các công việc sau:
Thu thập, phân tích về sản phẩm hỏng cả về số lượng lẫn giá trị để tìm ra nguyên nhân, đưa ra biện pháp khắc phục.
Kiểm soát hoạt động sản xuất theo quá trình và khả năng của quá trình.
Đưa ra sơ đồ nhân quả cho tất cả các công nhân tham gia tìm ra nguyên nhân gây ra sản phẩm hỏng để tìm biện pháp khắc phục.
Ví dụ minh hoạ về kiểm soát theo quá trình.
Vùng kiểm soát Thời gian Độ lệch cho phép Điểm bất thường Các ch ỉ tiêu đ ánh giá ch ấ t l ượ ng
3.4.5. Thông tin kế toán quản trị phục vụ việc ra quyết định .
Lúc mới thành lập, công ty Samyang Việt Nam có các quyết định đầu tư dài hạn. Hiện nay công ty đã đi vào hoạt động ổn định và có một hệ thống các công ty gia công cho Samyang Việt Nam nên hiện tại ở công ty không có các quyết định
đầu tư dài hạn. Vì thế trong phạm vi của luận văn này, tác giả chỉ xin trình bày ứng dụng thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra các quyết định ngắn hạn mà thôi. Các quyết định ngắn hạn ở công ty hiện nay bao gồm quyết định về cơ cấu sản phẩm sản xuất để cạnh tranh đơn đặt hàng, ra quyết định dựa trên việc lựa chọn các thông tin thích hợp bao gồm: quyết định sản xuất tại nhà máy hay đưa ra bên ngoài gia công, quyết định nhập khẩu nguyên vật liệu từ nước ngoài hay mua trong nước.
3.4.5.1. Quyết định về cơ cấu sản phẩm sản xuất
Mặc dù chỉ sản xuất một loại sản phẩm là giày thể thao mang nhãn hiệu Nike, nhưng trong loại sản phẩm này có rất nhiều loại sản phẩm khác nhau. Mỗi loại có giá bán và giá thành sản xuất khác nhau dẫn đến lợi nhuận của mỗi loại sản phẩm sẽ khác nhau. Trong ngắn hạn, công ty bị giới hạn bởi năng lực sản xuất, do trong ngắn hạn công ty không thể thay đổi năng lực của mình một cách nhanh chóng. Khi đó để lựa chọn được cơ cấu sản phẩm sản xuất tốt nhất, công ty phải dựa vào tiêu thức số dư đảm phí trên một giờ máy để ra quyết định. Số dưđảm phí của
loại giày nào cao nhất sẽ được lựa chọn. Thực hiện quyết định này giúp các nhà quản lý xác định được:
Loại sản phẩm nào sẽ được đưa ra bên ngoài gia công khi năng lực sản xuất bị giới hạn.
Các đơn đặt hàng nào là mục tiêu cạnh tranh của công ty.
Quyết định này sẽ giúp công ty lựa chọn cơ cấu sản phẩm sản xuất tốt nhất
đểđạt được lợi nhuận cao nhất.
3.4.5.2. Ra quyết định dựa trên việc lựa chọn thông tin thích hợp.
- Quyết định sản xuất ở công ty hay đưa ra bên ngoài gia công.
Hiện tại có nhiều công đoạn công ty đưa ra bên ngoài gia công mặc dù hiện tại năng lực sản xuất còn dư thừa. Vì theo tính toán hiện nay của bộ phận kế toán tài chính gia công bên ngoài rẻ hơn chi phí sản xuất tại công ty. Tuy nhiên quá trình phân tích cho thấy những tính toán của hiện nay là không chính xác. Họ chưa xem xét đến việc lựa chọn thông tin thích hợp khi lựa chọn phương án.Ví dụ minh họa so sánh chi phí sản xuất tại công ty và chi phí gia công bên ngoài của mặt hàng solpho của công đoạn ép cao tầng của mặt hàng Air wave có mã số 310218-661
Khoản mục Sản xuất tại công ty Phí gia công
Chi phí NCTT Chi phí sản xuất chung +Khấu hao tài sản cốđịnh +Chi phí khác $0.05 $0.08 $0.04 $0.04 $0.13 $0.11
Ghi chú: các chi phí liên quan đến việc vận chuyển, bốc dở hàng gia công do bên nhận gia công chịu.
Trong các loại chi phí trên, chi phí khấu hao là chi phí chìm, công ty luôn phải chịu nó cho dù sản xuất tại công ty hay đưa sản phẩm ra bên ngoài gia công. Vì thế nó không thích hợp cho việc lựa chọn phương án. Vậy chi phí có thể tránh được khi không sản xuất sản phẩm tại công ty là $0.05 + $0.08 + $0.04 = $0.09 < $0.11 (phí gia công). Như vậy nên sản xuất tại công ty, mỗi sản phẩm công ty tiết kiệm
Tóm lại, để đưa ra quyết định một các chính xác liên quan đến lựa chọn phương án tiếp tục sản xuất hay đưa ra bên ngoài gia công, cần xác định chi phí thích hợp dùng để lựa chọn các phương án thông qua các trường hợp sau:
Trường hợp 1: công ty chưa hoạt động hết công suất và không có phương án kinh doanh thay thế, chi phí có thể tránh được ở trường hợp này là chi phí thích hợp cho việc cho việc lựa chọn phương án.
Trường hợp 2: công ty chưa hoạt động hết công suất và có phương án kinh doanh thay thế. Trong trường hợp này chi phí thích hợp cho việc lựa chọn phương án là khoản chênh lệch giữa chi phí gia công và chi phí có thể tránh
được nếu tiếp tục sản xuất tại công ty, so với lợi nhuận của phương án mới.
Trường hợp 3: công ty đã hoạt động hết công suất. Trong trường hợp này chi phí có thể tránh được cộng thêm các chi phí tăng thêm do phải đầu tư các yếu tố như máy móc, lao động ….được xem là chi phí thích hợp để lựa chọn phương án.
- Nhập khẩu nguyên liệu hay mua trong nước.
Các nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm giày thể thao Nike do công ty Nike In-house Incorporation quyết định. Phần lớn các nguyên liệu này phải nhập từ nước ngoài. Tuy nhiên có một số loại nguyên liệu như: mực in, keo, dung môi và một số
loại hoá chất dùng để pha màu hay lưu hoá cao su đã có một số công ty cung cấp
đạt chất lượng Nike yêu cầu như: công ty TNHH DongSung Việt Nam, công ty TNHH K.T.I, công ty TNHH Hào Si, công ty TNHH Trường Thi. Các công ty này
đã cung cấp một số mặt hàng cho một số công ty sản xuất giày cho Nike và đã được Nike chấp nhận.
Công ty Samyang Việt Nam xem lại nên mua trong nước hay nhập khẩu từ
nước ngoài các loại hoá chất nêu trên. Nếu chỉ đơn thuần so sánh giá trên Invoice hàng nhập khẩu và giá mua trong nước thì hai giá này không chênh lệch nhau nhiều. Nếu tính đầy đủ giá của hàng nhập khẩu bao gồm: lệ phí Hải Quan, cước vận chuyển, chi bốc dở và các loại chi phí khác để có nguyên liệu nhập kho thì giá hàng nhập khẩu cao hơn giá mua trong nước. Ngoài ra khi mua các mặt hàng hoá chất trên trong nước công ty sẽ giảm được các vấn đề sau đây:
Giảm được chi phí lưu kho do khoảng cách giao hàng gần nên lượng hàng dự
trữ trong kho sẽ giảm đi.
Giảm nguy cơ cháy nổ (các hoá chất sử dụng để sản xuất giày tại công ty rất dễ cháy nổ).
Như vậy đối với các loại hoá chất ở trên, công ty nên xem xét lại chất lượng, nếu chất lượng các loại hoá chất của các công ty ở Việt Nam bằng với các loại hoá chất nhập khẩu, công ty nên xin phép công ty Nike In-house Incorporation để mua hoá chất trong nước.
3.4.6. Đánh giá trách nhiệm quản lý
3.4.6.1. Xây dựng hệ thống trung tâm trách nhiệm.
Mục đích của việc xây dựng hệ thống trung tâm trách nhiệm tại công ty Samyang Việt Nam là để :
Đánh giá thành quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm.
Khuyến khích các nhà quản lý bộ phận hướng đến việc thực hiện mục tiêu chung của công ty.
Sơ đồ 05: Xây dựng hệ thống trung tâm trách nhệm tại công ty Samyang Việt Nam
Trung tâm đầu tư: Ban Giám Đốc Phòng cải tiến Phòng thí nghiệm Bộ phận quản lý chất lượng Ban giám đốc Bộ phận Kế Toán Bộ phận XNK Bộ phận Nhân sự Bộ phận môi trường, quan hệ lao động Bộ phận Sản xuất Bộ phận Vật tư Xưởng Đế Xưởng
tạo xốp Xưởng Cắt Xưởng May Xưởng Dán Thành Kho
phẩm Xưởng
Ráp Phòng
mẫu
Trung tâm lợi nhuận: Ban Giám Đốc
Trung tâm doanh thu: Bộ phận xuất nhập khẩu.
Trung tâm chi phí: Bộ phận xuất nhập khẩu, bộ phận kế toán, bộ phận nhân sự bộ
phận môi trường và quan hệ lao động, bộ phận sản xuất, bộ phận vật tư. Trong bộ
quản lý chất lượng, xưởng tạo xốp, xưởng đế, xưởng cắt, xưởng may, xưởng dán, xưởng ráp và kho thành phẩm.
Để thuận lợi trong công tác kế toán, các phòng ban sẽđược mã hóa như sau:
Nguyên tắc đặt mã
Mã số các phòng ban được đặt sau cho dễ nhớ và thống nhất sẽ thuận lợi hơn trong việc xây dựng hệ thống tài khoản theo dõi chi phí phát sinh cho từng trung tâm trách nhiệm và dễ dàng áp dụng trên máy vi tính. Ví dụ về 1 cách đặt mã số cho các phòng ban tại công ty samyang như sau: các phòng ban sẽ được đánh số thập phân theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải theo sơđồ trên.
Ban giám đốc: 01 Bộ phận xuất nhập khẩu: 02 Phòng cải tiến: 09 Phòng thí nghiệm: 10 Bộ phận kế toán: 03 Bộ phận nhân sự: 04 Phòng quản lý chất lượng: 11 Xưởng tạo xốp: 12 Bộ phận môi trường,quan
hệ lao động: 05 Xưởng đế: 13 Xưởng cắt: 14 Bộ phận vật tư: 06 Bộ phận sản xuất: 07 Xưởng may: 15 Xưởng dán: 16 Xưởng ráp: 17 Phòng mẫu: 08 Kho thành phẩm: 18
3.4.6.2. Công cụđểđánh giá trách nhiệm quản lý
Công cụ đánh giá trách nhiệm quản lý ở công ty chủ yếu là báo cáo thành quả. Thành quả quản lý của mỗi trung tâm trách nhiệm được phản ánh trên báo cáo thành quả. Báo cáo thành quả sẽ phản ánh kết quả hoạt động của từng trung tâm trách nhiệm theo dự toán và theo thực tế, đồng thời chỉ ra các chênh lệch giữa kết quả thực tế so với dự toán theo từng chỉ tiêu được phản ánh trong báo cáo phù hợp với từng trung tâm trách nhiệm. Trên các báo cáo này phải trình bày riêng biệt các khoản doanh thu và chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được của từng trung tâm trách nhiệm. Ví dụ báo cáo thành quả của trung tâm chi phí phải thể hiện được các chỉ tiêu: chi phí dự toán, chi phí thực tế, chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán. Trong đó chi phí được trình bày tách biệt một cách rõ ràng giữa chi phí