2.2.2.1. Đối với khoản phải thu khách hàng.
A, Bước 1: Cộng số liệu để đối chiếu và soát xét sơ bộ trên tài liệu cuả khách hàng.
Đối với cả khách hàng X là khách hàng thường xuyên và khách hàng Y là khách hàng năm đầu tiên, KTV đều thu thập các tài liệu kế toán có liên quan tới khoản phải thu khách hàng như: sổ cái, sổ chi tiết và biên bản đối chiếu công nợ do công ty khách hàng tự thực hiện tại ngày khoá sổ kế toán. Sau đó thực hiện cộng dọc trên bảng kê, sổ chi tiết công nợ phải thu đầu kỳ và đối chiếu với bảng cân đối kế toán đã được kiểm toán năm trước; đồng thời cộng dọc để tính số cuối kỳ và đối chiếu với bảng cân đối kế toán năm nay chưa được kiểm toán. Kết quả thu được, được minh hoạ trên giấy tờ làm việc như sau:
Công ty X:
Trong tờ tổng hợp 1/8 KTV đã ghi chú cả những chênh lệch phát hiện được cùng nguyên nhân của nó khi kiểm tra chi tiết trên hoá đơn và trong sổ chi tiết các khách hàng mua hàng. KTV cũng đã thống kê tổng giá trị các khoản mua hàng và thanh toán đã có biên bản đối chiếu (Bản đối chiếu công nợ).
KTV thực hiện soát xét ngay trên Bảng kê của TK 131, đối chiếu với chứng từ gốc và ghi chú những vấn đề bất thường,.. được thể hiện (trích) như sau:
Bảng 2.9: Bảng số dư Tài khoản 131 đến ngày 31/12/2006 của công ty X
CPA VIETNAM 5340_1/8
Client / Khách hàng: X Prepared / Người lập: Date:6/2/2007 Period / Kỳ: 31/12/2006 Reviewd by / Người soát xét: Date:
Subject / Nội dung: TK 131 Reviewed by / Người soát xét: Date:
Dư Nợ ĐK Dư Nợ CK
27.781.454.197 21.490.724.358
Công nợ phải thu của Gemadept theo sổ sách : 4.130.002.580
Công nợ phải thu của Gemadept theo BBĐC (Biên bản đối chiếu): 3.965.015.000 Chênh lệch: 164.987.580 Chênh lệch này do công ty chưa phản ánh khoản hàng hoá, dịch vụ mua vào của công ty Gemadept trong kỳ gồm các lệ phí, chi phí vận chuyển lên, xuống, thuế…
Tổng trị giá hoá đơn này là 164.981.580
Tổng Nợ 131 đã có Biên bản đối chiếu : 3.314.223.903 Tổng Có 131 đã có Biên bản đối chiếu : 167.000.000
STT Tên đơn vị Số tiền Nợ Có 1 2 … 5 … 12 … 16 17 18 19 … 26 27 ... 30 31 …
Hợp tác xã vận tải Sông Công Ban phòng hộ Sông Đà ………. Công ty phá dỡ tàu cũ ……… SL ông Mật ………..
Phao ụ Nam Triệu
Công ty CNTT và xây dựng Sông Hồng
Ông Thuật thuê tàu 230 tấn
XN VT tàu chuyên dùng và công trình đường biển
………….
Công ty cổ phần đại lý lien hiệp vận chuyển Gemadept
Công ty TNHH TM và DV Nam Bắc …………..
Công ty CNTT Ngô Quyền
Công ty CPXD và phats triển CSHT VINASHIN …………. 1.338.276 8.048.000 ………. 20.333.952 ………. 270.421.000 ……… (5340_7/8) 59.278.711 30.000.000 (5340_4/8) 300.000.000 ……….. 4.130.002.580 4.415.082.777 …. 910.250.299 (5340_8/8) 2.954.945.192 ……… 24.333.082 3.965.015.000 (5340_3/8) ? Bù trừ công nợ HĐ ôxy. ………. Cộng 22.343.129.940 852.405.582 Dư cuối tháng 21.490.724.358
CNTT VINASHIN bù trừ công nợ với CNTT Ngô Quyền:10.460.000.000 TK 511_Công ty CP Gemadept số dư lệch với sổ.
Bảng 2.10: Tờ tổng hợp 5340_1/8 của công ty Y như sau
Ở đây KTV đồng thời thực hiện việc soát xét, đối chiếu từ sổ sách của kế toán đến các chứng từ gốc để phát hiện các nghiệp vụ không có chứng từ, các nghiệp vụ không có thật. KTV cũng đã ghi chú những khách hàng không có thật phát hiện được trong quá trình kiểm tra chi tiết.
CPA VIETNAM 5340_1/8
Client / Khách hàng: Y Prepared / Người lập: Date:12/3/07 Period / Kỳ: 31/12/2006 Reviewd by / Người soát xét: Date:
Subject / Nội dung: TK 131 Reviewed by / Người soát xét: Date:
Dư đầu kì Nợ: 17.109.270.068 Khớp Bảng CĐKT Có: 294.988.192 Phát sinh Nợ: 8.341.374.229 Phát sinh Có: 20.202.168.702 Nợ: 5.676.471.908 Khớp Bảng CĐKT Dư cuối kì Có: 722.987.505
Các khoản phải thu khách hàng tại công ty có nhiều khoản công nợ thực tế không phát sinh trong suốt kỳ từ 01/01/2006 đến 31/12/2006. Cụ thể:
1, Đỗ Hữu Nghĩa 20.900.000 2, Đỗ Thị Nga- Bắc Ninh 13.400.000 ……….. ………
KTV dựa vào mối quan hệ của các đối tượng phải thu và nội dung kinh tế của các nghiệp vụ để phân loại lại các khoản phải thu cho phù hợp. Sau đây là trích giấy tờ làm việc của KTV:
Bảng 2.11: Tờ 5340_2/8 của công ty Y như sau:
Cũng như khách hàng X, KTV kiểm tra chi tiết trên Sổ chi tiết công nợ của TK 131 để phát hiện các dấu hiệu bất hợp lý. Công việc này thể hiện trên tờ 5340_ 3/8 giống tờ 5340_2/8 của công ty X. KTV sẽ kẹp kèm các giấy tờ làm
CPA VIETNAM 5340_2/8
Client / Khách hàng: Y Prepared / Người lập: Date:12/3/07 Period / Kỳ: 31/12/2006 Reviewd by / Người soát xét: Date:
Subject / Nội dung: TK 131 Reviewed by / Người soát xét: Date:
Một số các khoản phải thu của các đối tượng trong công ty, công ty vẫn theo dõi trên TK 131 là chưa phù hợp mà phải theo dõi trên TK 136.Cụ thể:
1, Nguyễn Mạnh Sơn 1.456.000 2, Trần Hữu Đạt _ XNK TT 20.323.319 3, Chi nhánh TP HCM 6.293.000 4, Phòng kế hoạch tiếp thị 1.105.940 5, Phòng XNK TT 73.042.000 6, XN dịch vụ 121 Phủ Doãn 57.255.000 159.475.331 Bút toán điều chỉnh Nợ_ 136: 159.475.331 Có_ 131: 159.475.331
việc này các Biên bản xác nhận công nợ đã thu thập được để kiểm tra, đối chiếu.
Như vậy trong bước 1 này KTV vừa thực hiện việc công dọc, cộng ngang để đối chiếu, so sánh; đồng thời thực hiện việc soát xét, kiểm tra chi tiết về số liệu, nội dung nghiệp vụ kinh tế trên sổ chi tiết, trên chứng từ (hoá đơn, bản đối chiếu công nợ,…).
B, Bước 2: Gửi thư xác nhận.
Đối với công ty X
Với công ty X là khách hàng năm đầu tiên của CPA VIETNAM, KTV trước tiên yêu cầu công ty X cung cấp các bản đối chiếu công nợ cuối kì kế toán. Sau khi tổng hợp các bản đối chiếu công nợ, KTV có nhận xét như sau: Công ty chưa thu thập đầy đủ biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng tại thời điểm khoá sổ lập BCTC, chi tiết đối chiếu công nợ như sau:
Bảng 2.12: Tổng hợp đối chiếu công nợ
Khoản mục Đã đối chiếu VNĐ
Chưa đối chiếu VNĐ Cộng VNĐ Tỷ lệ đối chiếu (%) Phải thu khách hàng 3.314.223.903 20.426.418.013 23.740.641.916 14
Trả trước cho người bán
11.391.000.000 528.217.982 11.919.217.982 96
Sau đó KTV gửi thư xác nhận tới các khách hàng. Do X là khách hàng mới nên hầu hết các khách hàng đều phải gửi thư xác nhận số dư, trừ một số khách hàng có số dư nhỏ. Việc lựa chọn đối tượng để gửi thư xác nhận chủ yếu dựa vào phán xét nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc của KTV chính. Mẫu thư xác nhận được gửi đi như sau:
Bảng 2.13: Mẫu thư xác nhận công nợ phải thu
Tập đoàn công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam Công ty X
Ngày 5 tháng 2 năm 2007 Kính gửi: Ông / Bà Kế toán trưởng
Công ty Công nghiệp tàu thuỷ và xây dựng Hồng Bàng Thưa Quý ông / bà
Nhằm phục vụ mụch đích kiểm toán Báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2006 của công ty X. Kính đề nghị Quý ông / bà xác nhận và gửi trực tiếp cho kiểm toán viên của chúng ttôi, công ty Hợp danh kiểm toán Việt Nam(CPA VIETNAM) theo địa chỉ dưới đây, số dư Quý công ty còn phải trả chúng tôi tại thời điểm 31/12/2006.
Xin vui long gửi Fax, trước khi gửi bản chính qua bưu điện, cho kiểm toán viên của chúng tôi theo số: (84-4) 783 2122.
Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý công ty!
(Dấu công ty X)
Giám đốc:
Kính gửi: Công ty Hợp danh kiểm toán Việt Nam ( CPA VIETNAM) Số 17 Lô C2 – Khu Đô thị Trung Yên
Đường Trung Hoà - Quận Cầu Giấy – Hà Nội
Tel (84-4) 783-21-22 Fax: (84-4) 783 21 22
Người nhận: Đặng Thanh Huyền_ Kiểm toán viên
Chúng tôi xin xác nhận số dư chúng tôi phải trả công ty X tại thời điểm 31/12/2006 là: 409.594.525 đồng, ngoài trừ các vấn đề sau:
……… ……… Danh mục kèm theo: Có: Không:
Thay mặt công ty Họ và tên: Chức vụ: (Ký tên, đóng dấu)
Kết quả là hầu hết các khách hàng của công ty X đều phúc đáp thư xác nhận và có đối chiếu công nợ với số liệu khớp đúng. Chỉ có một khách hàng
GEMADEPT có sự chênh lệch giữa số tiền trên sổ kế toán của công ty X với số đối chiếu của GEMADEPT là 164.987.580 đồng. KTV ghi lại kết quả nhận được, ghi chú các đối tượng có chênh lệch làm cơ sở thực hiện bước 3.
Đối với công ty Y
Công ty Y là khách hàng thường xuyên của CPA VIETNAM nên KTV chỉ chủ yếu kiểm tra các biên bản đối chiếu công nợ do chính công ty Y thực hiện ở cuối kì kế toán. Thư xác nhận số dư chỉ gửi cho một số ít khách hàng có số dư lớn bất thường. Thực tế các thư xác nhận đều được phúc đáp và có số liệu khớp đúng .
C, Bước 3: Tiến hành kiểm tra các chứng từ liên quan tới khách hàng có sự chênh lệch giữa sổ sách và thư xác nhận. Bước này được thực hiện như nhau cho cả khách hàng thường xuyên và khách hàng năm đầu.
Theo kết quả ở bước 2, chỉ có một khách hàng của công ty X có sự chênh lệch này. Trích giấy tờ làm việc của KTV cho bước này
Bảng 2.14: Tờ tổng hợp kiểm tra các khách hàng có sự chênh lệch số dư
2.2.2.2. Đối với khoản phải thu nội bộ
Đối với công ty X
Bước 1: Đầu tiên KTV xem quy chế tài chính và yêu cầu kế toán cho biết nội dung khoản phải thu nội bộ. Kết quả làm việc của KTV thể hiện trên 5341_1/2.
CPA VIETNAM 5340_3/8
Client / Khách hàng: X Prepared / Người lập: Date:7/2/2007 Period / Kỳ: 31/12/2006 Reviewd by / Người soát xét: Date:
Subject / Nội dung: TK 131 Reviewed by / Người soát xét: Date:
Công ty Cổ phần đại lý liên hiệp vận chuyển Gemadept không có sự khớp đúng giữa sổ sách kế toán của công ty X và số đối chiếu công nợ của Gemadept.Số tiền trên sổ kế toán là 4.130.002.580, số tiền theo phúc đáp thư xác nhận số dư là 3.965.015.000. Như vậy chênh lệch số tiền là 164.987.580.
Kiểm tra chứng từ:
Bộ chứng từ gồm: 7 Hợp đồng công ty X vận chuyển cho Gemadept, tổng trị giá các hợp đồng này là 3.030.000580. Các hợp đồng này là: V.01.S/N GRT: 0195- HPG ngày 13 tháng 2 năm 2006; V.01.S/N GRT: 0196-HDB ngày 28 tháng 4 năm 2006; … Các hợp đồng này kèm theo: Biên lai thu phí, lệ phí hàng hải, biên lai thu phí hoa tiêu, hoá đơn GTGT.
Theo số liệu đã kiểm toán cho kì kế toán 31/12/2005 số dư Nợ 131 của Gemadept là 1.100.002.000.
Đồng thời có 1 hợp đồng Công ty X thuê Gemadept vận chuyển , số AGY- HSHICO / 006- 01 S/N ngày 31/7/2006, trị giá hợp đồng này là 164.987.580. K/L: Chênh lệch do Gemadept đã bù trừ công nợ phải thu và phải trả với công ty X. Kế toán trưởng của X đồng ý .
Bảng 2.15: Tờ tổng hợp 5341_1/2 công ty X
Bước 2: Cũng như đối với khoản phải thu khách hàng, KTV gửi thư xác nhận số dư. Kết quả thu được: tất cả các thư xác nhận đều nhận được phúc đáp và không có sự chênh lệch giữa số liệu kế toán và số tiền được các đối tượng xác nhận.
Bước 3: Thực hiện cộng trên các sổ chi tiết cho từng khoản mục nhỏ các số dư đầu kì, phát sinh, dư cuối kì. Sau đó tỉnh tổng và so sánh với số trên sổ tổng hợp TK 136, BCĐKT gồm cả số đầu kì và cuối kì 2006.
CPA VIETNAM 5341_1/2
Client / Khách hàng: X Prepared / Người lập: Date:7/2/2007 Period / Kỳ: 31/12/2006 Reviewd by / Người soát xét: Date:
Subject / Nội dung: TK 136 Reviewed by / Người soát xét: Date:
Các khoản phải thu nội bộ gồm:
Vay thuê tàu đi vận tải (đã trả hết tìên thuê và không còn thuê nữa) Lãi tiền vay ( vay để đóng 2 tàu 650 T cho chi nhánh sử dụng ) 1% doanh thu
Tạm ứng từ công ty ( không phát sinh trong năm) Khấu hao tài sản cố định ( 2 tàu 6500 tấn ) Bảo hành tàu
Trên văn phòng công ty không trích nộp khoản 1% trên doanh thu Ước tính: 58.026.764.246 * 1% = 580.267.642 đồng
Nợ TK 642: 580.267.642 Có TK 336: 580.267.642
Khoản 1% doanh thu giữa văn phòng công ty và chi nhánh còn lệch ( chi nhánh là :62.307.293).
Đối với công ty Y
Bước 1: KTV không yêu cầu cung cấp nội dung các khoản phải thu nội bộ mà trực tiếp cộng số tiền các khoản mục phải thu nội bộ để so sánh với Bảng CĐKT. Kết quả làm việc thể hiện trên tờ tổng hợp 5341_1/2 của công ty Y:
Bảng 2.16: Tờ tổng hợp 5341_1/2 công ty Y
CPA VIETNAM 5341_1/2
Client / Khách hàng: Y Prepared / Người lập: Date:12/3/07 Period / Kỳ: 31/12/2006 Reviewd by / Người soát xét: Date:
Subject / Nội dung: TK 136 Reviewed by / Người soát xét: Date:
TK Dư đầu kì Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư cuối kì 1361 5.718.931.746 1000.000.000 1.987.023.627 4.731.908.119 1368 161.255.282 1.912.536.460 589.483.962 1.484.307.780
136 5.880.187.028 2.912.536.460 2.576.507.589 6.216.215.899 B/S B/S B/S Khớp bảng CĐKT
Chi tiết Dư ĐK PS Nợ PS Có Dư CK XN dv 121 Phủ Doãn 874.198.549 2.646.425.280 292.917.500 3.227.697.329 XN điện tử 15 4.844.742.197 103.291.600 2. 090.315.227 2.857.718.570 PMTuấnXN KTT 2.000.000 2.000.000 3.200.000 800.000 Tiền CPH của CB 130.000.000 130.000.000 Cửa hàng điện lạnh 40.431.000 40.431.000 Chi nhánh TP HCM 40.206.685 30.819.580 71.026.265 XN điện tử 2 cũ 78.617.597 78.617.597
Bước 2: Gửi thư xác nhận đến các đối tượng phải thu nội bộ có số dư lớn. Kết quả: tất cả các thư xác nhận đều được phúc đáp và có số dư khớp đúng, ngoại trừ xí nghiệp dịch vụ sữa chữa bảo hành 121 Phủ Doãn có sự chênh lệch về số tiền xác nhận. KTV đã yêu cầu kế toán giải thích sự chênh lệch này. Sau khi kiểm tra, kế toán giải thích là do ghi chứng từ ngày 15/7/2006 thành 2 lần nên làm tăng khoản phải thu của XN Phủ Doãn thêm 141.299.998 đồng.Số này khớp đúng số chênh lệch.
Bước 3: KTV thực hiện chọn mẫu hệ thống, chọn một số chứng từ làm phát sinh khoản phải thu nội bộ để kiểm tra về tính có thật của các đối tượng nội bộ phải thu, sự phân loại,…
Cách thức chọn mẫu như sau: trong tổng thể 232 chứng từ thu thập được liên quan đến khoản phải thu nội bộ, KTV xác định sẽ lấy 11 chứng từ để làm mẫu kiểm tra. KTV đánh số thứ tự cho các chứng từ từ 1 đến 232. Khoảng cách mẫu sẽ là: 232 / 11 = 21,091. KTV làm tròn xuống thành 21 và chọn điểm xuất phát ngẫu nhiên là 5 vì vậy các chứng từ được chọn là 5; 26; 47;… Tương ứng với các số ấy là các chứng từ được thể hiện trên tờ tổng hợp sau.
Kết quả làm việc thể hiện trên tờ 5341_2/2 của công ty Y:
C, Đối với khoản phải thu khác
2.2.2.3. Đối với các khoản phải thu khác.
CPA VIETNAM 5341_2/2
Client / Khách hàng: Y Prepared / Người lập: Date:12/307 Period / Kỳ: 31/12/2006 Reviewd by / Người soát xét: Date: Subject / Nội dung: TK 136 Reviewed by / Người soát xét: Date:
sttNgày thángChứng từNội dung nghiệp vụTK đối ứngSố tiềnGhi chú131/122K/C chi phí SX của XN may từ năm 1993N 642678.617.5972217/11PC1Chi cho vay ngắn hạn C
111240.090.000319/1KR1Tiền điện tháng 12C 511 C 3335.167.909
516.7913
3419/1PT16Thu tiền điệnN 1115.684.7003530/1213832Bán điều hoà nhiệt độC 511 C 33317.142.800
1.714.280630/12PT 259Thu tiền điều hoàN 11118.857.080730/6CNMNK/C chi phí tiền lương chi nhánh từ tháng 7N 3347.100.0001830/6138Công nợ phải thu khó đòi chuyển sang chi phí N 642640.431.0002931/3KK2K/C chi phí KHTSCĐ quý 1N