II- Thực trạng tổ chức công tác kế toán tiêu thụ sản phẩ mở công ty rợu hà nộ
3. Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ sản phẩm tại công ty
Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty kết hợp cả hạch toán tổng hợp và chi tiết tại công ty mỗi nghiệp vụ tiêu thụ thờng dựa vào các hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những đặc điểm sau: Tên đơn vị mua hàng, số tài khoản chủng loại hàng hoá, đơn gía, số lợng, quy cách, phẩm chất ...
3.1 Tài khoản sử dụng.–
Công ty Rợu Hà Nội đã áp dụng hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá bằng hệ thống tài khoản ban hành ngày 1/11/1995 theo quyết định số 1141/TC/QD/CĐKT của bộ tài chính. Đó là các tài khoản nh sau:
TK: 156: Hàng Hoá. TK: 155: Thành phẩm.
TK: 511: Doanh thu bán hàng.
TK cấp 2: TK: 5113: Doanh thu cung cấp các dịch vụ. TK: 5111: Doanh thu tiêu thụ thành phẩm. TK: 512: Doanh thu bán hàng nội bộ.
TK: 531: Hàng bán bị trả lại. TK: 131: Phải thu của khách hàng. TK: 111: Tiền mặt.
TK: 112: Tiền gửi ngân hàng. TK: 311: Vay ngắn hạn.
TK: 331: Phải trả ngờibán hàng. TK: 632: Giá vốn hàng bán. TK: 641: Chi phí bán hàng.
TK: 133: Thuế VAT đầu vào. TK: 3331: Thuế VAT đầu ra ...
3.2 Trình tự hạch toán.–
Dù bán hàng dới hình thức nào (bán hàng trực tiếp, bán hàng theo hợp đồng hay bán hàng theo đại lý) sau khi xuất kho hàng hoá dù trả tiền ngay hay cha đợc trả tiền kế toán đều phải hạch toán doanh thu và giá vốn hàng bán.
Khi xuất kho hàng hoá giao cho bên mua, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng và đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi.
Nợ TK: 111: Tiền Vịêt Nam. Nợ TK: 112: Tiền GNH.
Nợ TK: 131: Phải thu của khách hàng.
Có TK: 511: Doanh thu bán hàng. Có TK: 3331: Thuế VAT đầu ra. Phản ánh giá vốn của lô hàng
Nợ TK 632: giá vốn hàng bán Có TK: hàng hoá
Khi khách hàng thanh toán số tiền còn lại, hoặc công ty nhận đợc giấy báo của ngân hàng
Nợ TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 112: Tiền gửi Ngân Hàng
Có TK 131: Phải thu của khách hàng
Cuối kỳ kế toán xác định số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ và số thuế GTGT phải nộp
Nợ TK 3331: thuế VAT phải nộp
Có TK 133: Thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ Khi nộp thuế GTGT cho Ngân Sách
Nợ TK 3331: thuế GTGT phải nộp Có TK 111: tiền mặt Có TK 112: TGNH
Ví dụ: Khi bộ phận bán hàng trực tiếp tại kho cho anh Nguyễn Tất Thành số 30 Tô Vĩnh Diện. Kế toán căn cứ vào biểu số 1- Hoá đơn GTGT ngày 12/05/ 2004 ghi (ĐV: đồng)
Nợ TK 131: 6.617.820 Có TK 511: 6.016.200
Có TK 3331: 601.620
Đồng thời kế toán phản ánh giá vốn hàng xuất kho tiêu thụ Nợ TK 632: 5.133.000
Có TK 155: 5.133.000
* Trờng hợp chuyển hàng bán thẳng cho ngời mua. Đây là nghiệp vụ chủ yếu của công ty
- Khi xuất hàng từ kho để gửi chuyển phát tới cho bên mua kế toán căn cứ chứng từ ghi
Nợ TK 157 : trị giá hàng hoá+ bao bì (nếu có) Có TK 156: trị giá hàng hoá
Có TK 1532: trị giá bao bì
* Khi bên mua gửi giấy báo đã nhận đợc hàng hoặc bên bán đã nhận đợc giấy báo hoặc ngân hàng đã gửi giấy báo bên mua đã trả tiền => Xác định là tiêu thụ
a. Nợ TK111,112, 131: Tổng giá thanh toán Có 511: Doanh thu bán hàng Có 157: trị giá bao bì (nếu có)
Có 3331: VAT ( hàng hoá + bao bì ) nếu có b. Nợ TK 632: kết chuyển giá vốn
Có TK 157: hàng gửi bán
- Nếu doanh nghiệp xuất tiền chi hộ chi phí cho bên mua Nợ TK 131: phải thu của khách hàng
Có TK 111, 112... Số tiền thực tế đã chi - Trờng hợp doanh nghiệp chịu
Nợ TK 641: chi phí vận chuyển Nợ TK 133: thuế VAT
Có TK 111, 112: tổng chi phí * Kế toán các khoản giảm trừ
- Kế toán chiết khấu bán hàng
Để tăng khối lợng hàng bán, khuyến khích khách hàng thanh toán tiền hàng nhanh chóng, công ty áp dụng chính sách chiết khấu bán hàng, chiết khấu thơng mại và chiết khấu thanh toán
+ Đối với chiết khấu thanh toán : bên mua đã thanh toán tiền nhanh trớc hạn: Doanh nghiệp tính số chiết khấu thanh toán giành cho bên mua
Nợ TK 635: chi phí tài chính
Có TK 111, 112: xuất tiền thanh toán Có TK 131: giảm số phải thu
+ Đối với chiết khấu thơng mại: bên mua mua với số lợng nhiều và mua th- ờng xuyên số lợng nhiều thì bên bán sẽ trừ cho bên mua một tỉ lệ chiết khấu tính trên giá bán và số chiết khấu thơng mại này hạch toán
Nợ TK 521: chiết khấu thơng mại Nợ TK 3331: giảm thuế VAT đầu ra
Có TK 111, 112: xuất tiền thanh toán Có TK 131: giảm khoản phải thu
- Kế toán bán hàng có giảm giá
Bên bán giảm giá cho bên mua trong trờng hợp hàng bán bị kém phẩm chất hoặc không đúng quy cách nh hợp đồng đã ký giảm giá hàng bán đợc tính ghi trên hoá đơn:
Nợ TK 532: giảm giá hàng bán Nợ TK 3331: VAT đầu ra
Có TK 111, 112, 131: giá thanh toán - Kế toán bán hàng bị trả lại
Nợ TK 531: hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331: giảm VAT đầu ra
Có 111, 112, 131: giá thanh toán c. Nợ TK156: hàng về nhập kho
Nợ TK 157: hàng bị trả lại nhờ bên mua giữ hộ hoặc tiếp tục Gửi bán
Có 632: giảm giá vốn hàng bán * Các bút toán kết chuyển
- Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển các khoản hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ kế toán
Nợ TK 511: doanh thu bán hàng
Có TK 521: chiết khấu thơng mại Có TK 531: hàng bán bị trả lại Có TK 532: giảm giá hàng bán
-Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh Nợ TK 511: doanh thu bán hàng
- Kết chuyển giá vốn hàng hoá đã tiêu thụ
Nợ TK 911: xác định kết quả kinh doanh Có TK 632: giá vốn hàng bán
Cuối tháng kế toán tổng hợp căn cứ vào các hoá đơn GTGT theo thứ tự số của hoá đơn lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra. Bảng kê gồm có:
Cột chứng từ, hoá đơn , cột khách hàng, cột mặt hàng, cột doanh số bán( cha có thuế), cột thuế GTGT, mã số thuế ngời mua, cột ghi chú
Sau khi hoàn tất số liệu trên bảng kê kế toán tổng hợp dựa trên số liệu tổng hợp chứng từ gốc cùng loại. Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại là bảng đợc lập theo từng nhóm chứng từ có cùng nội dung kinh tế. Số liệu trên bảng đợc tổng hợp từ các bảng kê có kết cấu nh sau:
- Cột diễn giải: ghi các chỉ tiêu giá vốn hàng hoá tiêu thụ, doanh thu thuần, thuế VAT phải nộp, kết chuyển VAT đợc khấu trừ
- Cột tài khoản, cột số tiền, phản ánh giá vốn hàng hoá xuất bán, tổng doanh thu thuần, VAT đầu ra và VAT phải nộp trong tháng, số liệu đợc tổng hợp từ dòng tổng hợp cộng trên cơ sở bảng kê liên quan
Mẫu bảng kê hàng hoa Biểu số 6
Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Biểu số 7
Kế toán ghi sổ chi tiết trên cơ sở chứng từ gốc . Căn cứ để ghi và đối chiếu là các hoá đơn, phiếu thu , phiếu chi, phiếu xuất kho, chứng từ hàng hoá bán ra, bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
Sổ chi tiết đợc mở cho từng tháng một, đánh số tổng sổ chi tiết để thuận lợi cho việc đối chiếu số liệu khi cần thiết, cuối trng tổng cộng và chuyển cộng tiếp sang trang sau, cuối tháng trên cơ sở sổ chi tiết kết chuyển doanh thu thuần giá vốn, chi phí tính thuế và lợi nhuận
Trên cơ sở phản ánh nội dung từng nghiệp vụ và ghi theo quan hệ đối ứng tài khoản làm cơ sở tổng hợp phát sinh Nợ, Có d... để lập bảng cân đối phát sinh và lập báo cáo tài chính
Biểu số 6: Bảng Kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra
Mã số 0100102245-1
Hóa đơn chứng từ bán ra Tên Ngời mua Mã số thuế Mặt hàng Doanh số bán thuế thuế Ghi
chú
ký hiệu số hoá N/T ngời mua cha có thuế suất GTGT
hoá dơn đơn
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
AA/2004T (0000)288 3/5/2004 Trần Văn Khanh (0)101241530 Rợu Nếp mới 28 909 275 10% 2 890 928 AA/2004T (0000)289 4/5/2004 C,Ty TNHH Best (0)101104100 Rợu Anh Đào 17 812 500 10% 1 781 250 ………….. ………….. ………
AA/2004T (0000)290 7/5/2004 Lệ Quỳnh Chi (0)10112460 Vodka Xanh 96 193 500 10% 9 619 350 AA/2004T (0000)291 8/5/2004 C,Ty TNHH Du Lịch (0)10114532 Champange 533 884 700 10% 53 388 470
………… ………….. ………
AA/2004T (0000)299 17/5/04 Ng Hoài Nam (0)10126478 Vang Hà Nội 252 947 500 10% 25 294 750 AA/2004T (0000)311 19/5/04 Ng Tất Thành (0)101277833 Rợu Can HN 314 752 960 10% 31 475 296
………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… …………
Tổng cộng 5 651 336 540 811 406 022
Ngày .. Tháng … ……năm 2004
Ngời lập biểu Kế toán trởng
Biểu số 7:
Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại
Ngày 31 tháng 5 năm 2004
Loại chứng từ: Doanh thu, giá vốn
Chứng từ gốc diễn giải tài khoản
số ngày Nợ có
Giá vốn hàng hoá tiêu thụ 632 156 4 905 305 687
Doanh thu thuần 111 511 978 424 790
Doanh thu thuần 131 511 4 672 911 750
VAT đầu ra phải nộp 131 3331 387 604 022
Kết chuyển VAT đợc khấu trừ 3331 131 320 174 000
Ngày …… tháng……..năm 2004
Ngời lập biểu Kế toán trởng Giám đốc
Để giúp cho nhà quản trị trong công ty nắm đợc thông tin chi tiết về doanh thu bán hàng cũng nh kết quả của từng hoạt động, hàng tháng kế toán lập sổ chi tiết bán hàng để theo dõi chi tiết tình hình bán hàng của công ty từ đó nhà quản trị có thể nắm bắt đợc tình hình.Kế toán tiêu thụ hàng hoá hàng ngày ghi sổ chi tiết bán hàng .Sổ chi tiết bán hàng cho thấy đợc số lợng hàng tiêu thụ.Số tiền thu đợc và thuế VAT đầu ra phải nộp . Kết cấu nh sau:
- Cột chứng từ: ghi số liệu và ngày tháng ghi hoá đơn GTGT
- Cột diễn giải: ghi tên hàng khách hàng mua lấy từ các hoá đơn GTGT - Tên hàng: ghi ký hiệu loại hàng hoá tiêu thụ
- Cột doanh thu: (cha có thuế): ghi số lợng, đơn giá, thành tiền theo hoá đơn - Cột thuế GTGT: ghi theo hoá đơn dòng” tiền thuế GTGT”
- Cột các khoản giảm trừ Mẫu sổ nh sau:
Biểu số 8:
Sổ chi tiết tiêu thụ tài khoản 511
Tháng 5 năm 2004 số thứ tự dòng số ĐK chứng từ chứng từ tên khách
hàng số lợng sản phẩm số tiền theo hoá đơn phần theo dõi thanh toán số
hiệu N/T R. nếp R. Anh champange ... thànhphẩm vậtt cha VATtiền Thuế VAT chứng từ ghi có TK 511 nợ các TK
mới đào SH trả nợ 112ngày 131 111 521
23 110 22.980,75 26 942 255 TM Ngô Thu Hồng 3.134,3 61.856.050 11.897.598 255 3/5 73.753.648 257 TM Trần Văn Khanh 1.101,75 17.812.500 3.275.037 257 6/5 21.087.537 260 UAVC Công ty TNHH du lịch 1137,00 11.958.300 1.713.510 260 11/5 13.671.810 269 TM Công ty TNHH Bes 9.110,00 97.031.120 20.499.720 269 14/5 117.530.840 ... .... ... ... ... 298 UAVC Nguyễn Tất Thành 1.867,00 31.758.536 6.942.014 298 17/5 38.700.550 .... ... ... .... .... Tổng 23 110 2.980,75 26.942,00 5.651.336.540 87.604.022 4672.911.750 978.424.790
Bên cạnh việc theo dõi chi tiết tình hình tiêu thụ hàng hoá, công ty rất chú trọng đến công tác thanh toán thu hồi số nợ của khách hàng. Do hình thức kinh doanh của doanh nghiệp chủ yếu là bán buôn với phơng thức thanh toán trả chậm nên khoản nợ phải thu là rất nhiều.Vì vậy việc tổ chức quản lý theo dõi công nợ là nhân tố vô cùng quan trọng để thu hồi đủ số tiền hàng đã bán, tránh thất thoát hay bỏ xót. Kế toán công ty luôn theo dõi sát sao kiểm tra đôn đốc các khách hàng thanh toán đúng hạn cha trên sổ chi tiết TK 131” phải thu của khách hàng” để theo dõi còn phải thu và tình hình thanh toán của khách hàng, cuối tháng căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết khoản phải thu của khách hàng. Mẫu biểu số 9” Sổ chi tiết phải thu của khách hàng TK 131”
Biểu số 9:
Sổ chi tiết phải thu của khách TK 131
Tháng 5 năm 2004
chứng từ tên khách
hàng diễn giải số hiệu số phát sinh Số d
số N/T TK đủ Nợ Có Nợ Có
(0000)271 11/5/2004 Doanh nghiệp cổ Số d mang sang
phần thơng mại thu tiền hàng 511 11 958 300
du lịch Đức Hng 3331 1 713 510
13 671 810 400 000 000 431 977 690
(0000)31 14/5/2004 Ng Hoài An Số d mang sang
14/5/2004 Thanh toán tiền hàng 111 300 000 000
15/5/2004 Thanh toán tiền hàng 111 100 000 000
400 000 000 578 609 663
(0000)40 17/5/2004 Ng Thu Hà Tiền mua Hàng 511 97 684 420
phải thanh toán 3331 20 496 530
... ... ... ... ... ... ...
Do công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và giá trị thực tế của hàng xuất bán bình quân gia quyền. Theo phơng pháp này trong tháng giá thành thực tế của hàng hoá xuất kho cha đợc ghi sổ mà cuối tháng khi kế toán tính theo công thức mới tiến hành ghi sổ
=
Từ đó trị giá vốn của hàng hoá xuất kho trong kỳ là = *
Biểu số 9:
Sổ chi tiết phải thu của khách TK 131
Tháng 5 năm 2004 chứng từ tên khách hàng diễn giải số hiệu số phát sinh Số d số N/T TK đủ Nợ Có Nợ Có
(0000)271 11/5/2004 Doanh nghiệp cổ Số d mang sang
phần thơng mại thu tiền hàng 511 11 958 300 du lịch Đức Hng 3331 1 713 510
13 671 810 400 000 000 431 977 690 (0000)31 14/5/2004 Ng Hoài An Số d mang sang
14/5/2004 Thanh toán tiền hàng 111 300 000 000 15/5/2004 Thanh toán tiền hàng 111 100 000 000
400 000 000 578 609 663 (0000)40 17/5/2004 Ng Thu Hà Tiền mua Hàng 511 97 684 420
phải thanh toán 3331 20 496 530
... ... ... ... .... ... ...
- Để phản ánh tổng quát sự biến động của thành phẩm, tình hình tiêu thụ và thanh toán với ngời mua kế toán lập NKCT số 8
NKCT số 8 lập vào cuối tháng căn cứ để ghi là các bảng kê, sổ chi tiết các TK liên quan. NKCT số 8 đợc lập theo mẫu sau:
- Cuối tháng, sâu khi đối chiếu NKCT số 8 với các nhật ký chứng từ có liên quan kế toán mở sổ tài khoản 156, 511, 632, 911,421
Biểu số 10:
Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn
Tháng 5 năm 2004
TT Tên sản phẩm Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Số lợng Thành Tiền Số lợng Thành Tiền Số lợng Thành Tiền Số lợng Thành Tiền 1 Lúa Mới 145 410.85 1 445 535 604 35 928.00 393 428 337 30 390.75 308 192 438 433 516.00 4 875 409 726 2 Nếp mới 49 822.50 483 986 916 38 646.00 534 695 703 8 560.06 85 760 605 28 332.50 283 856 582 3 chanh 6 686.63 199 528 694 6 619.13 197 514 497 4 Thanh mai 9 978.80 88 509 068 9 978.80 88 509 068 5 Cồn tinh chế 313 003.00 2 941 558 306 80 284.00 1 173 743 936 108 260.00 1 017 412 300 232 890.00 2 123 483 549 6 Anh Đào 2 938.00 13 682 548 360.00 1 676 555 2 278.00 10 608 865 7 Vodka 135 334.50 1 671 467 332 38 646.00 534 695 703 17 685.00 224 254 978 155 260.05 1 968 783 719 8 Champagne 11 743.30 174 238 901 187.50 3 157 828 11 246.05 166 696 901