KIỂM TOÁN PHƯƠNG ĐÔNG ICA (PCA)
Với đặc điểm là đối tượng đi xác minh độ tin cậy các thông tin tài chính của đối tượng khác, đến lượt mình, PCA cũng xây dựng và thực hiện một cơ chế giám sát chất lượng kiểm toán chặt chẽ gọi là sổ tay kiểm soát chất lượng.
Sổ tay Kiểm soát chất lượng (gọi tắt là QCM) qui định các nguyên tắc, thủ tục cơ bản và hướng dẫn thể thức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng này cho hoạt động kiểm toán và những dịch vụ đảm bảo khác. Công ty phải thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng đối với toàn bộ hoạt dộng kiểm toán của công ty kiểm toán và đối với từng cuộc kiểm toán.
Là một thành viên của Tập đoàn PKF Quốc tế, PCA cần phải tuân thủ theo các chuẩn mực nghề nghiệp quốc tế (gọi tắt là IPSM). Cuốn sổ tay này vì
thế được soạn thảo nhất quán với những yêu cầu của Sổ tay hướng dẫn các chuẩn mực nghề nghiệp quốc tế.
Các nhà quản lý của công ty tin tưởng rằng mỗi cá nhân đều phải có trách nhiệm với chất lượng hoạt động kiểm toán. Một hoạt động không thể được điều hành hiệu quả nếu không có một hệ thống kiểm soát chất lượng hợp lý. Chính vì vậy mà chuẩn mực này được soạn thảo với mục đích cho phép những người chịu trách nhiệm kiểm toán có thể bảo đảm rằng: nhân viên công ty hiểu đúng đắn và rõ ràng, thi hành nghiêm chỉnh cũng như tuân thủ nghiêm ngặt những chính sách này tại mọi thời điểm.
Nội dung quan trọng nhất trong sổ tay kiểm soát chất lượng là trình bày chi tiết các vấn đề của hệ thống kiểm soát chất lượng. Hệ thống này bao gồm 6 yếu tố then chốt là:
o Trách nhiệm của các cấp lãnh đạo đối với Chất lượng hoạt động kiểm toán (sau đây gọi tắt là Chất lượng)
o Yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp
o Chấp nhận và duy trì quan hệ khách hàng và những cuộc kiểm toán cụ thể
o Nhân sự
o Kết quả cuộc kiểm toán o Giám sát cuộc kiểm toán
Như vậy là việc giám sát chất lượng kiểm toán của PCA được thực hiện xuyên suốt từ công tác nhân sự, đến các công việc chuyên môn, các công việc quản lý, từ nhân viên đến các nhà quản lý. Trong khuôn khổ có hạn của bài viết, chỉ xin đưa ra nội dung giám sát cuộc kiểm toán của PCA – một nội dung quan trọng hàng đầu và cơ bản khi nói đến kiểm soát chất lượng kiểm toán.
Cuộc kiểm toán tại PCA được giám sát thông qua thủ tục soát xét đảm bảo. Soát xét đảm bảo là sự đánh giá mang tính khách quan về những xét đoán quan trọng của nhóm kiểm toán, từ đó đưa ra những kết luận cơ bản trong báo cáo trước khi phát hành báo cáo kiểm toán. Công ty quy định việc áp dụng thủ tục soát xét đảm bảo trong những cuộc kiểm toán có rủi ro cao.
Người phụ trách cuộc kiểm toán cần:
• Đảm bảo rằng người soát xét đảm bảo đã được lựa chọn phù hợp;
• Thảo luận về các vấn đề trọng yếu phát sinh trong quá trình kiểm toán, bao gồm cả những vấn đề được phát hiện trong quá trình soát xét đảm bảo;
• Báo cáo kiểm toán chỉ được phát hành sau khi hoàn tất việc soát xét đảm bảo.
Khi bắt đầu cuộc kiểm toán, nhà quản lý có thể đánh giá rằng việc soát xét đảm bảo là không cần thiết, tuy vậy, cũng cần lưu ý về khả năng có thể xảy ra các thay đổi trong quá trình kiểm toán làm cho việc soát xét đảm bảo trở nên cần thiết.
Nội dung, thời điểm và phạm vi tiến hành soát xét đảm bảo.
Thủ tục soát xét đảm bảo thường bao gồm thảo luận với người phụ trách cuộc kiểm toán, soát xét báo cáo tài chính hoặc các thông tin khác và đặc biệt là xem xét xem dự thảo báo cáo kiểm toán có phù hợp hay không. Nó còn bao gồm việc soát xét giấy tờ làm việc liên quan đến những xét đoán quan trọng và những kết luận của nhóm kiểm toán. Phạm vi soát xét phụ thuộc vào mức độ phức tạp của cuộc kiểm toán và mức độ rủi ro báo cáo kiểm toán không phản ánh đúng tình hình tài chính của khách hàng. Việc soát xét này không làm giảm bớt trách nhiệm của người phụ trách cuộc kiểm toán.
• Đánh giá về tính độc lập của công ty kiểm toán liên quan tới từng hợp đồng kiểm toán cụ thể.
• Những rủi ro trọng yếu được xác định trong quá trình kiểm toán và cách thức giảm thiểu các rủi ro này.
• Những xét đoán chuyên môn, đặc biệt là xét đoán về tính trọng yếu và các rủi ro trọng yếu.
• Việc tham khảo ý kiến tư vấn đối với những vấn đề phức tạp, những vấn đề còn chưa thống nhất, những kết luận rút ra từ quá trình tư vấn.
• Tầm quan trọng và sự sắp xếp của các sai sót có điều chỉnh và không điều chỉnh được xác định trong quá trình kiểm toán.
• Những vấn đề đã thảo luận với ban lãnh đạo và hội đồng quản trị của khách hàng.
• Xem xét việc lựa chọn những giấy tờ làm việc quan trọng để tiến hành soát xét.
• Sự phù hợp của các báo cáo đã phát hành.
Người soát xét đảm bảo cần thực hiện soát xét đúng lúc, vào những bước công việc thích hợp nhằm giải quyết kịp thời các vấn đề trọng yếu trước khi phát hành báo cáo kiểm toán. Ví dụ: khi cần soát xét đảm bảo trong giai đoạn bắt đầu của cuộc kiểm toán, người soát xét cần soát xét việc đánh giá rủi ro trước khi tiến hành các thủ tục đảm bảo khác.
Nếu giữa người soát xét đảm bảo và người phụ trách cuộc kiểm toán không thống nhất ý kiến với nhau thì chưa thể phát hành báo cáo kiểm toán. Báo cáo kiểm toán chỉ được phát hành khi các vấn đề này đã được thảo luận và giải quyết thoả đáng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Người soát xét đảm bảo cần có đủ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và thẩm quyền để thực hiện vai trò soát xét. Việc lựa chọn người soát xét đảm bảo phụ thuộc vào điều kiện của từng cuộc kiểm toán, tuy vậy, người soát xét thường ở cấp độ các nhà quản lý và có chứng chỉ trong lĩnh vực kế toán kiểm toán. Ngoài ra, người soát xét đảm bảo trong cuộc kiểm toán các công ty niêm yết hoặc các tổ chức đặc thù khác nên là các cá nhân có đủ trình độ chuyên môn và thẩm quyền để đảm nhiệm vai trò của một người phụ trách cuộc kiểm toán các đơn vị tương đương.
Để duy trì thái độ khách quan, người soát xét đảm bảo cần:
• Không nên do người phụ trách cuộc kiểm toán lựa chọn;
• Không nên tham gia vào cuộc kiểm toán;
• Không phải là người quyết định phân công nhóm kiểm toán
• Không liên quan đến những tình huống có thể ảnh hưởng đến tính khách quan của quá trình soát xét.
Người phụ trách cuộc kiểm toán cần trợ giúp, tư vấn cho người soát xét đảm bảo trong suốt cuộc kiểm toán. Khi nội dung và phạm vi của việc tư vấn này trở nên quan trọng, cần đảm bảo rằng tính khách quan của quá trình soát xét luôn được duy trì. Nếu không thể đảm bảo tính khách quan của việc tư vấn thì cần lựa chọn một cá nhân có đủ khả năng trong hoặc ngoài đơn vị để đảm nhiệm vai trò người soát xét đảm bảo hoặc người tư vấn cho cuộc kiểm toán. Cần thay đổi người soát xét đảm bảo nếu tính khách quan của quá trình soát xét có thể bị ảnh hưởng.
Bên cạnh đó, công ty kiểm toán cần thiết lập các thủ tục để kiểm tra sự tuân thủ của đơn vị đối với các chính sách kiểm soát chất lượng đã đặt ra. Mục tiêu của những thủ tục này nhằm đánh giá:
• Việc tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp, các quy tắc và các quy định của pháp luật.
• Hệ thống kiểm soát chất lượng có được thiết kế phù hợp và được thực thi có hiệu quả hay không.
• Chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng của công ty có được áp dụng phù hợp để có thể phát hành các báo cáo kiểm toán phù hợp hay không.
Sau khi soát xét việc kiểm tra cũng phải được thực hiện. Thực hiện kiểm tra ở hai mức độ:
• Đánh giá sự đầy đủ, thích hợp của các quy trình và thủ tục được sử dụng để kiểm soát chất lượng:
o Đào tạo và tiếp tục phát triển chuyên môn;
o Quy trình tuyển dụng, đánh giá nhân viên, sự thăng tiến. o Đạo đức nghề nghiệp và tính độc lập
• Xem xét sự áp dụng các chính sách, thủ tục của công ty đối với từng cuộc kiểm toán riêng lẻ
Ở cả hai khía cạnh trên thì kiểm tra đều là trách nhiệm của người kiểm soát chất lượng. Đối với khía đầu tiên người phụ trách kiểm soát chất lượng thực hiện soát xét hệ thống các vấn đề nêu trên mỗi năm một lần nhằm đảm bảo rằng chúng phù hợp với điều kiện hiện tại của công ty kiểm toán. Chủ nhiệm tiến hành soát xét một mẫu tài liệu liên quan để đảm bảo các thủ tục của đơn vị đang được áp dụng theo trên thực tế. Chủ nhiệm cũng phỏng vấn nhân viên ở các mức độ khác nhau để đảm bảo rằng các chính sách và thủ tục được hiểu và được thực hiện đầy đủ trên thực tế.
Người phụ trách kiểm soát chất lượng cũng xem xét tính tuân thủ của hãng kiểm toán với ISQC một lần mỗi năm, hoàn thiện hoặc cập nhật Danh
Trên phương diện các cuộc kiểm toán riêng lẻ, người phụ trách kiểm soát chất lượng cần thực hiện soát xét định kỳ hàng năm đối với một mẫu các hợp đồng kiểm toán được chọn ra. Quá trình soát xét này do người phụ trách kiểm soát chất lượng, một người quản lý khác và một chủ nhiệm kiểm toán đảm nhiệm. Các nguyên tắc cơ bản để chọn hồ sơ soát xét (số lượng và các hồ sơ cụ thể bị soát xét) là:
• Mỗi người được soát xét ít nhất mỗi 2 năm 1 lần [Lưu ý: có thể cao nhất là 3 năm]
• Mỗi trưởng nhóm được soát xét ít nhất mỗi 3 năm 1 lần
• Những phát hiện của các cuộc soát xét trước, các quy định bên ngoài và sự soát xét của PKF International.
• Tất cả các cuộc kiểm toán vượt ra khỏi phạm vi quốc gia được soát xét ít nhất sau mỗi chu kỳ 3 năm
• Các nhân tố rủi ro tiềm tàng trong cuộc kiểm toán cụ thể
• Các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục tham khảo ý kiến tư vấn
Các tài liệu sau thường được sử dụng để ghi chép việc soát xét:
• Soát xét các cuộc kiểm toán riêng lẻ.
• Tổng hợp những phát hiện riêng lẻ.
Các phát hiện đối với mỗi cuộc soát xét được thảo luận với chủ nhiệm và trưởng nhóm thực hiện.
Người phụ trách quản lý chất lượng có trách nhiệm xem xét lại các phát hiện và đưa ra quyết định về các vấn đề sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Các vấn đề riêng lẻ chỉ xảy ra một lần trong cuộc kiểm toán cụ thể;
• Các vấn đề phát sinh trong các cuộc soát xét trước hoặc cuộc soát xét do các đối tượng bên ngoài thực hiện mà chưa được xử lý
Vấn đề sau cùng được tổng hợp vào một Báo cáo kiểm tra bằng văn bản cùng với các vấn đề trọng yếu ở phần đầu:
• Chọn một cuộc kiểm toán và chủ nhiệm/ trưởng nhóm được soát xét
• Phác thảo các thủ tục được thực hiện
• Các vấn đề riêng lẻ phát sinh và mang tính trọng yếu
• Các vấn đề chung phát sinh
• Các vấn đề phát sinh từ cuộc soát xét của năm trước/ cuộc soát xét bên ngoài vẫn tồn tại
• Các đề xuất nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm toán
• Đề xuất về kế hoạch đào tạo/ phát triển chuyên môn
Báo cáo này cần được đem ra thảo luận trong cuộc họp thường niên với người quản lý và trưởng nhóm kiểm toán và Assurance Department. Partner quản lý có trách nhiệm quyết định những công việc cần thực hiện và hoàn thành biểu Kế hoạch công việc của báo cáo. Báo cáo (bao gồm kế hoạch công việc) được thảo luận trong cuộc họp các nhà quản lý và trong các khoá đào tạo của công ty.
Khi một cuộc soát xét phát hiện các lỗi riêng lẻ nghiêm trọng, cần người quản lý, trưởng nhóm kiểm toán và Assurance Department có trách nhiệm đảm bảo rằng các kỷ luật thích đáng đều được xem xét.
Trong trường hợp việc soát xét chỉ ra rằng báo cáo kiểm toán của công ty phát hành là không phù hợp (ví dụ: thiếu những bằng chứng kiểm toán trọng yếu hỗ trợ cho việc đưa ra ý kiến kiểm toán hoặc báo cáo tài chính của khách hàng bị sai lệch trọng yếu...), người phụ trách kiểm soát chất lượng cần báo
cáo những vấn đề này cho người quản lý, người có thẩm quyền phù hợp trong đơn vị.
PHẦN III: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN PHƯƠNG ĐÔNG
ICA (PCA)
3.1. MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN PHƯƠNG ĐÔNG ICA (PCA)
Kiểm toán là loại hình hoạt động gia nhập vào Việt Nam chưa lâu, còn khá mới mẻ cả về lý luận lẫn thực tiễn. PCA lại mới chỉ có kinh nghiệm làm việc hơn 6 năm. Vì vậy trong thời gian qua, Công ty đang từng bước hoàn thiện mọi mặt không chỉ về công tác chuyên môn mà cả về mặt tổ chức quản lý nhằm mang lại cho khách hàng dịch vụ chất lượng tốt nhất.
3.1.1. Ưu điểm
Thứ nhất, Bộ máy tổ chức gọn nhẹ, vừa tập trung vừa phân tán phù hợp
với mạng lưới khách hàng khắp cả nước. Trách nhiệm được phân tách một cách cụ thể giữa các bộ phận nhưng vẫn được kiểm tra giám sát của ban giám đốc. Sự liên lạc trao đổi giữa văn phòng chính và 2 chi nhánh vẫn diễn ra liên tục, đều đặn, vượt qua sự giới hạn về địa lý.
Thứ hai, Môi trường làm việc năng động, tích cực, tạo động lực làm
việc cho các nhân viên. Đội ngũ nhân viên của Công ty nhiều giới trẻ, hòa đồng, thân thiện. Giữa các nhân viên trong một nhóm hay giữa các nhóm với nhau hoặc giữa các phòng ban thường xuyên có sự trao đổi, học hỏi kinh nghiệm. Công ty cũng thường tổ chức các buổi giao lưu, hội thi cho các nhân viên. Ban giám đốc khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến từ hoạt động chuyên môn đến công tác quản lý. Điều này giúp cho nhân viên phát huy năng lực đồng thời người quản lý từ đó có cách đánh giá năng lực của từng người được sát thực hơn, từ đó có cách phân công công việc một cách hợp lý nhất.
Thứ ba, Công ty luôn có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển
chuyên môn cho các nhân viên. Là doanh nghiệp mới sát nhập lại, khi đối tượng khách hàng tăng lên thì việc tuyển chọn đội ngũ nhân viên là điều được ban lãnh đạo của PCA dự kiến trước. Chính sách tuyển chọn nhân sự của Công ty khá chi tiết. Để xem xét tuyển vào làm việc tại Công ty, mỗi ứng viên phải được kiểm tra năng lực, tính cách và khả năng của cá nhân đó. Các nhân viên được tuyển dụng đều được đào tạo thông qua các buổi giảng bài, hội thảo trong nội bộ cũng như các khóa đào tạo tổ chức bên ngoài công ty, qua các tài liệu Công ty cung cấp và thông qua làm việc trực tiếp với khách hàng. Chương trình chính thức các bài giảng và các hội thảo được trình bày tại các văn bản được ban hành thay đổi hàng năm cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Bên cạnh đó, Công ty cũng khuyến khích và giúp đỡ các nhân