Kết quả khảo sỏt cho thấy hầu hết cỏc bệnh viện đó chấp hành tốt cụng tỏc tổ chức chứng từ kế toỏn bằng việc xõy dựng hệ thống biểu mẫu chứng từ tương đối đầy đủ. Cỏc chứng từ sử dụng hầu hết đều theo mẫu quy định bao gồm cả hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. Tuy nhiờn trong quỏ trỡnh hoạt động, cỏc bệnh viện đó cải tiến, bổ sung một số chỉ tiờu hoặc tự xõy dựng thờm một số chứng từ để quản lý tốt nghiệp vụ phỏt sinh. Vớ dụ bệnh viện Việt Đức (Phụ lục 09) sử dụng thờm chứng từ Bảng kờ nộp tiền viện phớ nội trỳ, Bảng kờ nộp tiền viện phớ ngoại trỳ, Bảng kờ thanh toỏn người cho mỏu (hiến mỏu nhõn đạo và mua mỏu), Bảng thanh toỏn phụ cấp độc hại, quỏ tải... Bệnh viện Phụ sản Trung ương sử dụng thờm mẫu chứng từ “Bảng thanh toỏn thu nhập tăng thờm” để xỏc định tổng thu nhập của cỏn bộ cụng nhõn viờn. Bệnh viện Bạch Mai sửa đổi một số nội dung của chứng từ “Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ để phản ỏnh việc trớch khấu hao TSCĐ cỏc tài sản dựng cho hoạt động dịch vụ của bệnh viện. Cú thể núi việc
Tổ chức lập chứng từ Tổ chức kiểm tra chứng từ Tổ chức sử dụng chứng từ Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ
tổ chức cỏc chứng từ này gúp phần ghi nhận kịp thời cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh nhưng mẫu biểu sử dụng thiếu nhất quỏn mặc dự tớnh chất nghiệp vụ là tương tự nhau giữa cỏc bệnh viện.
Căn cứ vào cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, nhõn viờn cỏc phần hành xem xột sử dụng cỏc loại chứng từ phự hợp với nghiệp vụ. Đối với mỗi loại chứng từ đều ghi cỏc nội dung như ngày thỏng lập chứng từ, nội dung kinh tế, giỏ trị thanh toỏn và chữ ký của những người cú liờn quan.
Việc phản ỏnh cỏc yếu tố cơ bản của chứng từ đó được bộ phận kế toỏn của cỏc bệnh viện quan tõm. Tuy nhiờn kết quả khảo sỏt cho thấy vẫn cũn một số yếu tố chưa được thực hiện tốt như nội dung nghiệp vụ kinh tế trờn phiếu thu, phiếu chi chưa bao quỏt được nội dung của cỏc chứng từ gốc kốm theo, yếu tố ngày, thỏng, số hiệu của một số chứng từ gốc chưa đầy đủ như ở Bệnh viện đa khoa tỉnh Lõm Đồng...
Khảo sỏt thực tế cũng cho thấy khỏc với trước đõy việc lập chứng từ hoàn toàn sử dụng hỡnh thức thủ cụng thỡ nay phần lớn cỏc bệnh viện đó thiết kế cỏc mẫu chứng từ cú sẵn trờn mỏy vi tớnh. Nhõn viờn kế toỏn chỉ cần bổ sung vào chứng từ cỏc thụng tin cần thiết về nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Riờng một số chứng từ liờn quan đến kinh phớ NSNN thỡ đơn vị phải sử dụng chứng từ viết tay theo mẫu của Kho bạc như Giấy rỳt dự toỏn ngõn sỏch kiờm lĩnh tiền mặt, Giấy rỳt dự toỏn kiờm chuyển khoản, ủy nhiệm chi, cỏc bảng đối chiếu hàng thỏng, hàng quý...
Bước 2: Tổ chức kiểm tra chứng từ
Kết quả khảo sỏt cho thấy phần lớn cỏc bệnh viện như Bệnh viện khu vực chố Trần Phỳ, Bệnh viện đa khoa tỉnh Yờn Bỏi, Bệnh viện Bưu điện, Bệnh viện K, Bệnh viện Việt nam – Thụy điển... đó tổ chức kiểm tra chứng từ trước khi sử dụng. Chứng từ được kiểm tra cỏc vấn đề như tớnh hợp phỏp của
nội dung kinh tế cỏc nghiệp vụ; tớnh rừ ràng, trung thực, đầy đủ của cỏc chỉ tiờu; tớnh chớnh xỏc của cỏc số liệu trờn chứng từ và kiểm tra cỏc định khoản kế toỏn trờn chứng từ. Việc kiểm tra chứng từ được thực hiện bởi kế toỏn phụ trỏch phần hành như tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Yờn Bỏi hoặc đồng thời được kế toỏn trưởng và kế toỏn viờn phụ trỏch phần hành kiểm tra tại cỏc bệnh viện như Bệnh viện Chợ Rẫy, Bệnh viện đa khoa tỉnh Đồng Thỏp, Bệnh viện đa khoa tỉnh An Giang, Bệnh viện Bưu điện... Thụng qua việc kiểm tra, cỏc thụng tin ghi trờn chứng từ kế toỏn được xỏc nhận là chớnh xỏc, đỳng đắn, đảm bảo chất lượng trước khi ghi sổ kế toỏn và cú thể phỏt hiện những sai sút hoặc dấu hiệu lợi dụng chứng từ kế toỏn.
Để xỏc nhận trỏch nhiệm của người tham gia nghiệp vụ kinh tế, yếu tố chữ ký trờn cỏc chứng từ là hết sức quan trọng. Chớnh vỡ vậy ở nhiều bệnh viện được khảo sỏt như Bệnh viện K, Bệnh viện Chợ Rẫy, Bệnh viện đa khoa tỉnh Hưng Yờn, Bệnh viện đa khoa tỉnh Đồng Thỏp, Bệnh viện Bưu điện... đó mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của những người cú trỏch nhiệm như thủ trưởng, kế toỏn trưởng, cỏc nhõn viờn kế toỏn, thủ quỹ, thủ kho... Tuy nhiờn ở một số bệnh viện như Bệnh viện khu vực chố Trần Phỳ, Bệnh viện Việt nam – Thụy điển, Bệnh viện đa khoa tỉnh An Giang... cụng tỏc này chưa được quan tõm xõy dựng.
Bước 3: Tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toỏn
Sau khi đó được kiểm tra, chứng từ kế toỏn sắp xếp, phõn loại theo cỏc tiờu thức khỏc nhau. Cỏc tiờu thức thường được sử dụng là theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ như ở Bệnh viện Việt Nam – Thụy Điển, Bệnh viện Chợ Rẫy, Bệnh viện đa khoa tỉnh Hưng Yờn; theo đối tượng được chi phớ như ở Bệnh viện đa khoa tỉnh Yờn Bỏi, Bệnh viện khu vực chố Trần Phỳ... hoặc được phõn loại trờn cơ sở kết hợp cả hai tiờu thức trờn như ở Bệnh viện K,
Bệnh viện Bưu điện... Trờn cơ sở sắp xếp, phõn loại hợp lý, cỏc chứng từ đó cú đủ căn cứ phỏp lý để ghi sổ kế toỏn. Việc ghi sổ kế toỏn chi tiết và tổng hợp phụ thuộc vào hỡnh thức tổ chức sổ kế toỏn tại bệnh viện.
Bước 4: Tổ chức bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toỏn
Sau khi ghi sổ kế toỏn, chứng từ được lưu giữ tại phũng kế toỏn phục vụ cho nhu cầu kiểm tra, đối chiếu. Kết thỳc kỳ hạch toỏn năm, chứng từ kế toỏn được chuyển sang lưu trữ theo quy định. Phần lớn cỏc bệnh viện được khảo sỏt như Bệnh viện Việt Nam – Thụy Điển, Bệnh viện đa khoa tỉnh An Giang, Bệnh viện Bưu điện... quy định thời gian lưu trữ chứng từ trực tiếp dựng để ghi sổ là 20 năm, chứng từ khụng trực tiếp ghi sổ là 10 năm. Cỏ biệt cú một số bệnh viện như Bệnh viện Chợ Rẫy, thời gian lưu trữ chứng từ chỉ là 5 năm chưa đảm bảo thời gian lưu trữ theo quy định. Bờn cạnh đú cú một vài bệnh viện như Bệnh viện khu vực chố Trần Phỳ do cơ sở vật chất khú khăn, kho lưu trữ chứng từ thiếu hoặc do chuyển địa điểm làm việc nờn một số chứng từ khụng được bảo quản cẩn thận, gõy tỡnh trạng ẩm mốc, mối mọt. Thậm chớ cú trường hợp chưa hết hạn lưu trữ đó bị hư hỏng, thất lạc hoặc chứng từ đó hết hạn lưu trữ theo quy định vẫn chưa được xử lý.
Từ việc khỏi quỏt trỡnh tự luõn chuyển chứng từ chung trong cỏc bệnh viện, để quản lý chặt chẽ cỏc khoản thu, cỏc bệnh viện được khảo sỏt đó tổ chức hệ thống chứng từ và trỡnh tự luõn chuyển chứng từ khỏ tương đồng. Khảo sỏt trỡnh tự lập và luõn chuyển chứng từ thu viện phớ trực tiếp ở Bệnh viện Việt Đức và Bệnh viện đa khoa tỉnh Yờn Bỏi như sau:
+ Đối với bệnh nhõn ngoại trỳ, quy trỡnh luõn chuyển chứng từ thu viện phớ được mụ tả như Hỡnh 2.6 dưới đõy.
Hỡnh 2.6 – Sơ đồ luõn chuyển chứng từ thu viện phớ ngoại trỳ
Sơ đồ trờn đó khỏi quỏt trỡnh tự luõn chuyển chứng từ nghiệp vụ thu viện phớ ngoại trỳ. Cụ thể trỡnh tự gồm 6 bước:
Bước 1: Dựa trờn chỉ định của bỏc sĩ khỏm bệnh, người bệnh nộp tiền Bước 2: Nhõn viờn thu tiền viện phớ lập biờn lai thu tiền viện phớ cho bệnh nhõn như khỏm bệnh, chụp chiếu, xột nghiệm...
Bước 3: Cuối ca trực, nhõn viờn thu tiền tổng hợp chứng từ vào bảng kờ làm căn cứ để kế toỏn tiền mặt lập phiếu thu tiền và nộp tiền cho thủ quỹ.
Bước 4: Dựa vào bảng kờ của cỏc ca trực, kế toỏn tiền mặt lập phiếu thu
Bước 5: Thủ quỹ thu tiền nhập quỹ tiốn mặt
Bước 6: Kế toỏn thanh toỏn tập hợp, kiểm tra, phõn loại chứng từ để ghi sổ kế toỏn.
+ Đối với bệnh nhõn nội trỳ, quy trỡnh luõn chuyển chứng từ thu viện phớ được mụ tả như Hỡnh 2.7 dưới đõy.
Bệnh nhõn Nộp tiền Nhõn viờn thu viện phớ Lập biờn lai Kế toỏn tiền mặt Bảng kờ thu VP ngoại trỳ Kế toỏn thanh toỏn Phiếu thu Thu tiền Thủ quỹ
Hỡnh 2.7 - Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ thu viện phớ nội trỳ
Sơ đồ trờn đó khỏi quỏt trỡnh tự luõn chuyển chứng từ nghiệp vụ thu viện phớ ngoại trỳ. Cụ thể trỡnh tự gồm 6 bước:
Bước 1: Nhõn viờn thu tiền lập phiếu thu tạm ứng viện phớ đối với bệnh nhõn vào viện điều trị nội trỳ hoặc lập biờn lai thu tiền viện phớ điều trị cho những bệnh nhõn đang điều trị nội trỳ sau khi đó hoàn trả số tiền đó tạm gửi khi vào viện ban đầu.
Bước 2: Cuối ca trực nhõn viờn thu viện phớ tổng hợp toàn bộ chứng từ lập Bảng kờ nộp tiền viện phớ.
Bước 3: Chuyển bảng kờ viện phớ nội trỳ đến kế toỏn viện phớ để kiểm tra và đến kế toỏn thanh toỏn lập phiếu thu.
Bước 4: Thủ quỹ thu tiền nhập quỹ tiền mặt
Bước 5: Kế toỏn thanh toỏn tập hợp, kiểm tra, phõn loại chứng từ để ghi sổ kế toỏn.
Qua xem xột quy trỡnh luõn chuyển chứng từ thu viện phớ trực tiếp đối với bệnh nhõn nội trỳ và ngoại trỳ như trờn cú thể thấy số lượng chứng từ gốc (biờn lai thu tiền, phiếu thu tiền tạm ứng) phỏt sinh hàng ngày, hàng thỏng là rất
Bệnh nhõn Nộp tiền Nhõn viờn thu viện phớ Lập phiếu thu tạm ứng hoặc biờn lai Kế toỏn tiền mặt Bảng kờ thu VP nội trỳ Kế toỏn thanh toỏn Phiếu thu Thu tiền Thủ quỹ Kế toỏn viện phớ
lớn. Do đú để tổng hợp cỏc chứng từ gốc cựng loại, cỏc bệnh viện đều phải tự bổ sung mẫu bảng kờ nộp tiền viện phớ. Đõy là chứng từ khụng cú trong danh mục chứng từ bắt buộc và hướng dẫn nờn mẫu biểu chứng tự sử dụng ở cỏc đơn vị thường khụng nhất quỏn. Mặt khỏc, trong nghiệp vụ thu viện phớ trờn, cỏc mẫu chứng từ được thiết kế sẵn trờn mỏy vi tớnh. Qua khảo sỏt cho thấy bộ phận thu viện phớ và bộ phận kế toỏn tổng hợp ở cỏc bệnh viện thường sử dụng hai phần mềm kế toỏn riờng biệt nờn cuối mỗi ca trực nhõn viờn thu viện phớ phải in cỏc bảng kờ ra giấy đề nhập lại dữ liệu vào phần mềm kế toỏn tổng hợp. Việc làm trờn cho thấy sự thiếu liờn kết giữa cỏc phần mềm sử dụng khỏc nhau đó làm tăng khối lượng cụng việc của nhõn viờn trong bộ mỏy đồng thời hạn chế sự kiểm tra, giỏm sỏt kịp thời giữa cỏc bộ phận.
Song song với việc tổ chức chứng từ nhằm quản lý tốt cỏc khoản thu, cỏc bệnh viện đó chỳ ý đến tổ chức chứng từ nhằm ghi nhận đầy đủ, kịp thời cỏc khoản chi phỏt sinh trong đơn vị. Tương ứng với cỏc nội dung chi như chi cho con người, chi chuyờn mụn nghiệp vụ, chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ và chi quản lý hành chớnh, cỏc bệnh viện đó xõy dựng hệ thống chứng từ và trỡnh tự luõn chuyển chứng từ tương đối phự hợp. Tuy nhiờn cũng như cỏc khoản thu, cựng với sự gia tăng về nhu cầu và quy mụ cụng tỏc khỏm chữa bệnh ngày càng lớn nờn một số mẫu chứng từ cỏc bệnh viện tạm sử dụng nhưng chưa cú hướng dẫn cụ thể để thống nhất thụng tin phản ỏnh như chứng từ bảng kờ thanh toỏn tiền thủ thuật bệnh nhõn, Bảng kờ thanh toỏn tiền phẫu thuật, Bảng kờ chi quà tặng cho người hiến mỏu, Phiếu bỏo vật tư cũn lại cuối kỳ... Bờn cạnh đú vấn đề tổ chức phõn loại, sắp xếp chứng từ để ghi sổ và bảo quản lưu trữ sau ghi sổ cũng cần được cỏc bệnh viện quan tõm hơn nữa.
Như vậy kết quả khảo sỏt cho thấy cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đó được cỏc bệnh viện tổ chức lập chứng từ khỏ đầy đủ, kịp thời mặc dự cũn một
số chứng từ chưa nhất quỏn, hạn chế chất lượng thụng tin cung cấp. Việc tổ chức hệ thống chứng từ tại cỏc bệnh viện như trờn đó gúp phần quan trọng vào việc kiểm soỏt thu chi trong cỏc đơn vị qua đú tăng cường cụng tỏc quản lý cỏc nguồn thu, cỏc khoản chi, đem lại hiệu quả cho việc sử dụng cỏc nguồn lực tại đơn vị. Từ hệ thống chứng từ ghi nhận ban đầu, cỏc bệnh viện đó tổ chức xõy dựng hệ thống tài khoản nhằm ghi chộp, hệ thống húa cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
2.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn
Kết quả khảo sỏt thực tế cho thấy, cỏc bệnh viện đó căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toỏn được quy định tại Chế độ kế toỏn HCSN ban hành theo Quyết định số 19/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh để xõy dựng hệ thống tài khoản kế toỏn ỏp dụng tại đơn vị.
Qua khảo sỏt tại cỏc bệnh viện như Bệnh viện Việt Đức (Phụ lục số 10), Bệnh viện Việt Nam – Thụy Điển, Bệnh viện Tim Hà Nội, Bệnh viện đa khoa tỉnh Lõm Đồng, Bệnh viện đa khoa tỉnh Yờn Bỏi, Bệnh viện khu vực chố Trần Phỳ... hệ thống tài khoản kế toỏn được xõy dựng dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị và phần lớn đó đỏp ứng được cỏc nghiệp vụ phỏt sinh. Nội dung và phương phỏp hạch toỏn của từng tài khoản đều thực hiện theo quy định của chế độ và đỏp ứng yờu cầu quản lý của đơn vị. Cỏc đơn vị đó chủ động nghiờn cứu và vận dụng cỏc tài khoản chi tiết phự hợp với đặc điểm hoạt động và yờu cầu cung cấp thụng tin phục vụ quản lý. Tựy điều kiện cụ thể của đơn vị mà số lượng tài khoản sử dụng ở cỏc bệnh viện là khỏc nhau tuy nhiờn do cựng loại hỡnh, lĩnh vực hoạt động nờn hệ thống tài khoản tại cỏc bệnh viện cũng cú những nột tương đồng.
Qua khảo sỏt tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Lõm Đồng (Phụ lục 13), hiện tại bệnh viện sử dụng 27 tài khoản cấp 1 trong Bảng cõn đối tài khoản và 3 tài
khoản cấp 1 ngoài Bảng cõn đối tài khoản. Trờn cơ sở xỏc định cỏc tài khoản cấp 1, bệnh viện đó tổ chức chi tiết cỏc tài khoản cấp 2 và cấp 3 cho một số tài khoản chớnh như: tài khoản 152 – Nguyờn liệu vật liệu được chi tiết cấp 2 theo kho nội trỳ, ngoại trỳ, kho thuốc chương trỡnh, tổng kho hành chớnh quản trị... Trong mỗi nhúm tài khoản cấp 2 lại tiếp tục được chi tiết đến cấp 3 theo từng loại vật tư, húa chất, bụng băng, y cụ...
Đối với cỏc khoản thu chi kinh phớ hoạt động, khảo sỏt tại Bệnh viện khu vực chố Trần Phỳ (Phụ lục 11), Bệnh viện đa khoa tỉnh Yờn Bỏi, bệnh viện Việt Nam - Thụy Điển.... tài khoản 461 – Nguồn kinh phớ hoạt động được theo dừi đồng thời theo thời gian, tớnh chất và theo từng nguồn huy động kinh phớ. Cụ thể tài khoản này được chi tiết theo cỏc nguồn: từ ngõn sỏch (bao gồm cả số ngõn sỏch cấp cho trẻ em dưới 6 tuổi), viện phớ, BHYT, nguồn khỏc (từ viện trợ và từ dịch vụ y tế)... Cỏch phõn loại này giỳp bệnh viện cú số liệu chớnh xỏc về từng nguồn tài trợ cho hoạt động của đơn vị từ đú cú kế hoạch sử dụng kinh phớ hợp lý. Tại Bệnh viện đa khoa tỉnh An Giang, bệnh viện đa khoa tỉnh Đồng Thỏp, tài khoản 461 được chi tiết theo cỏc nguồn kinh phớ bao gồm: nguồn ngõn sỏch, viện phớ, BHYT, ngõn sỏch KCB trẻ em dưới 6 tuổi, ngõn sỏch KCB người nghốo, tiền thuốc... Trong cỏc trường hợp bệnh viện chi tiết tài khoản 461 theo từng nguồn huy động (như bệnh viện đa khoa