A, Bước 1: Cộng số liệu để đối chiếu và soát xét sơ bộ trên tài liệu cuả khách hàng.
Đối với cả khách hàng X là khách hàng thường xuyên và khách hàng Y là khách hàng năm đầu tiên, KTV đều thu thập các tài liệu kế toán có liên quan tới khoản phải thu khách hàng như: sổ cái, sổ chi tiết và biên bản đối chiếu công nợ do công ty khách hàng tự thực hiện tại ngày khoá sổ kế toán. Sau đó thực hiện cộng dọc trên bảng kê, sổ chi tiết công nợ phải thu đầu kỳ và đối chiếu với bảng cân đối kế toán đã được kiểm toán năm trước; đồng thời cộng dọc để tính số cuối kỳ và đối chiếu với bảng cân đối kế toán năm nay chưa được kiểm toán. Kết quả thu được, được minh hoạ trên giấy tờ làm việc như sau:
Bảng 2.8: Tờ tổng hợp 5340_1/8 của công ty X:
Trong tờ tổng hợp 1/8 KTV đã ghi chú cả những chênh lệch phát hiện được cùng nguyên nhân của nó khi kiểm tra chi tiết trên hoá đơn và trong sổ chi tiết các khách hàng mua hàng. KTV cũng đã thống kê tổng giá trị các khoản mua hàng và thanh toán đã có biên bản đối chiếu (Bản đối chiếu công nợ).
KTV thực hiện soát xét ngay trên Bảng kê của TK 131, đối chiếu với chứng từ gốc và ghi chú những vấn đề bất thường,.. được thể hiện (trích) như sau:
CPA VIETNAM 5340_1/8 Client / Khách hàng: X Prepared / Người lập: Date:6/2/2007 Period / Kỳ: 31/12/2006 Reviewd by / Người soát xét: Date:
Subject / Nội dung: TK 131 Reviewed by / Người soát xét: Date:
Dư Nợ ĐK Dư Nợ CK
27.781.454.197 21.490.724.358
Công nợ phải thu của Gemadept theo sổ sách : 4.130.002.580
Công nợ phải thu của Gemadept theo BBĐC (Biên bản đối chiếu): 3.965.015.000 Chênh lệch: 164.987.580 Chênh lệch này do công ty chưa phản ánh khoản hàng hoá, dịch vụ mua vào của công ty Gemadept trong kỳ gồm các lệ phí, chi phí vận chuyển lên, xuống, thuế…
Tổng trị giá hoá đơn này là 164.981.580
Tổng Nợ 131 đã có Biên bản đối chiếu : 3.314.223.903 Tổng Có 131 đã có Biên bản đối chiếu : 167.000.000
Bảng 2.9: Bảng số dư Tài khoản 131 đến ngày 31/12/2006 của công ty X
STT Tên đơn vị Số tiền
Nợ Có 1 2 … 5 … 12 … 16 17 18 19 … 26 27 ... 30 31 …
Hợp tác xã vận tải Sông Công Ban phòng hộ Sông Đà ………. Công ty phá dỡ tàu cũ ……… SL ông Mật ………..
Phao ụ Nam Triệu
Công ty CNTT và xây dựng Sông Hồng
Ông Thuật thuê tàu 230 tấn
XN VT tàu chuyên dùng và công trình đường biển
………….
Công ty cổ phần đại lý lien hiệp vận chuyển Gemadept
Công ty TNHH TM và DV Nam Bắc …………..
Công ty CNTT Ngô Quyền
Công ty CPXD và phats triển CSHT VINASHIN …………. 1.338.276 8.048.000 ………. 20.333.952 ………. 270.421.000 ……… (5340_7/8) 59.278.711 30.000.000 (5340_4/8) 300.000.000 ……….. 4.130.002.580 4.415.082.777 …. 910.250.299 (5340_8/8) 2.954.945.192 ……… 24.333.082 3.965.015.000 (5340_3/8) ? Bù trừ công nợ HĐ ôxy. ……… Cộng 22.343.129.940 852.405.582 Dư cuối tháng 21.490.724.358
CNTT VINASHIN bù trừ công nợ với CNTT Ngô Quyền:10.460.000.000 TK 511_Công ty CP Gemadept số dư lệch với sổ.
Bảng 2.10: Tờ tổng hợp 5340_1/8 của công ty Y như sau
Ở đây KTV đồng thời thực hiện việc soát xét, đối chiếu từ sổ sách của kế toán đến các chứng từ gốc để phát hiện các nghiệp vụ không có chứng từ, các nghiệp vụ không có thật. KTV cũng đã ghi chú những khách hàng không có thật phát hiện được trong quá trình kiểm tra chi tiết.
CPA VIETNAM 5340_1/8 Client / Khách hàng: Y Prepared / Người lập: Date:12/3/07 Period / Kỳ: 31/12/2006 Reviewd by / Người soát xét: Date:
Subject / Nội dung: TK 131 Reviewed by / Người soát xét: Date:
Dư đầu kì Nợ: 17.109.270.068 Khớp Bảng CĐKT Có: 294.988.192 Phát sinh Nợ: 8.341.374.229 Phát sinh Có: 20.202.168.702 Nợ: 5.676.471.908 Khớp Bảng CĐKT Dư cuối kì Có: 722.987.505
Các khoản phải thu khách hàng tại công ty có nhiều khoản công nợ thực tế không phát sinh trong suốt kỳ từ 01/01/2006 đến 31/12/2006. Cụ thể:
1, Đỗ Hữu Nghĩa 20.900.000 2, Đỗ Thị Nga- Bắc Ninh 13.400.000 ……….. ………
KTV dựa vào mối quan hệ của các đối tượng phải thu và nội dung kinh tế của các nghiệp vụ để phân loại lại các khoản phải thu cho phù hợp. Sau đây là trích giấy tờ làm việc của KTV:
Bảng 2.11: Tờ 5340_2/8 của công ty Y như sau:
Cũng như khách hàng X, KTV kiểm tra chi tiết trên Sổ chi tiết công nợ của TK 131 để phát hiện các dấu hiệu bất hợp lý. Công việc này thể hiện trên tờ 5340_ 3/8 giống tờ 5340_2/8 của công ty X. KTV sẽ kẹp kèm các giấy tờ làm việc này các Biên bản xác nhận công nợ đã thu thập được để kiểm tra, đối chiếu.
Như vậy trong bước 1 này KTV vừa thực hiện việc công dọc, cộng ngang để đối chiếu, so sánh; đồng thời thực hiện việc soát xét, kiểm tra chi tiết về số
CPA VIETNAM 5340_2/8 Client / Khách hàng: Y Prepared / Người lập: Date:12/3/07 Period / Kỳ: 31/12/2006 Reviewd by / Người soát xét: Date:
Subject / Nội dung: TK 131 Reviewed by / Người soát xét: Date:
Một số các khoản phải thu của các đối tượng trong công ty, công ty vẫn theo dõi trên TK 131 là chưa phù hợp mà phải theo dõi trên TK 136.Cụ thể:
1, Nguyễn Mạnh Sơn 1.456.000 2, Trần Hữu Đạt _ XNK TT 20.323.319 3, Chi nhánh TP HCM 6.293.000 4, Phòng kế hoạch tiếp thị 1.105.940 5, Phòng XNK TT 73.042.000 6, XN dịch vụ 121 Phủ Doãn 57.255.000 159.475.331 Bút toán điều chỉnh Nợ_ 136: 159.475.331 Có_ 131: 159.475.331
liệu, nội dung nghiệp vụ kinh tế trên sổ chi tiết, trên chứng từ (hoá đơn, bản đối chiếu công nợ,…).
B, Bước 2: Gửi thư xác nhận.
Đối với công ty X
Với công ty X là khách hàng năm đầu tiên của CPA VIETNAM, KTV trước tiên yêu cầu công ty X cung cấp các bản đối chiếu công nợ cuối kì kế toán. Sau khi tổng hợp các bản đối chiếu công nợ, KTV có nhận xét như sau: Công ty chưa thu thập đầy đủ biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng tại thời điểm khoá sổ lập BCTC, chi tiết đối chiếu công nợ như sau:
Bảng 2.12: Tổng hợp đối chiếu công nợ
Khoản mục Đã đối chiếu
VNĐ
Chưa đối chiếu VNĐ Cộng VNĐ Tỷ lệ đối chiếu (%) Phải thu khách hàng 3.314.223.903 20.426.418.01 3 23.740.641.916 14 Trả trước cho người bán 11.391.000.00 0 528.217.982 11.919.217.982 96
Sau đó KTV gửi thư xác nhận tới các khách hàng. Do X là khách hàng mới nên hầu hết các khách hàng đều phải gửi thư xác nhận số dư, trừ một số khách hàng có số dư nhỏ. Việc lựa chọn đối tượng để gửi thư xác nhận chủ yếu dựa vào phán xét nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc của KTV chính. Mẫu thư xác nhận được gửi đi như sau:
Bảng 2.13: Mẫu thư xác nhận công nợ phải thu
Tập đoàn công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam Công ty X
Ngày 5 tháng 2 năm 2007 Kính gửi: Ông / Bà Kế toán trưởng
Công ty Công nghiệp tàu thuỷ và xây dựng Hồng Bàng Thưa Quý ông / bà
Nhằm phục vụ mụch đích kiểm toán Báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2006 của công ty X. Kính đề nghị Quý ông / bà xác nhận và gửi trực tiếp cho kiểm toán viên của chúng ttôi, công ty Hợp danh kiểm toán Việt Nam(CPA VIETNAM) theo địa chỉ dưới đây, số dư Quý công ty còn phải trả chúng tôi tại thời điểm 31/12/2006.
Xin vui long gửi Fax, trước khi gửi bản chính qua bưu điện, cho kiểm toán viên của chúng tôi theo số: (84-4) 783 2122.
Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý công ty! (Dấu công ty X)
Giám đốc:
Kính gửi: Công ty Hợp danh kiểm toán Việt Nam ( CPA VIETNAM) Số 17 Lô C2 – Khu Đô thị Trung Yên
Đường Trung Hoà - Quận Cầu Giấy – Hà Nội
Tel (84-4) 783-21-22 Fax: (84-4) 783 21 22
Người nhận: Đặng Thanh Huyền_ Kiểm toán viên
Chúng tôi xin xác nhận số dư chúng tôi phải trả công ty X tại thời điểm 31/12/2006 là: 409.594.525 đồng, ngoài trừ các vấn đề sau:
……… ……… Danh mục kèm theo: Có: Không:
Thay mặt công ty Họ và tên: Chức vụ: (Ký tên, đóng dấu)
Kết quả là hầu hết các khách hàng của công ty X đều phúc đáp thư xác nhận và có đối chiếu công nợ với số liệu khớp đúng. Chỉ có một khách hàng
GEMADEPT có sự chênh lệch giữa số tiền trên sổ kế toán của công ty X với số đối chiếu của GEMADEPT là 164.987.580 đồng. KTV ghi lại kết quả nhận được, ghi chú các đối tượng có chênh lệch làm cơ sở thực hiện bước 3.
Đối với công ty Y
Công ty Y là khách hàng thường xuyên của CPA VIETNAM nên KTV chỉ chủ yếu kiểm tra các biên bản đối chiếu công nợ do chính công ty Y thực hiện ở cuối kì kế toán. Thư xác nhận số dư chỉ gửi cho một số ít khách hàng có số dư lớn bất thường. Thực tế các thư xác nhận đều được phúc đáp và có số liệu khớp đúng .
C, Bước 3: Tiến hành kiểm tra các chứng từ liên quan tới khách hàng có sự chênh lệch giữa sổ sách và thư xác nhận. Bước này được thực hiện như nhau cho cả khách hàng thường xuyên và khách hàng năm đầu.
Theo kết quả ở bước 2, chỉ có một khách hàng của công ty X có sự chênh lệch này. Trích giấy tờ làm việc của KTV cho bước này
Bảng 2.14: Tờ tổng hợp kiểm tra các khách hàng có sự chênh lệch số dư