cơ khí may gia lâm
1. Đặc điểm chung và phân loại vật liệu ở công ty:
Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại phụ tùng, thiết bị ngành may và da giầy nên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh rất đa dạng, bao gồm nhiều chủng loại, quy cách khác nhau, với tính năng lý, hoá, cũng rất khác nhau. Hơn nữa vật liệu lại chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của công ty( khoảng 60%). Điều này càng chứng tỏ vật liệu chiếm một vị trí quan trọng đối với quá trình sản xuất , do đó quản lý tốt vật liệu sẽ là một biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiêu quả sử dụng vốn, tăng khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trờng.
Thực tế đó đã đặt ra cho công ty những yêu cầu cấp thiết trong công tác quản lý, hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu .
Để thuận tiện cho việc sử dụng, quản lý vật liệu, công ty đã phân loại vật liệu thành nhiều nhóm khác nhau. Việc phân loại này căn cứ vào vai trò , tác dụng của vật liêu trong sản xuất .Qua phân loại, vật liệu của công ty đợc chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới bao gồm: gang, thép, sắt, gỗ…
+ Vật liệu phụ: là loại vật liệu mang tính chất phụ trợ trong sản xuất, có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm nh dầu mỡ, que hàn , ốc vít, giẻ lau , bao bì…
+ Nhiên liệu: gồm than đá, hơi đốt,…
+ Phụ tùng thay thế: là những chi tiết , phụ tùng máy móc thiết bị mà công ty mua về để phục vụ cho việc sửa chữa các phơng tiện vận tải, máy móc sản xuất nh vòng bi, dây đai, mỏ hàn…
+ Phế liệu thu hồi: là những loại vật liệu bị thải loại ra trong quá trình sản xuất đợc công ty thu hồi để bán nh đề xê sắt thép các loại…
+ Bao bì đóng gói và vật liệu khác: bao gồm bìa hộp các tông, gỗ hòm, dây nẹp nhựa, túi ni lông, hộp xốp…
Song song với việc phân loại vật liệu, để phục vụ cho việc quản lý vật liệu đợc chặt chẽ hơn, công ty tiến hành đánh số danh điểm cho từng thứ vật liệu, cụ thẻ là lập mã vật liệu theo nguyên tắc duy nhất.
Biểu số 2
Sổ danh điểm vật liệu
Mã vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Tài Khoản Ghi chú 021015 Thép lá CT3 S = 1,5mm Kg 1521
021020 Thép lá CT3S = 2mm Kg 1521
031025 Que hàn điện kg 1522
130011 Sơn tĩnh điện màu kem Kg 1522 131051 GASS(loại 49kg/ bình ) Bình 1523
156001 Vòng bi 6001 Vòng 1524
Việc quản lý vật liệu tai công ty đợc thực hiện ngay từ khâu thu mua vật liệu .Vật liệu mua về sau khi đã đựoc kiểm nghiệm về số lợng chất lợng, quy cách, mẫu mã sẽ đợc phép nhập kho. Vật liệu vào cổng phải có giấy duyệt mua cuả giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền, vật liệu ra cổng phải có phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng với đầy đủ chữ ký của ngời chịu trách nhiệm. Trong quá trình sản xuất tại phân xởng không đợc để tồn đọng nhiều vật t ( nếu có phải nhập lại kho để bảo quản).
Công ty cơ khí may Gia Lâm sử dụng trên 100 loại vật t với đủ chủng loại, tính năng khác nhau. Hiện nay công ty tổ chức hệ thống kho nh sau:
+ Kho vật liệu chính + Kho vật liệu phụ
+ Kho nhiên liệu + Kho phế liệu
+ Kho phụ tùng thay thế + Kho vật liệu khác + Kho bán thành phẩm
Đối với công tác định mức tiêu hao vật t, công ty có một bọ phận theo dõi thực hiện các mức này và tiến hành hoàn thiện. Hệ thống định mức đợc xây dựng căn cứ vào bản vẽ thiết kế của phòng kĩ thuật, sản xuất thử và đợc lu tại bộ phận cấp phát vật t của phòngkinh doanh.
2. Tính giá vật liệu tại công ty:
a. Giá thực tế vật liệu nhập kho:
* Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho:
Giá thực tế vật liệu mua ngoài
nhập kho =
Gía mua trên hoá đơn (giá cha có thuế GTGT) + Thuế nhập khẩu ( nếu có ) + Chi phí thu mua - Các khoản giảm trừ
Theo quy định của phòng kinh doanh, chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, bảo hiểm cho vật liệu, công tác phí của cán bộ thu mua, giá trị vật liệu hao hụt trong định mức.
* Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thanh toán với ngời nhận gia công.
* Vật liệu nhập kho do công ty tự sản xuất :
Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá thành công xởng cuả vật liệu đó. *Phế liệu nhập kho: giá thực tế nhập kho là giá bán ớc tính theo mặt bằng thị trờng.
b. Giá thực tế vật liệu xuất kho:
Công ty sử dụng giá bình quân gia quyền để tính giá thực tế vật liệu xuất kho. Theo phơng pháp này, kế toán phải xác định chính xác giá thực tế vật liệu nhập kho của từng lần nhập. Cuối kỳ , tính ra đơn giá xuất theo công thức:
Giá đơn vị bình
quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
- - Lọng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
3.Thủ tục nhập , xuất vật liệu và hạch toán ban đầu:
Vật liệu sử dụng tại công ty đa dạng về chủng loại và đợc thu mua từ rất nhiều nguồn cung cấp khác nhau. Thủ tục thu mua và nhập kho vật liệu đợc tiến hành tại công ty nh sau:
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, định mức vật t kĩ thuật và tiến độ giao hàng cho khách, bộ phận mua hàng thuộc phòng kinh doanh lập giấy đề nghị mua vật t và trình giám đóc duyệt. Sau khi đợc duyệt, phòng kinh doanh cử cán bộ mua hàng đi khảo sát giá để quyết định lựa chọn nhà cung cấp, kí kết mua hàng hoặc lấy giấy báo giá rồi làm thủ tục xin mua vật t . Nếu mua vật t với số lợng lớn thì phòng kinh doanh làm hợp đồng mua bán vật t theo phơng thức mua tại cửa kho, ngời bán sẽ chở vật t đến cửa kho của công ty và giao hàng theo hợp đồng đã kí kết giữa hai bên. nếu mua vật t với số lợng nhỏ, cán bộ mua vật t làm thủ tục tạm ứng tiền đi mua vật t và sau khi vật t đã đựoc kiểm nhậnvà nhập kho thì làm thủ tục thanh toán theo quy định. Khi bộ phận mua hàng thực hiện xong việc mua vật liệu, vật liệu về đến kho thì căn cứ trên hoá đơn của ngời bán hoắc hợp đồng mua bán làm cơ sở, ban kiểm nghiệm vật t của công ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm (đối với những vật liệu quan trọng) trớc khi nhập kho. Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện vật liêu thừa hoặc thiếu hay không đúng quy cách, phẩm chất nh trên hoá đơn mua hàng hoặc hợp đồng, ban kiểm nghiệm phải báo ngay cho phòng kinh doanh biết để có biện pháp xử lý kịp thời.
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật t ( nếu có) phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho vật t (3 liên - đặt giấy than viết 1 lần). Phụ trách phòng kinh doanh kí tên và chuyển cả 3 liên xuống kho làm căn cứ kiểm nhận vật t . căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc của phòng kinh doanh, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho, ghi số lợng thực nhập vào phiếu và cùng ngời giao hàng kí vào từng liên. Trờng hợp kiểm nhận phát hiện vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách, mẫu mã nh ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng ngời giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phong kinh doanh biết.
Phiếu nhập kho sau khi đã có đủ chữ kí của ngời phụ trách phòng kinh doanh, nguời giao hàng, ngời nhận hàng, thủ kho giao cho ngời giao hàng một liên kèm theo hoá đơn bán hàng để lảm thủ tục thanh toán, 1 liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ, 1 liên còn lại cùng với biên bản thừa ( thiếu) vật liệu ( nếu có) gửi về phòng kinh doanh.
ở phòng kinh doanh, sau khi nhận đợc phiếu nhập kho chuyển lên, thống kê vật t sẽ vào thẻ kho theo số lợng thực nhập. Cuối tháng cùng so sánh với thẻ kho của thủ kho và kế toán vật liệu để kiểm tra cho từng loại vật liệu.
Biểu số 3
Công ty cơ khí may Gia Lâm
Giấy đề nghị mua vật t
Số: 01/KD Đơn vị đề nghị: phòng Kinh doanh
I/ Lý do đề nghị mua vật t:
Số TT Tên, loại sản phẩm, hàng hoá Số lợng Số hợp đồng, đơn đặt hàng 1 Tủ hồ sơ 5 ngăn kéo
( 1.5m x 0,8m x 0,6m ) 1000c HĐ số 01/KD ngày 06/01/2002 II/ Vật t cần mua: TT Tên, loại vật t ĐV Số lợng cần dùng Số lợng tồn ở kho Số lợng cần phải mua 1 2 3 Thép lá CT3 S =1,5mm Thép lá CT3 S =2mm Que hàn điện φ 2,5mm Kg Kg KG 60.000 40.000 500 15.000 10.000 50 45.000 30.000 450
4 5 6 Bột sơn tĩnh điện GASS (49Kg/bình) Vòng bi 6001 Kg Bình Vòng 2.000 100 20.000 200 10 2.000 1.800 90 18.000 Ngày 2 tháng 01 năm 2002
Giám đốc duyệt T.phòng Kinh doanh Ký Ký
Biểu số 4
Công ty cơ khí may Gia Lâm
Giấy xin mua vật t
Số: 12/KD-MVT Đơn vị đề nghị: phòng Kinh doanh