Để đảm bảo tốt công tác quản lý nguyên vật liệu thì phải theo dõi phản ánh chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu theo từng chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị theo từng thứ, từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản. việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu để đáp ứng đợc yêu cầu này, thủ tho và kế toán hàng tồn kho có chung trách nhiệm trong việc quản lý vật t hàng hoá giữa thủ kho và kế toán có mối quan hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ, nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết vật t hàng hoá theo phơng pháp phù hợp.
Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phòng kế toán Công ty áp dụng ph- ơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển ở kho theo dõi về mặt số lợng còn:
ở phòng kế toán: theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị vật t, nhiệm vụ cụ thể ở phòng kế toán và ở kho là khác nhau
Tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Thẻ kho đợc mở cho từng thứ vật liệu quy định. Sau đó giao các chứng từ này cho kế toán nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu nhận chứng từ do thủ kho lập, cuối tháng căn cứ vào số d trên từng thẻ kho thủ kho ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển do phòng kế toán lập ở cột số lợng và chuyển lên phòng kế toán.
Thẻ kho
Kho: Kho VT kho vật t
Vật t: Vật liệu VLC001 Gabađinlen rêu nội - khổ 1,5 mét Từ ngày 01/6/2006 đến ngày 27/06/2006
Tồn đầu: 8.102,8
Chứng từ Diễn giải SL nhập SL xuất Tồn kho
07/06 - 11/06 08/06 - 12/06 10/06 - 12/06 25/06 - 41/06 27/06 T-CD Xuất tạm - TT vật t sau HĐSX số 441 - 20 quần CB nam Nhập vải Công ty 28 HĐSX số 37 - 5000 áo nam LQ Nhập lại vải (PX 66/2) 6.400 144 1.600 800 6.502,8 5.702,8 12.102,8 SL nhập: 6.544 SL xuất: 2.400 Tồn cuối: 12.246,8 Lập ngày 28 tháng 06 năm 2006 Kế toán trởng Ngời lập biểu
Thẻ kho
Kho: Kho VT kho vật t
Vật t: Vật liệu C99 Vải katê mộc K 1,25 Từ ngày 01/6/2006 đến ngày 28/06/2006 Tồn đầu: 3.754
Chứng từ Diễn giải SL nhập SL xuất Tồn
kho 05/06 - 12/06 Nhập vải xí nghiệp dệt 76.256 10/06 - 13/06 HĐSX số 25+27: 10.000 áo cộc tay LQ 3500 QPCS nam LQ, xí nghiệp may 2 10.340 17/06 - 15/06 HĐSX số 32: 4000 QPCS nam LQ, xí nghiệp may 3 8.520 21/06 - 29/06 HĐSX số 33: 4000 QPCS nam
LQ 500 áo CB nam dài tay LQ
8.637
20/06 - 30/06 HĐSX số 42: 4000 QPCS nam LQ 500 áo CB nam cộc tay LQ
12.840
23/06 - 30/06 HĐSX số số 44: 2000 QPCS áo dài tay, 8000 quần áo dài CB nam LQ, xí nghiệp may 3
11.300
SL nhập: 76.256 SL xuất: 51.637 Tồn cuối:28.373 Lập ngày 28 tháng 06 năm 2006 Kế toán trởng Ngời lập biểu
ở phòng kế toán: kế toán theo dõi nguyên vật liệu dựa vào các chứng từ ban đầu là các phiếu nhập,. xuất để quản lý thông qua bộ phận quản lý vật liệu bằng máy vi tính. Sau khi nhập dữ liệu là các chứng từ ban đầu, chơng trình máy sẽ tự động lập vào những bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất, tổng hợp phát sinh nhập, xuất tổn.
Sơ đồ kế toán vật liệu ở công ty 20:
Phơng pháp lập báo cáo nhập, xuất , tồn kho vật liệu nh sau: Tồn đầu kỳ: Căn cứ vào số liệu tồn cuối kỳ của tháng trớc
Nhập trong kỳ: Căn cứ vào phiếu nhập kho trong tháng của từng thứ vật liệu.
Xuất trong kỳ: Căn cứ vào phiếu xuất kho trong tháng Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ
Chơng trình kế toán máy sẽ tự động tính toán vật liệu tồn kho sau mỗi lần xuất và vật liệu tồn kho cuối kỳ kế toán chỉ việc nhập số liệu của chứng từ theo từng thứ vật liệu tơng ứng.
Cùng với việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày, thì việc tổ chức kế toán tổng hợp nhập, xuất, nguyên liệu - vật liệu là rất quan trọng không thể thiếu, kế toán sử dụng các tài khoản thích hợp để phản ánh kiểm tra, giám sát sự biến động của nguyên liệu - vật liệu dạng tổng quát
Chứng từ vật tư
Phiếu nhập
Phiếu xuất
Phiếu điều chuyển
Sổ chi tiết vật tư
Thẻ kho Tổng hợp N-X-T In phiếu nhập, phiếu xuất, bảng kê Sổ chi tiết nguyên vật liệu
Phần III
Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu ở công ty 20 3.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu ở Công ty 20
Để kế toán tổng hợp nhập kho vật liệu, Công ty 20 sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 152 - nguyên vật liệu TK này đợc mở thành tài khoản cấp 2 nh sau:
TK 1521 - nguyên liệu, vật liệu chính TK 1522 - vật liệu phụ
TK 1523 - nhiên liệu
TK 1424 - phụ tùng sửa chữa thay thế TK 1425 - Bao bì và vật liệu khác
TK 331 - phải trả ngời bán tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty với ngời cung cấp vật t, ngời nhận thầu về các khoản đầu t.
TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ
Ngoài các TK trên, kế toán tổng hợp nhập kho vật liệu tại công ty 20 còn sử dụng các tài khoản liên quan nh: TK 111, 112, 141, 621, 336…
Các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu tại công ty diễn ra thờng xuyên liên tục và vật liệu của công ty rất đa dạng nhiều chủng loại nên công ty đã sử dụng ph- ơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán giúp cho việc hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu đợc thuận tiện và hình thức kế toán công ty áp dụng là "Nhật ký chung".
Việc theo dõi về mặt giá trị các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho vật liệu đ- ợc kế toán thực hiện trên máy vi tính. Khi nhận đợc các chứng từ ban đầu, kế toán lấy dữ liệu từ các chứng từ đó nhập vào máy tính và sẽ đợc tự động định khoản toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh dựa trên cơ sở danh mục vật liệu, danh
mục dạng nhập, xuất vật liệu, danh mục định khoản vật liệu đã đ… ợc đăng ký ở phần từ điển của chơng trình BALANCE. Kế toán có thể theo dõi các nghiệp vụ hợp đồng, công nợ với từng đơn vị (từng khách hàng) trên máy thông qua phần nghiệp vụ trên các phiếu nhập, phiếu xuất đợc kế toán vật liệu vào máy. Cuối tháng sau khi chạy tổng hợp, kế toán máy sẽ tự tính và cập nhật lại giá vốn của vật liệu nhập, xuất kho, đa ra bảng kê chứng từ theo đối tợng, bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng, bảng kê chứng từ theo nghiệp vụ sổ cái, tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng tổng hợp phát sinh theo đối tợng.
Vật liệu nhập của công ty hầu hết là mua ngoài nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giữa công ty tiến hành. Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trớc, trả bằng tiền mặt, trả bằng tiền gửi ngân hàng hoặc trả sau. Với những lô hàng mua lẻ, số lợng ít, giá trị không cao công ty có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu, đối với những lô hàng có giá trị lớn công ty không thể thanh toán ngay cho ngời cung cấp đợc thì kế toán phải phản ánh theo dõi nợ phải trả cho ngời cung cấp đó cho đến khi có khả năng thanh toán đợc (thoả thuận với ngời cung cấp về thời hạn thanh toán) thì tiến hành thanh toán xoá nợ.
ở công ty , khi mua vật liệu, vật liệu đợc chuyển về công ty luôn có hoá đơn kèm theo, không có trờng hợp vật liệu đã đợc chuyển về mùa hoá đơn cha về và ngợc lại. Vì vậy kế toán tổng hợp nhập liệu ở công ty không sử dụng tài khoản 151 - hàng mua đang đi trên đờng.
Kế toán tổng hợp nhập vật liệu đợc thực hiện nh sau:
Khi nhận đợc chứng từ nhập vật liệu (hoá đơn, phiếu nhập kho) kế toán thực hiện định khoản ngay trên phiếu nhập
- Trờng hợp nhập kho do mua ngoài:
Đối với những vật liệu có giá trị nhỏ công ty có khả năng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc gửi ngân hàng mua về. Kế toán căn cứ vào hoá đơn thuế GTGT bên bán giao cho, căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng để hạch toán, kế toán ghi:
Nợ TK 152: giá cha có thuế
Có TK: 111, 112: tổng tiền thanh toán
Ví dụ: căn cứ vào phiếu nhập kho số 36 ngày 26/06/2006 và phiếu chi số 23 ngày 26/06/2006 nhập kho khoá nhựa mua của công ty Thịnh Hào đã thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK: 152 5.634.000 Nợ TK: 133 563.400
Có TK: 111 6.197.400
Đối với những lô hàng lớn công ty không có khả năng thanh toán mà phải mua chịu của khách hàng kế toán ghi:
Nợ TK: 152: giá cha có thuế GTGT Nợ TK: 133: số thuế GTGT đầu vào
Có TK 331: tổng số tiền thanh toán
Ví dụ phiếu nhập kho số 25 ngày 20/06/2006 hoá đơn số 45073 ngày 20/06/2006 của công ty dệt Hà Nam trị giá vật liệu sợi khăn mặt ghi trên hoá đơn là 210.562.000 giá cha có thuế GTGT, thuế GTGT 10%.
Kế toán ghi:
Nợ TK 152: 210.562.000 Nợ TK 133: 21.056.200
Có TK 331: 231.618.200
Khi công ty thanh toán cho ngời bán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng kế toán ghi:
Nợ TK: 331
Có TK: 111, 112
Ví dụ: căn cứ giấy báo nợ của Ngân hàng ngày 06/06/2006 thanh toán tiền hàng cho Công ty dệt Hà Nam số tiền là 231.618.200 kế toán ghi:
Nợ TK 331: 231.618.200
Có TK 112: 231.618.200
- Công ty tạm ứng cho bộ phận tiếp liệu để mua nguyên vật liệu khi nhập kho vật liệu mua bằng tiền tạm ứng kế toán ghi:
Nợ TK 152 (giá cha có thuế) Nợ TK 133 số thuế GTGT đầu vào
Có TK 141 tổng số tiền thanh toán
Ví dụ: Theo hoá đơn số 033226 nhập than (anh Đức) số tiền vật liệu 8.630.000, tiền thuế GTGT 863.000 tổng số tiền thanh toán 9.493.000 kế toán phản ánh nh sau:
Nợ TK: 152 8.630.000 Nợ TK: 133 863.000
Có TK: 141 9.493.000
Trờng hợp công ty ứng trớc tiền hàng cho đơn vị bán, kế toán ghi: Nợ TK 331
Có TK: 111, 112
ở công ty cha có trờng hợp nguyên vật liệu mua về đợc giảm giá so với giá đã thoả thuận và đợc ghi trên hoá đơn.
Đối với vật liệu công ty nhập kho từ các xí nghiệp thành viên trong công ty căn cứ phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK: 152
Có TK: 336
Ví dụ phiếu nhập kho số 2 ngày 05/06/2006 công ty nhập vải phin rêu của xí nghiệp dệt. Trị giá vải nhập kho là: 543.245.900
Kế toán ghi:
Nợ TK: 152 543.245.900
Có TK :336 543.245.900
Trờng hợp vật liệu xuất thừa chủng loại hoặc phân xởng may cần đổi lại chủng loại khi nhập lại kho vật liệu kế toán ghi:
Nợ TK: 152 Có TK 621
Ví dụ theo phiếu nhập kho ngày 27/06/2006 đồng chí Tâm - phân xởng cắt xí nghiệp may 2 nhập lại vải Gabadin len rêu nội do không đúng chủng loại yêu cầu với giá trị là 4.671.000 kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK: 152 4.671.000
áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chung" thì các nghiệp vụ kế toán liên quan đến các nghiệp vụ nhập vật liệu trong tháng sẽ đợc kế toán ghi vào các sổ sau:
Bảng kê nhập vật liệu
Bảng tổng hợp phát sinh nhập vật liệu Sổ chi tiết công nợ
Tổng hợp phát sinh theo đối tợng
Bảng tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào
Bảng kê nhập vậtliệu đợc lập vào cuối tháng, đợc lập cho từng tập chứng từ đã đợc phân loại. Chứng từ nhập đợc phân loại theo đối tợng ngời cung cấp sau đó lại phân loại theo thứ tự vật liệu, ngày tháng phát sinh chứng từ, hình thức thanh toán…
Đối với hàng may hợp đồng gia công cho những đơn vị bên ngoài thì những nguyên vật liệu đợc khách hàng cung cấp chỉ lập bảng kê theo dõi số l- ợng.
Còn những nguyên liệu do đơn mua về làm phụ gia để gia công thì đợc lập bảng kê theo dõi riêng.
Bảng tổng hợp phát sinh nhập đợc dựa vào số liệu tổng hợp trên bảng kê vào cuối tháng của từng nhóm vật liệu.
Sổ chi tiết công nợ để theo dõi chi tiết từng khoản nợ theo từng tên ngời bán, từng xí nghiệp thành viên trên bảng chi tiết công nợ máy tính có thể theo dõi riêng chi tiết tới từng ngời bán, từng xí nghiệp.
Số d đầu tháng hai là số d cuối tháng một chuyển sang. Trong tháng các nghiệp vụ mua vật liệu liên quan đến phải trả ngời bán sẽ đợc ghi vào bên cột phát sinh có, khi thanh toán sẽ đợc ghi vào bên phát sinh nợ. Cuối tháng lấy số d đầu tháng + tổng phát sinh có - tổng phát sinh nợ để tính ra số d cuối tháng.
Bảng tổng hợp phát sinh theo đối tợng lập để theo dõi tổng nhập, tổng xuất trong nguyên vật liệu theo từng đối tợng cung cấp, đối tợng sử dụng, số
liệu đợc lập bảng đợc dựa vào bảng chi tiết công nợ, bảng kê phiếu nhập, phiếu xuất số phát sinh sẽ đ… ợc tính vào cuối ngày của ngày cuối tháng.
Bảng kê hoá đơn chứng từ của hàng hoá mua vào đợc lập để theo dõi số thuế GTGT đầu vào, kế toán dựa vào hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào để lập vào máy sau đó máy sẽ tự động lập bảng kê hoá đơn chứng từ của hàng hoá mua vào theo những chỉ tiêu đã lập và chơng trình máy tính tự động.
áp dụng hình thức kê toán "nhật ký chung" các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập vật liệu trong kỳ sẽ đợc kế toán thực hiện hạch toán trên máy vi tính nh sau:
Khi nhận đợc phiếu nhập kho, kế toán vật liệu nhập số liệu vào máy theo các chỉ tiêu: số phiếu, ngày lập phiếu, họ tên ngời giao hàng, tên đơn vị bán hàng, số hoá đơn mua hàng, số lợng vật liệu và số tiền cuối tháng máy sẽ lập…
Biểu VCT - 01
Bảng kê phiếu nhập
Từ ngày 01/06/2006 đến ngày 28/06/2006
Chứng từ Diễn giải Số lợng Giá Tiền
Số N
01/06 03/06 Túi đựng tất kinh tế Cái (BB001) Nhập túi đựng bít tất kho vật t công ty in hàng không (K0419) 331 BB 001 túi đựng tất kinh tế 115.400 310 35.774.000
02/06 05/06 Vải phin rêu - khổ 1,25m (VLC 032) nhập vải kho vật t xí nghiệp dệt (XXN71) 336 VLC 032 - phin rêu - K1,25m 136.700 3.974 543.245.900 02/06 05/06 Vải ka tê mộc - khổ 1,25 m (VLC009) nhập vải kho vật t xí nghiệp dệt (NXN 71) 336 VLC 009 - ka tê mộc K1,25m 76.256 7.528 574.055.168 04/06 06/06 Túi PE 40 x 60 cái (BB002) Nhập túi PE 40x60 kho vật t Công ty may thêu thành công 331 BB 002 túi PE 40 x 60 cái
2.000 123,5 247.000
04/06 06/06 Túi PE 32 x 55 cái (BB 003) Nhập túi PE 32 x 55 kho vật t Công ty may thành công (KD0129) 331 BB 003 túi PE 32 x 55 cái
20.000 111,8 2.236.000
Từ bảng kê phiếu nhập, máy vi tính sẽ chuyển vào bảng tổng hợp phát sinh nhập theo nhóm vật liệu và đợc ghi chép theo giá trị vật liệu số lợng nhập đồng thời theo dõi chi tiết công nợ, máy tính sẽ chuyển số liệu vào sổ…
chi tiết công nợ TK 331 theo từng tên ngời bán và sổ chi tiết công nợ TK 336 của từng xí nghiệp thành viên, phiếu nhập và máy tính sẽ tự định khoản sau đó máy sẽ lập bảng tổng hợp phát sinh TK 152 theo từng đối tợng.