1. Mục đích của công tác kiểm kê.
Kiểm kê NVL, CCDC ở các doanh nghiệp nhằm xác định số lợng, chất l- ợng và giá trị từng loại NVL, CCDC hiện có, kiểm tra tình hình nhập, xuất, tồn, và xử lý đúng nguyên tắc những trờng hợp mất mát, thiếu hụt, kém phẩm chất. Qua đó, nâng cao hiệu quả công tác quản lý NVL, CCDC. Công việc kiểm kê phải đợc tiến hành ít nhất một lần trong năm ở mỗi doanh nghiệp vào cuối năm khi lập báo cáo quyết toán năm. Công việc đợc thực hiện bởi hội đồng kiểm kê do doanh nghiệp lập.
Nguyên tắc tổ chức thực hiện công tác kiểm kê NVL, CCDC.
- Lựa chọn phơng pháp kiểm kê thích hợp với từng loại NVL, CCDC, dùng các phơng tiện đo lờng, kiểm tra số lợng và chất lợng từng thứ NVL, CCDC. Với những hàng hoá vật t có đặc điểm đặc biệt phải có công cụ chuyên dùng để thực hiện đo lờng khi kiểm kê.
- Thành lập hội đồng kiểm kê, định giá NVL, CCDC. Hội đồng kiểm kê do doanh nghiệp thành lập ít nhất gồm kế toán trởng, thủ kho, kế toán vật t, nhân viên kỹ thuật...có nhiệm vụ kiểm kê và đánh giá NVL, CCDC tồn kho, kết quả đợc ghi vào biên bản kiểm kê.
2. Hạch toán kết quả kiểm kê:
Kết quả công tác kế toán đợc tập hợp vào biên bản kiểm kê để từ đó có quyết định xử lý, lập kết quả đánh giá hàng tồn kho. Kế toán tiến hành hạch toán công tác kiểm kê và tổ chức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho NVL, CCDC.
* Ghi nhận kết quả kiểm kê:
- Phản ánh giá trị tài sản thiếu tại kho:
Nợ TK 642: Giá trị tài sản thiếu trong định mức.
Nợ TK 138 (138.1): Gía trị tài sản thiếu ngoài định mức chờ xử lý Có TK liên quan 152, 153...
Nợ TK liên quan 152, 153...Giá trị tài sản thừa. Có TK 642: Thừa trong định mức.
Có TK 338 (338.1): Giá trị thừa ngoài định mức chờ xử lý.
* Ghi nhận kết quả xử lý tài sản thừa, thiếu.
- Xử lý số thiếu:
Nợ TK 138 (138.1): Phải thu cá nhân.
Nợ TK 334: Cá nhân bồi thờng trừ vào lơng.
Nợ TK liên quan (821, 421...) Tính vào chi phí bất thờng hay trừ vào thu nhập sau thuế.
Có TK 138 (138.1): Xử lý số thiếu. - Xử lý số thừa:
Nợ TK 338 (338.1): Giá trị thừa đã xử lý. Có TK liên quan 411, 421,721...
V- Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ :
Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phơng diện kế toán một sự giảm giá trị tài sản do nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn.
Các khoản lập dự phòng giảm giá có một vai trò quan trọng đối với một Doanh nghiệp, vai trò đó đợc thể hiện trên các phơng diện sau:
+ Phơng diện kinh tế: Nhờ các khoản dự phòng giảm giá đã làm cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản.
+ Phơng diện tài chính: Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán, nên doanh nghiệp tích luỹ đợc một số đáng kể đã đợc phân chia số này đợc sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ các khoản chi phí hay lỗ đã dự phòng khi các chi phí này phát sinh ở niên độ kế toán sau. Thực chất các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lu động trớc khi sử dụng thực thụ.
+ Phơng diện thuế khoá: Dự phòng giảm giá đợc ghi nhận nh là một khoản chi phí làm giảm lợi tức phát sinh.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho NVL đợc lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của
hàng tồn kho nhng cha chắc chắn. Qua đó phản ánh đợc giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính.
Giá trị thực hiện thuần
của HTK
= Giá gốc của HTK + Dự phòng giảm giá HTK
Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đợc lập cho các loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất các loại vật t, hàng hoá...mà giá thị trờng thấp hơn giá đang ghi sổ kế toán. Những loại vật t này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý chứng minh giá của vật t tồn kho.
• Phơng pháp xác định dự phòng giảm giá HTK
* Tài khoản hạch toán:
Tài khoản 159 : dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá không dùng đến vào cuối niên độ
kế toán:
Bên có: Trích dự phòng cần lập vào cuối niên độ . D có: Số dự phòng đã trích.
* Phơng pháp hạch toán:
- Cuối niên độ kế toán hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trớc: Nợ TK 159:
Có TK 721:
- Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới: Nợ TK 642 (642.6):
Có TK 159:
- Trong niên độ kế toán tiếp theo mọi biến động về giá cả HTK (tăng, giảm) phản ánh ở tài khoản 412.
- Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích dự phòng nh trên. Mức dự phòng
HTK cần lập cho năm tới
Số lợng HTK đến
cuối niên độ kế toán Mức giảm giá HTK
VI- Hạch toán hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS- International Accounting Standard) và vận sự vận dụng của kế toán Việt nam khi hạch toán NVL, CCDC:
1. Hạch toán hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán quốc tế:
Theo IAS, nguyên vật liệu là một trong những tài sản tồn kho và nó đợc quản lý, hạch toán theo phơng pháp kế toán hàng tồn kho tức là dựa trên nguyên tắc nguyên giá. Điều chủ yếu trong kế toán nguyên vật liệu sẽ đợc hạch toán nh một tài sản và đợc mang sang cho đến khi chi phí sản xuất hoặc doanh thu (trờng hợp xuất bán nguyên vật liệu cho các doanh nghiệp khác) có liên quan đ- ợc ghi nhận IAS-2 cung cấp hớng dẫn thực tế về việc xác định giá phí và sau đó là việc hạch toán nguyên vật liệu và chi phí, cung cấp các công thức tính giá trị nguyên vật liệu tồn kho.
1.1- Xác định giá phí nhập kho nguyên vật liệu:
Khi nguyên vật liệu mua về nhập kho, tuỳ từng thứ, từng loại nguyên vật liệu mà nó có thể đợc sử dụng ngay vào sản xuất sản phẩm hoặc là phải qua chế biến để nhập kho phục vụ cho sản xuất sau này cũng nh để bán cho đơn vị khác (coi nh hàng hoá). ứng với mỗi loại hàng hoá nh vậy IAS-2 lại có quy định giá phí nhập kho riêng với cơ cấu và cách tính giá khác nhau.
Theo IAS-2 các yếu tố cấu thành giá phí nhập kho gồm:
- Tổng chi phí mua.
- Chi phí chế biến (nếu có).
- Các chi phí khác.
1.1.1- Tổng chi phí mua: Theo IAS-2 tổng chi phí mua bao gồm: - Giá mua ghi trên hoá đơn mua nguyên vật liệu.
- Chi phí liên quan đến việc mua nguyên vật liệu. + Thuế nhập khẩu và các thứ thuế khác. + Chi phí vận chuyển bốc dỡ
+ Các chi phí khác phân bổ trực tiếp vào việc mua nguyên vật liệu. - Giảm giá thơng mại (đợc trừ vào tổng chi phí mua giảm giá thơng mại có ở):
+ Mua nhiều.
+ Giới thiệu cho khách hàng mới. - Chiết khấu (do thanh toán trớc thời hạn).
Ngoài ra có thể tính vào từng chi phí mua phần lỗ hối đoái mua từng trờng hợp đặc biệt là đơn vị tiền tệ kế toán đột xuất giảm trầm trọng so với ngoại tệ mua nguyên vật liệu gần thời điểm mua (Chuẩn mực IAS-21)
1.1.2- Chi phí chế biến:
Cũng nh sản xuất ra sản phẩm nguyên vật liệu gia công chế biến thêm sau đó sử dụng hoặc bán cũng qua các khâu của giai đoạn gia công chế biến. Vì vậy trong nó sẽ bao gồm một số yếu tố chi phí nhất định nh: chi phí nhân công chế biến, khấu hao máy móc dùng để gia công.
1.1.3- Các chi phí khác:
Các chi phí khác đợc tính vào giá phí tồn kho là các chi phí mà doanh nghiệp phải chịu để đa hàng về địa điểm và trạng thái hiện tại.
Theo IAS - 2 các chi phí không đợc tính vào giá phí NVL, CCDC nhập kho có thể là: Tổng chi phí quản lý mà không góp phần đa NVL, CCDC về địa điểm và trạng thái hiện tại, các chi phí bán hàng …
1.1.4- Chi phí tài chính:
Theo chuẩn mực IAS-23 trong vài trờng hợp đặc biệt, chi phí tài chính có thể tính vào giá phí nguyên vật liệu nhập kho. Chẳng hạn nh: chi phí tài chính đó gắn liền với mua nguyên vật liệu nhập kho, chi phí đó rất có thể mang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp trong tơng lai...
1.2- Phơng pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu:
Theo IAS - 2 trớc hết để tính giá xuất kho nguyên vật liệu kế toán cần phải phân biệt đợc hai loại nguyên vật liệu là: nguyên vật liệu nhận diện đợc và nguyên vật liệu không nhận diện đợc. Vì vậy phơng pháp tính giá xuất kho sẽ khác nhau.
1.2.1- Loại nguyên vật liệu nhận diện đợc:
Đối với các loại nguyên vật liệu nhận diện đợc thì giá phí xuất kho gồm tất cả các giá phí đích thị của nó.
1.2.2 Loại nguyên vật liệu giống nhau không nhận diện đợc: Đối với loại này chuẩn mực IAS-2 đa ra hai công thức: - Công thức “chuẩn”
+ Nhập trớc-xuất trớc (FIFO) + Bình quân gia quyền (CMP) - Công thức “thay thế chấp nhận đợc”
+ Nhập sau- xuất trớc (LIFO)
Nếu sử dụng công thức LIFO cần phải có một số thông tin là các báo cáo tài chính phải cho biết chênh lệch giữa giá trị tồn kho trên bảng báo các kế toán hoặc giá trị thấp nhất giữa giá trị đợc tính theo một trong hai công thức “chuẩn” (FIFO, CMP) và giá trị có thể bán đợc thuần (là giá ớc tính có thể bán đợc trong điều kiện kinh doanh bình thờng trừ chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm và những chi phí cần thiết để bán hàng sau này) hoặc giá trị thấp nhất giữa giá ghi hiện tại trong ngày kế toán và giá có thể bán đợc thuần (hay giá lợi ích trong việc dùng).
1.3- Xác định giá trị nguyên vật liệu tồn kho tại thời điểm kế toán:
1.3.1- Nguyên tắc: Theo IAS-2 vào thời điểm kế toán giá trị nguyên vật liệu tồn kho đợc đánh giá trên cơ sở thấp nhất giữa giá phí nhập kho và giá có thể bán đợc thuần (giá trị tài sản trên báo cáo tài chính không thể cao hơn giá trị lợi ích trong việc dùng nguyên vật liệu).
1.3.2- Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu đợc tiêu thụ trong quá trình sản xuất không đợc giảm giá nếu thành phẩm đợc sản xuất từ nguyên vật liệu đợc bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó.
- Tuy nhiên trong trờng hợp giảm sút giá mua trên thị trờng của các nguyên vật liệu làm cho giá phí thành phẩm cao giá có thể bán đợc thuần, thì giá trị ghi sổ kế toán của nguyên vật liệu này phải đợc giảm xuống bằng giá có thể bán đợc thuần của nó. Trong trờng hợp này giá mua của nguyên vật liệu có thể đợc coi là giá có thể bán đợc thuần của nó.
2. Sự vận dụng của kế toán Việt nam khi tính giá NVL, CCDC.
Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giữa hệ thống kế toán Việt nam và chuẩn mực kế toán quốc tế về cơ bản là giống nhau. Tuy nhiên vẫn có những điểm khác nhau :
Hệ thống kế toán Việt nam
Đánh giá nguyên vật liệu:
Giá thực tế nguyên vật liệu xuất đợc xác định bằng một trong các phơng pháp:
- Phơng pháp bình quân gia quyền - Phơng pháp nhập trớc- xuất trớc - Phơng pháp nhập sau- xuất trớc - Phơng pháp giá thực tế đích danh...
Chuẩn mực kế toán quốc tế
Giá thực tế NVL xuất đợc xác định bằng một trong các phơng pháp:
-Phơng pháp bình quân gia quyền. -Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc -Phơng pháp nhập sau - xuất trớc. -Phơng pháp giá thực tế đích danh... Trong đó u tiên phơng pháp nhập trớc – xuất trớc và phơng pháp bình quân gia quyền.
Thiếu hụt nguyên vật liệu trong kho do hậu quả của việc kiểm kê:
- Phải ghi nợ tài khoản 138 để Giám đốc xem xét.
Đợc đa vào tài khoản lãi- lỗ.
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho : -Nếu giá thị trờng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ thấp hơn so với giá mua có thể có phần dự phòng cho khoản thiếu hụt này.
- Dự phòng giảm giá đợc trích vào cuối niên độ kế toán và trớc khi lập báo cáo tài chính.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho có thể đợc lập ngay sau khi cấp quản lý nhận thấy giá trị của nó bị giảm. Khi đó giá trị NVL, CCDC đợc phản ánh theo giá trị thực hiện ròng.
Phần II
Thực trạng công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện
A - Khái quát chung về Công ty Thiết bị đo điện
I - Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Thiết bị đo điện :
Sau khi đất nớc thống nhất, điện khí hoá trở nên một yêu cầu cấp thiết nhằm phục vụ cho quá trình công nghiệp hoá. Việc mở rộng mạng lới điện làm nảy sinh nhu cầu rất lớn về các thiết bị điện. Một loạt các nhà máy sản xuất thiết bị phục vụ cho ngành điện đợc thành lập trong thời gian này để đáp ứng nhu cầu đó.
Công ty Thiết bị đo điện đợc thành lập ngày 1/4/1983 theo QĐ số 317/CK -CB ngày 24/12/1982 của Bộ Cơ khí luyện kim tách ra từ một xởng của nhà máy Chế tạo biến thế. Công ty lúc đó có tên nhà máy chế tạo Thiết bị đo điện. Lúc mới thành lập nhà máy có gần 300 công nhân ( 50% là nam, 50% là nữ ) với bậc thợ bình quân 3/7, số vốn đợc cấp ban đầu là 10.267.000 đồng ( vốn cố định : 5.216.000 đồng, vốn lu động : 5.051.000 đồng ). Lúc này nhiệm vụ sản xuất chủ yếu của nhà máy là sản xuất các loại máy phát điện có công suất từ 2kw đến 200 kw ( chiếm 70% tổng giá trị sản lợng ). Ngoài ra nhà máy còn sản xuất các loại thiết bị đo điện nh công tơ 1 pha, công tơ 3 pha, máy biến dòng hạ thế, đồng hồ Vôn - ampe.
Năm 1989 - 1990, Nhà nớc chuyển đổi cơ chế kinh tế từ bao cấp sang hạch toán kinh doanh. Lúc này, nhu cầu về máy phát điện trên thị trờng không còn nữa, song nhu cầu về thiết bị đo điện lại ngày càng tăng. Nắm đợc xu hớng đó, nhà máy giảm dần việc sản xuất các loại máy phát điện, đi sâu nghiên cứu chế tạo các thiết bị đo điện. Các thiết bị đo điện trở thành sản phẩm chính của nhà máy. Sự chuyển hớng đúng đắn này đã giúp nhà máy đứng vững trớc những khó khăn do cơ chế thị trờng đa đến. Năm 1991, đợc sự cho phép của Bộ và Thành phố, nhà máy đã xây dựng khách sạn và văn phòng cho thuê trên phần đất do nhà máy quản lý. Từ năm 1993, kinh doanh dịch vụ khách sạn trở thành một bộ phận trong hoạt động kinh doanh của nhà máy, tạo điều kiện cho nhà máy có thêm nguồn vốn tích luỹ, cho đổi mới công nghệ.
Năm 1994, nhà máy thực hiện đổi tên theo quyết định số 173QĐ / TCCBĐT của Bộ trởng Bộ Công nghiệp nặng. Tên mới của nhà máy là Công ty Thiết bị đo điện, tên giao dịch quốc tế là EMIC ( Electric Measuring Instrument Company ) công ty là một doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính và có t cách pháp nhân. Công ty Thiết bị đo điện trực thuộc Tổng công ty Thiết bị kỹ thuật điện - Bộ Công nghiệp.