2.1. Hạch toán ban đầu:
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu cả về số lợng, chất lợng và giá trị. Bằng việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Công ty sẽ đáp ứng đ- ợc yêu cầu này.
Để có thể tổ chức thực hiện đợc toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và công tác hạch toán chi tiết nói riêng thì trớc hết phải dựa trên cơ sở chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán.
Thực tế tại Công ty, chứng từ kế toán đợc sử dụng gồm: - Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
Đối với mỗi hạng mục công trình ở từng giai đoạn phòng kế hoạch xem xét, nghiên cứu, tính toán xem công trình hạng mục công trình cần có những loại vật t gì với khối lợng, số lợng bao nhiêu, sau đó lập hạn mức cho từng công trình đó. Nhân
viên cung ứng của đội, xí nghiệp xây dựng có thể căn cứ vào nhu cầu thực tế và tiến độ thi công xây dựng của từng công trình đối chiếu với hạn mức vật liệu quy định, tiến hành tìm kiếm nguồn hàng và hợp đồng mua bán vật liệu với đơn vị bán. Sau đó gửi hợp đồng lên phòng kế toán xin tạm ứng, phòng kế toán xem xét, đối chiếu với hạn mức khi tạm ứng trình tự hạch toán đợc tiến hành nh sau:
Nhân viên cung ứng nhận tiền mặt, ngân phiếu để mua vật t, khi vật liệu về đến kho thì nhân viên cung ứng mang hoá đơn GTGT của bên bán vật t lên ngời có trách nhiệm ở đội kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn, đối chiếu các chỉ tiêu chủng loại, quy cách vật liệu, số lợng, khối lợng phẩm chất ghi trên hoá đơn với thực tế. Sau khi kiểm tra, nếu đồng ý thì cho nhập số vật liệu đó, khi nhập kho thủ kho phải xem xét số vật liệu nhập đó có đúng chủng loại, số lợng ghi trên hoá đơn, cho tiến hành nhập kho và ghi ký nhận số thực nhập vào phiếu nhập kho, phiếu nhập kho đợc lập thành ba liên, đa cho ngời giao hàng cùng ký xác nhận vào ba liên đó.
- Một liên giao thủ kho gửi để ghi vào thẻ kho.
- Một liên kẹp cùng hoá đơn GTGT chuyển lên phòng kế toán. - Một liên giao cho đội giữ để đối chiếu.
- Ví dụ: Trong tháng 10/2005 Công ty đã mua xi măng của Công ty xây dựng Sông Đà II và nhận đợc hoá đơn chứng từ sau:
Hoá đơn (GTGT)
Liên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày 2 tháng 10 năm 2005
Mẫu số: 01QTKT-3LL DL/99-b