Nhiệm vụ của kế toán quản trị là phải kiểm soát được chi phí và lợi nhuận, nên khi thiết lập SAP, việc cần thiết là phải tạo CC và PC cho toàn bộ các bộ phận, chi phí và lợi nhuận các bộ phận được hạch toán vào CC và PC của bộ phận đó. Mỗi một PC có thể có nhiều CC nhưng một CC chỉ là con của một PC. Các bộ phận phục vụ không trực tiếp tạo ra lợi nhuận ví dụ như tài chính, nhân sự, ban quản trị, IT và hành chánh, mỗi bộ phận có một trung tâm chi phí, CC của các bộ phận này gọi là CC chức năng, nên các CC này cuối kỳ sẽ được phân bổ cho các CC trực tiếp tạo ra doanh thu. Tùy vào mức độ kiểm soát của nhà quản lý mà CC được tạo ra nhiều hay ít để phục vụ cho nhu cầu kiểm soát, mỗi trưởng bộ phận có nhiệm vụ kiểm tra chi phí của bộ phận mình. Đó cũng là lý do để kế toán quản trị gửi báo cáo chi phí cho các bộ phận vào mỗi tháng với dữ liệu tổng hợp từ BW. Với bộ phận hoạt động, chi phí và doanh thu của lô hàng hoặc dịch vụ sẽ được xác định ngay trên trung tâm lợi nhuận của loại hình hoạt động đó, chi phí và lợi nhuận của bộ phận tạo ra doanh thu được thiết lập với CC và PC trực tiếp, nghĩa là nhận phân bổ chi phí từ các bộ phận chức năng cộng với chi phí của hoạt động tại bộ phận, từ đó suy ra được lợi nhuận của bộ phận hoạt động.
Tỉ lệ phân bổ được xác định dựa trên thời gian trung bình mỗi một nhân viên phục vụ cho các bộ phận trực tiếp, tỉ lệ phân bổ được Giám đốc tài chính duyệt vì nó ảnh hưởng đến tính hợp lý của lợi nhuận được tạo ra của từng bộ phận.
b. BW (Business Warehouse): kho dữ liệu
Tất cả các dữ liệu trong SAP được đổ vào BW ngày 2 lần, BW là nơi chứa dữ liệu từ SAP và hỗ trợ báo cáo cho việc quản lý. Tùy vào từng bộ phận, BW phục vụ cho các mục tiêu khác nhau. Tất cả các báo cáo trong BW được kết nối với những phần hành cụ thể trong quy trình như là qui trình mua, qui trình bán, trung tâm lợi nhuận, trung tâm chi phí và những cái khác…
BW hỗ trợ nhiều trong các báo cáo tự chọn cho từng qui trình, với nhiều trường chọn lựa như mong muốn, điều này có lợi cho việc phân tích số liệu.
Về cấu trúc, BW là một excel cao cấp với nhiều điều kiện chọn lọc. Ví dụ báo cáo lãi lỗ được chọn theo hoạt động kinh doanh.
Tùy vào mục tiêu mà người sử dụng có thể chọn lựa và có thể lưu lại dưới dạng excel.