II / Chức năng của công ty
2. Nhiệm vụ của công ty
2.1. Công ty có trách nhiệm tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình theo đúng ngành nghề, mặt hàng đã đăng ký kinh doanh, theo khuôn khổ pháp luật.
- Chế biến nông sản thực phẩm sạch an toàn, chất lợng và các dịch vụ khác.
- Thực hiện các dịch vụ giao nhận, vận chuyển, ký gửi hàng t vấn và đại lý khách hàng.
- Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế khác, tiến hành các hoạt động kinh doanh ngành nghề theo đúng quy định về quản lý vốn, tài sản, các quỹ, kế toán chế độ kiểm toán mà Nhà nớc quy định, chịu trách nhiệm về tính xác thực về hoạt động tài chính của Công ty.
- Chịu trách nhiệm nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác.
2.2. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có những nhiệm vụ cụ thể:
- Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác.
- Thực hiện các nghĩa vụ dịch vụ ngời lao động của Bộ luật lao động, đảm bảo cho ngời lao động tham gia hoạt động quản lý của công ty.
- Thực hiện các quy định của Nhà nớc về bảo vệ môi trờng, tài nguyên, vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kế toán, báo cáo định kỳ theo quy định của Nhà nớc, chịu trách nhiệm về tính xác thực của nó.
- Chịu sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng tuân thủ các quy định về thanh tra của cơ quan tài chính và các cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức bộ máy đào tạo cán bộ công nhân viên của công ty đáp ứng đầy đủ nhu cầu học tập, thăng tiến của nhân viên.
III. quy mô - cơ cấu tổ chức của công ty
Về mặt nhân sự Công ty hiện có 36 cán bộ công nhân viên. Về trình độ chuyên môn có 1 Tiến sĩ, 15 ngời có trình độ Đại học và những cán bộ kỹ s có trình độ kinh doanh. Lực lợng lao động trẻ của công ty chiếm tỷ lệ cao trên 70% là lực lợng lao động đầy đủ nhiệt tình, nhiệt huyết nhng họ vẫn còn thiếu kinh nghiệm. Do đó để đạt đợc năng suất, hiệu quả lao động tối đa công ty cần có chính sách đào tạo thêm nghiệp vụ cho lao động trẻ.
Ngoài ra cần nâng cao doanh thủ và đẩy mạnh quá trình thu hồi công nợ, công ty đã áp dụng chế độ khen thởng doanh thu, giúp công nhân có thêm thu nhập ngoài lơng cơ bản. Thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên trong công ty đạt khoảng 1.200.000đ/tháng.
- Bộ máy quản lý của công ty có kết cấu liên kết chặt chẽ từ ban giám đốc xuống các phòng ban phân xởng. Bộ máy tổ chức gồm 1 giám đốc, 3 phó giám đốc: Phó giám đốc sản xuất, phó giám đốc kinh doanh và phó giám đốc phụ trách đối ngoại, đối nội và 3 phòng ban, 2 phân xởng sản xuất và 3 cửa hàng, đại lý kinh doanh.
sơ đồ: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty Đức Việt
Giám đốc
PGĐ sản xuất PGĐ kinh doanh PGĐ phụ trách đối nội
- đối ngoại Xởng sản xuất và chế biến Kho hàng kho nguyên vật liệu Phòng kinh doanh Các đại lý bán buôn bán lẻ Cửa hàng bán lẻ Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính
Chức năng của từng phòng ban
* Giám đốc: Do ông Mai Huy Tân, tiến sĩ của công ty, ông có vai trò là ngời quản lý cao nhất trong doanh nghiệp. Giám đốc là ngời quyết định đờng lối kinh doanh, chỉ đạo các hoạt động để thực hiện đờng lối này. Giám đốc chịu trách nhiệm về các hoạt động của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trớc tổ chức bộ máy quản trị và có quyền quyết định tuyển dụng hay sa thải nhân viên, đa ra các quyết định điều động bổ nhiệm, thởng phạt cho ngời lao động, tổ chức phân phối các hoạt động giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, xác định nguồn lực và hớng phát triển trong tơng lai. Bên cạnh đó giám đốc công ty còn chỉ đạo trực tiếp phòng kế toán tài vụ, tổ chức hoạt động y tế, văn phòng.
* Phó giám đốc kinh doanh: Là ngời quản lý chủ yếu các bộ phận kinh doanh giúp cho giám đốc, xây dựng các chiến lợc phát triển thị trờng, kế hoạch và hiệu quả kinh doanh, quản lý các hệ thống cửa hàng, đại lý và chịu trách nhiệm trớc giám đốc.
* Phó giám đốc sản xuất: Thay mặt và giúp đỡ giám đốc quản lý công tác các bộ phận sản xuất, quản lý các phân xởng sản xuất nhà kho và nguyên nhiên liệu sản xuất. Có nhiệm vụ tiếp thu ý kiến về sản phẩm, chịu trách nhiệm về chất lợng sản phẩm, quản lý các nhân viên thuộc trách nhiệm của mình và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động mà mình quản lý trớc giám đốc.
* Phó giám đốc đối nội - đối ngoại: Giúp giám đốc quản lý các công tác đối nội, đối ngoại, lên kế hoạch viếng thăm, tiếp khách, quản lý nhân sự, thay mặt giám đốc và phải chịu trách nhiệm về các mặt quản lý của mình trớc giám đốc.
* Phòng kinh doanh: Trởng phòng kinh doanh phải chịu trách nhiệm chính về hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn hàng giao dịch với khách hàng, tổ chức nhận hàng, bán buôn, bán lẻ, mở rộng thị trờng tiêu thụ hàng hoá và chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình tr- ớc Phó giám đốc kinh doanh.
* Cửa hàng giới thiệu sản phẩm: Làm nhiệm vụ giới thiệu hàng và bán hàng, quảng bá sản phẩm rộng rãi cho công ty.
* Các đại lý bán buôn, bán lẻ: Chịu trách nhiệm phân phối hàng hàng cho Công ty và chịu sự giám sát của công ty.
* Phân xởng sản xuất : Chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm đáp ứng nhu cầu đặt hàng, chất lợng, số lợng, kiểm tra giám sát về an toàn thực phẩm
* Kho hàng, nguyên vật liệu: Thực hiện việc tiếp nhận giao nhận, kiểm kê và bảo quản các loại hàng hoá, nguyên liệu thực hiện việc quản lý và dự trữ hàng, nguyên vật liệu cho công ty.
* Phòng tài chính kế toán: Phụ trách phòng kế toán là kế toán trởng có vị trí tơng đơng với trởng phòng. Phòng Kế toán có nhiệm vụ hạch toán quá trình kinh doanh bằng cách thu nhận chứng từ, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh tính toán, tổng hợp phân tích để đa ra các thông tin dới dạng báo cáo.
* Phòng hành chính: Xây dựng và quản lý mô hình tổ chức kế hoạch, lao động tiền lơng. Tham mu cho giám đốc về các công tác tổ chức, qui hoạch cán bộ, bố trí sắp xếp cơ cấu nhân viên. Soạn thảo các qui chế, qui định trong công ty, tổng hợp hoạt động, lập công tác cho giám đốc quản trị hành chính, văn th lu trữ, đối ngoại pháp lý.
2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
- Phòng kế toán dới sự lãnh đạo của Giám đốc công ty và chịu sự quản lý chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trởng, phòng gồm 5 ngời tất cả đều đợc đào tạo qua các trờng lớp chuyên ngành tài chính kế toán từ trung cấp đến đại học. Đứng đầu là kế toán trởng chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty về công tác kế toán, tài chính, báo cáo kế toán tài chính định kỳ.
- Phòng kế toán đợc chia ra làm các bộ phận kế toán theo dõi các lĩnh vực :
* Kế toán trởng : Theo dõi chung về chuyên môn, quản lý về lao động và tình hình nhập, xuất vật t, các khoản mục khác có liên quan đến sản phẩm thông qua các số liệu đã đợc tập hợp.
* Kế toán tổng hợp : Theo dõi tất cả tình hình nhập, xuất vật t và các vấn đề của kế toán. Thực hiện phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức lu trữ tài liệu kế toán, kiểm tra tình hình thực hiện nhiệm vụ hạ giá thành và cung cấp số liệu cho kế toán trởng để tổng hợp.
* Kế toán thanh toán : Theo dõi chi tiết thanh toán với ngời bán, thanh toán lơng, bảo hiểm cho công nhân viên đồng thời theo dõi tình hình lập và sử dụng các quỹ của công ty, tình hình thu - chi, tồn quỹ tiền mặt.
* Kế toán giá thành : Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ tính giá thành cho từng loại sản phẩm, theo dõi doanh thu bán hàng
và thanh toán công nợ với khách hàng tính toán tiền lơng, BHXH và các khoản khác cho cán bộ công nhân viên ở công ty.
* Quỹ và ngân hàng : Quỹ gửi tiền mặt ghi sổ (lu) thu, chi tiền mặt trên cơ sở căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt của kế toán thanh toán.
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
3. Hình thức sổ kế toán :
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đặc điểm chủ yếu của hình thức sổ kế toán nàylà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại theo các chứng từ cùng nội dung, tính chất nghiệp vụ đều lập chứng từ ghi sổ trớc khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp.
Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và việc ghi sổ kế toán chi tiết.
Sổ kế toán đợc sử dụng trong hình thức bao gồm : Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và một số sổ khác.
Trình tự ghi sổ :
- Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý hợp pháp của chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ ?
- Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đợc ghi vào sổ kế toán chi tiết. - Các chứng từ thu, chi tiền mặt đợc thủ quỹ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho phòng kế toán.
- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ các tài khoản. Kế toán trởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán giá thành Quỹ và ngân hàng
- Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản.
- Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết giữa bảng cân đối đối phát sinh với chứng từ ghi sổ.
- Tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán.
Sau đây là trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ :
Ghi chú :
→ Ghi hàng ngày ⇒ Ghi cuối tháng <--> Đối chiếu
* Phơng pháp kế toán hàng tồn kho công ty thực hiện phơng pháp kê khai thờng xuyên, phơng pháp tính giá vốn hàng tồn kho, xuất kho theo giá mua thực tế và áp dụng đơn giá bình quân gia quyền để tính giá trị vật liệu tồn kho, xuất kho.
* Phơng pháp tính khấu hao theo phơng pháp đờng thẳng. * Phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ quỹ Chừng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Bảng đối chiếu phát sinh
Bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán khác
Bảng chi tiết số phát sinh
4. Tình hình tài chính và tài sản cố định
- Hiện nay công ty khá đảm bảo về tình hình tài chính. Về mặt nhân sự công ty có 36 cán bộ công nhân viên có trình độ, kỹ thuật theo các bậc học từ trung cấp đến đại học. Lực lợng lao động trẻ chiếm tỷ lệ cao trên 70% với đầy đủ nhiệt tình, năng động, sáng tạo. Do đó năng suất thu nhập của công ty đạt hiệu quả cao. Thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên trong công ty đạt khoảng 1.200.000đ/tháng. So với mức sống hiện nay thì mức lơng trên t- ơng đối ổn định làm cho tình hình tài chính của công ty khá ổn định. Với hình thức trả lơng theo nghị định 26CP của Chính phủ và áp dụng hình thức khoán sản phẩm công ty từng bớc cải thiện thu nhập cho công nhân viên trong công ty. Cụ thể theo bảng sau :
* Nguồn lực tài chính :
Năm 2000 : 500.000.000đ Năm 2001 : 737.000.000đ Năm 2002 : 3.340.000.000đ
- Lợi nhuận là kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh. Lợi nhuận thể hiện hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Năm 2000 lợi nhuận của công ty là -64.721.270đ. Công ty lỗ là 64.721.270đ. Do mới đi vào hoạt động kinh doanh nên mọi thứ còn mới mẻ, thị trờng còn xa lạ, vật t tồn kho còn nhiều, vốn đầu t xây dựng lớn.
- Năm 2001 lợi nhuận công ty đạt 5.371.722đ. Trong năm thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh thứ 2 thực chất chỉ còn là năm đầu, công ty bắt đầu có lợi nhuận.
- Năm 2002 lợi nhuận đạt là : 26.441.757đ, lợi nhuận của công ty ngày càng tăng lên qua các năm. Công ty bớc đầu làm ăn có hiệu quả và bớc vào giai đoạn sản xuất kinh doanh.
Lợi nhuận ngày càng cao nhng công ty vẫn cần phải phấn đấu để đạt hiệu quả cao hơn nữa.
* Cơ cấu vốn của công ty nh sau :
- Công ty TNHH Đức Việt là mô hình công ty vừa sản xuất vừa làm nhiệm vụ kinh doanh thơng mại nên cơ cấu vốn nh sau :
Năm 2001 vốn lu động : 257.405.668đ năm 2002vốn lu động là : 443.250.738đ nhiều hơn năm 2001 là : 185.845.070 hay chiếm 72,2%.
Vốn cố định năm 2002 : 490.806.541đ đến năm 2003 tăng lên là 652.928.635đ nhiều hơn so với năm 2002 : 162.122.094đ hay chiếm 33,03%.
Vốn lu động của công ty năm 2003 là : 1.732.460.381đ nhiều hơn so với năm 2002 là : 1.289.209.643 hay 290,85%.
Năm 2002 vốn cố định của công ty là 1.845.282.710đ nhiều hơn so với năm 2003 là : 1.192.354.075 nay 182,6%.
Vốn lu động của công ty không ngừng tăng qua 3 năm là do mới đi vào hoạt động, đầu t nhiều phơng tiện, dây chuyền công nghệ và mở rộng sản xuất để đáp ứng nhu cầu thị trờng.
Cơ cấu vốn lu động so với tổng số vốn : Năm 2001 Vốnluđộng x100%= 257.405.668 Tổng số vốn 748.212.209 Năm 2002 Vốn luđộng x 100%= 443.250.738 x 100%=40,43% Tổng số vốn 1.096.179.373 Năm 2003 : 091 . 743 . 577 . 3 381 . 460 . 732 . 1 x 100% = 48,42%.
Nhìn chung cơ cấu vốn lu động, vốn cố định của công ty đang đi vào ổn định. Vốn lu động tăng nhanh so với vốn cố định. Năm 2001 tỷ lệ vốn, cơ cấu vốn lu động trong tổng số vốn là 34,4%. Năm 2002 tỷ lệ vốn, cơ cấu vốn lu động trong tổng số vốn là 40,43%. Đến năm 20031 tỷ lệ vốn, cơ cấu vốn lu động trong tổng số vốn của công ty là 48,42% trong tổng số vốn đầu t của công ty gần tơng đơng với vốn cố định. Nh vậy cơ cấu này là phù hợp với doanh nghiệp vừa sản xuất vừa thơng mại.
B. Tình hình hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ hiện nay ở công ty TNHH sản xuất thơng mại và dịch vụ Đức Việt.
1. Tình hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh :
- Từ khi đi vào sản xuất kinh doanh đến nay sản phẩm chủ yếu của công ty là mặt hàng xúc xích Đức đợc sản xuất dây chuyền công nghệ của Đức. Nguyên liệu và toàn bộ gia vị đợc nhập khẩu từ Đức và đợc Bộ Y tế chứng nhận là sản phẩm an toàn vệ sinh chất lợng cao, không dùng hoá chất trong bảo quản và chế biến, thực hiện đầy đủ các qui định của Nhà nớc nh
kiểm tra định kỳ chất lợng sản phẩm, mua bảo hiểm trách nhiệm dân sự đối với sản phẩm của công ty. Khi sản xuất và xuất xởng mỗi lò sản phẩm công ty đều giữ lại 1 sản phẩm mẫu để đối chứng, tự nguyện đăng ký labon ở Đức, tự