Bảng số 3.1
Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh
Tháng... năm...
Ngày tháng
Chứng từ Diễn giải Phải thu từ ngời mua
Ghi Có TK doanh thu
SH NT Hàng hoá Thành phẩm Dịch vụ Số trang trớc chuyển sang Ngày... tháng... năm
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng số 3.2
Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Nhật ký thu tiền
Tháng... năm...
NT ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Ghi
Nợ TK Ghi Có các TK SH NT Tài khoản khác Số tiền Số hiệu Số trang trớc chuyển sang Ngày... tháng... năm...
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Về sổ sách, Công ty nên thiết kế chế mẫu sổ sách giống nh chế độ do Bộ Tài Chính ban hành. Đặc biệt với TK131, ở công ty số lợng nghiệp vụ phát sinh trên tài khoản này nhiều do đó Công ty nên mở sổ chi tiết theo dõi cho từng khách hàng chứ không nên theo dõi chung trên cùng một sổ chi tiết nh vậy vừa
không đúng chế độ kế toán hiện hành, vừa khó theo dõi và khó quản lý công nợ của từng khách hàng. Mẫu sổ chi tiết TK131 nh sau:
Bảng số 3.3
Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Sổ chi tiết TK131 Đối tợng:... Tháng... năm... NT ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Thời hạn đợc chiết khấu Số phát sinh Số d SH NT Nợ Có Nợ Có 1.Số d đầu kỳ 2.Số phát sinh trong kỳ ... Cộng số phát sinh 3. Số d cuối kỳ Ngày...tháng... năm...
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Hiện nay, Công ty đang còn tồn tại tình trạng là chứng từ bị dồn vào cuối kỳ kế toán và cha đợc vào sổ sách để theo dõi. Do vậy công ty nên có quy định, định kỳ khoảng 3 hoặc 4 ngày thủ kho phải chuyển hoá đơn lên phòng kế toán để ghi sổ đảm bảo việc theo dõi đợc thờng xuyên tình hình nhập – xuất – tồn kho thành phẩm, tránh tình trạng công việc phân bổ không đều, dồn công việc vào cuối tháng, ảnh hởng đến chất lợng công việc.
3.3.2. Về hệ thống tài khoản
Công ty vẫn đang sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính mà cha có sự sửa đổi bổ xung cho phù hợp. Công ty nên mở thêm các tài khoản cấp hai để dễ dàng cho việc theo dõi, định khoản, phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị mình. Ví dụ: tại Công ty chỉ sản xuất hai loại sản phẩm là
tấm lợp AC và tấm lợp KLM và công ty chỉ sử dụng TK155 để theo dõi chung cho cả hai sản phẩm, nh vậy sẽ khó theo dõi hơn hoặc định khoản sẽ phức tạp hơn nếu nh Công ty mở tài khoản cấp hai thành TK1551: Tấm lợp AC, 1552: Tấm lợp KLM sẽ khoa học hơn rất nhiều.
3.3.3. Về hạch toán thành phẩm
3.3.3.1. Hạch toán chi tiết thành phẩm
Để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm ở Công ty cả phòng kế toán, tại kho và cả phòng kinh doanh tiếp thị đều theo dõi. Điều này là không cần thiết vì số liệu trùng lặp tốn thời gian. Nh vậy có thể chỉ cần phòng kế toán và tại kho theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm mà không cần phòng kinh doanh tiếp thị phải làm vấn đề này nh vậy sẽ giảm tải khối lợng công việc cho phòng kinh doanh mà vẫn đảm bảo theo dõi đợc chính xác tình hình nhập xuất và tồn kho thành phẩm.
3.3.3.2. Hạch toán tổng hợp thành phẩm
Thực tế tại công ty kỳ tính giá thành là vào cuối tháng do đó dẫn đến tình trạng dồn công việc vào cuối tháng, gây khó khăn cho công việc và dễ để xảy ra sai sót khi nghiệp vụ quá nhiều . Vì vậy, kế toán nên sử dụng giá thành kế hoạch làm giá hạch toán hàng ngày. Giá thành kế hoạch có thể là mức giá ớc l- ợng của công ty hoặc là giá thực tế của kỳ trớc... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cuối tháng khi tính đợc giá thành thực tế sản phẩm nhập kho, kế toán xác định hệ số giá để điều chỉnh giá hạch toán theo giá thành thực tế thành phẩm xuất kho.
Giá thực tế thành phẩm
nhập kho =
Giá hạch toán thành
phẩm xuất kho x Hệ số giá
Hệ số giá =
Giá thực tế thành phẩm tồn đầu kỳ + Giá thực tế thành phẩm nhập trong kỳ
Giá hạch toán thành phẩm tồn đầu kỳ + Giá thực tế thành phẩm nhập trong kỳ
3.3.4. Về hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ
3.3.4.1. Về hạch toán doanh thu và giá vốn
Khi có nghiệp vụ phát sinh về tiêu thụ thành phẩm để đảm bảo đúng trình tự ghi chép và để tiện cho việc theo dõi doanh thu, thành phẩm và giá vốn thành phẩm, công ty nên vừa định khoản để xác định doanh thu của số sản phẩm tiêu thụ, vừa ghi định khoản giá vốn của số thành phẩm xuất bán:
Khi thành phẩm đợc xác định là tiêu thụ:
Nợ TK111, 112, 131... : Tổng giá thanh toán
Có TK511 : Doanh thu số thành phẩm bán ra Có TK3331 : Thuế GTGT đầu ra
Đồng thời kế toán ghi:
Nợ TK632 : Giá vốn của số thành phẩm bán ra Có TK155 : Gía thành của số thành phẩm xuất kho
3.3.4.2. Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
Để đảm bảo sự thống nhất về tài khoản cũng nh để dễ quản lý, dễ theo dõi và để đảm bảo đúng chế độ kế toán hiện hành công ty nên hạch toán riêng khoản giảm giá hàng bán hiện tại công ty đang hạch toán bên Nợ TK511 sang hai tài khoản là TK521 và TK635. Với các khoản giảm do khách hàng mua th- ờng xuyên ổn định và mua với số lợng lớn thì hạch toán vào TK521- chiết khấu thơng mại, còn giảm giá với khách hàng thanh toán ngay hoặc thanh toán trớc hạn thì đó là khoản chiết khấu thanh toán và hạch toán vào TK635-chi phí hoạt động tài chính.
+ Khi công ty chấp nhận chiết khấu thanh toán cho ngời mua khi ngời mua thanh toán tiền trớc thời hạn theo hợp đồng, kế toán ghi:
Nợ TK635: Số chiết khấu thanh toán chấp thuận cho khách hàng
Có TK111, 112, 131... : Số chiết khấu thanh toán chấp thuận cho khách hàng
+ Trờng hợp phát sinh các khoản chiết khấu thơng mại, kế toán ghi: Nợ TK521 : Chiết khấu thơng mại chấp thuận cho khách hàng Nợ TK331 : Thuế GTGT tơng ứng với phần chiết khấu
Có TK111, 112, 131...: Tổng số chiết khấu thơng mại
+ Cuối kỳ kế toán kết chuyển các khoản chiết khấu thơng mại sang TK511:
Nợ TK511 : Tổng số chiết khấu thơng mại phát sinh trong kỳ Có TK521 : Kết chuyển chiết khấu thơng mại
3.3.4.3. Về hạch toán các khoản phải thu khách hàng
Để tránh tình trạng chiếm dụng vốn, công ty nên thực hiện thờng xuyên hơn chiết khấu thanh toán với khách hàng đồng thời nên tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán ngay. Đối với một số trờng hợp để tránh rủi ro khi không thu đợc nợ của khách hàng, cuối niên độ kế toán công ty nên trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi.
+ Mức dự phòng các khoản phải thu khó đòi đợc xác định theo một trong hai phơng pháp sau:
Phơng pháp kinh nghiệm: Đây là phơng pháp mang tính định tính cao,
trên cơ sở phân tích tính chất các khoản phải thu và dựa vào hoạt động kinh nghiệm nhiều năm, kế toán ớc tính tỷ lệ các khoản phải thu khó đòi trên doanh số hàng bán cha thu đợc tiền hoặc trên tổng số các khoản phải thu hiện hành. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số dự phòng cần lập cho năm tới = Tổng doanh số bán chịu X Tỷ lệ phải thu khó đòi ớc tính
Phơng pháp xác định dựa vào thời gian quá hạn thực tế: Cuối kỳ công
ty rà soát lại các khoản phải thu quá hạn, phân tích khả năng thanh toán của khách hàng , lập bảng phân tích các khoản phải thu theo thời gian. Kế toán ớc tính tỷ lệ phải thu khó đòi dựa trên thời gian quá hạn, nếu khoản nợ quá hạn càng lâu thì tỷ lệ phải thu khó đòi càng lớn và lập bảng ớc tính các khoản phải thu khó đòi.
Sốdự phòng cần lập cho khách hàng đáng ngờ i = Số nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ i X Tỷ lệ ớc tính không thu đợc ở khách hàng i
Cuối niên độ kế toán căn cứ vào các khoản phải thu khó đòi dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, kế toán tính toán xác định mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi:
Nợ TK6426
Có TK139: Dự phòng phải thu khó đòi
Cuối niên độ kế toán sau, nếu số dự phòng cần lập < số dự phòng đã lập thì kế toán tiến hành hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi còn lại:
Nợ TK139 Có TK6426
Ngợc lại nếu số dự phòng cần lập > số dự phòng đã lập thì kế toán tiến hành trích lập bổ xung. Đồng thời kế toán tiếp tục tính và xác định mức trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi ở niên độ kế toán sau.
+ Trong niên độ kế toán tiếp theo kh thu hồi hay xoá sổ các khoản nợ phải thu đã lập dự phòng, sau khi trừ đi số tiền đã thu, số thiệt hại còn lại sẽ đợc trừ vào dự phòng sau đó trừ tiếp vào chi phí quản lý:
Nợ TK111, 112
Nợ TK139 : Trừ vào dự phòng
Nợ TK6426 : Tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131, 138...: Toàn bộ số nợ xoá sổ
Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK004- Nợ khó đòi đã xử lý
Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi đã lập dự phòng nhng nay lại thu đợc thì kế toán hoàn nhập dự phòng đã lập:
Nợ TK139 Có TK6426
3.3.4.4. Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
- Thứ nhất, về việc hạch toán chi tiết chi phí bán hàng: Tại công ty sổ chi tiết chi phí bán hàng và sổ cái rất giống nhau do Sổ chi tiết chi phí bán hàng công ty không mở riêng cho từng loại sản phẩm. Điều này dẫn đến việc trùng lặp không cần thiết hơn nữa lại không theo dõi đợc chi phí bán hàng cho từng
loại sản phẩm. Do đó sổ chi tiết chi phí bán hàng của Công ty nên thay đổi để vừa khoa học, vừa tiện cho việc theo dõi, nên mở sổ để theo dõi chi phí bán hàng phát sinh cho từng loại sản phẩm.
- Thứ hai, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh phát sinh không đều giữa các tháng. Bởi vậy nếu sau khi xác định đợc chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp mà kế toán kết chuyển toàn bộ sang TK911 thì sẽ không phản ánh chính xác đợc kết quả tiêu thụ thành phẩm. Do đó công ty cần phải có tiêu thức phân bổ hợp lý để phản ánh chính xác kết quả hoạt động tiêu thụ thành phẩm của mình. Nghĩa là tính xem tỷ lệ một đồng doanh thu thì phải chi ra bao nhiêu đồng chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Tỷ lệ này muốn xác định đợc thì phải căn cứ vào tổng doanh thu và tổng chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của năm trớc.
Ví dụ: Tổng doanh thu năm 2004: 1125 532 440 464 Tổng chi phí bán hàng trong năm 2004: 4 419 013 098
Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp trong năm 2004: 4 785 888 144 Tỷ lệ chi phí bán hàng/doanh thu cả năm
= 4 419 013 098/125 532 440 464 x 100 =3,5%
Tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp/doanh thu cả năm = 4 785 888 144/125 532 440 464 x 100 = 3,8%
Với tỷ lệ phân bổ nh trên, hàng tháng căn cứ vào doanh thu của Công ty kế toán tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng vào TK911 theo công thức:
CPBH phân bổ vào TK911 = Tỷ lệ CPBH x Doanh thu trong tháng CPQLDN phân bổ vào TK911= Tỷ lệ CPQLDN x Doanh thu trong tháng
Sau đó kế toán so sánh giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đã phân bổ vào TK911 với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh. Lúc này sẽ xảy ra hai trờng hợp
+ Nếu chi phí bán hàng phân bổ vào TK911 nhỏ hơn chi phí bán hàng thực tế phát sinh thì kế toán ghi:
Nợ TK911: Chi phí bán hàng phân bổ Nợ TK1422: Phần chênh lệch (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK641: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh
+ Nếu chi phí bán hàng phân bổ vào TK911 lớn hơn chi phí bán hàng thực tế phát sinh thì kế toán ghi:
Nợ TK 911: Chi phí bán hàng phân bổ Có Tk1422: Phần chênh lệch
Có TK641: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh
Nh vậy thông qua tài khoản 1422 kế toán phản ánh một phần chi phí bán hàng vào TK911, lúc đó việc xác định kết quả tiêu thụ của Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh sẽ chính xác hơn.
Với chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán cũng tiến hành tơng tự chi phí bán hàng. Kế toán cũng xác định phần chi phí quản lý doanh nghiệp đợc kết chuyển vào trong tháng và phần chênh lệch kế toán cũng phản ánh vào TK1422
Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2005, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc kết chuyển sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh nh sau:
+ Chi phí bán hàng: 23 093 569 872 x 3,5% = 808 274 945đ
Nh vậy chi phí bán hàng kết chuyển sang TK911 là: 808 274 945đ; số còn lại (808 274 945 - 767 130 553) = 41 144 392 hạch toán vào bên Có TK1422 để tiếp tục phân bổ.
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp: 23 093 569 872 x 3,8%= 877 555 655đ Nh vậy chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển sang TK911 là 877555655đ số còn lại (877 555 655 - 796 553 121) = 81 002 534đ hạch toán vào bên Có TK1422 để tiếp tục phân bổ.
Theo đó, kết quả kinh doanh tháng 1 năm 2005 đợc tính lại nh sau: 23 093 569 872 – (21 110 000 000 + 808 274 945 + 877 555 655) = 297 739 270đ
Chênh lệch so với cách tính bình thờng là: (419 886 198 –297 739 270)= 122 146 928đ
Vậy, nếu thực hiện theo tiêu thức phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nh trên thì trong tháng 1 năm 2005 tổng lợi nhuận từ hoạt động sản xuất của Công ty sẽ là 297 739 270đ
3.3.4.5. Về việc xác định kết quả tiêu thụ
Công ty nên lập báo cáo và xác định kết quả tiêu thụ riêng cho từng loại sản phẩm là tấm lợp AC và tấm lợp KLM.
Việc xác định đợc kết quả tiêu thụ cho từng loại sản phẩm sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn cụ thể và chi tiết hơn về kết quả đạt đợc của từng loại sản phẩm để từ đó đề xuất ra các chiến lợc kinh doanh mới đem lại hiệu quả cao nhất. Vì vậy Công ty nên tiến hành xác định kết quả tiêu thụ theo từng sản phẩm. Muốn vậy công ty cần phải phân bổ đợc chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc cho từng loại sản phẩm trên cơ sở tỷ lệ giá vốn hàng bán của từng loại sản phẩm. Chi phí bán hàng phân bổ cho từng loại sản phẩm = Tổng chi phí bán hàng trong tháng x Tỷ lệ giá vốn hàng bán của từng loại sản phẩm
Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho
từng loại sản phẩm = Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng x Tỷ lệ giá vốn hàng bán của từng loại sản phẩm
Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2005 kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ của sản phẩm tấm lợp AC nh sau:
+ Tỷ lệ giá vốn hàng bán sản phẩm TLAC: = 17727500000/21110000000 = 84%
+ Chi phí bán hàng phân bổ cho sản phẩm TLAC: 808 274 945 x 84% =678 950 954đ
Tỷ lệ giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán của từng loại sản phẩm Tổng giá vốn hàng bán trong tháng
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho sản phẩm TLAC: