2. Tình hình thực tế công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác
2.1.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý thành phẩm
Cân đối tức thì Sửa xoá chứng
từ trùng Chứng từ lưu ở các phần hành kế toán
Khoá sổ cuối tháng
Sổ tổng hợp Báo cáo tài chính Sổ chi tiết Nhập chứng từ gốc hợp ly, hợp lệ. Chứng từ tạm thời Cân đối
Hiện nay, Công ty Bia Hà Nội đang tiến hành sản xuất kinh doanh ba mặt hàng là: Bia chai, Bia lon và Bia hơi. Các mặt hàng này có các đặc điểm sau:
- Đây là những mặt hàng thuộc ngành công nghiệp chế biến, liên quan trực tiếp đến sức khỏe của ngời tiêu dùng nên mọi thành phẩm của công ty trớc khi nhập kho phải qua khâu kiểm nghiệm rất chặt chẽ. - Các loại bia sản xuất ra không có bán thành phẩm để nhập kho hay để bán ra ngoài.
- Bia chai của Công ty đợc bán theo phơng thức thu hồi vỏ chai và vỏ két. Bia chai đợc đóng trong chai thuỷ tinh dung tích 500 ml/1chai, xếp trong két nhựa với số lợng là 20 chai/1 két. Tuy nhiên, bắt đầu từ tháng 1/2002 Công ty chỉ sản xuất loại bia chai có dung tích 450 ml/1 chai. Đối với bia lon, dung tích của 1 lon bia là 330 ml/1lon và đợc đóng trong hộp với số lợng 24lon/1hộp
- Công tác tiêu thụ phải đợc tiến hành nhanh chóng, nhất là đối với bia hơi vì thời gian bảo quản tốt nhất chỉ có 24 giờ.
Những đặc điểm này chi phối trực tiếp đến công tác tổ chức quản lý sản xuất nói chung và công tác kế toán nói riêng. Việc quản lý thành phẩm ở Công ty Bia Hà Nội đợc chú trọng ở tất cả các mặt số lợng và chất lợng, ở tất cả các khâu và các phòng ban đặc biệt là các phòng ban sau:
- Phòng kỹ thuật công nghệ KCS: Có chức năng kiểm tra chất lợng sản phẩm trớc khi nhập kho.
- Kho thành phẩm: Là nơi tiếp nhận các sản phẩm từ phân xởng sản xuất chuẩn bị cho khâu lu thông, đây là nơi số liệu dễ bị sai lệch đòi hỏi phải có sự quản lý khoa học.
- Phòng kế hoạch tiêu thụ: Phòng kế hoạch là nơi xây dựng giá thành kế hoạch quý, năm, xây dựng kế hoạch giá bán và kế hoạch sản phẩm trong năm, chỉ đạo các kế hoạch sản xuất kinh doanh thông qua quản lý số liệu.
- Phòng kế toán: Các nhân viên kế toán có nhiệm vụ thờng xuyên kiểm tra, đối chiếu, giám sát việc ghi chép số liệu nhập xuất tồn với thủ kho, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho công tác quản lý.
2.1.2. Phơng pháp đánh giá thành phẩm:
Mọi nghiệp vụ nhập - xuất thành phẩm đều phải xác định đợc trị giá thành phẩm nhập xuất kho. ở Công ty Bia Hà Nội, thành phẩm đợc đánh giá theo trị giá vốn thực tế.
* Trị giá vốn thực tế thành phẩm nhập kho:
Vì thành phẩm của công ty nhập từ sản xuất trực tiếp tại công ty, nên toàn bộ thành phẩm sản xuất ra đều đợc tính theo giá thành sản xuất thực tế. Giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm nhập kho đợc tính theo từng loại thành phẩm trên cơ sở tổng hợp chi phí trong kỳ.
Bảng tính giá thành
Tháng 12 - 2002
Tên TP Sản lợng ĐVT Tổng giá thành sx thực tế Giá thành đơn vị (1 lít)
Bia chai 2.952.410 Lít 8.279.332.179 2.804
Bia lon 315.025,920 Lít 2.492.016.572 7.910
Bia hơi 1.556.962 Lít 2.215.926.260 1.423
Thành phẩm nhập kho chỉ theo dõi chi tiết hàng ngày về chỉ tiêu số lợng. Cuối tháng căn cứ vào bảng tính giá thành do kế toán chi phí và giá thành cung cấp, kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm sẽ nhập vào máy bút toán phản ánh trị giá vốn thực tế thành phẩm nhập kho trong tháng.
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 11369 ngày 3/12/2002, nhập kho 51.520 lít bia chai với giá thành đơn vị thực tế là 2.804 đồng/lít, trị giá vốn thực tế thành phẩm nhập kho là:
51.520*2 .804 = 144.462.080 đồng. * Trị giá vốn thực tế thành phẩm xuất kho:
ở Công ty Bia Hà Nội, trị giá vốn thực tế thành phẩm xuất kho đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền cho từng loại bia:
Đơn giá bình quân cho từng loại bia =
Trị giá vốn thực tế TP tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế TP nhập trong kỳ Số lợng TP tồn đầu kỳ + Số lợng TP nhập trong kỳ
Trị giá vốn thực tế TP xuất kho = Đơn giá bình quân * Số lợng thành phẩm xuất kho
Công thức tính trị giá vốn thực tế thành phẩm xuất dùng đợc mã hoá trên máy vi tính của công ty nên cuối tháng, sau khi có đầy đủ các số liệu cần thiết máy tính sẽ tự tính trị giá vốn thực tế thành phẩm xuất dùng trong tháng.
Ví dụ: Số liệu tháng 12/2002 về tính trị giá vốn thực tế xuất kho của bia chai
Số lợng Thành tiền D đầu tháng 120.200 219.662.004
Nhập trong tháng 2.952.410 8.279.332.179 Xuất trong tháng 3.026.230
Đơn giá bình quân = 219.120662..200004++28..952279..410332.179 = 2.766,050421 Vậy trị giá vốn thực tế bia chai xuất kho trong tháng 12/2001 là:
3.026.230 * 2.766,050421 = 8.370.704.765
2.1.3. Thủ tục nhập, xuất kho thành phẩm.
a). Thủ tục nhập kho thành phẩm.
Sản phẩm sau khi hoàn thành ở bớc công nghệ cuối cùng, đợc bộ phận kiểm tra chất lợng kiểm tra, xác nhận đạt yêu cầu, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ đợc nhập kho.
Doanh nghiệp có hai kho chứa thành phẩm: kho chứa bia lon và bia chai; kho chứa bia hơi. Loại bia nào nhập kho thì việc nhập kho đợc tiến hành ở kho đấy.
Phiếu nhập kho do thống kê phân xởng phân xởng sản xuất lập, bao gồm 2 liên:
- Liên 1: Lu tại phân xởng sản xuất. - Liên 2: Thủ kho lu giữ tại kho.
Cuối tháng thủ kho mang phiếu nhập kho đến cho thống kê Công ty và kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm. Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm kiểm tra, đối chiếu số liệu thực tế với số liệu cập nhật trên máy vi tính, sau đó kế toán thành phẩm sẽ chuyển trả lại phiếu nhập kho này cho thủ kho để thủ kho lu tại kho.
b). Thủ tục xuất kho.
ở Công ty Bia Hà Nội, thành phẩm xuất kho là để bán cho khách hàng mua theo hợp đồng, bán cho đại lý và xuất cho cửa hàng giới thiệu
Quá trình xuất bán thành phẩm cho khách hàng đợc tiến hành nh sau:
- Cuối năm, khách hàng đến phòng kế hoạch liên hệ mua hàng và đăng ký số lợng mua trong năm sau để phòng kế hoạch tổng hợp lại lập kế hoạch sản xuất. Đến đầu tháng 1 năm thực hiện, khách hàng xem thông báo của phòng kế hoạch để ký hợp đồng mua bán.
- Căn cứ vào kế hoạch lấy hàng trong hợp đồng và số vỏ chai, két mà khách hàng có, phòng kế hoạch sẽ ấn định trớc lịch lấy hàng và số l- ợng hàng mua cho từng khách hàng trong từng tháng. Cứ đến lịch lấy hàng, khách hàng đến phòng kế hoạch để phòng kế hoạch kiểm tra lại sổ theo dõi mua và viết hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cho số lợng sản phẩm mà khách hàng mua.
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho đợc lập thành 4 liên: + Liên gốc màu đen: phòng kế hoạch và tiêu thụ lu + Liên màu xanh:
• Nếu khách hàng thanh toán luôn tiền hàng bằng tiền mặt: Khách hàng nộp tiền cho thủ quỹ, thủ quỹ giữ lại liên màu xanh và viết phiếu thu cho khách hàng. Phiếu thu đợc viết 2 liên: một liên do thủ quỹ giữ và một liên khách hàng giữ. Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm kiểm tra, đối chiếu 2 liên hoá đơn còn lại với hoá đơn do phòng kế hoạch nhập vào máy và ký xác nhận vào 2 liên hoá đơn, sổ theo dõi mua của khách hàng ( mỗi khách hàng có một sổ theo dõi mua ). Sau đó, kế toán tiền mặt sẽ kiểm tra lại phiếu thu của khách hàng và nhập phiếu thu tiền mặt vào máy.
Cuối tháng, thủ quỹ nộp lại liên màu xanh cho kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm.
• Nếu khách hàng ký nợ hoặc thanh toán bằng hình thức khác: Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm kiểm tra đối chiếu các liên hoá đơn với hoá đơn do phòng kế hoạch nhập vào máy; ký xác nhận vào 2 liên hoá đơn, sổ theo dõi mua của khách hàng và giữ lại liên màu xanh
+ Liên màu vàng: Lu tại kho và là căn cứ để thủ kho đối chiếu với hoá đơn do đợc phòng kế hoạch và phòng tài vụ cập nhật vào máy tính, xuất kho cho khách hàng theo đúng số lợng trên hoá đơn.
+ Liên màu đỏ: Khách hàng giữ và xuất trình khi đa hàng ra khỏi công ty.
2.1.4. Kế toán chi tiết thành phẩm.
Máy tính phòng tài vụ, phòng kế hoạch tiêu thụ và ở kho đợc nối mạng nội bộ. Cho nên, mỗi lần nhập kho thành phẩm, thủ kho nhập phiếu nhập kho vào máy tính của kho, và mỗi lần viết hoá đơn kiêm vận chuyển nhân viên phòng kế hoạch nhập các hoá đơn này vào máy tính của phòng kế hoạch. Khi đó các chứng từ này cũng sẽ đợc luân chuyển vào máy tính của cả ba nơi: Phòng tài vụ, phòng kế hoạch và ở kho. Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm kiểm tra lại các chứng từ có trên máy, nhập các bút toán phản ánh nghiệp vụ phát sinh vào máy tính của phòng tài vụ.
Để theo dõi tình hình biến động của thành phẩm trên cả 2 mặt số l- ợng và giá trị, kế toán chi tiết thành phẩm ở Công ty Bia Hà Nội sử dụng phơng pháp ghi thẻ song song.
* ở kho:
Thủ kho mở thẻ kho cho từng loại thành phẩm để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn hàng ngày theo chỉ tiêu số lợng. Căn cứ để ghi thẻ kho là dòng tổng cộng của cột "thực nhập" trên phiếu nhập kho và dòng tổng cộng của cột "số lợng" trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Căn cứ vào thẻ kho thủ kho lập biên bản chi tiết nhập kho thành phẩm, biên bản chi tiết xuất kho thành phẩm và từ đó lập biên bản tổng hợp nhập xuất tồn kho thành phẩm. Biên bản nhập xuất kho chi tiết, biên bản tổng hợp nhập xuất tồn kho do thủ kho lập để theo dõi về mặt số lợng ( lít ) của cả ba loại thành phẩm nhập xuât kho trong tháng.
Sơ đồ luân chuyển số liệu ở kho.
Chứng từ xuất
Chứng từ nhập Thẻ kho
B.bản xuất kho chi tiết
Biên bản tổng hợp nhập xuất tồn B.bản nhập kho chi
* ở phòng kế toán:
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm, kế toán thành phẩm nhập vào máy các bút toán phản ánh nghiệp vụ phát sinh. Máy tính tự động luân chuyển số liệu liên quan đến bảng kê nhập kho, bảng kê xuất kho thành phẩm. Bảng kê nhập xuất kho thành phẩm đ- ợc mở cho từng loại thành phẩm , ghi theo thứ tự thời gian và số hoá đơn. Đến cuối tháng, căn cứ vào các bảng kê này máy tính sẽ luân chuyển số liệu vào báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn trong tháng.
Công ty không lập sổ chi tiết tài khoản 155
2.1.5. Kế toán tổng hợp thành phẩm.
Kế toán tổng hợp thành phẩm ở Công ty Bia Hà Nội đợc thực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
- Sau khi thủ kho nhập chứng từ nhập khovào máy xem nh hàng đã đợc nhập kho. Cuối tháng căn cứ vào bảng tính giá thành, bảng kê nhập kho thành phẩm, máy tính phản ánh trị giá vốn thành phẩm nhập kho vào các sổ kế toán sau: nhập ký bảng kê TK154, 155; sổ tổng hợp TK 154, 155; bảng kê 8 tổng hợp nhập xuất tồn:
Nợ TK 155: 12.987.275.011
Có TK 154: 12.987.275.011
- ở Công ty Bia Hà Nội khi xuất kho thành phẩm để bán cho đại lý, cho cửa hàng giới thiệu sản phẩm công ty không hạch toán qua TK157 mà vẫn hạch toán giống nh xuất bán cho các khách hàng khác. Cuối tháng, căn cứ đơn giá bình quân thành phẩm xuất kho máy tính phản ánh trị giá vốn thành phẩm xuất kho vào các sổ kế toán sau: nhật ký - bảng kê TK 155, 632; sổ tổng hợp TK 155, 632; báo cáo nhập xuất tồn thành phẩm; bảng kê 8 tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm:
Nợ TK 632: 11.392.764.688
Có TK 155: 11.392.764.688
Việc ghi sổ kế toán:
-Nhật ký - Bảng kê TK 155 ( Biểu 13 )
Sổ nhật ký - bảng kê đợc Công ty mở cho tất cả các tài khoản, nó chính là tổng hợp của sổ nhật ký chứng từ và bảng kê các tài khoản.
+ Cột số phát sinh bên nợ: phản ánh tổng cộng số phát sinh bên nợ của tài khoản đối ứng với tài khoản liên quan.
+ Cột số phát sinh bên có: phản ánh tổng cộng số phát sinh bên có của tài khoản đối ứng với tài khoản liên quan
- Sổ tổng hợp TK 155 ( Biểu 14 )
-Bảng kê số 8 tổng hợp nhập - xuất - tồn thành phẩm ( Biểu 12 )
Biểu số 12:
Biiên bản tổng hợp nhập - xuất - tồn kho thành phẩm
Tháng 12/2002 ĐVT: Lít Mặt hàng Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất Trong kỳ Tồn cuối kỳ Bia lon 1,95 315.025,920 101.906,64 213.119,250 Bia chai 120.000 2.952.410 3.026.230 43.420.000 Bia hơi 1.552.962 1.552.962
Biểu số 13: Nhật ký - Bảng kê TK 155: Thành phẩm Tháng 12/2002 Tên TK TK đối ứng TK 155 Nợ Có Số d đầu kỳ 219.677.068 154 SP dở dang 154 12.987.275.011 1541 SX chính 1541 12.987.275.011 632 GVHB 632 11.392.764.688 GVB sản phẩm 6321 11.392.764.688 642 Chi phí QLDN 642 8.203.172 Chi phí khác bằng tiền 6428 8.203.172 Cộng phát sinh 12.987.275.011 11.400.967.860 Số d cuối kỳ 1.805.984.219 Biểu số 14: Tổng hợp TK 155 Tháng 12/2002 Nội dung Mã số
Đầu kỳ Phát sinh Cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
2.2. Kế toán tiêu thụ thành phẩm ở Công ty Bia Hà Nội .
2.2.1. Các phơng thức bán hàng ở Công ty Bia Hà Nội
Hiện nay ở Công ty Bia Hà Nội có ba phơng thức bán hàng sau: - Phơng thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng thông qua cửa hàng giới thiệu sản phẩm: Công ty có một cửa hàng giới thiệu sản phẩm ngay cổng Công ty, mục đích là bán trực tiếp cho ngời tiêu dùng và giới thiệu sản phẩm của Công ty.
- Phơng thức bán buôn cho khách hàng theo hợp đồng đã ký kết: áp dụng đối với các khách hàng mua bán thờng xuyên và có ký hợp đồng mua bán với Công ty.
- Phơng thức bán hàng đại lý; Tuy nhiên đây không phải là đại lý hạch toán phụ thuộc Công ty, mà là "những đại lý tiêu thụ". Các đại lý này vẫn phải ký kết hợp đồng mua bán và đăng ký số lợng mua hàng năm. Công ty không kiểm soát quá trình bán hàng của các đại lý, giá bán sản phẩm của các đại lý không phải do Công ty quy đinh. Nhng các đại lý này đợc hởng "thù lao" theo số lợng sản phẩm bán ra và trong một số trờng hợp cho phép nợ tiền hàng đến đợt lấy hàng sau.
Mức thù lao đợc doanh nghiệp trả nh sau: 50đồng/1chai bia, 100 đồng/ 1 lon bia, bia hơi không đợc hởng thù lao. Việc trả thù lao cho đại lý đợc thực hiện vào cuối mỗi tháng và trả trực tiếp bằng tiền mặt.
2.2.2. Kế toán doanh thu ở Công ty Bia Hà Nội .
* Bia là mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, nên doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thu đợc từ quá trình bán hàng.
* Tài khoản và chứng từ sử dụng: - Tài khoản sử dụng:
TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 5111 - Doanh thu bán hàng hoá vật t, tài sản TK 5112 - Doanh thu bán sản phẩm
TK 5113 - Doanh thu sản xuất phụ
- Chứng từ sử dụng: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có, séc chuyển tiền, ...