- Sổ cái: Mở chi tiết cho từng tài khoản.
2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hoàn hiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Gas Petrolimex.
2.5.2. Bổ sung thêm tài khoản
Để hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong trờng hợp rủi ro do các tác nhân khách quan nh thấy thu các khoản nợ phải thu của khách hàng. Nhà nớc cho phép các doanh nghiệp lập dự phòng để phần nào giảm bớt những rủi ro đó. Thực chất việc lập dự phòng là quyền lợi về mặt tài chính của Công ty mà nhà nớc đã hỗ trợ một phần cho việc mất mát đó. Hơn nữa phơng thức thanh toán của Công ty chủ yếu là trả chậm song Công ty lại không lập “dự phòng phải thu khó đòi”. Điều này không nên vì khi xẩy ra rủi ro thực sự thì Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm mà không có khoản nào bù đắp, làm ảnh hởng đến kết quả kinh doanh trong kỳ. Mặt khác việc lập dự phòng rất có lợi cho doanh nghiệp vì nếu dự phòng xảy ra thì đó là nguồn bù đắp, còn nếu không xẩy ra thì doanh nghiệp hoàn nhập dự phòng vào thu nhập bất thờng vẫn đẩm bảo cân bằng giữa doanh thu và chi phí.
Cuối năm (31/12) Công ty tiến hành kiểm tra các khoản phải thu khách hàng, nếu thấy khách hàng nào có khó khăn về tài chính, Công ty dự đoán số tiền khách hàng không trả đợc ( không có khả năng trả) và lập dự phòng cho những khách hàng đó.
Theo quy định khách hàng nợ quá 2 năm trở lên kể từ ngày hết hạn thanh toán mới đợc quyền trích lập dự phòng, chỉ lập dự phòng đối với khách hàng thực sự mất khả năng thanh toán số nợ của Công ty. Trờng hợp đặc biệt tuy cha quá hạn 2 năm nhng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác nh bỏ chốn, đang bị giam giữ xét hỏi thì cũng đ… ợc coi là nợ khó đòi.
Để hạch toán dự phòng phải thu khó đòi, Công ty dùng TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi.
TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi.
92 Mức dự phải thu khó đòi Số nợ phải thu khó đòi % nợ có khả năng mất (ước tính) = x
- Bên nợ: + Hoàn nhập dự phòng đã lập vào thu nhập bất thờng. - Bên có: + Lập dự phòng phải thu khó đòi.
- D có: + Dự phòng đã lập hiện còn. Cách hạch toán:
- Cuối niên độ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6426): Số trích lập dự phòng.
Có TK 139: Dự phòng phải thhu khó đòi.
- Trong niên độ sau nếu nợ phải thu khó đòi thực sự xẩy ra, kế toán ghi bút toán:
+ Số tiền nợ không đòi đợc:
Nợ TK 642 (6424): Số tiền thực mất. Có TK 131: Số tiền không đòi đợc. + Ghi đơn
Nợ TK 004: Nợ phải thu khó đòi đã xử lý.
+ Nếu sau khi đã xử lý số nợ phải thu khó đòi mà Công ty đòi đ ợc tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 111,112: Tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng. Có TK 721: Tổng số tiền đòi đợc.
Đồng thời ghi Có TK 004: Nợ phải thu khó đòi đã xử lý. - Cuối niên độ sau hoàn nhập dự phòng đã lập niên độ trớc:
Nợ TK 139: Số dự phòng đã lập.
Có TK 721: Số dự phòng lập nhng không xẩy ra. Đồng thời tính lại số dự phòng phải lập cho tiếp theo
Nợ TK 642 (6426): Số trích lập dự phòng. Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi.
Bộ Tài chính quy định mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi không vợt quá 20% tổng số d nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và đảm bảo doanh nghệp không bị lỗ.