II. Tình hình thực tế về công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác
d. Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại Công ty
Phơng pháp hạch toán sẽ đợc minh hoạ bởi một số nghiệp vụ kinh tế phát triển trong tháng 5 năm 2005 tại Công ty nh sau:
* Tài khoản kế toán sử dụng: - TK 157 - Hàng gửi bán
Bên Nợ: Giá trị hàng hoá đã gửi cho khách hàng hoặc chờ bán đại lý, ký gửi.
+ Giá trị hàng hoá đã đợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Số d: Giá trị hàng hoá đã gửi đi nhng cha đợc thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
- TK 155 - Thành phẩm
Bên Nợ: Giá trị hàng hoá nhập kho trong kỳ. Bên Có: Giá trị hàng hoá đợc xuất bán trong kỳ. Số d: Giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ.
Tài khoản này đợc Công ty mở chi tiết cho từng phân xởng. + TK 155 - Thuốc viên
+ TK 155 - Đông dợc + TK 155 - Hoá chất - TK 511 - Doanh thu bán hàng
Bên Nợ: + Giá trị hàng bán bị trả lại.
+ Khoản chiết khấu thực tế phát sinh trong kỳ. + Khoản giảm giá hàng bán.
+ Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911. Bên Có: Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ. Cuối kỳ TK 511 không có số d.
TK 511 đợc mở chi tiết:
TK 5111 - Doanh thu bán hàng xuất khẩu. TK 5112 - Doanh thu bán hàng trong nớc. TK 5112 đợc mở chi tiết cho các kho.
TK 511201 - Doanh thu bán hàng kho thuốc viên. TK 511202 - Doanh thu bán hàng kho hoá chất. TK 511203 - Doanh thu bán hàng kho đông dợc. - TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp.
- TK 521 - Chiết khấu hàng bán. - TK 531 - Hàng bán bị trả lại.
- TK 532 - Giảm giá hàng bán.
Ngoài ra kế toán của Công ty còn sử dụng các tài khoản khác nh: TK 111, TK 112, TK 131...
* Tổ chức hạch toán kế toán chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở Công ty. - Hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá qua kho.
Tại Công ty có 3 kho hàng: + Kho giữ hàng thuốc viên. + Kho giữ hàng đông dợc. + Kho giữ hàng hoá chất.
Ví dụ: Ngày 2 tháng 5 năm 2005, Công ty dợc Thái Bình mua hàng của Công ty, Công ty xuất hàng tại kho hàng thuốc viên nh sau:
- Thuốc viên: 35.000 viên Ampiciclin 0,25g với giá vốn 180đ/v và giá bán 190đ/v
- Thuốc viên: 91.500 viên Analgin 0,5g với giá vốn 57,4đ/v và giá bán 62đ/v
Công ty dợc Thái Bình thanh toán chậm sau 15 ngày bằng tiền mặt. Trình tự tổ chức hạch toán nh sau:
Kế toán kho hàng phụ trách kho thuốc viên lập "Phiếu xuất kho", phiếu này phản ánh số hàng xuất kho theo chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá vốn hàng bán. Phiếu này đợc lập thành 3 liên.
Liên 1: Thủ kho giữ.
Liên 2: Ngời nhận hàng giữ.
Liên 3: Lu phòng kế toán làm căn cứ hạch toán. Phiếu này có mẫu nh sau:
Phiếu xuất kho
Ngày 02 tháng 05 năm 2005 Họ và tên ngời nhận hàng: Công ty dợc Thái Bình. Lý do xuất kho: Xuất bán trực tiếp
Xuất tại kho: Thuốc viên
phẩm chất sản phẩm
A B 1 2 3
1 Ampiciclin Viên 35.000 180 6.300.000
2 Analgin Viên 91.500 57,4 5.252.100
Tổng cộng 11.552.100
Cộng thành tiền: Mời một triệu năm trăm năm mơi ngàn một trăm đồng
Ngời mua hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán tiêu thụ hàng hoá Công ty lập Hoá đơn GTGT thành 3 liên. Liên 1 lu sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho bộ phận kho làm thủ tcụ cấp hàng và đến cuối ngày, kế toán kho nộp lên phòng kế toán để kế toán bán hàng làm cơ sở để hạch toán.
Hoá đơn GTGT có mẫu sau:
Hoá đơn (GTGT)
Liên 3 (dùng để thanh toán)
Ngày 01 tháng 05 năm 2005 Số 251 C/157 Đơn vị bán hàng: Công ty Dợc liệu TW - I Kho thuốc viên
Địa chỉ: Số tài khoản:
Điện thoại: Mã số:
Họ tên ngời mua: Trần Văn Tuấn Đơn vị: Công ty dợc Thái Bình Địa chỉ:
Hình thức thanh toán: Ngày 16 - 05 - 2005 Phơng thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B 1 2 3
1 Ampiciclin Viên 35.000 190 6.300.000
Cộng tiền hàng: 12.323.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 616.150 Tổng cộng tiền thanh toán: 12.939.150 Số tiền bằng chữ: Mời hai triệu chín trăm ba mơi chín nghìn một trăm
năm mơi đồng Ngời mua hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
ở kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá. Mỗi thẻ kho đợc mở cho một loại mặt hàng thuốc theo dõi về mặt hiện vật.
Phơng pháp thẻ kho: Căn cứ vào các chứng từ nhập, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành lập thẻ kho. Cuối tháng thủ kho kiểm kê đối chiếu với kế toán thành phẩm và tiêu thụ.
Thẻ kho có mẫu nh sau:
Thẻ kho
Kho thuốc viên Tờ số:
- Tên nhãn hiệu, quy cách vật t: Ampiciclin 0,25 nén. - Đơn vị tính: Viên
- Mã số: Ngày
tháng
Số hiệu CT Diễn giải Số lợng
N X Nhập Xuất Tồn
Tồn cuối tháng 04/2005 100.000
Tháng 05/2005
02/05/00 Công ty dợc Thái Bình 35.000
04/05/00 Phân xởng thuốc viên 65.100
07/05/00 Cửa hàng Ngọc Khánh 850
15/05/00 Công ty dợc Bắc Ninh 2.880
Tồn cuố tháng 05/2005 71.600
Thủ kho (Ký, họ tên)
Kế toán trởng (Ký, họ tên)
ở phòng kế toán, kế toán sử dụng "Sổ chứng từ kế toán xuất thành phẩm", "Bảng tiêu thụ thành phẩm", "Sổ chi tiết thành phẩm", "Bảng kê nhập - xuất" để theo dõi hàng hoá cả về mặt hiện vật lẫn mặt giá trị.
+ Sổ chứng từ kế toán xuất thành phẩm. Căn cứ lập: Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT
Phơng pháp lập: Sổ này mở theo dõi chi tiết cho từng kho hàng (Thuốc viên, đông dợc, hoá chất), riêng kho hoá chất theo dõi riêng cho doanh số bán trong nớc và doanh số xuất khẩu.
(Sổ này có mẫu trang 52) + Bảng kê tiêu thụ:
Căn cứ: Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành ghi số lợng xuất từng loại thuốc vào các cột tên thuốc tơng ứng và tổng số tiền khách hành phải thanh toán theo hoá đơn đó vào cột thành tiền. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hay chuyển khoản thì sẽ đợc ghi tơng ứng vào cột TK 111, TK 112. Nếu khách hàng trả chậm thì ghi số tiền phải thu đợc ghi ở cột TK 131.
Số lợng thuốc xuất trên Bảng kê tiêu thụ đợc tổng hợp theo từng mục đích xuất để cuối tháng ghi vào "Sổ chi tiết thành phẩm", số tiền ghi trên "Bảng kê tiêu thụ" đợc dùng để ghi vào "Sổ chi tiết công nợ" theo từng hoá đơn, từng khách hàng.
(Bảng kê tiêu thụ có mẫu trang 53) + Sổ chi tiết thành phẩm.
Căn cứ lập: Các chứng từ liên quan đến nhập kho thành phẩm, hàng hoá, bảng giá thành thực hiện và bảng kê tiêu thụ (Chỉ lấy phần số lợng).
Nội dung: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn từng loại thuốc. Mỗi loại thuốc đợc lập trên một trang sổ và các loại thuốc của một kho đợc tổng hợp trong một quyển sổ.
Phơng pháp lập: Hàng ngày, kế toán ghi sổ chi tiết thành phẩm nhập kho theo chỉ tiêu số lợng. Cuối tháng, khi bộ phận kế toán tính giá thành chuyển bảng giá thành thực hiện đã tính xong cho kế toán thành phẩm, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phần nhập kho theo chỉ tiêu giá trị. Đồng thời kế toán tập hợp số lợng trên "Bảng kê tiêu thụ" (Xuất bán trực tiếp, xuất cho các cửa hàng) để ghi phần xuất theo chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị (giá vốn). Từ số lợng, giá trị nhập xuất kế toán tính ra số lợng hàng tồn kho.
(Sổ chi tiết thành phẩm có mẫu trang 54) + Bảng kê nhập xuất thành phẩm. Căn cứ lập: "Sổ chi tiết thành phẩm"
Nội dung: Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của các loại thuốc theo chỉ tiêu giá vốn.
Phơng pháp lập: Thành phẩm của mỗi phân xởng đợc tổng hợp và theo dõi trên một bảng kê nhập, xuất. Mỗi loại thuốc đợc ghi trên 1 dòng của bảng này.
Cột d đầu kỳ: căn cứ vào số d cuối kỳ trớc của "Bảng kê nhập xuất" Cột phát sinh Nợ: căn cứ vào "Sổ chi tiết thành phẩm" từ đó rút ra giá trị tồn kho cuối kỳ.
"Bảng kê nhập xuất thành phẩm" ở Công ty đang sử dụng thực chất làtheo dõi thành phẩm nhập, xuất theo giá trị thực tế.
+ Bảng tổng hợp nhập xuất: Là bảng tổng hợp cácchỉ tiêu "Bảng kê nhập xuất thành phẩm.
(Bảng này có mẫu ở trang 56)
Đến ngày 16 - 5 - 2005, Công ty dợc Thái bình thanh toán tiền hàng, kế toán tiền mặt lập phiếu thu rồi chuyển cho kế toán trởng ký duyệt, sau đó chuyển sang cho thủ quỹ làm thủ tục nhận tiền
Phiếu thu có mẫu sau:
Phiếu thu Số:
Đơn vị : Công ty Dợc liệu TW - I Ngày: 16-5-2005
Địa chỉ : Km 6 đờng Giải Phóng Tài khoản Có: 131
Nhận của : Trần Văn Tuấn
Bộ phận công tác : Công ty dợc Thái Bình Về khoản : Thanh toán tiền hàng kỳ trớc Tổng số tiền : 12.939.150đ
Viết bằng chữ : Mời hai triệu chín trăm ba mơi chín nghìn một trăm năm mơi đồng. Ngày 16 tháng 05 năm 2005 Kế toán trởng (Ký, họ tên) Kế toán tiền mặt (Ký, họ tên)
Phiếu thu này đợc lập thành 3 liên: 1 liên lu sổ quỹ, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên dùng để chuyển cho kế toán bán hàng (theo dõi hạch toán với khách). Kế toán hạch toán nh sau:
Nợ TK 1111: 12.939.150
Có TK 131 - Công ty dợc Thái Bình: 12.939.150 Phiếu thu này làm căn cứ để kế toán vào "Bảng kê số 1"
Bảng kê số 1 có mẫu sau:
Bảng kê số 1 Ghi Nợ TK 111, 112 Tháng 05 năm 2005 Chứng từ Diễn giải Nợ TK 111 Nợ TK 112 SH NT TK ĐƯ Số tiền TK ĐƯ Số tiền 02/05/00 Thu tiền vận chuyển 641 150.000
05/05/00 Thu tiền bán lẻ cửa hàng 8 Ngọc Khánh
5112 403.000
10/05/00 Thu tiền của khách 641 3.000.000
16/05/00 Thu tiền hàng của Công ty dợc Thái Bình 131 12.939.150 ... Cộng 603.757.000 Kế toán trởng (Ký, họ tên) Kế toán tiền mặt (Ký, họ tên)
Cùng với việc phản ánh các khoản thu, kế toán tiêu thụ hàng hoá phải mở "Sổ chi tiết công nợ" theo dõi riêng cho từng khách hàng. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT để ghi sổ.
Cuối tháng căn cứ vào các "Sổ chi tiết công nợ" kế toán vào "Sổ tổng hợp công nợ"
(Sổ tổng hợp công nợ có mẫu trang 60)
- Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá.
Hiện nay Công ty đang sử dụng phơng thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Hàng ngày khi bán hàng hoá, nhân viên bán hàng phải ghi số lợng, giá bán và tính thành tiền ghi vào "Bảng kê bán lẻ hàng hoá", cuối ngày tổng cộng số tiền ghi trên bảng kê này, giao cho kế toán tiêu thụ hàng hoá và nộp tiền cho phòng kế toán. Kế toán tiêu thụ hàng hoá căn cứ vào "Bảng kê bán lẻ hàng hoá" để lạp hoá đơn GTGT (dùng cho hình thức bán lẻ hàng hoá).
Hoá đơn GTGT và "Bảng kê bán lẻ hàng hoá" là căn cứ để kế toán ghi sổ doanh thu bán hàng và tính thuế GTGT phải nộp.
Đồng thời hàng ngày, trên cơ sở số lợng từng loại hàng hoá bán lẻ ghi trên "Bảng kê bán lẻ hàng hoá", kế toán tính giá vốn hàng bán của từng hoá đơn (từng cửa hàng) để ghi định khoản kết chuyển giá vốn.
Khi xuất hàng giao cho các quầy hàng bán lẻ trực thuộc Công ty, kế toán kho hàng lập "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ". Phiếu này phản ánh số thuốc xuất kho theo cả chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị. Phiếu này đợc lập thành 3 liên.
- Liên 1: Lu phòng kế toán làm căn cứ hạch toán. - Liên 2: Giao cho cửa hàng.
- Liên 3: Thủ kho giữ.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
(Liên 2)
Ngày 02 tháng 05 năm 2005
Căn cứ vào lệnh điều động số... của Cửa hàng 8 Ngọc Khánh Họ và tên ngời nhận hàng: Nguyễn Thị Hải Yến.
Xuất tại kho: Thuốc viên
Nhập tại: Cửa hàng số 8 Ngọc Khánh
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất sản phẩm ĐVT Số lợng Đơn giá vốn Thành tiền 1 Paracetamol 0,1g Lọ 120 9.780 1.173.600 2 Tetraciclin 0,25g Lọ 80 4.001 320.080 3 Ampiciclin 0,25g ... Viên 10.000 180 1.800.00 Tổng cộng 18.140.000
Cộng thành tiền: Mời tám triệu một trăm bốn mơi nghìn đồng chẵn.
Ngời nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Mặc dù, trên thực tế hàng đã đợc xuất khỏi kho nhng "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" không phải là căn cứ để vào thẻ kho. Để đơn giản, Công ty coi số lợng xuất cho các cửa hàng vẫn nằm trong kho đó. Chỉ khi nào nhân viên bán hàng nộp "Bảng kê bán lẻ hàng hoá" thì số lợng hàng hoá này
mới đợc coi là tiêu thụ và đợc xuất ra khỏi kho. Vì thế trờng hợp này căn cứ để vào thẻ kho là "Bảng kê bán lẻ hàng hoá"
Ví dụ sau đây sẽ chứng minh cụ thể điều này:
Ví dụ: Ngày 07/05/2005, chị Nguyễn Thị Hải Yến nhân viên cửa hàng số 8 Ngọc Khánh nộp "Bảng kê bán lẻ hàng hoá".
Bảng kê bán lẻ hàng hoá
Ngày 07 tháng 05 năm 2005
Cơ sở kinh doanh: Cửa hàng 8 Ngọc Khánh Địa chỉ: Km 6 đờng Giải Phóng
Họ và tên ngời bán hàng: Nguyễn Thị Hải Yến. Địa chỉ nơi bán hàng: Cửa hàng số 8 Ngọc Khánh Số Tên sản phẩm ĐVT Số l- ợng Giá vốn Giá bán ĐG TT ĐG TT 1 Paracetamol 0,1g Lọ 15 9.780 146.700 10.000 150.000 2 Tetraciclin 0,25g Lọ 20 4.001 80.020 4.250 85.000 3 Ampiciclin 0,25g ... Viên 850 180 153.000 197,6 1680.000 Cộng 379.720 403.000 Tổng : 403.000 Thuế suất GTGT: 5% Thuế GTGT : 20.150
Cộng : 423.150 Ngày 07 tháng 05 năm 2005
Cửa hàng trởng (Ký, họ tên)
Căn cứ vào bảng kê này, kế toán bán hàng lập hoá đơn GTGT cho hàng bán lẻ.
Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao cho khách hàng)
Ngày 07 tháng 05 năm 2005
TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Bán lẻ hàng hoá 403.000
Tổng : 403.000 Thuế suất GTGT: 5% Thuế GTGT : 20.150
Cộng : 423.150 Số tiền bằng chữ: Bốn trăm hai ba nghìn một trăm năm mơi đồng Ngời mua hàng
(Ký, họ tên)
Ngời lập hoá đơn (Ký, họ tên)
Kế toán trởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên) Hoá đơn này đợc thành 3 liên:
- Liên 1: Lu ở sổ gốc.
- Liên 2: Chuyển cho cửa hàng.
- Liên 3: Dùng để hạch toán.
Tơng tự nh trờng hợp bán buôn qua kho, nghiệp vụ bán hàng này cũng đợc phản ánh trên các sổ "Sổ chứng kế toán xuất thuốc viên", "Bảng kê tiêu thụ thuốc viên" và "Bảng kê bán lẻ thành phẩm" là căn cứ để vào sổ "Sổ chi tiết thành phẩm". Cách lập, căn cứ vào phơng pháp ghi của các sổ đã trình bày ở trên tơng tự nh trờng hợp bán buôn qua kho. Lúc nhân viên bán hàng nộp tiền hàng thì kế toán tiền mặt cũng phải lập phiếu thu nh ở trờng họp bán buôn.
Cuối các cửa hàng phải tiến hành kiểm kê hàng hoá có sự chứng kiến của kế toán cửa hàng. Báo cáo kiểm kê phản ánh số d đầu kỳ, nhập, xuất, tồn kho của mỗi loại hàng hoá.
e. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu.
Ví dụ: Ngày 30 tháng 05 năm 2005, Ban lãnh đạo Công ty xét thấy Công ty dợc Thái Bình đã mua hàng hoá của Công ty với khối lợng lớn trong tháng, tơng đơng 14.200.000đ/tháng. Công ty quyết định giảm giá 1% trên tổng doanh số bán cả tháng cho Công ty dợc Thái Bình. Căn cứ biên bản xác