Dựa vào kế hoạch sản xuất , hợp đồng thiết kế và lắp đặt biển quảng cáo, cán bộ tiếp liệu đi mua vật liệu , công cụ dụng cụ rồi đem về nhập . Tại kho thủ
kho kiểm tra số liệu , công cụ dụng cụ mua về cả chất lượng và số lượng , chủng loại rồi nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ . Khi có nhu cầu sản xuất , các phân xưởng lĩnh vật liệu , công cụ dụng cụ , căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho kiểm tra tính hợp lệ , hợp lý của phiếu xuất kho rồi ghi số lượng xuất thực phiếu và phát vật liệu , công cụ dụng cụ theo đúng số lượng đó .
Kế hoạch chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ ở Công ty được tính theo phương pháp sổ số dư :
+ ở kho : Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép , phản ánh tình hình nhập xuất – tồn vật liệu , công cụ dụng cụ về mặt số lượng , mỗi thứ vật liệu , công cụ dụng cụ được theo dõi trên một thẻ kho , thẻ kho được thủ kho xếp theo loại , thứ , nhóm vật liệu , công cụ dụng cụ tiện cho việc sản xuất , thẻ kho trong ghi chép , kiểm tra , đối chiếu và quản lý . Khi nhận được chứng từ nhập , xuất kho vật liệu , công cụ dụng cụ , thủ kho tiến hành việc nhập , xuất của mình và ghi số lượng thực nhập , thực xuất trên phiếu nhập , xuất đó thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho theo thứ tự số lượng , thủ kho phân loại theo phiếu nhập để riêng và phiếu xuất để riêng . Cuối cùng thủ kho ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho về mặt số lượng theo công thức sau :
+ ở phòng kế toán : Định kỳ nửa tháng một , khi nhận được nhập , xuất vật liệu , công cụ dụng cụ thủ kho gửi lên kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ , kiểm tra tính đứng đắn của việc phân loại chứng từ và ghi chép trên thẻ kho của thủ kho , sau khi kiểm tra đối chiếu số kiệu trên chứng từ và trên thẻ kho nếu thấy đúng thì kế toán nhận vào phiếu giao nhận chứng từ .
S lố ượng v t ậ li u, công c ệ ụ d ng c t n ụ ụ ồ kho cu i thángố S lố ượng v t ậ li u, công c ệ ụ d ng c t n ụ ụ ồ kho đầu tháng S l ng ố ượ v t li u, ậ ệ công c ụ d ng c ụ ụ nh p kho ậ trong tháng S l ng ố ượ v t li u, ậ ệ công c ụ d ng c ụ ụ xu t kho ấ trong tháng = + -
Sau khi nhận chứng từ nhập , xuất vật liệu , công cụ dụng cụ ở kho , kế toán phân loại chứng từ theo từng loại vật liệu , sau đó kế toán vào sổ nhập , xuất vật liệu , công cụ dụng cụ .
+ Sổ nhập vật liệu , công cụ dụng cụ : Căn cứ vào số phiếu nhập vật liệu , công cụ dụng cụ , phiếu nhập loại nào thì vào sổ loại đó ( Sổ nhập vật liệu chính , vật liệu phụ , công cụ dụng cụ ...), và theo thứ tự thời gian và số nhập theo từng cột tương ứng , có bao nhiêu loại vật liệu ,công cụ dụng cụ thì có bấy nhiêu sổ theo dõi , chúng ta lấy mẫu sổ nhập vật liệu chính từ bảng báo cáo tài chính quý I năm 2002 làm ví dụ như sau : ( xem biểu số 2)
ở Công ty mở sổ nhập vật liệu , công cụ dụng cụ theo dõi luôn cả số tiền mua vật liệu , công cụ dụng cụ bằng loại tiền gì ( tiền mặt , tiền sec , hoặc tiền tạm ứng ) để cuối tháng đối chiếu với kế toán thanh toán .
+ Sổ xuất vật liệu , công cụ dụng cụ : Sổ theo dõi xuất vật liệu , công cụ dụng cụ , cũng được mở theo từng loại công cụ dụng cụ .
Căn cứ vào sổ theo dõi xuất vật liệu , công cụ dụng cụ là giá thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ xuất trong kỳ được tính trên thẻ kho .
ở phòng tài vụ , kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ căn cứ vào thẻ kho của thủ kho gưỉ lên , kiểm tra đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và phiếu nhập , xuất xem có đúng khớp không , nếu khớp đúng với phiếu nhập xuất thì kế toán tính giá trị thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ xuất kho ngay trên thẻ kho theo phương pháp giá thực tế bình quân :
Giá thực tế Giá thực tế
Giá thực tế tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Số lượng xuất bình quân Số lượng tồn Số lượng trong kỳ đầu kỳ nhập trong kỳ
Sau đó từ thẻ kho và sổ xuất vật liệu , công cụ dụng cụ theo các dòng và cột tương ứng và theo dõi xuất vật liệu , công cụ dụng cụ cho các đối tượng sử dụng . (xem biểu số 3)
= x
+ +
2.2.4 Hạch toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ
Công ty thường nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài , trong đó người bán vật liệu , công cụ dụng cụ cho Công ty chính là người có quan hệ thanh toán với công ty . Từ khi cơ chế thị trường mở rộng và phát triển , vật liệu công cụ dụng cụ ngày càng nhiều , quan hệ thanh toán cũng được nhanh gọn hơn , ở Công ty áp dụng hình thức nhật kỳ chứng từ , để hạch toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ , thường là sử dụng “ sổ chi tiết 331 – Phải trả cho người bán” và “ Nhật ký chứng từ số 5 – Ghi có TK 331”, nhưng riêng khoản mua vật liệu , công cụ dụng cụ ở Công ty trả tiền ngay bằng tiền măt , tiền sec , hoặc tạm ứng tiền đi mua , không mua chịu do đó không phải theo dõi các khoản trả người bán nên không phát sinh “ Sổ chi tiêt TK 331 – Phải trả người bán” và “ Nhật ký chứng từ số 5 – Ghi có TK 331”
“ Nhật ký chứng từ số 6 – Ghi có TK151” . Công ty cũng không sử dụng vì khi mua vật liệu , công cụ dụng cụ cán bộ tiếp liệu nhận hoá đơn và áp tải chuyển hàng đó về tận kho của Công ty , hoặc chỉ cần gọi điện là người bán mang hàng đến ngay vì cơ chế thị trường “ khách hàng là thượng đế” , do đó không có trường hợp hoá đơn về trước hoặc sau rồi hàng mới về .
Vật liệu , công cụ dụng cụ khi tiếp liệu đi mua được vận chuyển về Công ty , cũng có khi cán bộ tiếp liệu phải thuê vận chuyển ngoài và cũng có khi người bán chở đến tận Công ty không mất tiền thuê vận chuyển , trường hợp nếu thuê vận chuyển thì cán bộ tiếp liệu sẽ lập chứng từ thanh toán và chuyển cho kế toán thanh toán . Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào chứng từ này để ghi vào Nhật ký chứng từ số 1 , nhật ký chứng từ số 10 cho phù hợp . Sau đó báo cho kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ biết được số tiền vận chuyển của từng chuyến hàng đó , số tiền này được cộng thêm vào giá hoá đơn để tính giá vật liệu , công cụ dụng cụ nhập kho
Mẫu nhật ký chứng từ số 1 . Biểu số 4 Mẫu ký nhật ký chứng từ số 10 . Biểu số 5
Vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty chủ yếu là dụng cụ dùng để lắp dựng các loại biển quảng cáo vì vậy kế toán khâu này phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng sử dụng theo giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng, kế toán tổng hợp lập bảng kê số 3 và bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu công cụ dụng cụ (bảng phân bổ số 2)
* Bảng kê số 3: Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ: Công ty chỉ sử dụng một loại giá (giá thực tế) không sử dụng giá hạch toán (xem biểu số 6)
Chương ba.
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu công cụ