I. Khái quát về Công ty
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty TNHH Thơng mại phát triển công nghệ Cát Thành với quy mô vừa, bộ máy quản lý theo mô hình tập trung, số lợng nhân viên không nhiều nên bộ máy lãnh đạo của Công ty tơng đối gọn nhẹ đơn giản phù hợp với mô hình của Công ty.
2.1. Sơ đồ bộ máy của Công ty.
Giám đốc
Phó Giám đốc I Phoá Giám
đốcII Phòng kĩ thuật Phòng kế toán Phòng bảo hành Phòng vận chuyển Kho
2.2. Chức năng và nghiệp vụ của bộ phận trong cơ cấu tổ chức quản lý.
Để phục vụ hiệu quả kinh doanh, Công ty đã có cấu bộ máy quản lý, tổ chức kinh doanh trực tiếp thống nhất đồng thời có ý kiến tham gia của mọi thành viên trong Công ty. Mỗi bộ phận, phòng ban đều có chức năng riêng.
- Giám đốc: là ngời đứng đầu và điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trong việc quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả, chịu trách nhiệm sát duyệt các chứng từ các thủ tục giấy tờ của Công ty có liên quan đến Công ty đồng thời chịu trách nhiệm trớc pháp luật. Chỉ đạo mọi kế hoạch và tổ chức nhân sự lãnh đạo trực tiếp các hoạt động trong Công ty thông qua các bộ phận để nắm đợc tình hình qua đó lắm đợc những thông tin chính xác và biết kết quả đã đạt đồng thời đề ra các biện pháp khắc phục những mặt còn yếu kém trong Công ty.
- Phó giám đốc I: Phụ trách điều hành việc kinh doanh trong Công ty. - Phó giám đốc II: Phụ trách điều hành kĩ thuật.
- Phòng kinh doanh : có trách nhiệm trong việc xuất nhập hàng hoá thành phẩm theo đúng thời gian, chủng loại, đúng kích cỡ mẫu mã, số lợng cũng nh chất lợng của từng mặt hàng. Đảm bảo cho công tác tiêu thụ đợc diễn ra thông suốt, quản lý về công tác tổ chức kinh doanh, giao dịch, marketing...
- Phòng kế toán : Có chức năng giúp giám đốc về lĩnh vực tài chính kinh tế. Có trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện các kế hoạch tài chính và tình hình chấp hành các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính của Công ty. Đây là phòng có chức năng vô cùng quan trọng của Công ty trong quá trình kinh doanh. Có trách nhiệm hạch toán các khoản chi phí giá thành, tình hình biến động vốn, tài sản của Công ty, theo dõi các khoản thu chi tài chính để phản ánh vào các tài khoản liên quan định kỳ lập báo cáo tài chính gửi cho Giám đốc, giúp cho ban giám đốc đề ra các biện pháp nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao.
- Phòng kĩ thuật : có nhiệm vụ lắp đặt sửa chữa, triển khai thiết kế, tạo dựng hệ thống mạng cho khách hàng, có nhiệm vụ bảo trì, bảo dỡng các thiết bị máy móc của Công ty, của khách hàng...
- Phòng vận chuyển: chịu trách nhiệm về việc nhận và giao hàng cho khách hàng đảm bảo không để hàng bị thất thoát, hỏng hóc phải đảm bảo đúng thời gian hàng cho khách hàng. VD: giao nhận hàng cho các bạn hàng các tỉnh khác phải thông qua các nhà xe cụ thể là biết giờ xe chạy để giao hàng đúng giờ.
- Phòng bảo hành: có trách nhiệm về những mặt hàng bị lỗi của Công ty mònh trong thời hạn hàng vẫn còn bảo hành và phải bảo hành nhanh chóng cho khách hàng khi đã nhận đợc khách hàng trả lại, kết hợp với bộ phận kĩ thuật để giải quyết triệt để hàng bảo hành.
- Kho: là nơi để hàng va chứa hàng của Công ty.
2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức kế toán là việc tạo ra mối quan hệ chặt chẽ trong công tác kế toán nhằm đảm bảo thực hiện công tác kinh tế với đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của Công ty trên cơ sở các phơng tiện tính toán.
2.3.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, trình độ của từng nhân viên kế toán và nhiệm vụ đợc giao, bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung gọn nhẹ nhng khoa học và hợp lý, có sự phân công phân nhiệm vụ rõ ràng đối với từng bộ phận kế toán giữa các bộ phận kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và với các bộ phận khác trong Công ty.
Phòng kế toán của Công ty đã tích cực tổ chức công tác kế toán với t cách là công cụ quản lý, hoạt động kế toán luôn cố gắng đầy đủ, kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác quản lý của hoạt động kinh doanh của Công ty.
Nhờ vậy, công tác kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ cùng sự tập trung chỉ đạo nghiệp vụ cùng sự tập trung thống nhất của kế toán đối với công tác kế toán luôn đảm bảo.
2.3.2. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty.
Kế toán
Thủ quỹ Kế toán hàng
công nợ Thủ kho
2.3.3. Chức năng và nhiệm vụ của các phần hoạt động kế toán
Kế toán tr ởng: Là ngời chịu trách nhiệm chung về nghiệp vụ kế toán của Công ty giúp giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch thu chi tài chính hàng, ngày hoặc năm, theo dõi về tài sản cố định tiêu thụ sản phẩm, xác định lợi nhuận. Kế toán trởng là tham mu số một trong Công ty, tham gia kí kết hợp đồng kinh tế, giao dịch với ngân hàng có trách nhiệm quản lý vốn, theo dõi đồng vốn trong sản xuất kinh doanh sao cho đúng hớng.
Kế toán chi tiết: chịu trách nhiệm theo dõi các khoản chi phí, các khoản tiền lơng, việc mua bán hàng xuất kho, nhập kho tồn kho hàng hoá. Sau khi các bộ phận kế toán đã làm phần việc của mình thì chuyển sang cho kế toán trởng tổng hợp và đồng thời đối chiếu ghi trên báo cáo sau đó tổng hợp lại.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tài chính hàng ngày theo đúng nguyên tắc tài chính và báo cáo nhập kho, xuất kho tồn quỹ hàng ngày, theo dõi nguồn quỹ một cách chính xác thờng xuyên đợc nâng cao về chất lợng thanh toán.
Thủ kho: Có nhiệm vụ theo dõi và đảm nhiệm hàng hoá và ra khỏi kho đảm bảo chất lợng và số lợng của hàng hoá, thông báo kịp thời cho giám đốc và phòng kinh doanh khi hàng đã tồn kho quá lâu, hàng mới vào kho không đợc thiếu các thiết bị kèm theo, có thao tác nhập kho, xuất kho linh hoạt thờng xuyên báo cáo về nhập xuất tồn.
Kế toán công nợ: Chịu trách nhiệm về các khoản thu nợ và thanh toán công nợ với khách hàng, hàng ngày phải lên kế hoạch đòi công nợ và trả nợ sao cho đúng hạn, các bên có công nợ quá hạn báo cáo ngay cho bộ phận kinh doanh, phải báo cáo thờng xuyên về tình hình công nợ cho ban lãnh đạo và bộ phận kinh doanh để thông qua đó ban lãnh đạo điều tiết kinh doanh cho chuẩn xác.
2.3.3. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán của Công ty .
Để thu thập thông tin đầy đủ, có độ chính xác cao về trạng thái và sự biến động của tài sản cụ thể, phục vụ cho công tác quản lý làm căn cứ để ghi sổ kế toán, công ty TNHH thơng mại phát triển và công nghệ Cát Thành đã sử dụng hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 cụ bộ tài chính gồm:
- Hoa đơn thuế GTGT ( mẫu số 01/QT/KTB - Phiếu xuất kho (mẫu số 02/VT/BB)
- Phiếu nhập kho (mẫu 01/VT/BB) - Thẻ kho (mẫu số 06/VT/BB).
Uỷ nhiệm thu, chi, giấy báo nợ, giấy báo cáo của ngân hàng. * Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số loại chứng từ riêng nh: - Phiếu báo giá
- Phiếu nhân bảo hành, dịch vụ - Phiếu bảo hành.
* Quá trình luân chuyển chứng từ: trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và đợc kế toán trởng ký duyệt, kế toán ghi sổ và số chứng từ này sẽ đợc lu trữ trong kho.
* Để tiện cho việc lập báo cáo tài chính, cung cấp số liệu đợc kịp thời cho công tác quản lý, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.