Hồ sơ xin vay theo quy định chế độ tín dụng do người vay nộp vào sau khi được cán bộ thẩm định và Giám đốc ngân hàng xét duyệt cho vay được chuyển sang kế toán để kiểm soát, giải ngân toàn bộ số tiền cho vay theo hợp đồng. Khi nhận được hồ sơ tín dụng do bộ phận tín dụng chuyển sang thì kế toán phải thực hiện việc kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và các yếu tố ghi trên hợp đồng tín dụng, giấy nhận nợ. Sau đó kế toán hướng dẫn người vay lập giấy nhận tiền vay thích hợp, giấy lĩnh tiền, uỷ nhiệm chi. Sau khi các chứng từ thanh toán đã được kiểm soát lại, bảo đảm hợp lệ, hợp pháp, kế toán căn cứ vào số tiền trên chứng từ để hạch toán vào tài khoản đã được mở chi tiết cho khách hàng. Dựa vào tài khỏan cho vay khách hàng đã mở, giao dịch viên chỉ cần vào phần mềm có sẵn của máy để thực hiện các thao tác lệnh sẵn có.
Nợ : Tài khoản cho vay
Có: Tài khoản thích hợp ( Tiền mặt, tiền gửi đơn vị thụ hưởng hay TK thanh toán giữa các Ngân hàng).
Nếu đơn vị vay vốn đảm bảo cho khoản vay của mình bằng tài sản, được bảo lãnh. Nhập tài khoản 994 “Tài sản thế chấp cầm cố của khách hàng hay nhập tài khoản 93 "Các cam kết bảo lãnh"
Kế toán cho vay phải theo dõi và ghi chép trên HĐTD đầy đủ các yếu tố khi phát tiền vay như: ngày, tháng, năm vay; số tiền vay; ngày trả nợ; lãi suất và ký tên trên HĐTD; lấy chữ ký của khách hàng vay vốn. Sau đó kế toán giao một liên HĐTD kiêm khế ước vay tiền cho khách hàng. Các hồ sơ bản gốc như: giấy đề nghị vay vốn, giấy nhận nợ, HĐTD và các giấy tờ khác có liên quan cũng phải được lưu tại bộ phận kế toán để tiện cho việc theo dõi khoản nợ.
Trường hợp khách hàng nhận nợ tiền vay nhiều lần một HĐTD, . kể từ lần giải ngân thứ hai trở đi, trước khi lập chứng từ giải ngân các đợt không được vượt quá số tiền cho vay đã ký trên HĐTD.
*Quá trình thu nợ:
Trước kỳ hạn nợ kế toán cho vay căn cứ vào kỳ hạn nợ trên hợp đồng tín dụng lập giấy báo đến hạn và gửi cho bộ phận tín dụng chuyên quản để đôn đốc nợ đến hạn và gửi cho khách hàng. Khi đến ngày trả nợ khách hàng trực tiếp đến để nộp tiền hoặc cán bộ kế toán sẽ trích từ tài khoản tiền gửi của khách hàng để thu nợ.
Cách hạch toán như sau: - Nếu trả bằng tiền mặt.
Nợ: Tài khoản tiền mặt (phần gốc).
Có: Tài khoản cho vay của khách hàng (phần gốc). - Nếu trả bằng chuyển khoản:
Nợ: Tài khoản tiền gửi của người vay (phần gốc). Có: Tài khoản cho vay của người vay (phần gốc).
Đồng thời ghi vào phụ lục hợp đồng tín dụng số tiền đã thu, ngày, tháng, năm rút số dư, ký vào nơi qui định và lấy chữ ký xác nhận của khách hàng.
Nếu khách hàng trả hết nợ, kế toán tiến hành tất toán và lưu cùng nhật ký chứng từ, được bảo đảm lâu dài theo chế độ Nhà nước qui định nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động của đơn vị. Đối với những khách hàng có tài sản thế chấp, cầm cố thì ngoài bút toán trên mỗi lần tất toán hết nợ kế toán ghi xuất tài khoản ngoại bảng: “tài sản thế chấp, cầm cố”.
Nếu khách hàng không chủ động trích tài khoản tiền gửi, nộp tiền mặt,trả nợ cho Ngân hàng thì kế toán sẽ tự động trích tài khoản của khách hàng hoặc gửi giấy báo nhờ thu để trả nợ.
* Kế toán thu lãi.
Tại NHNN&PTHN thực hiện thu lãi được tiến hành theo các kỳ hạn khác nhau (hàng tháng, hàng quý). Có hai phương thức tính lãi được áp dụng
tại và người vay vốn. Mức lãi suất và cách trả lãi được ghi trên hợp đồng tín dụng.
- Kế toán thu lãi theo món: Thu lãi theo món là số tiền lãi thu cùng gốc khi người vay trả nợ Ngân hàng theo kỳ hạn nợ. Tuy nhiên, thực hiện nguyên tắc tính dồn tích thì hàng tháng Ngân hàng vẫn tính lãi để hạch toán vào tài khoản “tiền lãi tính dồn dự thu”, khi người vay trả nợ gốc và lãi sẽ tất toán tài khoản này.
Công thức tính lãi theo món:
Số tiền lãi = số tiền vay (gốc) x lãi suất cho vay x thời hạn vay.
Về cách thu lãi tại NHNo&PTNT HN hiện nay, định kỳ được thu lãi tự động từ tài khỏan TGTT của khách hàng. Theo phương thức này, kế toán chỉ cần nhập vào máy tính và yêu cầu thu lãi tư động. Vào một ngày cố định hàng tháng, máy sẽ tự tính lãi. Kế toán sẽ tiến hành hạch toán.
2.2.2.3.Kế toán giai đoạn gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn:
Theo quy định về cho vay đối với khách hàng của NHNo&PTNT HN, việc thu nợ cho vay được thực hiện theo thoả thuận ghi trên HĐTD. Khi đến kỳ hạn trả nợ, nếu khách hàng không được trả nợ đúng hạn và không được điều chỉnh kỳ hạn nợ hoặc không được gia hạn nợ thì số nợ đến hạn phải chuyển sang nợ quá hạn, khách hàng phải chịu lãi suất nợ quá hạn đối với số tiền phải trả. Trường hợp nợ đến hạn nhưng khách hàng chưa trả được do nguyên nhân khách quan: thiên tai, giá cả biến động không có lợi cho tiêu thụ sản phẩm và các nguyên nhân bất khả kháng khác, khách hàng phải có giấy đề nghị gia hạn nợ gửi đến Ngân hàng trước ngày đến hạn để Ngân hàng xem xét, giải quyết.
Thời gian gia hạn nợ đối với nợ vay ngắn hạn tối đa bằng thời gian cho vay đã thoả thuận hoặc bằng một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng không quá 12 tháng.