II. Sổ sách và chứng từ kế toán.
Phạm Thanh Quan g Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp Phần
2.1. Một số ý kiến nhằm hòan thiện kiểm toán nội bộ hàng tồn kho.
a. Về vấn đề ghi chép của kiểm toán viên.
Một là: Trong quá trình kiểm toán tại Công ty Hóa Chất Mỏ, các loại hồ sơ kiểm toán cha đợc phòng kiểm toán nội bộ thiết kế và sử dụng. Điều này sẽ khiến cho các cuộc kiểm toán sau đó không có bộ hồ sơ hoàn chỉnh để tham khảo trong quá trình kiểm toán. Thiết lập hồ sơ hoàn chỉnh ghi chép những kết quả thu thập đợc trong quá trình kiểm toán là vấn đề cần thiết và rất thiết thực. Ban lãnh đạo Công ty hay những ngời có thẩm quyền nếu muốn xem xét lại một vấn đề nào đó trong một quá trình kiểm toán đã diễn ra chỉ cần căn cứ vào hồ sơ hoàn chỉnh của cuộc kiểm toán đó thì có thể lấy đủ những thông tin mình đang quan tâm. Vì vậy, để công tác kiểm toán đợc hoàn thiện hơn, việc thiết kế và hoàn chỉnh hồ sơ kiểm toán là một việc cần thiết: Hồ sơ kiểm toán đợc tổ chức thành hồ sơ thờng trực và hồ sơ hiện hành.
- Hồ sơ thờng trực bao gồm: Một số hồ sơ kiểm toán đợc tập hợp riêng để giúp cho kiểm toán viên nhớ lại về các khoản mục của cuộc kiểm toán sau nhiều năm, cung cấp những tóm tắt về chính sách và tổ chức của đơn vị cho các thành viên của đoàn kiểm toán trong các năm sau, lu trữ thông tin về các khoản mục ít hoặc không biến động giữa các năm.
- Hồ sơ hiện hành bao gồm toàn bộ hồ sơ kiểm toán để làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán:
Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp
+) Tài liệu về tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của đơn vị thành viên. +) Kết quả kiểm toán năm trớc.
+) Các phân tích tài chính quan trọng hàng kỳ, hàng năm để kiểm toán viên dễ dàng nhận ra những biến động.
Hai là: Trong quá trình kiểm toán, khi đối chiếu, kiểm tra có sai sót, chênh lệch giữa số báo cáo với số kiểm tra, việc theo dõi, ghi chép một cách hợp lý sẽ giúp cho kiểm toán viên thuận tiện khi đối chiếu kiểm tra, tăng hiệu quả của cuộc kiểm toán.
Kiểm toán viên nội bộ có thể vận dụng Bảng kê chệnh lệch và Bảng kê xác minh khi có sự chênh lệch giữa số lợng sổ sách và số lợng thực tế hay khi hệ thống kiểm soát nội bộ có dấu hiệu hoạt động không hiệu quả, thiếu những thủ tục kiểm soát.
+) Bảng kê chênh lệch: Sử dụng để ghi chép những khoản chênh lệch đã xác minh rõ ràng trong quá trình kiểm tra chi tiết theo mẫu sau:
Bảng 18: Bảng kê chênh lệch.
Chứng từ Nội dung Số tiền Ghi chú mức
độ sai phạm
Số Ngày Sổ sách Thực tế Chênh
lệch
+) Bảng kê xác minh: Sử dụng để ghi chép những sai sót cha xác minh đợc.
Bảng 19:Bảng kê xác minh.
Chứng từ Nội dung Số tiền Đối tợng xác minh Ghi chú mức độ sai phạm
Số Ngày Trực
tiếp
Gián tiếp
Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp
b. Về vấn đề áp dụng thủ tục phân tích.
Qua thực tế kiểm toán nội bộ hàng tồn kho, em thấy thực tế kiểm toán viên đã tiến hành phân tích hàng tồn kho nhng chỉ sử dụng các thủ tục phân tích tổng quát trên các tài khoản trên bảng cân đối kế toán bằng cách so sánh số liệu năm nay với năm trớc mà không sử dụng các tỷ trọng để so sánh.
Một số chỉ tiêu phân tích khác có thể đợc sử dụng để phát hiện những bất th- ờng nh:
TổngGía trịtàihàngsảnlưutồn khođộng x 100%
Tỷ trọng này cho phép kiểm toán viên có thể thấy đợc biến động tăng giảm bất thờng của hàng tồn kho một cách tổng quát nhất. Khi tính tỷ trọng này, kiểm toán viên cần phải cẩn trọng vì đôi khi giá trị hàng tồn kho có thể biến động do ảnh h- ởng của giá. Kiểm toán viên phải xem xét và loại trừ khả năng biến động đó để có đợc kết quả đúng.
Đối với tỷ trọng hàng tồn kho, có thể sử dụng các tỷ trọng:
= TrịTrịgiágiánguyêhàngntồnvật kholiệu x 100
= TrịTrịgiágiásảnhàng phẩmtồndở khodang
Việc tính tỷ lệ của từng loại hàng tồn kho và so sánh giữa các kỳ cũng có thể giúp kiểm toán viên nhận thấy những sai lệch đáng chú ý, từ đó tập trung để kiểm tra chi tiết. Ngòai ra để phát hiện hàng tồn kho cũ kỹ, lạc hậu hay chậm luân chuyển có thể sử dụng công thức sau:
Tỷ trọng hàng tồn kho trong TSLĐ Tỷ trọng nguyên vật liệu trong hàng tồn kho. Tỷ trọng sản phẩm dở dang trong hàng tồn kho Số vòng luân chuyển hàng tồn kho = = 79
Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp
= SốGiádư hàngvốnhàngtồn khobánbtrongình kỳquân
Trong đó: = 2 kỳ cuối dư Số + kỳ ầu đ dư Số
Sau đó so sánh số vòng luân chuyển hàng tồn kho này với kỳ trớc. Nếu hệ số đó quá nhỏ hoặc quá lớn so với 1 thì chứng tỏ có sự không bình thờng. Tuy nhiên nếu hệ số bằng 1 thì cha thể kết luận nghiẹp vụ hàng tồn kho của đơn vị có hiệu quả.
Một số công thức nữa cũng có thể đợc sử dụng.
= GiáGiátrịvốnhànghàngtồnbán kho x 365
c. Về vấn đề ph ơng pháp chọn mẫu.
Khi chọn các mẫu để kiểm tra, kiểm toán viên nội bộ đã sử dụng phơng pháp chọn các khoản mục có số d lớn vì đây thờng là các nghiệp vụ có khả năng xảy ra rủi ro cao. Tuy nhiên việc tập chung vào các số d lớn để kiểm tra mà không quan tâm mấy đến các số d nhỏ là không đúng tính chất của việc chọn mẫu. Mẫu đợc chọn phải mang tính tiêu biểu, đại diện cao nhng không nhất thiết phải có số d quá lớn bởi vì không có nghĩa là các số d nhỏ không có gian lậnvà sai sót. Sự tổng hợp của các sai sót trong số d nhỏ sẽ là một số d lớn.
Do vậy, để việc chọn mẫu bảo đảm rằng mọi nghiệp vụ đều có cơ hội lựa chọn nh nhau, kiểm toán viên nội bộ nên sử dụng thêm phơng pháp chọn mẫu ngẫu nhiên. Hiện nay, các Công ty kiểm toán lớn trên thế giới đã xây dựng chơng trình chọn mẫu theo bảng số ngẫu nhiên bằng việc lợng hóa các khoản mục, chứng từ bằng con số riêng. Bảng số ngẫu nhiên naỳ sẽ không tuân theo một quy
Số d hàng tồnkho bình quân Số ngày hàng tồn kho nằm trong kho
Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp
luật hay trình tự nào cả, chỉ có thể xác định số nhỏ nhất và số lớn nhất, kiểm toán viên sẽ chọn các số ngẫu nhiên và tìm ra số d cần kiểm tra.
Phơng pháp chọn mẫu này mang tính xác suất và khách quan không hề phụ thuộc vào ý định chủ quan của kiểm toán viên. Mặc dù vậy, không nên chỉ sử dụng phơng pháp này mà phải kết hợp với kinh nghiệm của kiểm toán viên để chọn mẫu kiểm tra các khoản mục nói riêng.
d. Vấn đề thực hiện khảo sát chi tiết hàng tồn kho.
Hàng tồn kho có nhiều hình thái khác nhau, đợc quản lý phân tán, vì vậy khả năng xảy ra gian lận và sai sót trong việc bảo quản và sử dụng chúng là lớn. Mắt khác việc định giá hàng tồn kho cũng rất phức tạp và phụ thuộc nhiều vào tính chủ quan của ngời tính toán và định giá. Do đó, việc khảo sát các chi tiết khoản mục hàng tồn kho cũng là phơng tiện và thủ pháp quan trọng để phát hiện các sai sót, giân lận chủ yếu. Khi tiến hành khảo sát chi tiết hàng tồn kho thì cần có sự kết hợp với kết quả khảo sát chi tiết các chu kỳ liên quan nh: Chu kỳ mua vào và thanh tóan, chu kỳ tiền lơng và nhân viên, chu kỳ bán hàng và thu tiền. Vì kết quả khảo sát chi tiết ở các chu kỳ đó có ảnh hởng đến khảo sát chi tiết hàng tồn kho. Trong việc khảo sát chi tiết giá trị hàng tồn kho thì chi phí mua hàng là khoản mục dễ xảy ra sai sót. Tuy nhiên, vấn đề kiểm tra chi tiết chi phí mua hàng, cha đợc kiểm toán viên nội bộ chú trọng trong quá trình kiểm tra chi tiết hàng tồn kho. Vì vậy, để nâng cao hơn nữa chất lợng kiểm toán hàng tồn kho, các phòng kiểm toán nội bộ nên xây dựng các thủ tục kiểm toán ch phí mua hàng.
Theo em, việc kiểm tra chi tiết chi phí mua hàng thực hiện nh sau:
Giá trị hàng nhập kho = Giá mua + Chi phí thu mua
Có hai khả năng:
+) Đơn vị có thể phân bổ chi phí thu mua sau mỗi lần mua hàng. Trong trờng hợp này, nếu việc phân bổ đợc thực hiện trực tiếp cho việc mua hàng, kiểm toán viên sẽ lựa chọn các mặt hàng và chi phí mua hàng có hóa đơn để kiểm tra chi tiết.
Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp
+) Đơn vị có thể tập hợp chi phí thu mua và phân bổ chi hàng tồn kho theo một tiêu thức phân bổ nhất định. Kiểm toán viên sẽ kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của các yếu tố đợc dùng trong chi phí chung theo công thức phân bổ.
= tượng ối đ các cả tất của bổ n â ph thức u tiê Tổng bổ n â ph cần loại từng phí chi Tổng x