Khi có một nhân viên mới
Theo nhu cầu của đơn vị tuyển dụng nhân viên mới sẽ phải nộp Sơ yếu lý lịch. Đây sẽ là các thông tin cố định về một nhân viên không thể thay đổi được như: họ tên, mã nhân viên, ảnh của nhân viên giúp phân biệt giữa các nhân viên với nhau.
Khi có thông tin thay đổi liên quan đến một nhân viên
Thông tin biến động liên quan đến một nhân viên nhằm mô tả quá trình công tác cũng như sinh hoạt của nhân viên như: quá trình đào tạo, ngoại ngữ, chuyên môn…
Thông tin biến động giữa nhân viên và các đơn vị cơ sở gắn liền với nhân viên và quá trình công tác của nhân viên tại đơn vị.
Những thông tin biến động liên quan đến nhân viên có hai loại
Thông tin bổ sung:
Là những thông tin cùng loại với những thông tin đã cập nhật từ trước nhưng nó bổ sung cho cái trước đã cập nhật.
Ví dụ như: Thông tin về các con, thông tin khen thưởng kỷ luật… của nhân viên.
Thông tin nhất thời:
Là những thông tin là những thông tin cùng loại nhưng thông tin cập nhật vào sau sẽ làm mất hiệu lực của thông tin trước đó.
Ví dụ : trình độ chuyên môn của nhân viên…
Khi có các nhu cầu tham khảo đến các hồ sơ nhân viên, thống kê về nhân sự
Tra cứu các thông tin về nhân viên
Quá trình khen thưởng cũng như kỷ luật của nhân viên.
Sơ đồ luồng thông tin IFD
Ta thấy HTTT quản lý có liên quan tới ba đối tượng chủ yếu là nhân viên, cán bộ trức tiếp làm công tác quản lý nhân sự, ban giám đốc của ngân hàng. Các thông tin về cán bộ công nhân viên sẽ được lưu vào CSDL của trình, sau đó lên các báo cáo khi cần thiết
4.2. Biểu đồ ngữ cảnh
Hình 4.3-20: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý nhân sự
- Mô tả bằng lời
Người lao động: Nhận được thông báo tuyển dụng của Ngân hàng, các ứng viên sẽ nộp hồ sơ. Sau khi phỏng vấn và duyệt hồ sơ, nếu đạt thì ứng viên sẽ kí hợp đồng thử việc với ngân hàng. Sau thời gian thử việc, nếu đạt ứng viên
công công việc, hưởng lương và được ngân hàng giải quyết các chính sách người lao động… và nhân viên được ngân hàng đóng bảo hiểm xã hội để đảm bảo lợi ích cho bản thân.
Ban lãnh đạo: Hàng tháng hoặc quý ban lãnh đạo sẽ yêu cầu thống kê báo cáo
Đơn vị: Trong quá trình làm việc tại đơn vị trực thuộc (các chi nhán), nhân viên sẽ chịu sự quản lý và giám sát của đơn vị đó.
4.2.1. Nhóm dần các chức năng
Các chức năng chi tiết (lá) Nhóm lần 1 Nhóm lần 2
1. Thông báo tuyển dụng nhân sự Tuyển nhân sự
Quản lý nhân sự trong Ngân hàng
2. Tiếp nhận hồ sơ ứng viên 3. Phỏng vấn, duyệt hồ sơ 4. Ký hợp đồng thử việc 5. Ký hợp đồng lao động
6. Phân công lao động Theo dõi quá trình công tác của nhân viên
7. Theo dõi quá trình công tác của nhân viên
8. Theo dõi quá trình chấm công 9. Theo dõi khen thưởng kỷ luật 10. Quyết định nghỉ hưu
11. Quyết định thôi việc
12. Quá trình lương Theo dõi quá trình diễn biến lương
13. Quá trình tham gia BHXH
14. Giải quyết chế độ nghỉ hưu Giải quyết chính sách 15. Giải quyết nghỉ chế độ
16. Báo cáo lao động Báo cáo lên Ban lãnh đạo 17. Báo cáo quá trình công tác
18. Báo cáo quá trình lương 19. Báo cáo thành tích
20. Báo cáo giải quyết chính sách
4.2.2. Biểu đồ phân rã chức năng
4.2.3. Mô tả chi tiết các chức năng lá
4.2.3.1. Chức năng Tuyển nhân sự
Khi các phòng ban, chi nhánh (các đơn vị) của ngân hàng có nhu cầu bổ sung nhân lực thì sẽ lên danh sách các vị trí cần tuyển cho ban lãnh đạo duyệt. Nếu được thì công ty ra quyết định tuyển dụng nhân sự thông báo thông tin tuyển dụng đến người lao động.
- Thông báo tuyển dụng: Thông báo cho người lao động biết thông tin tuyển dụng các vị trí cần tuyển của ngân hàng
- Tiếp nhận hồ sơ: Khi hệ thống đưa ra các thông tin yêu cầu đối với các đối tượng tham gia tuyển dụng, người lao động sẽ đến nộp hồ sơ tại phòng tổ chức nhân sự và tại đây sẽ tiếp nhận hồ sơ của người lao động đến xin dự tuyển.
- Phỏng vấn và duyệt hồ sơ: Hồ sơ lao động đạt thì hệ thống tiến hành phỏng vấn và duyệt trực tiếp hồ sơ xin việc để kiểm tra trình độ chuyên môn của các ứng viên.
- Ký hợp đồng thử việc: Sau khi thi phỏng vấn và duyệt hồ sơ, các ứng viên có hồ sơ đạt yêu cầu sẽ ký hợp đồng thử việc với ngân hàng. Tùy theo từng trình độ học vấn trong hồ sơ, mà thời gian thử việc là khác nhau theo quy định của ngân hàng.
- Ký hợp đồng lao động: Sau thời gian thử việc, các ứng viên mà đạt sẽ ký hợp đồng lao động với thời hạn là 3 năm với ngân hàng và trở thành nhân viên chính thức.Và cứ sau 3 năm lại ký lại hợp đồng.
4.2.3.2. Chức năng Theo dõi quá trình công tác
Sau khi nhân viên được phân công vào các vị trí công việc thì đơn vị trực thuộc đó sẽ quản lý quá trình công tác của nhân viên cho đến khi nhân viên đó chuyển công tác hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
- Phân công công việc: Sau khi ký hợp đồng, nhân viên của ngân hang sẽ được phân về đơn vị, phòng ban có nhu cầu bổ sung nhân lực. Tại đó, tùy theo từng trình độ chuyên môn, trình độ học vấn, năng lực của nhân viên và nhu cầu của đơn vị mà nhân viên đó sẽ được phân công công việc.
- Theo dõi quá trình công tác: Khi nhân viên đã được phân công về các phòng ban thì sẽ chịu sự quản lý của phòng ban đó.
Đi công tác: Trong quá trình làm việc, tùy vào từng công việc chức năng, chức vụ có thể được điều động đi công tác ở trong ngân hang hoặc ở các ngân hàng khác trong một khoảng thời gian nhất định.
Chuyển công tác: Một nhân viên sẽ có nhiều quá trình công tác ở các đơn vị khác nhau và sẽ có những chức vụ khác nhau ở tại mỗi đơn vị. Nhân viên có thể chuyển công tác từ đơn vị này sang đơn vị khác (thuộc ngân hàng) hoặc chuyển sang ngân hàng khác làm việc hay chấm dứt hợp đồng lao động với ngân hàng.
- Theo dõi quá trình chấm công: Trong quá trình công tác của nhân viên, hàng ngày nhân viên sẽ được chấm công trong bảng chấm công. Phòng tổ chức nhân sự tiền lương sẽ theo dõi quá trình làm việc của nhân viên qua bảng chấm công.
- Theo dõi khen thưởng kỷ luật: Thực hiện khen thưởng đối với những người có thành tích trong công tác và kỉ luật những người có hành vi vi phạm lao động và vi phạm an toàn lao động.
- Quyết định nghỉ hưu: Khi lao động đủ năm công tác hoặc đủ tuổi về hưu thì ngân hàng sẽ có quyết định cho nhân viên được nghỉ hưu.
4.2.3.3. Chức năng Theo dõi quá trình diễn biến lương:
Trong quá trình công tác, ngân hàng sẽ xét lương cho nhân viên tùy vào chức vụ, trình độ chuyên môn và số ngày công công tác
- Quá trình lương: Trong quá trình công tác, nếu hoàn thành tốt công tác được giao và không mắc vi phạm an toàn lao động, vi phạm lao động thì tùy theo từng trình độ mà nhân viên sẽ được nâng bậc lương sau một thời gian nhất định.
- Quá trình tham gia BHXH: Đóng BHXH cho những người có sổ bảo hiểm và kí hợp đồng chính thức với ngân hàng.
4.2.3.4. Chức năng giải quyết chính sách
Ngoài hưởng mức lương do ngân hàng trả cho nhân viên thì nhân viên còn được đảm bảo các lợi ích riêng trong công việc cũng như ngoài xã hội.
- Giải quyết chế độ nghỉ hưu: Đối với những người đóng BHXH khi hết tuổi lao động hoặc đủ năm công tác thì giải quyết chế độ hưu trí cho họ.
- Giải quyết nghỉ chế độ: Với những người phải đi công tác xa, những người được cử đi học, nghỉ ốm, nghỉ đẻ,…. Sẽ được xét lương và hưởng những trợ cấp đảm bảo lợi ích cho họ.
4.2.3.5. Chức năng Báo cáo:
Theo mỗi một định kì hoặc khi có yêu cầu thì hệ thống sẽ phải báo cáo lên Ban lãnh đạo
- Báo cáo lao động: Thống kê báo cáo tình hình lao động trong các quý, các thông tin liên quan đến công tác khi Ban lãnh đạo yêu cầu thống kê hay tìm kiếm.
- Báo cáo quá trình công tác: Thống kê báo cáo quá trình công tác của nhân viên
- Báo cáo quá trình lương: thông kê tổng quỹ lương của nhân viên
- Báo cáo thành tích: Thống kê khen thưởng kỷ luật lao động để từ đó có các hình thức khen thưởng, hoặc kỷ luật một cách chính xác.
4.2.4. Liệt kê hồ sơ đã sử dụng
D1. Quyết định tuyển dụng D2. Hợp đồng thử việc
D3. Hồ sơ lao động D4. Hợp đồng lao động
D5. Bàng phân công công việc D6. Quyết định công tác
D7. Quyết định khen thưởng, kỷ luật D8. Sổ theo dõi chế độ nghỉ hưu D9. Quyết định chuyển công tác D10. Quyết định bổ nhiệm lao động D11. Bảng chấm công
D12. Sổ BHXH
D13. Bàng quyết định nâng bậc lương D14. Quyết định nghỉ hưu