II. Những thuận lợi và khó khăn tại công ty ảnh hởng đến công tác kế toán vốn
1. Kế toán vốn bằng tiền
1.2. Thủ tục lập và trình tự luân chuyển chứng từ tiền mặt
Chứng từ gốc: - Hóa đơn mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, danh sách tạm ứng lợng, bảng thanh toán lơng, thanh toán tiền bảo hiểm .…
Chứng từ ghi sổ: phiếu thu, phiếu chi.
Sổ sách kế toán: - Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết TK 111 - Sổ cái tài khoản 111
Quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt
Sau khi các chứng từ gốc đợc lập thì chuyển đến phòng kế toán đợc kế toán trởng kiểm duyệt và chuyển cho kế toán tiền mặt lập chứng từ ghi sổ nghiệp vụ phát sinh đó. Sau đó kế toán tiền mặt sẽ chuyển lại cho kế toán trởng từ đó kế toán trởng sẽ chuyển cho thủ trởng đơn vị ký duyệt và đa cho ngời nhạn hay nộp tiền làm căn cứ để thủ quỹ tiến hành nhập, xuất quỹ. Cuối ngày thủ quỹ chuyển tất cả chứng từ phát sinh trong ngày cho kế toán tiền mặt để kế
32 Chứng từ
gốc
Kế toán trưởng Kế toán TM lập phiếu thu, chi và ghi sổ kế toán
Thủ tướng đơn vị Người nộp, nhận tiền Thủ quỹ thu xuất quỹ
toán tiền mặt ghi sổ kế toán liên quan cuối cùng làm t liệu để lu trữ theo quy định riêng của công ty.
Từ các chứng từ gốc tập hợp đợc làm cơ sở để lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu thu đợc lập thành 3 liên trong đó:
Liên 1: Lu tại cuống phiếu Liên 2: Giao cho ngời nộp tiền
Liên 3: Chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ để thu tiền sau đó chuyển cho kế toán làm cơ sở ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp liên quan khi lập đợc đặt giấy than ghi 1 lần.
Phiếu chi đợc lập 2 liên Liên 1 lu tại cuống phiếu
Liên 2 chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ để xuất quỹ sau đó chuyển cho kế toán làm cơ sở để ghi sổ chi tiết, tổng hợp liên quan.
Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt.
Cơ sở ghi sổ kế toán tiền mặt là cơ sở vào các chứng từ ghi sổ gồm: Phiếu thu, phiếu chi kế toán chỉ tiến hành ghi sổ khi các chứng từ ghi sổ đảm bảo tính hợp lí hợp lệ hợp pháp.
Chứng từ ghi sổ đợc lập theo ngày hoặc theo định kỳ tùy vào số lợng nghiệp vụ phát sinh.
Phiếu thu, chi chứng từ liên quan Sổ quỹ tiền mặt Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản 111 Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Phản ánh các chứng từ có nội dung hoàn toàn giống nhau đợc ghi vào một chứng từ các chứng từ độc lập nhau thì phản ánh riêng trên một chứng từ ghi sổ.
Căn cứ vào nghiệp vụ phát sinh ghi nội dung vào cột trích yếu ghi tài khoản đối ứng vào cột ghi số phát sinh vào cột số tiền.
Cuối kì căn cứ vào dòng tổng cộng để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ chuyển chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc cho kế toán để làm cơ sở ghi sổ.
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì lấy số liệu thứ tự đợc ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là số liệu của chứng từ ghi sổ, đăng ký chứng từ ghi sổ lập cho một năm.
Sổ quỹ tiền mặt đợc lập theo tháng và lập chi tiết cho từng chứng từ mỗi định kỳ kế toán kiểm tra đối chiếu sổ kế toán ở sổ quỹ và ký xác nhận.
Sổ cái mở cho đối tợng nào thì ghi tài khoản đó, sổ của năm nào thì ghi cho năm đó dòng sổ d đầu kỳ căn cứ vào sổ dòng tổng cộng của sổ này tháng tr- ớc.
* Thủ tục lập và trình tự luân chuyển chứng từ TGNH:
Chứng từ gốc: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị xin rút tiền về quỹ.
Chứng từ ủy quyền thanh toán: ủy nhiệm thu, ủy nhiệm vụ, séc rút tiền Chứng từ ghi sổ Giấy báo Nợ, Giấy báo Có
Sổ sách kế toán Sổ TGNH Sổ chi tiết TK112, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 112.
Quy trình luân chuyển chứng từ tiền gửi ngân hàng.
Chứng từ gốc sau khi lập xong đợc chuyển cho kế toán trởng kiểm duyệt sau đó chuyển cho kế toán tiền gửi của công ty lập chứng từ ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc rút tiền sau khi lập xong. Kế toán tiền gửi chuyển cho kế toán tr- ởng xem xét và trình thủ trởng đơn vị ký duyệt sau đó kế toán sẽ gửi các chứng từ ủy quyền này tới ngân hàng kho bạc nơi công ty mở tài khoản. Để ủy quyền cho ngân hàng, KB thanh toán NH, KB sau khi kiểm tra các chứng từ đầy đủ điều kiện thanh toán sẽ thực hiện thanh toán (nếu cha đủ điều kiện thì NH, KB sẽ gửi lại cho công ty).
Thực hiện thanh toán xong NH, KB sẽ gửi GBN, GBC cho công ty để thông báo cho công ty kết quả của việc thanh toán từ đó kế toán làm căn cứ để ghi sổ kế toán có liên quan.
ủy nhiệm thu đợc lập 4 liên kèm theo các hóa đơn chứng từ giao hàng công trình với yêu cầu thanh toán qua ngân hàng (đơn vị trả tiền lập).
Một liên (1) để ghi nợ cho đơn vị trả tiền.
Liên 2 làm giấy báo có cho đơn vị thụ hởng (bên nhận tiền). 2 liên còn lại: làm chứng từ ghi có cho đơn vị thụ hởng.
Kế toán trưởng
Thủ trưởng đơn vị
Chứng từ gốc Kế toán tiền gửi lập
UNC, UNC, Séc Ngân hàng thực hiện thanh toán gửi UNC,NUC,Séc gửi GBN, GBC cho công ty
ủy nhiệm chi lập khi công ty mua hàng và đơn vị bán yêu cầu thanh toán qua ngân hàng khi lập kế toán sẽ lập 4 liên nộp vào NH phục vụ mình yêu cầu trích tài khoản tiền gửi của mình trả cho bên thụ hởng 4 liên UNC đợc sử dụng:
1 liên làm chứng từ ghi Nợ cho bên trả tiền 1 liên làm giấy báo Nợ cho bên trả tiền
1 liên làm chứng từ ghi Có tài khoản bên nhận tiền 1 liên làm giấy báo cáo cho bên nhận tiền
* Trình tự ghi sổ và cơ sở ghi sổ kế toán TGNH
Cơ sở để ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng là chứng từ kế toán bao gồm: Giấy báo Nợ, giấy báo Có (1 trong 4 liên UNT, UNC đã lập gửi ngân hàng) . Sau khi ngân hàng thực hiện thanh toán sẽ gửi giấy báo nợ hoặc giấy báo cáo cho công ty từ đó kế toán tiền gửi mới có cơ sở để ghi sổ kế toán có liên quan nh sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tài khoản 112, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 112.
Quy trình luân chuyển trình tự ghi sổ kế toán tiền gửi.
Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh kế toán tập hợp chứng từ gốc lập giấy báo Nợ, giấy báo Có từ đó làm căn cứ để và sổ tiền gửi ngân hàng và bảng tổng hợp chứng từ gốc và chứng từ này phản ánh vào chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái. 36 C hứ ng từ g
ốc Uỷ nhiệm thu (GBC)
Sổ tiền gửi NH Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Tài khoản 112