I. Nhận xét chung về công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm
1. Nhận xét chung
Từ khi thành lập, xây dựng và phát triển đến nay, trải qua 40 năm thành lập và hoạt động, Công ty cổ phần pin Hà Nội không ngừng lớn mạnh và trởng thành về mọi mặt. Trong quá trình phát triển công ty đã đạt đợc những thành công nhất định, có nhiều bớc đột phá trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Song cũng gặp không ít những khó khăn, đặc biệt khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trờng. Công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng đợc củng cố và hoàn thiện, thực sự trở thành công cụ đắc lực trong quản lý kinh tế và hạch toán kinh doanh của công ty, góp phần không nhỏ vào việc khẳng định vị trí của công ty trong nền kinh tế.
Ngày nay công ty đã xây dựng đợc một bộ máy quản lý khoa học và chặt chẽ, lựa chọn những cán bộ có trình độ nghiệp vụ vững, có tinh thần trách nhiệm cao, bộ máy kế toán của công ty về cơ bản đã đáp ứng đợc yêu cầu hạch toán, phản ánh với giám đốc tình hình vật t, lao động, tiền vốn, thu nhập, xử lý cung cấp các thông tin và các quá trình kế toán diễn ra trong công ty. Việc sắp xếp và bố trí nhân sự của phòng tài chính kế toán là phù hợp với yêu cầu và trình độ của đội ngũ cán bộ.
Trong nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp luôn có sự cạnh tranh gay gắt với nhau, nhng nhờ sự vận dụng sáng tạo các quy luật kinh tế thị trờng nên công ty đã đạt đợc những thành tích trong sản xuất, đời sống của cán bộ công nhân viên đợc nâng cao.
- Về khoa học công nghệ: công ty đã đổi mới dây truyền công nghệ, hiện đại hóa máy móc thiết bị, nâng cao chất lợng sản phẩm. Công ty đã nghiên cứu thành công công nghệ sản xuất pin R20S theo công nghệ giấy tẩm hồ với chi phí hợp lý và chất lợng cao hơn so hẳn so với sản phẩm pin R20S, năm 2005 công ty đã sản xuất và tiêu thụ 8 triệu sản phẩm pin R20C. Phấn đấu năm 2006 sẽ nâng sản lợng này lên 3-4 lần, tạo tiền đề cho việc thực hiện và rút ngắn lộ trình khoa học công nghệ năm 2006- 2010.
- Về sản xuất: năng lực sản xuất tơng đối ổn định và đồng bộ, hoàn toàn có khả năng đáp ứng nhu cầu thị trờng ở mức độ cao hơn.
- Về xuất khẩu: công ty đã bớc đầu xác lập đợc việc xuất khẩu pin sang thị tr- ờng Lào, Campuchia và tìm kiếm thị trờng Tiệp Khắc.
Nhìn chung các sản phẩm chủ yếu và thông dụng nh pin R20, R6P về cơ bản các sản phẩm do các đơn vị trong nớc sản xuất đã chiếm lĩnh đợc thị trờng và đợc thị trờng chấp nhận về giá cả và chất lợng, không phải cạnh tranh với pin ngoại, kể cả pin Trung Quốc cũng chỉ còn số lợng rất nhỏ Pin R6. Song các sản phẩm pin cao cấp thị trờng tiêu thụ còn rất nhỏ bé.
Tác động lớn nhất của thị trờng đến kết quả sản xuất kinh doanh của các công ty sản xuất pin vẫn là sự cạnh tranh gay gắt về giá cả, cơ chế khuyến mại giữa các công ty sản xuất. Do cạnh tranh dẫn đến giá bán trên thị trờng diễn ra và thay đổi từng tháng, theo chiều hớng giá bán thực tế ngày càng giảm, giá năm sau thấp hơn năm trớc, tháng sau thấp hơn tháng trớc, hiệu quả sản xuất kinh doanh tích luỹ đợc.
Cùng với những u điểm của công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm trên mà công ty đã đạt đợc còn có những hạn chế công ty cần phải cải tiến, hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa yêu cầu của công tác quản lý. Cụ thể những mặt hạn chế đó nh sau:
+ Công tác điều hành sản xuất cha phối hợp nhịp nhàng giữa các đơn vị, đặc biệt là các đơn vị phục vụ sản xuất, nhiều lúc cha phục vụ kịp thời, cha đáp ứng đợc cho sản xuất, ảnh hởng đến năng suất lao động, hiệu quả sản xuất, tiến độ thực hiện…
+ Công tác quản lý cha thực sự đi vào nề nếp, một số quy định về quản lý cha thực hiện nghiêm túc, đôi khi còn bỏ qua gây ảnh hởng tới hiệu quả chung.
+ Chi nhánh của công ty đặt tại Đà Nẵng không phát huy đợc hiệu quả và đã đi đến giải thể.
+ Tỷ lệ gián tiếp còn quá cao mà vẫn chứa đáp ứng đợc yêu cầu của sản xuất kinh doanh.
- Về hiệu quả: củng cố lại công tác hạch toán nội bộ của công ty cho đến các phòng ban phân xởng để triển khai đến các tổ, các bộ phận, giải quyết dứt điểm từng
tháng hoặc quý. Xây dựng lại cơ chế thởng phạt cho việc tăng hoặc giảm chi phí đợc giao theo nguyên tắc.
Giám đốc thởng phạt cho các đơn vị trởng đơn vị căn cứ vào sự đóng góp của các thành viên để thởng hoặc phạt theo cơ chế đợc xây dựng và theo đại hội công nhân viên chức của đơn vị và công ty.
Tiếp tục phấn đấu để giảm phế phẩm cũng nh pin đổi lại của khách hàng.
- Về công tác tiêu thụ: Bên cạnh những mặt trên thì công tác tiêu thụ, mở rộng thị trờng cũng đợc công ty đặc biệt chú trọng, với sự cố gắng và nhạy bén, bộ phận kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm cũng đã cố gắng hoàn thiện nhiệm vụ của mình. Việc vận dụng chế độ kế toán để tổ chức công tác kế toán thành phẩm và bán hàng đã phù hợp với điều kiện thực tế của công ty, góp phần đơn giản hoá trong việc tính toán đã giúp cho kế toán giảm bớt đợc khối lợng công việc nhng vẫn đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình biến động vật t, tiền vốn. Giám sát thị trờng tiêu thụ hàng tháng, để kịp thời có biện pháp điều chỉnh phơng thức, cơ chế tiêu thụ cho phù hợp. Phân tích và đánh giá kỹ thị trờng tiêu thụ các loại pin, tìm cách đẩy mạnh sản lợng pin R6, giữ vững và ổn định thị trờng pin R20, củng cố lại thị trờng pin R14, xây dựng phơng án tiêu thụ pin LR6. Phơng thức tiêu thu linh hoạt, phù hợp với thị trờng từng vùng, từng tháng, trên nguyên tắc đảm bảo hiệu quả cao nhất cho công ty và đem lại quyền lợi cao nhất cho khách hàng trong điều kiện có thể của công ty.
Tuy nhiên thực tế kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của công ty vẫn còn một số tồn tại cần đợc xem xét và hoàn thiện hơn nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý. Cụ thể những mặt hạn chế đó nh sau:
Công tác điều hành sản xuất cha phối hợp nhịp nhàng giữa các đơn vị phục vụ sản xuất, nhiều lúc cha phối hợp kịp thời, cha đáp ứng đợc sản xuất gây ảnh hởng đến năng suất lao động hiệu quả sản xuất, tiến độ thực hiện.
- Về công tác quản lý: củng cố lại công tác quản lý từ công ty đến các phòng ban, phân xởng đi vào nề nếp hơn, hoàn thiện và áp dụng chính thức hệ thống quản lý ISO cho toàn công ty.
Công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty đợc tiến hành dựa trên đặc điểm tình hình thực tế của công ty và vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành.
+ Trớc hết, công ty đã có sự quan tâm đúng mức tới chế độ kế toán thành phẩm và quản lý thành phẩm của công ty đang đợc hoàn thiện. Công tác quản lý thành phẩm cũng đợc đánh giá cao qua việc xác định đúng đắn rõ ràng quy chế, trách nhiệm của các bên liên quan trong việc quản lý thành phẩm, tránh nhầm lẫn, hao hụt, mất mát, h hại. Kho thành phẩm đợc bố trí khoa học, hợp lý đảm bảo quản lý cho từng thứ, từng loại thành phẩm thuận tiện cho việc nhập xuất hàng.
+ Việc sử dụng hệ thống chứng từ, trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và pháp lý, giúp công ty quan sát tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm kịp thời, cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho bộ phận liên quan.
- Việc lập các liên chứng từ: phiếu nhập kho 3 liên, hoá đơn GTGT 3 liên là hoàn toàn hợp lý và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin ở công ty.
+ Việc đánh giá thành phẩm theo giá hạch toán giúp kế toán thực hiện ghi sổ hàng ngày khi cha có giá thực tế đáp ứng yêu cầu ghi chép kịp thời của kế toán.
Công tác bán hàng ở công ty nhìn chung tơng đối hợp lý. Với mạng lới đại lý khắp nơi trong cả nớc, công ty thờng xuyên cử cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ cao tiếp cận với thị trờng nhằm đẩy mạnh tốc độ bán hàng, mặt khác công ty đã tổ chức những lớp huấn luyện cho các cán bộ kế toán công ty. Việc định giá bán tơng đối sát với thị trờng, vừa đảm bảo tiêu thụ hằng ngày, vừa phục vụ kinh doanh có lãi.
Bên cạnh những u điểm nói trên, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty vẫn còn những mặt tồn tại nhất định.
a. Về kế toán chi tiết thành phẩm
Công ty hạch toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp ghi thẻ song song và do nghiệp vụ xuất kho diễn ra thờng xuyên nên công ty sử dụng giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụ nhập xuất kho thành phẩm, cuối tháng mới tính chuyển sang giá thực tế để xác định giá vốn thực tế của thành phẩm xuất bán.
Có thể thấy rằng kế toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp ghi thẻ song song là cha hoàn toàn hợp lý. Bởi việc ghi chép này còn trùng lặp cả về chỉ tiêu số l-
ợng và chất lợng làm cho khối lợng công việc kế toán lớn, mất thời gian và dồn vào cuối tháng. Trong khi đó số lợng thành phẩm ở công ty tơng đối nhiều mà với việc sử dụng giá hạch toán kế toán dễ dàng xác định đợc giá trị thành phẩm nhập xuất kho theo từng loại thành phẩm để từ đó ghi vào bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất. Nhng thực tế sau khi đã lấy các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT về kế toán không tổng hợp giá trị thành phẩm nhập xuất theo từng loại thành phẩm ghi vào bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất. Mà ghi vào sổ chi tiết theo mặt hàng rồi đến cuối tháng mới tổng hợp số liệu để ghi vào báo cáo nhâp – xuất - tồn thành phẩm.
b. Về chiết khấu bán hàng
Đây là khoản tiền thởng cho khách hàng khi mua với số lợng nhiều và trả tiền ngay hoặc những khách hàng mua xuyên nhng có mức d nợ thấp, giúp công ty thu đ- ợc tiền mua hàng nhanh chóng hơn, thúc đẩy tăng doanh thu, khuyến khích việc mua hàng ở công ty. Khoản tiền này thông thờng phát sinh trong tháng là không nhiều. Tuy nhiên việc kế toán công ty trừ trực tiếp vào chi phí bán hàng (TK 641) là cha phù hợp vì nh thế sẽ không thể theo dõi đợc chặt chẽ khoản phát sinh từ khâu này. Do đó kế toán nên hạch toán riêng vào TK 811- chi phí hoạt động tài chính. Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
c. Kế toán xác định kết qủa kinh doanh.
Việc lập báo cáo kết quả kinh doanh của công ty kế toán lập 6 tháng một lần, còn cuối mỗi tháng theo dõi số lãi, lỗ trên bảng nhật ký chứng từ số 8, phần ghi đối ứng giữa TK 421 với TK 911, không tiến hành phân bổ chi phí bán hàng, chi phí QLDN cho các thành phẩm tiêu thụ trong tháng để xác định kết quả kinh doanh của từng loại thành phẩm. Điều này làm cho ban giám đốc và những bộ phận liên quan nhận thông tin không thể biết đợc kết quả kinh doanh của từng loại pin để đề ra quyết định quản lý cho phù hợp và chính xác. Kế toán cần xác định kết quả riêng của từng loại thành phẩm và phản ánh vào sổ chi tiết TK 911- xác định kết quả kinh doanh để thuận tiện hơn cho công tác quản lý. Tuy nhiên ở Công ty cổ phần pin Hà Nội, chủng loại thành phẩm không phong phú, (chỉ có 9 loại pin) nhng số lợng mỗi loại tơng đối nhiều nên việc xác định kết quả kinh doanh cho từng mặt hàng cũng ch- a cần thiết. Theo tôi, công ty nên phân loại ra những loại pin thiết yếu nhất, số lợng
sản xuất tiêu thụ nhiều nhất thì lập và xác định kết quả riêng cho từng loại đó nh pin R20S, R6P, R14. Còn các loại pin ít thông dụng hơn nh pin BTO, PO2…thì có thể xác định kết quả kinh doanh chung với nhau. Làm nh vậy vừa đảm bảo công việc kế toán không phức tạp, vừa giúp kế toán theo dõi đợc chặt chẽ doanh thu, cung cấp những thông tin cần thiết cho quản lý.
- Ngoài ra phần kế toán doanh thu, kế toán công ty lập bảng kê số 10 nhng lại không phản ánh TK 157 theo quy định kế toán mà chỉ là bảng kê hoá đơn bán hàng, tức là theo dõi về doanh thu và thuế, số còn phải thu của khách hàng nh vậy là không đúng quy tắc kế toán và không theo dõi đợc trữ lợng hàng gửi đi bán.
- Cuối tháng để tính giá thành thực tế của thành phẩm xuất bán là cơ sở số liệu để xác định kết qủa kinh doanh sau này, kế toán sử dụng bảng kê số 9- Bảng tính giá thành thực tế thành phẩm. Nhng lại lập cho 6 tháng 1 lần, nh vậy để muốn tính giá thành thực tế của mỗi thành phẩm ở mỗi tháng là không chính xác và tiện lợi. Từ đó cũng ảnh hởng tới việc xác định giá hạch toán của mỗi tháng. Không xác định đợc giá vốn của hàng bán ra thông qua bảng kê đó để có số liệu ghi vào nhật ký chứng từ số 8
- Nợ TK 632 để xác định giá vốn của hàng xuất bán Có TK 155
- Nợ TK 911 để xác định kết quả bán hàng Có TK 632
d. Việc sử dụng hệ thống sổ kế toán.
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, với sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết làm giảm khối lợng công việc kế toán, tránh tình trạng ghi chép trùng lặp, thực hiện công việc kiểm tra đối chiếu đều đặn trong tháng. Song việc sử dụng hình thức này ở công ty về hệ thống sổ sách không đúng quy định về mẫu sổ trong hình thức kế toán NKCT. Cụ thể là về "bảng cân đối phát sinh công nợ", công ty sử dụng bảng này thay cho sổ chi tiết TK 131 nhằm theo dõi tình hình thanh toán giữa công ty với khách hàng là cha phù hợp với quy định kế toán cũng nh nội dung phản ánh của sổ. Bảng này chỉ đơn thuần theo dõi số đã trả, số khách hàng còn nợ công ty trên một bảng mà cha theo dõi đợc các khoản phát sinh
liên quan đến bán hàng nh: hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, tiền thởng phạt… từ đó gây ảnh hởng khó khăn cho việc kiểm tra tình hình thanh toán giữa công ty với khách hàng. Mặt khác công ty cũng không lập sổ theo dõi công nợ cho khách hàng thờng xuyên và họ mua với số lợng lớn. Vì vậy kế toán thành phẩm phải thu của khách hàng cùng với sổ chi tiết TK 131