2. 3 Báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu và thực trạng quản lý nguyên
3.1. Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty 54.
3.1.1 : Ưu điểm :
Trong công tác hạch toán và quản lý tài chính ở đơn vị:
* Tổ chức kế toán ở Công ty gọn nhẹ nhưng đáp ứng cung cấp kịp thời, đầy đủ và có hiệu quả cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đồng thời phù hợp với trình độ khả năng chuyên môn của từng người. Do vậy việc tổ chức hạch toán và vận dụng cải tiến mới trong công tác hạch toán kế toán đều tiến hành kịp thời, thích ứng với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty với cách tổ chức bộ máy kế toán như hiện nay, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng dần đi vào nề nếp tương đối ổn định và đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như đáp ứng được nhu cầu kinh tế thị trường.
* Về ghi chép ban đầu các chứng từ về nguyên vật liệu cụ thể là: + Biên bản kiểm nhận vật tư
+ Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho
Công ty quy định một cách rõ ràng và theo đúng chế độ tài chính quy định ban đầu.
* Tổ chức công tác kế toán: Cơ cấu tổ chức tương đối gọn nhẹ phù hợp với quy mô, trình độ của nhân viên kế toán. Hiện nay, các phòng ban của công ty đều trang bị máy vi tính, riêng phòng kế toán các nhân viên đều làm việc trên máy vi tính.
* Công tác kế toán nguyên vật liệu: được quản lý tốt ở tất cả các khâu như thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng.
* Chế độ quy định trách nhiệm trong việc xử lý nguyên vật liệu: Tại công ty đã xây dựng chế độ thưởng phạt nhằm khuyến khích nâng cao hơn nữa trách nhiệm của từng cán bộ công nhân viên trong quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.
Để đạt được những kết quả đó là nhờ sự năng động trong bộ máy quản lý, cùng với sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty, đặc biệt là sự cố gắng của bộ máy kế toán của công ty.
3.1.2 : Tồn tại chủ yếu và nguyên nhân.
- Ngoài những ưu điểm nêu trên về kế toán nguyên vật liệu tại công ty còn có một số những hạn chế sau:
*Về hạch toán NVL mới làm được trong việc ghi chép và hạch toán đơn thuần, chưa đi sâu phân tích và đánh giá được hiệu quả sử dụng NVL, chưa đề xuất được những biện pháp hữu hiệu giúp Giám đốc Công ty trong việc quản lý sử dụng tốt vật tư tài sản, chưa xây dựng được các định mức tiêu hao vật liệu tiên tiến thay thế các định mức tiêu hao vật liệu xây dựng cách đây nhiều năm, nay đã lạc hậu không còn phù hợp.
- Một số vật tư hàng hóa tồn đọng trong kho đã nhiều năm chất lượng kém, phòng kế toán Công ty và kế toán vật tư chưa đề xuất biện pháp giải quyết để thu hồi vốn.
* Về trang bị phòng kế toán: Công ty đã trang bị máy vi tính nhưng hiện nay máy vi tính mới chỉ sử dụng để tính toán, ghi số liệu trên máy bằng
Excel mà vẫn chưa được cài đặt các phần mềm kế toán, hình thức kế toán máy chưa được áp dụng. Vì vây dễ gây ra sự trùng lặp số liệu thông tin, xử lý vẫn chưa kịp thời. Từ đó dẫn đến sự trẫm chễ trong quá trình cập nhật chứng từ và in sổ sách kế toán.
* Về công tác thu mua nguyên vật liệu: Hiện nay, mặc dù đã có sự lựa chọn, tìm hiểu thị trường nhưng việc thu mua nguyên vật liệu đối với một số mặt hàng thì công ty vẫn phải mua với giá rất cao ảnh hưỏng đến chi phí và giá thành sản phẩm của công ty.
* Về việc hoạch toán thừa thiếu nguyên vật liệu: Tại công ty không sử dụng tài khoản để hạch toán thừa thiếu nguyên vật liệu điều này là không tốt vì nếu có xảy ra hiện tượng phát hiện thừa, thiếu nguyên vật liệu thì sẽ khó khăn trong công tác kế toán và xác định kết quả kinh doanh của công ty.
3.2 : Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu.
Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán NVL ở Công ty
- Qua nghiên cứu tổ chức kế toán NVL ở Công ty, nhìn chung đáp ứng được yêu cầu quản lý và tuân thủ đúng các quy định hiện hành của Nhà nước. Tuy nhiên còn một số tồn tại cần được hoàn thiện, tôi xin đề xuất một số ý kiến để Công ty xem xét.
- Công ty gồm có 10 trạm và 1 đội tư vấn xây dựng nên việc chi phí NVL trong chi phí sản xuất chiếm tỷ trọng lớn, VL được cung ứng từ nhiều nguồn khác nhau, giá cả biến động liên tục. Do đó Công ty cần có biện pháp hữu hiệu để quản lý chặt chẽ VL ngay trong khâu thu mua, vận chuyển và quá trình sử dụng nhằm ngăn chặn kịp thời các hiện tượng lãng phí, tiêu cực trong quá trình quản lý và sử dụng VL. Như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí VL trong giá thành sản phẩm, đem lại lợi nhuận ngày càng tăng.
- Trong quá trình sản xuất kinh doanh Công ty đang áp dụng phương pháp đích danh để tính giá trị VL xuất dùng .Theo phương pháp này tính giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng kịp thời, chính xác nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý, theo dõi chặt chẽ từng lô hàng. Song trong thực tế quy mô của Công ty lớn ,VL có nhiều chủng loại, số lượng nhập, xuất hàng năm lớn, nhiều chủng loại vật liệu, công việc ghi chép của kế tóan vật tư phức tạp, việc quản lý và theo dõi gặp khó khăn. Đề nghị Công ty nghiên cứu phương pháp thích hợp để xác định giá VL xuất kho nhằm khắc phục các hạn chế trên.
- Hiện nay Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết VL. Theo phương pháp này đơn giản, dễ đối chiếu, kiểm tra và phát hiện sai xót trong số lượng chủng loại vật liệu sử dụng hàng năm lớn, đa dạng. Việc xuất, nhập vật liệu diễn ra thường xuyên hàng ngày. Việc áp dụng phương pháp này có nhiều bất cập đó là:
+ Giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng.
+ Công việc kiểm tra và đối chiếu thường tiến hành vào cuối tháng sẽ kéo dài thời gian, chức năng kiểm tra của kế toán hạn chế, quy mô Công ty lớn, hoạt động trong phạm vi rộng. Đội ngũ cán bộ kế toán, thủ kho hiện nay đa số có năng lực và kinh nghiệm trong việc ghi chép và hạch toán kế toán. Theo tôi Công ty nên áp dụng phương pháp ghi sổ số dư để hạch toán chi tiết VL thì phù hợp hơn.
- Trình độ ghi sổ kế toán ở Công ty theo hình thức chứng từ ghi sổ. Nhìn chung phù hợp với đặc điểm và năng lực của đội ngũ kế toán nhưng nhược điểm của phương pháp này là: Ghi chép trùng lặp quá nhiều giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
- Công ty nên có kế hoạch xây dựng các định mức dự trữ vật liệu tiên tiến thay thế các định mức không còn phù hợp, tăng cường hơn nữa công tác
kiểm kê, quản lý vật tư, thực hiện thưởng phạt nghiêm minh nhằm động viên mọi người sử dụng vật tư tiền vốn có hiệu quả.
* Xuất phát từ thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH NN MTV KTCT TL Phú Thọ, để hoàn thiện hơn nữa kế toán nguyên vật liệu, đảm bảo tuân thủ hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện hành phù hợp với đặc điểm và quy trình công nghệ, đặc điểm của sản xuất và yêu cầu quản lý của công ty. Qua thời gian tìm hiểu thực tế về công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại công ty mặc dù còn hạn chế thực tế, em mạnh dạn đưa ra một vài kiến nghị về kế toán nguyên vật liệu tại công ty để hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty.
Kiến nghị 1: Về tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính. Việc ghi chép và xử lý thông tin hiện đại là một trong những nội dung của công tác kế toán nhằm đáp ứng thông tin nhanh chóng kịp thời và chính xác để công tác kế toán dần dần phù hợp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và đòi hỏi ngày càng cao về công tác kế toán. Nhận thức được sự cần thiết đó Công ty đầu tư mua sắm thiết bị, máy vi tính cho phòng kế toán của công ty và các phòng ban khác. Tại phòng kế toán công ty việc sử dụng máy vi tính mới chỉ để tính toán, ghi chép số liệu, tập hợp số liệu trên máy bằng Execl, công ty chưa sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ công tác kế toán. Do đó, trong thời gian tới công ty nên mua sắm và cài đặt phần mềm kế toán phù hợp với khả năng và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên sử dụng thành thạo các phần mền kế toán máy, đồng thời sắp xếp lại bộ máy kế toán phù hợp với sự phát triển của công ty cũng như xu thế phát triển của xã hội trong giai đoạn đất nước ta đang hoà nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới.
Kiến nghị 2: Hoàn thiện kế toán tổng hợp. Để theo dõi phản ánh kịp thời các loại nguyên vật liệu mà công ty đã mua hay chấp nhận thanh toán, đã thuộc quyền sở hữu của công ty nhưng chưa nhập kho, công ty nên sử dụng:
TK 151- Hàng mua đang đi đường Tài khoản này có kết cấu như sau:
Bên nợ: phản ánh giá trị vật tư đang đi đường cuối tháng chưa về tới công ty nhưng đang chờ làm thủ tục nhập kho.
Bên có: phán ánh giá trị hang đang đi đường kỳ trước đã nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hay khách hàng
Dư nợ: giá trị vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường. * Phương pháp kế toán:
Nếu cuối tháng nguyên vật liệu vẫn chưa về nhưng thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, căn cứ vào hoá đơn, kế toán ghi:
Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường: Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331- Phải trả người bán.
+ Sang tháng sau khi nguyên vật liệu về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152- Nguyên vật liệu
Có TK 151- Hàng mua đang đi đường.
Kiến nghị 3: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho,dự phòng nợ phải thu khó đòi., để hạn chế bớt những thiệt hại không đáng có và chủ động hơn về tài chính trong các truờng hợp xảy ra rủi ro do các ảnh hưởng ngoài mong muốn, thì công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi để quá trình sản xuất và kinh doanh của công ty diễn ra một cách liên tục và có hiệu quả.
Khi cảm thấy không an toàn về hàng tồn kho và nợ phải thu thì công ty tiến hành lập dự phòng, khi lập dự phòng thì ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) . Nếu xảy ra rủi ro thì nguồn dự phòng sẽ là nguồn bù đắp chính đảm bảo cho sự cân bằng giữa thu nhập và chi phí.
TK 139: Dự phòng nợ phải thu khó đòi. TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trích lập dự phòng được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ số 3.1 : Phương pháp hạch toán TK 139
TK 642(6) TK 139 TK 642(6)
Hoàn nhập dự phòng Lập dự phòng Vào cuối niên độ
Sơ đồ số 3.2 : Phương pháp hạch toán TK 159
TK 632 TK 159 TK 632
Việc lập dự phòng phải dựa trên nguyên tắc: chi phí lập dự phòng cho những loại vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính, phải có giá trị thấp hơn giá trị ghi sổ:
Mức lập dự phòng = khối lượng vật liệu tồn kho * mức giảm giá vật liệu Mức giám giá vật liệu = đơn giá ghi sổ - đơn giá thực tế trên thị trường.
Kiến nghị 4: Kế toán kết quả kiểm kê
Trong quá trình bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu có thể bị hao hụt, mất mát, hư hỏng, dư thừa do những nguyên nhân khác nhau. Chính vì vậy tất cả các hiện tượng thừa thiếu nguyên vật liệu đều phải được xác định nguyên nhân rõ ràng từ đó mới đề ra biện pháp xử lý có hiệu quả. Tại công ty TNHH NN MTV KTCT Thuỷ lợi Phú Thọ kế toán nguyên vật liệu không sử dụng hai loại tài khoản hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu, điều này không nên vì khi xảy ra hiện tượng thừa thiếu nguyên vật liệu thì công ty sẽ khó khăn trong việc xử lý, gây lỏng lẻo trong công tác quản lý nguyên vật liệu dẫn đến phát sinh những chi phí không đáng có ảnh hưởng đến chi phí, giá thành và lợi nhuận của công ty.
Để hạch toán thừa thiếu nguyên vật liệu kế toán sử dụng TK 1381 " phải thu khác" và TK 3381 " Phải trả, phải nộp khác"
* Phương pháp kế toán:
Kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê để tiến hành ghi + Nếu phát hiện thừa
Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu
Có TK 3381 - Phải trả, phải nộp khác + Nếu phát hiện thiếu:
Nợ TK 1381 - Phải thu khác Có TK 152 - nguyên vật liệu
Căn cứ vào quyết định xử lý của hội đồng xử lý : + Nếu thừa kế toán ghi:
Nợ TK 3381 - Phải trả, phải nộp khác Có TK 632 - Giá vốn hàng bán
+ Nếu thiếu kế toán ghi:
Nợ TK 111, 334 (tiền mặt phải trả CNV, phần tổ chức cá nhân phải bồi thường)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK : 1381 - Phải thu khác.
Kiến nghị 5: Việc quản lý nguyên vật liệu, để quản lý nguyên vật liệu được tốt hơn, kế toán có thể lập một số chi tiết các vật liệu luân chuyển đã xuất dùng, đặc biệt cần theo dõi lượng vật tư còn lại tại kho nhưng cuối tháng chưa sử dụng. Đây là biện pháp quản lý tốt hơn tài sản của công ty.
Kiến nghị 6: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Đây là phương pháp đơn giản nhưng nó lại không phù hợp với công tác kế toán tại công ty, vì công tác ghi chép nhập - xuất - tồn giữa kế toán và thủ kho bị trùng lặp, càng nhiều danh điểm vật tư càng bộc lộ điểm yếu này. Vì vậy, công ty nên sử dụng phương pháp sổ số dư thay cho phương pháp ghi thẻ song song, vì ngoài việc khắc phục được sự ghi chép trùng lặp trong quá trình ghi chép số liệu, phương pháp sổ số dư còn có ưu điểm khác phù hợp với đặc điểm công ty, như chủng loại vật tư phong phú, công việc nhâp - xuất - tồn lớn.
KẾT LUẬN
- Việt Nam là một trong những nước có nền kinh tế đang phát triển. Sự hội nhập cũng như sự giao lưu kinh tế giữa các vùng miền trong nước, và giữa nước ta với các quốc gia trong khu vực trên thế giới diễn ra một cách mạnh mẽ và sôi động. Điều đó được nhận thấy sau khi nước ta ra nhập WTO. Từ sau sự kiện này nền kinh tế nước ta cũng có những biến động đáng kể. Đặc biệt là sự thành lập của nhiều doanh nghiệp tư nhân vừa và nhỏ, các công ty liên doanh với nước ngoài. Đòi hỏi các nhà quản lý phải đưa ra các chiến lược kinh doanh, những quy trình sản xuất có lợi nhất cho doanh nghiệp mình. Ở những doang nghiệp sản suất các nhà quản lý và phòng kế toán luôn quan tâm tới chi phí sản suất (giá thành sản phẩm ).Giá thành sản xuất của bất kỳ một