Thông qua hợp đồng mua bán với các đại lý, bán trực tiếp cho các hiệu thuốc huyện và các quầy thuốc, hiệu thuốc trực thuộc do đó thành phẩm, hàng hóa xuất kho có 1 hay 2 phương thức: nhận hàng và chuyển hàng.
- Nhận hàng: là hình thức người mua đem hóa đơn đến kho công ty nhận hàng theo số lượng ghi trên hóa đơn, thường áp dụng với các hiệu thuốc nhỏ, lẻ.
- Chuyển hàng: là hình thức công ty căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng sẽ tổ chức vận chuyển đến địa điểm người mua quy định, thường áp dụng đối với các đại lý. (1) (2) (3) (5) (4)
Sơ đồ 4.1: Qui trình bán hàng của công ty
Phòng kinh doanh
Đơn đặt hàng Phòng kế toán
Kho thành phẩm Khách hàng
(1) Khách hàng gửi đơn đặt hàng đến công ty.
(2) Phòng kinh doanh sau khi nhận được đơn đặt hàng sẽ phân loại hàng theo số lượng, chủng loại và ra hóa đơn, sau đó chuyển đến phòng kế toán.
(3) Phòng kế toán sau khi nhận được hóa đơn từ phòng kinh doanh chuyển sang tùy theo hình thức thanh toán mà có các cách ghi sổ khác nhau: nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán quỹ tiền mặt sẽ lập phiếu thu chuyển đến thủ quỹ nhận tiền. Nếu khách hàng mua trả chậm thì kế toán công nợ sẽ ghi lên hóa đơn “đã ghi nợ” sau đó ra phiếu xuất hàng chuyển đến kho thành phẩm.
(4) Kho thành phẩm nhận được phiếu xuất kho từ phòng kế toán, thủ kho sẽ cho xuất hàng hóa cho khách hàng theo hóa đơn.
(5) Sau khi xuất hàng thủ kho sẽ đưa hóa đơn cho khách hàng ký vào các liên, khách hàng giữ một liên và hai liên còn lại chuyển đến phòng kế toán lưu, kế toán công nợ giữ một liên để theo dõi quá trình thanh toán nợ của khách hàng, một liên do kế toán thanh toán giữ.
4.2.1.2 Hình thức thanh toán
- Mua trả chậm: Là chính sách chủ yếu của doanh nghiệp áp dụng đối với khách hàng là các công ty hay các khách hàng đã mua bán nhiều lần với doanh nghiệp nhằm tăng doanh thu bán hàng, duy trì khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới. Ngoài ra còn tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác, thời gian trả chậm tùy theo đối tượng khách hàng.
- Mua trả ngay: Hình thức này áp dụng đối với các nhà thuốc nhỏ, lẻ hay đối với các đợt mua hàng có giá trị nhỏ. Hình thức thanh toán này áp dụng cho các công ty, đại lý mới mua lần đầu hay mua với số lương nhỏ.
4.2.1.3 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Công ty sử dụng các TK sau để ghi nhận doanh thu: TK 5111- Doanh thu hàng hóa, TK 5112- Doanh thu thành phẩm. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ, hóa đơn kế toán sẽ ghi vào các sổ nhật ký cho từng loại doanh thu. Cuối tháng kế toán tổng hợp dựa vào sổ nhật ký này để ghi vào sổ cái và kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan đến quá trình tiêu thụ.
• TK 131- Phải thu khách hàng • TK 111- Tiền mặt
SỔ CÁI
TK 5111- DOANH THU BÁN HÀNG HÓA THÁNG 12/2008
Chứng từ Phát sinh
Ngày Số DIỄN GIẢI
TK đối ứng Nợ Có 12/08 Phải thu của khách hàng 131 7.784.084.753 Vốn KD của các đơn vị trực thuộc 1361 10.508.912.050 Xác định kết quả kinh doanh 911 18.292.996.803 Tổng phát sinh 18.292.996.803 18.292.996.803
Dựa vào sổ cái ta xác định được doanh thu bán hàng hóa từđó kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả sản xuất kinh doanh tháng 12/2008 của công ty.
Trong tháng xuất bán hàng công ty mua ngoài.
Nợ TK 131 7.784.084.753 Nợ TK 1361 10.508.912.050 Có TK 5111 18.292.996.803 SỔ CÁI TK 5112 – DOANH THU BÁN CÁC THÀNH PHẨM THÁNG 12/2008 Chứng từ Phát sinh
Ngày Số DIỄN GIẢI
TK đối ứng Nợ Có 12/08 Phải thu của khách hàng 131 1.801.621.480 Xác định kết quả kinh doanh 911 1.801.621.480 Tổng phát sinh 1.801.621.480 1.801.621.480 Trong tháng xuất bán hàng công ty tự sản xuất: Nợ TK 131 1.801.621.480 Có TK 5112 1.801.621.480
Cuối tháng, kết chuyển sang TK 911 – “ Xác định kết quả kinh doanh” Nợ TK 5111 18.292.996.803
Nợ TK 5112 1.801.621.480 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});