Công ty SX-XNK xe đạp, xe máy Hà Nội đợc hình thành trên cơ sở bộ máy văn phòng liên hiệp, vì vậy khối lợng công việc của Công ty rất lớn: vừa thực hiện nhiệm vụ quản lý, vừa kiêm quản lý Liên hiệp và có cơ cấu quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng.
Trong bộ máy quản lý của Công ty, giám đốc là ngời lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm trớc Liên hiệp và Nhà nớc. Các bộ phận trực thuộc chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Giám đốc trên nguyên tắc tập trung dân chủ, cấp dới phục tùng cấp trên, mối quan hệ giữa các bộ phận là bình đẳng, hợp tác, tạo điều kiện hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau để thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ đợc giao.
Bộ máy công ty bao gồm: Ban giám đốc, các phòng ban, và các đơn vị trực thuộc. Toàn Công ty hiện có 78 nhân viên trong đó có 20 cán bộ quản lý.
Sơ đồ 2.3cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty
Phòn g tổ chức hành chính Giám đốc Phó giám đốc kinh
doanh Phó giám đốckỹ thuật
Phòng kinh tế tài chính Phòng KD - DV kỹ thuật Phòng xuất nhập khẩu Phòng kinh doanh vật tư Phòng kinh doanh xe máy nội thất Phòng SX KD xe đạp
2.1.4.1. cơ cấu Ban Giám đốc (BGĐ):
Điều hành quản lý toàn bộ hoạt động của Công ty và của Liên hiệp. Là bộ phận đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ, của toàn Công ty, trực tiếp chỉ đạo, hớng dẫn các phòng ban chức năng, các đơn vị trực thuộc thực hiện nhiệm vụ của mình. Đồng thời BGĐ còn là cấp quản lý cao nhất chịu trách nhiệm trớc pháp luật và cơ quan quản lý cấp trên, thống nhất sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn, vật t, hàng hoá, lao động.
Đứng đầu BGĐ là Giám đốc Công ty-đại diện pháp nhân điều hành hoạt động công ty theo 2 phơng pháp: trực tiếp và thông qua 2 Phó giám đốc (Phó giám đốc kinh doanh và Phó giám đốc kỹ thuật).
Giám đốc :có trách nhiệm giám sát, bao quát hết các hoạt động của cômh ty chịu trách nhiệm toàn bộ về các hoạt động của công ty. Nhận vốn, tài sản và các nguồn lực do nhà nớc giao để quản lý,sử dụng và phát triển vốn,tổ chức điều hành hoạt động của công ty.
Phó giám đốc kinh doanh:giám sát bao quát toàn bộ các hoạt động sản xuât kinh doanh dới sự chỉ đạo của giám đốc,giúp giám đốc đIều hành công ty theo sự phân công và uỷ quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về nhiệm vụ đợc giám đốc phân công và uỷ quyền, ký các văn bản theo chức năng và nhiệm vụ vủa mình.
Phó giám đốc kỹ thuật: Giúp giám đóc trong việc chỉ đạo toàn bộ vấn đề kỹ thuật, kiểm tra các thành viên trong công ty có liên quan đến nhiệm vụ đợc giao của mình để cùng hoàn thành nhiệm vụ.
2.1.4.2. cơ cấu Các phòng ban:
- Phòng Tổ chức hành chính: (gồm các lĩnh vực tổ chức, bảo vệ, hành chính) có nhiệm vụ giúp ban lãnh đạo trong khâu tổ chức nhân sự, sắp xếp phân công lao động theo đúng ngành nghề, làm thủ tục cho các đoàn đi nớc ngoài khảo sát ký kết hợp đồng, đánh máy và in ấn tài liệu, giả quyết các thủ tục hành chính phục vụ quản lý các chế độ chính sách.
Phòng kinh tế - Tài chính:ĐT:
(gồm các lĩnh vực kế toán, tài chính, thống kê). có nhiệm vu theo dõi, quản lý và phân phối vốn cho các đơn vị kinh doanh theo kế hoạch của công ty; cân đối thu-chi, lập các chỉ tiêu cụ thể cho từng tháng, quý, năm và giúp các đơn vị làm các thủ tục vay vốn Ngân hàng.
- Phòng KD-DV-Kỹ thuật: Thực hiện chức năng đầu t xây dựng cơ bản, quản lý chất lợng sản phẩm và kiểm tra hàng hoá XNK; phối hợp với các phòng ban và đơn vị kinh doanh khác để kiểm tra, đánh giá hàng tồn kho, ứ đọng từ đó tìm ra biện pháp giải quyết kịp thời.
- Phòng XNK: Thực hiện chức năng kinh doanh, XNK xe đạp, phụ tùng xe đạp là chủ yếu và có nhiệm vụ tổ chức, khai thác hàng XNK và uỷ thác.
- Phòng kinh doanh vật t tại 181 Nguyễn Lơng Bằng Đống đa - Hà Nội.
- Phòng SX-KD xe đạp tại 181 Nguyễn Lơng Bằng Đống Đa - Hà Nội. Chuyên sản xuất kinh doanh xe đạp, phụ tùng xe đạp, các sản phẩm cơ khí tiêu dùng và làm đại lý tiêu thụ sản phẩm cho các tổ chức kinh tế trong nớc.
- Phòng kinh doanh xe máy nội thất tại 181 Nguyễn Lơng Bằng - Đống Đa Hà nội: kinh doanh các loại xe máy, phụ tùng; hàng nội thất; lắp ráp xe máy;dịch vụ sửa chữa, thay thế, bảo hành xe máy phục vụ nhu cầu tiêu dùng.
2.1.5.đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty .
2.1.5.1. tổ chức bộ máy kế toán của công ty.
Hiện nay công ty là một đơn vị hạch toán độc lập, Hình thức công tác kế toán mà công ty áp dụng là hình thức tâp trung . Toàn bộ công việc kế toán đợc thực hiện tại văn phòng công ty. Ngoài ra còn hạch toán các ngiệp vụ phát sinh ở đơn vị trực thuộc không có tổ chức bộ máy kế toán riêng, đồng thời tiếp nhận các báo cáo ở đơn vị trực thuộc có tổ chức bộ máy kế toán riêng để tập hợp thành báo cáo chung của toàn công ty.
Các đơn vị trực thuộc không có tổ chức bộ máy kế toán riêng chỉ thu thập chứng từ ban đầu gửi về phòng kế toán của công ty để xử lý.
Các đơn vị trực thuộc có bộ máy kế toán riêng phải kiểm tra thu thập xử lý chứng từ ban đầu tiến hành hạch toán tổng hợp ,hạch toán chi tiết và định kỳ gửi báo cáo và bảng cân đối số phát sinh theo tháng của mình về phòng kinh tế để bộ phận kế toán tập hợp số liệu cho cả công ty.
Do địa bàn hoạt động của công ty phân tán thành 3 địa điểm phơng tiện ghi chép thông tin khá đầy đủ nên hình thức kế toán nêu trên tỏ ra rất phù hợp với công ty đảm bảo kiểm tra của kế toán trởng và lãnh đạo kịp thời của ban giám đốc.
Theo biên chế phòng kế toán gồm 4 ngời: 1 kế toán trởng , 1phó phòng và 2 kế toán viên.Nhiệm vụ và chức năng của từng ngời nh sau:
-Kế toán trởng : Có nhiệm vụ điều hành bộ máy kế toán thực thi theo đúng chế độ chính sách, hớng dẫn chỉ đạo kiểm tra hoạt động của các nhân viên kế toán.Phát hiện kịp thời những bất hợp lý trong kinh doanh đồng thời chịu trách nhiệm trớc giám đốc và nhà nớc về mặt quản lý tài chính.
Kế toán tổng hợp (phó phòng): Là ngời lập báo cáo quyết toán, vào sổ cái, theo dõi kết quả kinh doanh của các đơn vị trực thuộc. Có nhiệm vụ tính thuế, công nợ nội bộ hàng tháng để nộp thanh toán và giúp kế toán trởng lập báo cáo quyết toán kiêm kế toán vật t.
-Kế toán ngân hàng ,thủ quỹ kiêm kế toán tiền lơng:có nhiệm vụ phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm các khoản tiền vay, tiền gửi Ngân hàng của công ty và làm nhiệm vụ quản lý quỹ. Thực hiện đầy đủ các nội quy và chịu trách nhiệm trớc kế toán trởng về công việc kế toán của mình kiêm kế toán tính lơng và chi lơng.
Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán thanh toán: có nhiệm vụ căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc giám đốc duyệt phiếu thu, phiếu chi, phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm vốn của công ty. Theo dõi tài khoản tạm ứng, trích và lập quỹ khấu hao tài sản cố định của công ty.
Sơ đồ 2.4:tổ chức bộ máy kế toán của công ty SX XNK Xe đạp xe máy Hà–
Nội
2.1.5.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng:
căn cứ vào quy mô đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất, trình độ nhiệm vụ chuyên môn của nhân viên kế toán ,Công ty SX-XNK xe đạp xe mái Hà Nội tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ với hệ thống sổ bao gồm NKCT số 1,2,5,8,10; bảng kê số 1,2 ;bảng phân bổ số 1,2,3và các sổ cáy tày khoản.
Hệ thống tài khoản :Công ty SX-XNK xe dạp xe máy Hà Nội đã và đang áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết đinh 141TC/QĐ ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính và những thông t sửa đổi của bộ tài chính.Hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thừong xuyên,tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Niên độ kế toán ở công ty SX-XNK xe dạp xe máy Hà Nội bắt đầu từ ngày1/1 và kết thúc vào ngài 31/12 hàng năm.Tuy nhiên do yêu cầu quản lý và đặc điểm của quá
Kế toán trưởng
Kế toán tài sản cố định
kiêm kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ
trình sản xuất kinh doanh công ty không sử dụng một vài tài khoản và một số tài khoản đợc mở chi tiết cho các đối tợng để tiện cho việc theo dõi ,quản lý và hạch toán.
Chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán:Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty đều đợc lập chứng từ hợp lý; hơp lệ, hợp pháp. Các chứng từ gốc đều là cơ sở để kế toán phần hành tiến hành ghi vào sổ chi tiết, bảng kê, nhật ký- chứng từ.
Hết năm, khi quyết toán đợc duyệt, các chứng từ và sổ sách tổng hợp đợc chuyển vào kho lu trữ theo chế độ hiện hành tuỳ theo tính chất quan trọng của chứng từ để quy định thời hạn lu trữ.
Các báo cáo tài chính của công ty:
Công ty phải lập và gửi báo cáo năm theo đúng quy định của bộ tài chính. Các loại báo cáo mà công ty phải lập và gửi đi là:
Bảng cân đối kế toán.
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Sơ đồ 2.5:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký-Chứng từ tại công ty sản xuất xuất nhập khẩu xe đạp, xe máy Hà Nội.
Ghi chú:
Đối chiếu kiểm tra Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký
chứng từ Thẻ và các sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái
2.2.tình hình thực tế về tổ chức hạch toán tại công ty sản xuất xuất nhập khẩu xe đạp xe máy Hà Nội
2.2.1Đặc điểm tài sản cố định của công ty
TSCĐ là những t liệu sản xuất quan trọng trong quá trình kinh doanh của công ty đó là những tài sản cố định chắc chắn thu đợc lợi ích kinh tế trong tơng lai từ việc sử dụngtài sản đó: Nguyên giá tài sản cố định phải đợc xác định một cách tin cậy : có giá trị từ 10triệu đồngtrở lên và có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên.Tại côn gty SX- XNK xe đạp xe máy Hà Nội tài sản cố định bao gồm nhiều loại nhng giá trị tài sản cố định hầu nh nhỏ.
Tính đến ngày 31/12/2004/tổng nguyên giá TSCĐ của công ty là :6.194.252.186đ
Hao mòn đã tính là : 2.345.231.238đ
Gía trị còn lại là : 3.849.020.948đ
Trong những năm gần đây tài sản cố định của công ty đã đợc đầu t đổi mới chủ yếu là từ nguồn tự bổ sung trong năm 2004 công ty đã mua sắm , xây dựng sửa chữa từ nguồn vốn bổ sung là: 1.099.276.574 đ
Việc đầu t trang bị máy móc mới hiện đại để thay thế dần máy móc cũ là muc tiêu lâu dài của công ty nhằm nâng cao chất lợng và hiệu quả sử dụng của TSCĐ
2.2.2.Phân loại tài sản cố định .
Tài sản cố định của công ty đợc đầu t bằng nhiều nguồn vốn khác nhau với nhiều loại có đặc thù kỹ thuật khác nhau .Vì vậy để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán , kế toán đã phân chia tài sản cố định theo các loại dựa vào một số tiêu thức:
+Phân loại tài sản cố định theo nguồn hình thành:
Tài sản cố định hiện có của công ty nh đã trình bày ở trên là đợc hình thành từ hai nguồn cơ bản là : ngân sách nhà nớc và nguồn vốn tự bổ sung. Vì vậy, để tăng cờng quản lý tài sản cố định theo nguồn hình thành công ty tiến hành phân loại theo các nguồn chủ yếu:
TSCĐ đầu t bằng nguồn vốn ngân sách cấp: 1.285.420.513đ
TSCĐ đầu t bằng nguồn vốn tự bổ sung là: 4.908.831.673đ
+Phân loại theo công dụng và tình hình sử dụng
để thấy đợc thực trạng hoạt động và tình hình sử dụng tài sản cố định để đa ra ph- ơng hớng đầu t tài sản cố định cho phù hợp , đúng đắn kịp thời, công ty tiến hành phân
loại tài sản cố định theo công dụng và tình hình sử dụng , tài sản cố định đợc chia làm hai loại nh sau:
Tài sản cố định đang dùng :6.194.252.186đ
Tài sản cố định đang chờ thanh lý: 78.961.243đ
Công ty đã sử dụng bộ máy kế toán cùng các phòng ban , xí nghiệp để quản lý chặt chẽ tài sản cố định ở mọi mặt nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng và cung cấp thông tin để tiếp tục đổi mới tài sản cố định, đa công nghệ tiên tiến vào quá trình sản xuất.
2.2.3 Đánh giá tài sản cố định.
Tại công ty tài sản cố định vô hình không đợc đánh giá .Việc tiến hành đánh giá tài sản cố định hữu hình theo nguyên tắc chung của chế độ kế toán hiện hành . Tài sản cố định của công ty đợc đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại.
Nguyên giá TSCĐ = Gía mua + Các chi phí khác có liên quan
Gía trị hao mòn của tài sản cố định đợc tính dựa vào gía trị của nguyên giá. Hao mòn TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao năm
Trên cơ sở nguyên giá và gía trị hao mòn kế toán xác định giá trị còn lại của tài sản cố định:
Gía trị còn lại của TSCĐ = Nguyên gía TSCĐ - Gía trị hao mòn TSCĐ.
Nh vậy toàn bộ tài sản cố định của công ty đợc theo dõi chặy che trên ba phơng diện là : Nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. Nhờ đó phản ánh đợc tổng số vốn đầu t mua sắm , xây dựng tài sản cố định và trình độ trang cơ sở vật chất kỹ thuật cho sản xuất kinh doanh.Các trờng hợp thay đổi nguyên giá tài sản cố định ở trên sổ kế toán chỉ xảy ra khi xây lắp , trang bị thêm cho tài sản cố định hoặc do đánh giá lại tài sản cố định theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
Theo số liệu trên sổ kế toán theo dõi tài sản cố định cũng nh số liệu thực tế kiểm kê tại ngày 31/12/2004 thì cửa hàng kinh doanh dịch vụ tổng hợp có;
Nguyên gía ; 140.416.340đ Hao mòn luỹ kế : 103.500.000đ Gía trị còn lại là :36.916.340đ
2.2.4.Hạch toán và tổ chức hạch toán tài sản cố định.
Giới thiệu quy trình hạch toán tài sản cố định tại công ty sản xuất xuất nhập khẩu xe đạp xe máy Hà Nội
Sổ chi tiết TSCĐ Chứng từ hạch toán TSCĐ Sổ đăng ký TSCĐ Bảng tổng hợp tăng giảm TSCĐ NKCT liên quan:NKCT1,2,5 Sổ cái TK211 Báo
2.2.4.1 Hạch toán tăng , giảm tài sản cố định.
Là một công ty hạch toán độc lập, việc không ngừng nâng cao doanh thu mua mua sắm máy móc thiết bị mới đúng thời điểm cùng với việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định là một nhân tố quan trọng trong việc nâng cao chất lợng sản phẩm đồng thời tăng doanh thu của côn g ty.
Xuất phát từ yêu cầu quản lý ngày càng cao , công tác hạch toán tại công ty sản xuất xuất nhập khẩu xe đạp xe máy Hà Nội liên tục phát triển nhằm thoả mãn tới mức tối đa cho mục tiêu kinh doanh.Để đạt đợc mục tiêu đó côn gty phải thực hiện tốt công tác kế toán sau:
+Thực hiện ghi chép , phản ánh kịp thời, đầy đủ, liên tục có hệ thống tình hình biến động của tài sản cố định.
+Thông qua việc theo dõi ,phản ánh, xử lý cá thông tin kế toán sẽ giúp cho ban lãnh