II- Tình hình thực hiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty.
c) Trình tự kế toán.bán hàng và xác định két quả bán hàng tho hình thức nhật ký chứng từ ởcong ty th ơng mại tổng hợp lạng sơn
- Kế toán bán hàng nhập khẩu và hàng tự doanh từ kho công ty:
Căn cứ vào lợng hàng tồn kho và nhu cầu mua hàng của khách hàng( các doanh nghiệp nhà nớc, doanh nghiệp t nhân, nhu cầu tiêu dùng cá nhân...) Phòng kế toán viết hoá đơn bán hàng thành 3 liên, liên 1 lu tại cuống ở bộ phận kế toán, liên 2 khách hàng cầm, liên 3 dùng để thanh toán khách hàng nộp tiền và sau khi thu tiền, kế toán thanh toán”tiền mặt, công nợ” lập phiếu thu sau đó ghi vào bảng kê số 1.
Nợ TK 111: Tiền mặt(1111).
Có TK 131: Phải thu của khách hàng.
Sau đó phòng kế toán mới giao hoá đơn(liên 2, liên 3) cho khách để xuống kho nhận hàng. Khách hàng cầm liên 2 xuống kho, thủ kho kiểm tra
hoá đơn và căn cứ vào hoá đơn giao cho khách. Sau đó khách cầm một hoá đơn để vận chuyển hàng, một liên lu lại ở thủ kho. Thủ kho căn cứ vào hóa đơn ghi sổ nhật ký cho từng loại hàng hóa.
Định kỳ sau 10 ngày thủ kho gửi hoá đơn lên phòng kế toán. Kế toán hàng hoá căn cứ vào các hoá đơn tính trị giá hàNg xuất bán đr ghi;
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán(6321). Nợ TK 156(1561) : hàng hoá.
Sau đó kế toán hàng hoá căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ghi vào bảng nhập, xuất, tồn kho hàng hoá.
Kế toán doanh thu căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ghi: Nợ 111(1111): Tiền mặt.
hoặc Nợ TK 131: phải thu của khách hàng(nếu khách hàng mua chịu). Có TK 511: Doanh thu bán hàng.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp xác định chênh lệch giữa giá bán và giá mua để nộp thuế trị giá gia tăng theo tỷ lệ 15%. Khi đó kế toán doanh thu ghi.
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng.
Có TK 333: Thuế và các khoản nộp Nhà nớc(3331). - Kế toán bán hàng nhập khẩu tại cảng.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu cử ngời xuống cảng tiếp nhận hàng, hàng hoá sẽ đợc giao trực tiếp từ tàu xuống bán buôn cho khách hoặc kiểm nhận, nhập kho rồi mới bán cho khách. Khách hàng có thể đặt mua từ tr- ớc thì đến công ty nộp tiền và lấy hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Khi hàng về
khách hàng xuống cảng đa hoá đơn cho nhân viên tiếp nhận của phòng xuất nhập khẩu để lấy hàng.
Các khách hàng đến mua trực tiếp thì nhân viên kế toán lập hoá đơn bán hàng , xuât hàng cho khách và thu tiền, sau đó nộp về công ty.
Phơng thức bán hàng tại cảng tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển, bốc xếp lu kho...
Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi phản ánh nghiệp vụ bán hàng tại cảng cũng tơng tự nh bán hàng ở công ty, Chỉ khách là khi kế toán hàng hoá nhận đợc hoá đơn do phòng xuất nhập khẩu gửi lên, kế toán hàng hoá ghi trị giá vốn hàng xuất bán ghi;:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán(6321).
Có TK 151: hàng mua đang đi trên đờng. hoặc Có TK 331: phải trả ngời bán.
- Kế toán bán hàng do các cửa hàng thực hiện.
+ Bán hàng tự tạo: Để khai thác khả năng kinh doanh của cửa hàng, tăng thêm thu nhập cho cán bộ của cửa hàng. Cửa hàng đợc kinh doanh tự tạo không có trong danh sách mục mặt hàng của công ty. Trớc khi mua hàng tự tạo, cửa hàng phải lập phơng án kinh doanh đa lên phòng kế toán và phó giám đốc phụ trách kinh doanh duyệt nếu đợc thì cửa hàng mới đợc phép nhập và bán loại hàng đó. Cuối tháng nhân viên kế toán ghi vào doanh thu bán hàng hóa(chi tiết hàng tự tạo).
+ Bán hàng của xí nghiệp: Cửa hàng đi nhận hàng ở kho hoặc trực tiếp tới cảng để nhận hàng. Nhân viên của cửa hàng phải cầm phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ do phòng kế toán lập(4 liên). Phòng kế toán lập phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ thành 4 liên: 1 liên lu tại cuống, liên
2+3+4: phòng kế toán giao cho cửa hàng đến kho nhân hàng điều động nội bộ. Sau khi xuất hàng xong thủ kho giao ghi vào sổ nhật ký xuất kho mục điều động nội bộ công ty, sau đó nộp liên 2 cho phòng kế toán, liên 3 về phòng xuất nhập khẩu, liên 4 giao cho cửa hàng nhận hàng. Các cửa hàng khi nhận đợc hoá đơn kiêm phiếu điều chuyển nội bộ, ghi vào sổ nhật ký nhập kho phần hàng công ty điều động. Định kỳ 10 ngày nhân viên cửa hàng chuyển hóa đơn kiêm phiếu điều chuyển nội bộ về công ty và thủ kho cũng gửi phiếu điều chuyển nội bộ về công ty.
Khi bán hàng thu tiền, nhân viên ở cửa hàng nộp tiền hoặc séc kèm theo báo cáo bán hàng về công ty. Trong báo cáo bán hàng thờng ghi số hóa đơn, tên địa chỉ khách hàng, loại hàng, giá vốn, giá bán và hình thức thanh toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán đều đợc kế toán hàng hoá ghi nh trong bán hàng ở công ty.
* Tính giá vốn hàng xuất bán và kế toán trị giá vốn hàng xuất bán. ở doanh nghiệp quản lý hàng nhập theo từng lô hàng. Vì vậy, công ty áp dụng phơng pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phơng pháp giá thực tế đích danh(quản lý theo từng lô hàng).
Mà:
Tỷ giá hối đoái ở đây công ty tính theo tỷ giá của từng lần thanh toán với khách hàng(nếu công ty thanh toán nhiều lần).
Trị giá vốn
hàng xuất bán = Giá vốn hàng nhập khẩu + Phí nhập khẩu 1,5% - 2% + thu muaChi phí
Giá vốn hàng
Vì công ty tính trị giá vốn hàng hoá theo hoá đơn giá thực tế đích danh của từng lô hàng nên bộ phận kế toán hàng hoá sẽ tính giá vốn cụ thể cho từng loại hàng hoá trong lô hàng đó dựa theo đơn giá quy định trong hợp đồng giữa công ty với bạn hàng và đợc tính theo công thức:
(chi phí mua hàng bao gồm: Phí chuyển tiền, phí vận chuyển, bốc xếp...). Kế toán tính giá thành theo từng lô hàng dựa trên biên bản kiểm nhận hàng hoá, khoản thuế nhập khẩu, phí nhập khẩu, phí chuyển tiền... đều do phòng xuất nhập khẩu hàng hoá gửi lên.
* Kế toán chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng đợc thực hiện vào cuối mỗi quý. ở công ty chi phí bán hàng đợc theo dõi theo từng chứng từ chi phí phát sinh ngày và đợc ghi vào sổ chi tiết tài khoải 641, chi tiết chi phí theo yếu tố. Cuối mỗi tháng kế toán tổng hợp số liệu về chi phí bán hàng phát sinh và kết chuyển sang TK 911.
Trị giá vốn hàng nhập khẩu của mỗi loại hàng
(tính theo giá thực tế hàng công ty nhận đợc)
Giá
CIF hối đoánTỷ giá khẩu(nếu có)Thuế nhập
=
Giá CIF x Tỷ giá hối đoái
x + x đơn giá từng mặt hàng x Tỷ giá hối đoái Trị giá vốn hàng xuất kho để bán của mỗi mặt hàng Trị giá vốn hàng nhập khẩu thực tế Trị giá hàng hoá bị vỡ hoặc hỏng Thuế nhập khẩu (nếu có) Chi phí thu mua hàng Phí nhập khẩu 1,5-2% Đơn giá từng mặt hàng = + + + + x Trị giá vốn hàng nhập khẩu
Khi có phát sinh chi phí bán hàng, kế toán sẽ ghi sổ theo trình tự sau: - Hàng tháng tính tiền lơng phải trả cho nhân viên bán hàng.
Nợ TK 641.
Có TK 334.
(số liệu này căn cứ vào bảng phân bổ tiền lơng).
- Khi tính triết khấu hao tài sản cố định, kế toán ghi theo định khoản: Nợ TK 641
(chi tiết TK 6414) Có TK 214 (chi tiết TK 2141)
- Hàng tháng công ty phải chi ra một khoản để trả tiền thuê nhà, chi cho bốc xếp hàng hoá vào kho. Khi đó căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi:
Nợ TK 641(6417). Có TK 111(1111)
- Công ty khi mua, bán hàng xuất nhập khẩu thờng dùng hình thức th tín dụng mở tại ngân hàng. Đến thời hạn thanh toán th tín dụng hay khi đơn vị mở tín dụng, kế toán căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 641(6417)
Có TK 112(1121)
- Hàng tháng công ty phải trả những khoản tiền lãi vay ngân hàng, kế toán căn cứ vào phiếu chi ghi:
Có TK 111
- Khi quyết toán tạm ứng, tạm ứng cho các cửa hàng thuê cửa hàng một quý, kế toán hạch toán ghi:
Nợ TK 641(6418) Có TK 141
- Hàng hoá kiểm kê cuối kỳ bị h hỏng không sử dụng đợc, kế toán căn cứ vào biên bản kiểm kê hàng hoá ghi:
Nợ TK 641(6418)
Có TK 156(1561)
Do công ty nhập hàng theo từng đợt với số lợng lớn, số lần nhập ít, nên chi phí bảo quản phát sinh trong kỳ lớn. Do vậy cuối kỳ tập hợp chi phí bảo quản và phân bổ số chi phí này cho hàng còn lại và hàng bán ra theo công thức: Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn cuối kỳ Chi phí bán hàng cần phân bổ cho hàng còn đầu kỳ Chi phí bán hàng phân bổ phát sinh
trong kỳ Trị giá hàng còn cuối kỳ
Trị giá hàng hoá còn đầu kỳ Tổng chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ = + + x Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn đầu kỳ Tổng chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn cuối kỳ = + -
Số chi phí bán hàng phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ đợc ghi vào TK 142(1422) – Chi phí chờ kết chuyển. Kế toán ghi:
Nợ TK 142( 1422) Có TK 641
Số chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán, kế toán ghi: Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh.
Có TK 641: Chi phí bán hàng.
* Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp đợc theo dõi theo từng chi phí phát sinh hàng ngày, sau đó ghi vào sổ chi tiết TK 642, chi tiết chi phí theo yếu tố. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu về chi phí quản lý doanh nghiệp và phân bổ 100% cho hàng bán ra.
- Tính tiền lơng và BHXH, kinh phí công đoàn phải trả cho bộ phận quản lý vào mỗi tháng, căn cứ vào bảng phân bố tiền lơng và bảo hiểm xã hội – kinh phí công đoàn, kế toán ghi:
Nợ TK 642(6421) Có TK 334
Có TK 338(3382;3383)
- Trong tháng có khoản chi phí đồ dùng văn phòng; chi phí khảo dấu, mua bán hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, mua phong bì cho công ty... kế toán hạch toán:
Nợ TK 642(6423) Có TK 153
- Khi tính thuế vốn, công ty nộp 0,4 trên trị giá vốn do ngân sách cấp. Còn khi tính thuế môn bài, công ty nộp theo quy định của Nhà nớc. Kế toán ghi vào sổ chi tiết.
Nợ TK 642(6425) Có TK 333
(Chi tiết TK 3335, 3338).
- Khi phát sinh chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí xe con, chi phí điện nớc, điện thoại, điện báo kế toán ghi:
Nợ TK 642(6427) Có TK 111 hoặc Có TK 112
- Để bồi dỡng nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ trong công ty, công ty đã trích một khoản chi phí để đào tạo cán bộ, căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi:
Nợ TK 642(6427) Có TK 642
* Kế toán xác định kết quả kinh doanh.
Việc xác định kết quả kinh doanh đợc thực hiện vào cuối mỗi quý. Công ty xác định kết quả chung của toàn công ty.
- Cuối kỳ kinh doanh (cuối quý) kết chuyển chi phí bán hàng phân bố cho hàng đã bán ra trong kỳ.
Nợ TK 911
- Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển sang TK 911.
Nợ TK 911
Có 142(1422)
- Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh :
Nợ TK 911
Có TK 642
- Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn hàng xuất bán. Nợ TK 911
Có TK 632
- Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 511
Có TK 911
Nếu số phát sinh bên có của TK 911 lớn hơn số phát sinh bên nợ của TK 911, kế toán ghi:
Nợ TK 421: lãi cha phân phối. Có TK 911
Ngợc lại; kế toán ghi: Nợ TK 911
Cuối kỳ (tháng, quý) kế toán đa ra sổ chi tiết TK 911, kế toán tập hợp số liệu trên sổ chi tiết TK 421; 632; 641; 642; 511 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ của công ty.