- Bỏo cỏo kế toỏn quản trị
22 BVIENP47 Bi viờn phi 4,7 Viờn
2.4. Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu tại cụng ty
NVL là một trong những phần hành kế toỏn cú liờn quan chặt chẽ với nhiều phần hành kế toỏn khỏc, hạch toỏn tổng hợp NVL đũi hỏi phải thể hiện được mối quan hệ với cỏc phần hành kế toỏn khỏc để đảm bảo được tớnh liờn kết, hệ thống trong toàn bộ hệ thống kế toỏn. Do đú, kế toỏn nguyờn vật liệu sử dụng rất nhiều tài khoản ở cỏc phần hành khỏc nhau, cụ thể cỏc tài khoản được sử dụng chủ yếu là:
- Tài khoản 152: Tài khoản này phản ỏnh giỏ trị hiện tại cũng như mọi biến động của NVL tại cụng ty. Tài khoản 152 được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2 sau:
+ Tài khoản 1521: Nguyờn vật liệu chớnh. + Tài khoản 1522: Nguyờn vật liệu phụ. + Tài khoản 1523: Nhiờn liệu.
+ Tài kkoản 1524: Phụ tựng thay thế
- Đối với cỏc nghiệp vụ nhập nguyờn vật liệu: Khi nguyờn vật liệu được mua về, sau khi được tiến hành kiểm nghiệm về cả số lượng và chất lượng sẽ được nhập kho. Kế toỏn sẽ phản ỏnh giỏ trị NVL vào bờn Nợ tài khoản 152, chi tiết theo tiểu khoản tương ứng. Đồng thời, kế toỏn ghi nhận khoản cụng nợ đối với nhà cung cấp vào bờn Cú tài khoản 331. Do đặc thự phần mềm kế toỏn được sử dụng tại doanh nghiệp cũng như để tạo sự thuận tiện hơn trong quản lớ, kế toỏn khụng sử dụng bỳt toỏn đối ứng trực tiếp tài khoản 152 với cỏc tài khoản 111, 112 mà luụn hạch toỏn qua tài khoản trung gian 331 cho dự cú thực hiện thanh toỏn ngay hay khụng.
- Đối với cỏc nghiệp vụ xuất vật liệu: đồng thời với việc phản ỏnh giỏ trị NVL xuất kho vào bờn Cú tài khoản 152, kế toỏn ghi nhận vào bờn Nợ cỏc tài khoản 621, 627, 632, 642, ... theo nguyờn tắc ghi sổ kộp.
2.4.1. Kế toỏn tổng hợp nhập NVL
Kế toỏn tổng hợp vật liệu ở cụng ty được tiến hành theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Trường hợp nguyờn vật liệu mua về mà cuối thỏng chưa nhận đủ hoỏ đơn hoặc húa đơn chưa chớnh xỏc, kế toỏn sẽ nhập dữ liệu theo giỏ tạm tớnh và thực hiện điều chỉnh khi nhận được hoỏ đơn chớnh xỏc.
Đối với nguyờn vật liệu mua ngoài, kế toỏn ghi nhận giỏ trị NVL nhập kho là giỏ bao gồm giỏ mua trờn húa đơn (khụng bao gồm thuế GTGT) và cỏc chi phớ vận chuyển, bốc dỡ của lụ hàng đú. Hiện nay cụng ty sử dụng 3 nguồn thanh toỏn là tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng và tiền vay ngắn hạn.
Với việc sử dụng phần mềm kế toỏn ASIA 2003, kế toỏn chỉ tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm khi cú đầy đủ chứng từ nhập NVL hợp lớ, hợp lệ, sau đú cỏc bỳt toỏn tổng hợp sẽ được chương trỡnh tự động thực hiện.
* Khi Cụng ty nhập nguyờn vật liệu mua ngoài trả ngay bằng tiền mặt
Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT( liờn 2), phiếu nhập vật tư, phiếu chi, kế toỏn hạch toỏn như sau:
- Bỳt toỏn ghi nhận giỏ trị NVL nhập kho: Nợ TK 152: Giỏ mua chưa cú thuế. Nợ TK 133: VAT đầu vào.
Cú TK 331: Tổng giỏ thanh toỏn trờn húa đơn.
Vớ dụ: Căn cứ húa đơn số 91433 ngày 08/12/2007 và PNK số 104, kế toỏn
ghi nhận nghiệp vụ mua 25.072 kg thộp phi 1,4; đơn giỏ 8.381 đồng/kg, tổng giỏ trị là 210.128.432 đồng, VAT 5% tương đương 10.506.422 đồng như sau:
Nợ TK 152: 210.128.432 Nợ TK 133: 10.506.422
Cú TK 331: 220.634.854
- Chi phớ vận chuyển, bốc dỡ sẽ được ghi nhận khi kế toỏn nhận được vận đơn, vận đơn cú thể khụng về cựng với húa đơn mua NVL mà được gửi tới vào cuối thỏng, dữ liệu sẽ được nhập vào mỏy tớnh và chương trỡnh tự động phõn bổ vào lụ NVL tương ứng. Bỳt toỏn ghi nhận chi phớ như sau:
Nợ TK 152: Tiền vận chuyển.
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Cú TK 331: Tổng cước vận chuyển
Vớ dụ: Tiếp theo vớ dụ trờn, chi phớ vận chuyển cho lụ dõy thộp là
6.857.000 đồng chưa bao gồm VAT 5% theo húa đơn vận chuyển số 44967 được ghi nhận như sau:
Nợ TK 152: 6.857.000 Nợ TK 133: 342.850
Cú TK 331: 7.199.850
- Như đó nờu ở trờn, mọi nghiệp vụ thanh toỏn tại cụng ty đều được hạch toỏn qua tài khoản trung gian 331, sau đú bỳt toỏn thanh toỏn bằng tiền mặt được thực hiện như sau:
Nợ TK 331: Tổng số tiền phải thanh toỏn
Cú TK 111: Tổng số tiền phải thanh toỏn
Vớ dụ: Tiếp theo vớ dụ trờn, bỳt toỏn ghi nhận thanh toỏn ngay bằng tiền
mặt như sau:
Nợ TK 331: 227.834.704
Cú TK 111: 227.834.704
Bỳt toỏn tổng hợp núi trờn sẽ được cập nhật vào Nhật kớ chứng từ số 1 của hệ thống phần mềm kế toỏn.
Bảng 2.14
Cụng ty Cổ Phần Điện cơ Hải Phũng
NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 1 ( trớch)
Ghi Cú tài khoản 111- Tiền mặt Thỏng 12 năm 2007
STT Ngày Ghi Cú TK 111, ghi Nợ cỏc TK Cộng cú TK 111
… 112 331 … … … … … 3 8/12 227.834.704 227.834.704 … … … … 10 20/12 602.175.000 602.175.000 … 15 24/12 1.785.000 … 1.785.000 … … Cộng 2.630.005.000 … 3.150.005.000
Đó ghi sổ cỏi TK 111 ngày 31 thỏng 12 năm 2007
Ngày 31 thỏng 12 năm 2007
Kế toỏn ghi sổ Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn trưởng
* Trường hợp mua nguyờn vật liệu bằng tiền gửi ngõn hàng.
Căn cứ vào giấy bỏo nợ của ngõn hàng, hoỏ đơn, phiếu nhập kho, kế toỏn định khoản và ghi chộp theo cỏc bỳt toỏn sau:
- Bỳt toỏn ghi nhận giỏ trị NVL nhập kho tương tự như trường hợp mua thanh toỏn bằng tiền mặt:
Nợ TK 152: Giỏ mua chưa cú VAT Nợ TK 133: VAT đầu vào được khấu trừ
Cú TK 331 : Tổng giỏ thanh toỏn
Vớ dụ: Theo húa đơn số 91475 ngày 19/12/2007, doanh nghiệp mua 7.000
kg thộp lỏ 2 li, trị giỏ 45.000.000 đồng (chưa VAT 5%), kế toỏn hạch toỏn: Nợ TK 152: 45.000.000
Nợ TK 133: 2.250.000
Cú TK 331 : 47.250.000
- Chi phớ vận chuyển bốc dỡ 662.857 đồng (chưa bao gồm VAT 5%) được ghi nhận theo húa đơn vận chuyển số 44987 như sau:
Nợ TK 152: 662.857 Nợ TK 133: 33.142
Cú TK 331: 696.000
- Sau đú bỳt toỏn thanh toỏn bằng chuyển khoản được thực hiện: Nợ TK 331: 47.946.000
Cú TK 112: 47.946.000
Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ liờn quan đến việc chi trả bằng tiền gửi ngõn hàng, kế toỏn thanh toỏn ghi nhận vào phần mềm và chương trỡnh sẽ tự động cập nhật số liệu vào Nhật ký chứng từ số 2.
Bảng 2.15
Cụng ty Cổ Phần Điện cơ Hải Phũng
NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 2 (trớch) Ghi Cú tài khoản 112- Tỡờn gửi ngõn hàng
Thỏng 12 năm 2007
STT Chứng từ
Diễn giải Ghi Cú TK 112, ghi Nợ cỏc TK Cộng Cú TK 112 SH NT … 111 331 … … … … … 10 HĐ91475 19/12 Mua thộp lỏ 2 ly 47.250.000 47.250.000 11 HĐ44987 19/12 Mua thộp lỏ 2 ly 696.000 696.000 … … … … Cộng 245.698.000 308.000.000
Đó ghi sổ cỏi TK 112 ngày 31 thỏng 12 năm 2007
Ngày 31 thỏng 12 năm 2007
Kế toỏn ghi sổ Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn trưởng
* Trường hợp mua nguyờn vật liệu chưa trả tiền người bỏn.
- Trường hợp hàng và hoỏ đơn cựng về, kế toỏn nguyờn vật liệu căn cứ vào cỏc chứng từ hợp lớ, hợp lệ để tiến hành ghi sổ:
Nợ TK 152: Giỏ mua chưa cú thuế Nợ TK 133: Thuế VAT đầu vào
Cú TK 331: Tổng giỏ thành thanh toỏn
Vớ dụ: Theo húa đơn số 91489 ngày 25/12/2007, doanh nghiệp mua chịu
của Cụng ty CP Xuất nhập khẩu Nam Tiến 25.918 kg dõy thộp phi 1,4, trị giỏ 217.218.758 đồng (chưa bao gồm VAT5%), kế toỏn ghi chộp như sau:
Nợ TK 152: 217.218.758 Nợ TK 133: 10.860.938
Cú TK 331: 228.079.696
- Trường hợp hoỏ đơn về nhưng hàng chưa về nhập kho. Kế toỏn lưu 1 hoỏ đơn lại vào tập hồ sơ “Hàng chưa về” và khụng tiến hành ghi sổ kế toỏn vỡ cụng ty khụng sử dụng TK 151 - “hàng đi đường”.
Trường hợp hàng nhập khẩu, giỏ trị hàng nhập kho được tớnh bao gồm cả thuế nhập khẩu và cỏc phớ nhập khẩu khỏc cú liờn quan. Kế toỏn phản ỏnh số phớ nhập khẩu và thuế nhập khẩu hàng mua về như sau:
Nợ TK 152: Chi tiết vận chuyển, thuế NK, phớ LC Cú TK 331, 311, 333 (3333)…
Vớ dụ: Theo tờ khai hải quan số 11317 ngày 15/12/2007, cụng ty phải
đúng thuế nhập khẩu 57 tấn hạt nhựa ABSGP22 nhập khẩu là 32.311.305 đồng, bỳt toỏn ghi nhận như sau:
Nợ TK 152: 32.311.305
Cú TK 333: 32.311.305
Nguyờn vật liệu nhập kho căn cứ vào chứng từ như hợp đồng mua, bỏn, húa đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toỏn ghi nhận vào sổ chi tiết tài khoản 331 “Phải trả người bỏn” (Bảng 2.16). Đến cuối thỏng kế toỏn lấy số liệu cộng cuối
thỏng của từng sổ chi tiết để chuyển sang Nhật ký chứng từ số 5 (Bảng 2.17) nhằm theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn với người bỏn của cụng ty. Nhật ký chứng từ số 5 được mở từng thỏng, mỗi đơn vị cú quan hệ thanh toỏn với cụng ty được theo dừi trờn một dũng của chứng từ. Số liệu theo dừi trờn NK-CT số 5 là số tổng cộng theo từng đối tượng người bỏn chứ khụng phải số liệu cụ thể của mỗi lần xuất, nhập vật tư.
Theo cỏch hạch toỏn của cụng ty thỡ mọi nghiệp vụ mua ngoài NVL dự là mua chịu hay thanh toỏn ngay cũng đều được hạch toỏn qua TK 331 – Phải trả người bỏn. Cỏch làm này sẽ giỳp kế toỏn trỏnh được những nhầm lẫn khi nghiệp vụ thanh toỏn phỏt sinh phức tạp. Đồng thời cũng do cỏch hạch toỏn như vậy mà số liệu tổng cộng ở cột TK 152 trong NK-CT số 5 chớnh là tổng giỏ trị NVL mua ngoài trong thỏng để ghi nhận vào sổ cỏi TK 152
Bảng 2.16
CễNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHềNG