BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC HIỆN DỰ TOÁN GIÁ THÀNH ĐƠN HÀNG HONGSINTON Khoản mục
giá thành ĐVT SL ĐGDự toán TT SL Thực hiệnĐG TT Số tiềnMức biến động% 1/ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Gỗ nguyên liệu m3 21,973 2.600.000 57.129.800 21.060 2.536.029 53.408.520 -3.721.280 -6,51
Fitting Bộ 430 12.000 5.160.000 440 12.000 5.280.000 120.000 2,33
Dầu lanh kg 190 23.500 4.465.000 190 23.500 4.465.000 0 0,00
Dầu màu AC kg 70 73.500 5.145.000 20 73.500 1.470.000 -3.675.000 -71,43
Dầu màu SOF kg 84 64.000 5.376.000 5.376.000
VLP khác 2.000.000 1.982.600 -17.400 -0,87
Cộng CP NVLtt 73.899.800 71.982.120 -1.917.680 -2,59
2/ Chi phí nhân công trực tiếp
Lương công nhân 24.424.000 24.594.400 170.400 0,70
Trích theo lương 4.640.560 2.075.915 -2.564.645 -55,27
Cộng CP NCtt 29.064.560 26.670.315 -2.394.245 -8,24
3/ Chi phí sản xuất chung
Bao bì Thùng 430 22.500 9.675.000 443 22.000 9.746.000 71.000 0,73 VLP khác 3.000.000 2.425.000 -575.000 -19,17 Vật tư 3.000.000 2.314.000 -686.000 -22,87 CP SXC gián tiếp PX 15.000.000 14.813.182 -186.818 -1,25 CP SXC VPNM 2.000.000 1.795.711 -204.289 -10,21 Cộng CP SXC 32.675.000 31.093.893 -1.581.107 -4,84 Tổng giá thành 135.639.360 129.746.328 -5.893.032 -4,34
Qua bảng phân tích số liệu, ta thấy giá thành thực tế của đơn hàng Hongsinton giảm so với giá thành dự toán 4,34% tương ứng giảm 5.893.032 đồng. là do:
1/ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế so với dự toán giảm 2,59% tương ứng
giảm 1.917.680 đồng, chủ yếu là do chi phí gỗ giảm 6,51% tương ứng giảm 3.721.280 đồng vì công nhân có tay nghề cao nên lượng gỗ hao hụt thực tế ít hơn dự toán. Chi phí bộ fitting tăng 2,33% tương ứng tăng 120.000 đồng là do bị hư hỏng trong quá trình lắp rắp, phải mua bổ sung 10 bộ. Chi phí dầu màu tăng 33,06% tương ứng tăng 1.701.000 đồng do phân xưởng đã thay thế dầu màu AC bằng dầu màu SOF (không có trong dự toán) với đơn giá thấp hơn, chất lượng kém hơn đã dẫn đến việc phải sử dụng khối lượng dầu màu nhiều hơn dự toán 34 kg. Các loại vật liệu phụ khác giảm 0,87% tương ứng giảm 17.400 đồng.
2/ Chi phí nhân công trực tiếp thực tế so với dự toán giảm 8,24% tương ứng giảm
2.394.245 đồng. Trong đó, chi phí tiền lương nhân công trực tiếp tăng 0,7% tương ứng giảm 17.400 đồng là do phân xưởng đã sản xuất dự phòng thêm 2 bộ bàn ghế A029. Còn các khoản trích theo lương giảm đến 55,27% tương ứng giảm 2.564.645 đồng, chênh lệch này xuất phát từ kỹ thuật tính toán giữa nhân viên kỹ thuật và kế toán khác nhau. Khi lập dự toán, nhân viên kỹ thuật đã trích khoản này theo tiền lương nhân công dự toán cho đơn hàng, còn thực tế, kế toán phải trích theo lương cơ bản và phải phân bổ khoản trích này cho từng đơn hàng, dẫn đến sự chênh lệch lớn.
3/ Chi phí sản xuất chung thực tế so với dự toán giảm 4,84% tương ứng giảm
1.581.107 đồng. Trong đó, chi phí bao bì thực tế so với dự toán tăng 0,73% tương ứng tăng 71.000 đồng, do công nhân không cẩn thận làm ướt bao bì. Tuy nhiên, chi phí vật liệu phụ thực tế lại giảm 19,17%, chi phí vật tư thực tế giảm 22.87% so với dự toán. Điều này thể hiện việc quản lý tại phân xưởng tương đối tốt, công nhân sản xuất có tay nghề cao nên đã tiết kiệm đáng kể phần vật liệu, vật tư dùng trong quá trình sản xuất đơn hàng, từ đó tiết kiệm được một phần chi phí, góp phần hạ giá thành đơn hàng. Bên cạnh đó, phần chi phí sản xuất chung gián tiếp phân xưởng giảm đi 1,25% tương ứng giảm 186.818 đồng và chi phí sản xuất chung của văn phòng nhà máy cũng giảm 10,21% tương ứng giảm 204.289 đồng. Sự chênh lệch giữa chi phí sản xuất chung thực tế với chi phí sản xuất chung dự toán chủ yếu là do tiêu thức phân bổ chi phí giữa kế toán và phân xưởng khác nhau. Khi lập dự toán, nhân viên phân xưởng đã sử dụng chi
phí sản xuất chung bình quân để phân bổ cho từng đơn hàng theo số lượng đơn hàng sản xuất trong tháng chứ không phân bổ theo chi phí tiền lương nhân công trực tiếp như kế toán.
Nhìn chung, tình hình sản xuất đơn hàng Hongsinton thực tế so với dự toán được đánh giá là tốt, giá thành hạ mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, để tạo điều kiện hạ giá thành hơn nữa, nhà máy cần chú ý đến việc lựa chọn vật liệu sao cho chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý. Bên cạnh đó, công tác lập dự toán cần được chú trọng, nên có sự phối hợp giữa các nhân viên kỹ thuật, nhân viên thống kê và kế toán để các dự toán được lập chính xác, hợp lý hơn, đáp ứng yêu cầu phân tích, đánh giá, từ đó hỗ trợ tốt cho các quyết định của cấp điều hành.
CHƯƠNG 4 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Nhận xét 4.1.1 Ưu điểm • Tổ chức bộ máy kế toán Mô hình kế toán
Mô hình kế toán giữa nhà máy Forimex II và công ty Lâm nghiệp Sài Gòn là mô hình tập trung. Nói cách khác, nhà máy là một đơn vị báo sổ của công ty.
Do tầm quan trọng của nhà máy mà công ty yêu cầu có sự quản lý, giám sát chặt chẽ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh tại đây. Mặt khác, nhiệm vụ của phòng nghiệp vụ tổng hợp tại nhà máy là vừa thực hiện công việc kế toán, vừa đảm trách hoạt động kinh doanh nên khối lượng công việc khá nhiều. Do đó, bộ phận kế toán công ty sẽ gánh bớt một phần công việc kế toán tại nhà máy, giúp cho các nhân viên phòng nghiệp vụ hoàn thành tốt và kịp thời nhiệm vụ được giao.
Do đó, việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung là hoàn toàn phù hợp.
Cơ cấu bộ máy kế toán tại nhà máy
Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại nhà máy, bộ máy kế toán được chia thành nhiều phần hành. Các phần hành này được sắp xếp, phân công cho các nhân viên phòng nghiệp vụ tổng hợp một cách hợp lý, vừa đảm bảo ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, vừa có tính kiểm soát cao do có sự giám sát lẫn nhau và sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng nhà máy.
Bên cạnh đó, mỗi phân xưởng đều có nhân viên thống kê. Ngoài việc theo dõi tình hình cung ứng nguyên vật liệu, nhiệm vụ của họ bao gồm cả việc thu thập, phân loại chứng từ theo từng đơn hàng rổi chuyển về phòng nghiệp vụ tổng hợp. Tại đây, kế toán phân xưởng căn cứ chứng từ để ghi sổ chi tiết và lưu chứng từ vào bộ chứng từ của từng đơn hàng. Sự phân công như vậy góp phần hạn chế tình trạng lộn xộn, thất lạc chứng từ dẫn đến bỏ sót hay lẫn lộn chi phí giữa các đơn hàng.
• Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ, sổ kế toán
Chế độ chứng từ kế toán
Tất cả chứng từ phát sinh tại nhà máy đều được lập bởi người có trách nhiệm, được luân chuyển theo trình tự đã quy định chặt chẽ, được xét duyệt bởi những người có thẩm quyền và được lưu trữ một cách hệ thống nhằm đảm bảo tốt nhất cho việc xử lý, ghi nhận số liệu kế toán; đồng thời đáp ứng kịp thời, tiện lợi cho công tác kiểm tra, kiểm soát khi có nhu cầu.
Chế độ sổ kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và đặc trưng cơ bản của các hình thức kế toán mà công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ cho toàn doanh nghiệp.
Cụ thể: Công việc kế toán tại nhà máy là thu thập, xử lý thông tin chi tiết, còn việc xử lý thông tin tổng hợp thuộc trách nhiệm của bộ phận kế toán công ty. Kế toán nhà máy căn cứ chứng từ kế toán để hạch toán vào sổ chi tiết, kế toán công ty căn cứ chứng từ ghi sổ (do kế toán nhà máy lập và gửi lên) để hạch toán vào sổ tổng hợp.
Do đó, việc áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu quản lý kế toán của công ty.
•Quản lý kho bãi
Do đặc điểm sản xuất độc lập mà mỗi phân xưởng đều mở kho riêng. Việc mở kho riêng có thuận lợi là giúp theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu một cách dễ dàng. Mỗi phân xưởng sẽ nắm được số lượng nguyên vật liệu mà mình còn hay thiếu trong quá trình sản xuất đơn hàng, từ đó có thể chủ động cung ứng kịp thời và sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu.
•Phương pháp trả lương
Nhà máy áp dụng phương pháp trả lương theo sản phẩm cho từng đơn hàng căn cứ vào bảng đơn giá lương sản phẩm đã xây dựng sẵn. Phương pháp này giúp xác định chi phí tiền lương nhân công trực tiếp tương ứng với kết quả sản xuất của từng đơn hàng một cách chính xác. Từ đó, giúp nhà máy kiểm soát chặt chẽ chi phí tiền lương trong tổng giá thành của một đơn hàng.
Do đặc điểm sản xuất theo đơn đặt hàng nên Nhà máy lựa chọn phương pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng. Sự lựa chọn này có những ưu điểm như:
Phương pháp này giúp kế toán tập hợp các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến từng đơn hàng ngay từ đầu.
Bên cạnh đó, việc lập dự toán giá thành cho từng đơn hàng trước khi bắt đầu sản xuất sẽ giúp cho Nhà máy chủ động trong việc cung ứng nguyên vật liệu, đồng thời có cái nhìn sơ bộ về các mục khoản chi phí trong tổng giá thành của đơn hàng, từ đó hỗ trợ cho việc quản lý sản xuất, đánh giá kết quả thực tế của đơn hàng.
Mặt khác, sử dụng phương pháp đơn đặt hàng sẽ giảm bớt việc tính giá thành vào cuối tháng, do những đơn hàng đã hoàn thành mới được tính giá thành.
Đồng thời, việc đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ theo phương pháp chi phí thực tế cũng khá đơn giản.
4.1.2 Nhược điểm
4.1.2.1 Vấn đề về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
•Đối với việc phân bổ giá trị xuất kho nguyên vật liệu vào chi phí sản xuất trực tiếp ( trên bảng tổng hợp chi phí)
Nguyên vật liệu mỗi lần xuất kho có loại chỉ dùng để sản xuất một đơn hàng duy nhất, có loại được dùng để sản xuất nhiều đơn hàng khác nhau (như gỗ, dầu màu, keo…). Do đó, muốn đưa vào chi phí trực tiếp của từng đơn hàng, nhân viên phân xưởng phải xác định cụ thể hoặc phân bổ số lượng nguyên vật liệu xuất kho cho từng đơn hàng.
Việc phân bổ số lượng nguyên vật liệu xuất kho dùng chung cho nhiều đơn hàng hiện nay chưa chính xác, vì không dựa trên cơ sở tính toán cụ thể mà chỉ ước lượng chung chung. Do đó, theo chứng từ thì số nguyên vật liệu G sử dụng để sản xuất đơn hàng A, nhưng thực tế lại dùng sản xuất đơn hàng B. Kế toán căn cứ theo chứng từ để phân bổ chi phí. Như thế chi phí phát sinh của từng đơn hàng trên sổ sách sẽ không phù hợp với nhu cầu thực tế.
•Đối với vật tư, nhiên liệu, công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ
Khi xuất kho vật tư, nhiên liệu hay công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, kế toán thường phân bổ trực tiếp giá trị xuất kho vào một đơn hàng cụ thể. Nhưng trên thực tế, các loại
vật tư, công cụ này được sử dụng chung cho việc sản xuất nhiều đơn hàng tại phân xưởng. Cho nên, phân bổ như vậy là chưa chính xác.
•Đối với công cụ dụng cụ
Công cụ dụng cụ sử dụng tại nhà máy bao gồm các vật dụng và các loại máy móc hỗ trợ cho quá trình sản xuất của công nhân.
Đối với các vật dụng nhỏ (kềm, kéo, búa, …): mỗi lần xuất kho có giá trị từ vài trăm nghìn đến dưới 2.000.000 đồng, thời gian sử dụng từ 2 đến 3 tháng.
Đối với các loại máy móc: mỗi lần xuất kho có giá trị từ 2.000.000 đồng đến 9.000.000 đồng, thời gian sử dụng khá dài, từ 6 tháng đến 1 năm, thậm chí vài năm nếu được sử dụng cẩn thận và bảo quản tốt.
Để đơn giản công việc, kế toán thường đưa hết giá trị công cụ dụng cụ xuất kho vào chi phí sản xuất chung bất kể thời gian sử dụng ngắn hay dài, giá trị xuất kho nhỏ hay lớn. Việc này sẽ khiến chi phí sản xuất chung của các tháng có xuất kho công cụ dụng cụ tăng cao, trong khi các tháng còn lại vẫn sử dụng công cụ dụng cụ nhưng không hề được ghi nhận chi phí, dẫn đến tính giá thành thiếu chính xác.
•Đối với chi phí tiền thuê nhà, tiền mua bảo hiểm tai nạn và sửa chữa lớn TSCĐ
Các khoản chi phí bằng tiền như tiền thuê nhà làm showroom (12.000.000 đồng/quý), tiền đóng bảo hiểm tai nạn cho công nhân (11.144.000 đồng / năm của phân xưởng I ) và chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định (đầu năm 2007, nhà máy thay tole mái nhà của phân xưởng II, tổng giá trị sửa chữa là 43.440.000 đồng) là những chi phí liên quan đến nhiều kỳ kế toán hoặc có giá trị lớn. Khi ghi nhận các khoản này, kế toán tính hết vào chi phí sản xuất chung của phân xưởng trong tháng phát sinh chi phí. Như vậy sẽ làm cho chi phí của tháng đó tăng lên một cách đột biến, bất thường, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm giữa các kỳ.
•Đối với phế liệu sản xuất
Quá trình sản xuất tại nhà máy thường tạo ra phế liệu gỗ (như củi vụn, mùn cưa, dăm bào). Trị giá phế liệu hàng tháng ước tính từ 4.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng. Nhà máy đã tận dụng nguồn phế liệu này làm nguyên liệu đốt lò sấy thay vì phải mua bên ngoài. Tuy nhiên, giá trị khoản phế liệu này lại nằm trong chi phí sản xuất đồ gỗ mà
không được điều chỉnh giảm để chuyển sang chi phí của lò sấy. Do đó, giá trị phế liệu cuối cùng lại nằm trong giá thành sản phẩm đồ gỗ, trong khi chi phí nguyên liệu đốt lò sấy lại không được ghi nhận hoặc ghi nhận không đầy đủ. Xét về mặt dịch chuyển chi phí giữa các bộ phận sản xuất, cách xử lý như vậy là chưa chính xác.
•Đối với sản phẩm sản xuất dự phòng
Những mặt hàng gỗ do nhà máy sản xuất chủ yếu được xuất khẩu ra nước ngoài nên phải đảm bảo tiêu chuẩn về chất lượng. Do đó, số lượng sản xuất thực tế của mỗi đơn hàng thường nhiều hơn số lượng hàng đặt vài chiếc. Mục đích là để dự phòng khi nghiệm thu, nếu có sản phẩm nào không đủ tiêu chuẩn chất lượng thì nhà máy có ngay sản phẩm khác để thay thế và giao hàng đúng thời hạn đã thoả thuận với khách hàng.
Chi phí sản xuất phát sinh để sản xuất các sản phẩm dự phòng này được chia đều cho số lượng sản phẩm đặt hàng. Như với đơn hàng Hongsinton, số lượng hàng đặt là 430 bộ A029. Thực tế, nhà máy đã sản xuất dự phòng thêm 2 bộ A029. Khi tính giá thành đơn vị, kế toán chia tổng giá thành đơn hàng cho 430 bộ sản phẩm thay vì số lượng thực tế sản xuất là 432 bộ. Như vậy, giá thành đơn vị một bộ sản phẩm sẽ cao hơn thực tế do phải gánh thêm một phần chi phí sản xuất của 2 bộ dự phòng.
Mặt khác, đối với các sản phẩm dự phòng nếu không được sử dụng để thay thế hoặc các sản phẩm không đủ tiêu chuẩn bị đổi lại, nhà máy sẽ để tại kho phân xưởng nhưng không làm thủ tục nhập kho (do giá trị của chúng đã nằm trong giá vốn). Sau đó, có thể sử dụng với mục đích khác như sử dụng nội bộ, trưng bày hàng mẫu hoặc nếu có thể bán lẻ được thì kế toán sẽ ghi nhận khoản thu nhập bán lẻ vào thu nhập khác (TK