- Giá trị thanh toán của hoàng hoá,dịch vụ mua vào
2.6.2.Quy trình xuất kho hàng hoá
+ Bớc 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng (lệnh giao hàng đợc lập theo mẫu số 01/SKT)
+ Bớc 2: Lập phiếu xuất kho
Thủ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số l- ợng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột “ số lợng theo yêu cầu”.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 4 liên: 1 liên lu tai quyển ( thủ kho giữ và vào sổ), 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển cho kế toán, 1 liên chuyển về đơn vị báo cấp hàng.
+ Bớc 3: Phê duyệt xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc chuyển lên cho những ngời có thẩm quyền phê duyệt. Nếu ban giám đốc không phê duyệt thì chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phê duyệt ban giám đốc kí vào giấy xuất kho
Căn cứ vào phiếu xuất kho đã đợc phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi số lợng thực vào cột “ số lợng thực xuất” thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đúng thông tin thực tế với thông tin đã đợc cung cấp trên lệnh giao hàng về ngời nhận hàng mới đợc xuất hàng. Ngời nhận hàng có thể là lái xe vận chuyển hoặc đại diện khách mua hàng.
.+Bớc 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận: đã nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho.
+Bớc 6: Bảo vệ kiểm tra hàng hoá khi xe ra cổng và kí nhận vào giấy xuất kho đồng thời phải vào sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng.
+Bớc 7: Chuyển chứng từ cho kế toán: hai liên phiếu xuất kho sẽ đợc chuyển về cho kế toán bao gồm 1 quyển cho kế toán đơn vị, 1 quyển liên chuyển cho kế toán của đơn vị báo cấp hàng để theo dõi công nợ.
+ Bớc 8: Quyết toán công việc.
Kế toán và thủ kho thờng xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hoá nhập xuất, tồn đầy đủ và chính xác. Đầu kỳ lập và gửi báo cáo lên ban giám đốc.
(Sơ đồ 11)
Ví dụ: Căn cứ vào đơn đặt hàng vào ngày 28 tháng 12 năm 2004, của cửa hàng Thuỷ Quang, nhân viên bán hàng lập lênh giao hàng nội dung nh sau:
(biểu số 02, 03)
Thủ kho Tam Trinh kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập phiếu xuất kho. Hàng sẽ đợc xuất sau khi phiếu xuất kho đợc Ban giám đốc phê duyệt. Lệnh giao hàng này cùng với 01 phiếu thu tiền mặt sẽ đợc chuyển về phòng kế toán (Biểu số 04)