2. Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu tại XNDPTƯII
2.4.Tổ chức kế toán tổnghợp nhập vật liệu
Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạc toán tổng hợp vật t. Đây là công việc có ý nghĩa quan trọng bởi vì qua đây kế tóan mới có thể phản ánh đợc giá trị đích thực của vật
2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu
* Trờng hợp nhập kho vật liệu từ nguồn thu mua bên ngoài.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay, hàng hoá nói chung và vật liệu nói riêng rất phong phú, đa dạng nên việc tìm nguồn cung ứng vật t không phải là khó. Việc mua bán diễn ra nhanh chóng, có thể trả tiền ngay hoặc là trả chậm. Đối với khối lợng vật t lớn mà xí nghiệp thờng mua thì trớc khi mua, xí nghiệp thờng làm hợp đồng mua bán. ở xí nghiệp Dợc phẩm TW 2, khi nào có hàng về nhập kho cùng với hoá đơn của ngời bán gửi đến kế toán mới tiến hành làm thủ tục thanh toán. Vì vậy, không có trờng hợp hoá đơn về mà hàng cha về hoặc ngợc lại, nên xí nghiệp không sử dụng tài khoản 151 hàng đi đờng
ở xí nghiệp, sử dụng nhiều phơng thức thanh toán nh: Trả ngay bằng tiền mặt, séc, trả trớc, trả chậm hay bằng tiền tạm ứng.
Nhng dù theo phơng thức nào kế toán vẫn tiến hành theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
+ Trình tự hạch toán trờng hợp trả tiền ngay và trả chậm
Trờng hợp trả tiền ngay ở xí nghiệp, kế toán vẫn hạch toán ban đầu nh trờng hợp trả chậm.
Đối với xí nghiệp do áp dụng hình thức kế toán " Nhật Ký Chứng Từ" nên khi có vật liệu mua ngoài về nhập kho trong tháng, sau khi đã làm đầy đủ thủ tục nhập kho, kế toán thanh toán với ngời bán tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 331- Phải trả cho ngời bán.
Sổ chi tiết TK 331 đợc mở hàng tháng. Đối với ngời bán có mối quan hệ thờng xuyên với xí nghiệp thì đợc mở riêng một số trang sổ, còn những ngời bán không thờng xuyên thì theo dõi qua nhân viên tiếp liệu của xí nghiệp.
- Cơ sở số liệu: Từ phiếu nhập kho,hoá đơn và các chứng từ thanh toán (giấy báo Nợ của ngân hàng, phiếu chi tiền mặt...)
- Phơng pháp ghi:
. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập vật t, hoá đơn, kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu hoá đơn, số hiệu phiếu nhập.
. Cột nội dung: Ghi các nghiệp vụ nhập vật t và các nghệp vụ thanh toán với ngời bán.
. Cột tài khoản đối ứng: Căn cứ phiếu nhập kho, hóa đơn mua, kế toán ghi chi tiết theo từng tài khoản (1521, 1522, 1523...), căn cứ hoá đơn GTGT ghi phần thuế (TK 133). Khi thanh toán với ngời bán thì tuỳ thuộc vào hình thức thanh toán mà ghi vào tài khoản tơng ứng theo hình thức đó, chẳng hạn thanh toán bằng tiền mặt -ghi TK 111, bằng tiền gửi ngân hàng- ghi TK112, đối với ngời bán có mua hàng của xí nghiệp có thể thanh toán bù trừ-ghi TK 131...
. Cột phát sinh:
Số phát sinh Có: căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản:
Nợ TK 152- nguyên vật liệu
Nợ TK 133-thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 331- phải trả cho ngời bán
Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi theo định khoản: Nợ TK 331-phải trả cho ngời bán
Có TK 112- tiền gửi ngân hàng
Nếu thanh toán bằng phơng thức bù trừ thì kế toán ghi theo định khoản: Nợ TK 331-phải trả cho ngời bán
Có TK 131-phải thu của khách hàng
+ Trờng hợp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng
Tại xí nghiệp TK 141 chỉ dùng để theo dõi các khoản tạm ứng nội bộ nh công tác phí..., còn việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi trên sổ TK 141. Khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu thì khoản tạm ứng này đợc theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (biểu số 10)
Trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán ngoài số trang mở cho ngời bán còn có trang sổ mở cho từng cán bộ cung tiêu thờng tạm ứng mua vật t. Nh vậy thì cán bộ cung tiêu đóng vai trò nh ngời bán hàng cho xí nghiệp, việc theo dõi chi tiết cũng giống nh việc theo dõi với ngời bán.
Khi ngời đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng sẽ ghi rõ là mua vật t gì, số lợng và số tiền là bao nhiêu rồi đa lên phòng kế hoạch cung ứng. Phòng kế hoạch cung ứng xem xét và duyệt để chuyển sang phòng Tài chính kế toán, Kế toán trởng ký rồi viết phiếu chi và kế toán thanh toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán trang sổ ghi tên cán bộ cung tiêu đó. Khoản tạm ứng này đợc ghi theo định khoản:
Nợ TK 331-phải trả cho ngời bán Có TK 111-tiền mặt
Việc phản ánh này giống nh trờng hợp ứng trớc tiền hàng cho ngời bán. Xét về một mặt nào đó, nó gộp những nghiệp vụ liên quan đến mua hàng và thanh toán theo dõi ở một sổ chi tiết. Nhng thực chất đây không phải là trả tiền trớc cho ngời bán mà lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán nh một khoản trả trớc tiền hàng. Điều này không phản ánh đúng ý nghĩa kinh
Khi ngời tạm ứng mua vật liệu về nhập kho kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán theo định khoản:
Nợ TK 152-nguyên vật liệu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 133-thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 331-phải trả cho ngời bán
Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết TK 331 theo từng ngời bán hoặc từng nhân viên tiếp liệu, lấy số liệu dòng cộng để ghi vào nhật ký chứng từ số 5 (ghi Có TK 331). Mỗi đối tợng đợc theo dõi 1dòng trên NK.
NKCT số 5 đợc sử dụng để theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán với ngời bán của xí nghiệp.
- Kết cấu: biểu số 13.
- Cơ sở số liệu: căn cứ vào NKCT số 5 tháng trớc và sổ chi tiết thanh toán với ngời bán của xí nghiệp.
- Phơng pháp ghi:
. Cột số d đầu tháng: lấy số liệu từ cột số d cuối tháng của NKCT số 5 tháng trớc
Số d Nợ: phản ánh số tiền xí nghiệp đã trả trớc cho ngời bán nhng hàng cha về nhập kho trong tháng
Số d Có: phản ánh số tiền xí nghiệp còn nợ ngời bán . Số phát sinh:
Phần ghi Có TK 331, ghi nợ các TK... : lấy số liệu cộng của từng vât liệu mua của từng ngời bán trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán ghi vào các TK tơng ứng
Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK... :lấy số liệu cộng ở các TK tuỳ theo hình thức thanh toán trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán để ghi số tiền vào tài khoản tơng ứng với hình thức thanh toán đó.
. Số d cuối tháng: căn cứ vào số d đầu tháng và số phát sinh trong tháng để tính số d cuối tháng
+ Chi phí vận chuyển khi mua vật liệu
ở xí nghiệp mặc dù mua vật liệu trả tiền ngay nhng vẫn hạch toán nh truờng hợp trả chậm, tức là các nghiệp vụ thanh toán mua hàng đều theo dõi trên TK331. Chỉ riêng thanh toán chi phí mua hàng là đợc phản ánh trực tiếp trên NKCT số 1 theo định khoản:
Nợ TK 152-Nguyên vật liệu Có TK 111-Tiền mặt
Số liệu phản ánh chi phí thu mua vật liệu đợc thể hiện trên NKCT số 1 (ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 152)
NKCT số 1 đợc mở từng tháng căn cứ vào các chứng từ thanh toán và báo cáo quỹ hàng ngày phản ánh các khoản chi tiền mặt vào các đối tợng liên
quan theo từng tháng: nh chi cho thanh toán nợ với ngời cung cấp, khoản chi cho công vận chuyển vật t về đến xí nghiệp...
Cuối tháng đối chiếu số liệu đó với phần ghi Nợ TK 152, Có TK 111 trên sổ chi tiết TK 152 của kế toán vật liệu. Đồng thời đối chiếu phần ghi Nợ TK 331, Có TK 111 với phần ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 331 trên NKCT số 5. Biểu số 10:
Trích nhật ký chứng từ số 1
Ghi Có TK 111- Tiền mặt
Tháng 2 năm 2004
Ngày Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các TK... Cộng
Có 111 1521 1522 1421 1527 331 ... 8/2 60070500 11/2 3878000 66636798 12/2 100000 925300 106926841 16/2 941160 27347262 18828800 20/2 25265439 30/2 60000 ... Cộng 160000 941160 31225262 925300 934647772
* trờng hợp nhập vật liệu từ ngoài tự chế và thuê gia công
+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công
Khi có vật liệu thuê ngoài chế biến nhập kho, căn cứ vào hoá đơn của đơn vị nhận gia công gửi đến, kế toán tiền lơng (đồng thời là kế toán theo dõi gia công) tính đợc giá vốn thực tế của hàng nhập. Giá này bao gồm giá thực tế của vật liệu khi xuất kho đa gia công cộng với chi phí chế biến và chi phí vận chuyển.
Kế toán gia công sử dụng TK 1545 để tập hợp, phản ánh tình hình tăng, giảm hàng mang thuê gia công của xí nghiệp
Bên Nợ: phản ánh nguyên vật liệu xuất kho đem thuê gia công và chi phí phải trả cho bên gia công
B ên Có: phản ánh số nguyên vật liệu hoàn thành về nhập kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số d Nợ: giá trị nguyên vật liệu gia công cha hoàn thành còn tồn ở bên gia công
Khi nhận đợc hoá đơn, kế toán thanh toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, trang số hàng gia công theo định khoản:
Nợ TK 1545 Nợ TK 133
Quá trình thanh toán cũng giống nh mua vật liệu từ bên ngoài. Cuối tháng kế toán gia công tập hợp trên sổ theo dõi gia công để lên Sổ số d TK1545(dạng chữ T) Sổ số d TK 1545 Tháng 2 năm 2004 DĐK: 10325317 PS: PS: TK 1522: 10251292 TK 1522: x TK 331: 1404920 TK 1527: 11427939 DCK : 10553590
Sau đó kế toán vật liệu lấy số liệu từ sổ số d TK 1545 phần phát sinh Có để ghi vào bên Nợ TK 152( chi tiết) của các sổ số d 152 (chi tiết tơng ứng) + Đối với vật liệu tự chế
Căn cứ vào báo cáo tình hình sản xuất của bộ phận sản xuất gửi lên và giá thực tế vật liệu xuất kho tự chế, kế toán tiền lơng tính ra giá thực tế của số vật liệu này nhập kho.
Căn cứ vào giá thực tế, kế toán ghi vào sổ nhập vật liệu
Việc tập hợp, phản ánh tình hình tăng giảm vật liệu tự chế sử dụng TK1546
2.4.2 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu
ở xí nghiệp Dợc phẩm Trung ơng 2, vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm, quản lý và phục vụ quá trình sản xuất sản phẩm đó. Ngoài ra vật liệu còn đợc xuất kho cho các nhu cầu khác của xí nghiệp nh xuất kho cho việc bao bì, đóng gói sản phẩm, xuất bán.
Quản lý vật t không phải chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trữ vật liệu mà còn phải quản lý cả việc xuất dùng vật t. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trớc khi vật liệu đi vào sản xuất.
Chi phí về vật liệu là một trong những chi phí tạo nên giá thành sản phẩm. Vì vậy nhiệm vụ quan trọng của kế toán tổng hợp xuất vật liệu không những chỉ là tính trị giá vốn của vật liệu xuất kho mà còn phải xác định đối t- ợng kế toán tập hợp chi phí sản xuất để có thể tiến hành tập hợp chi phí theo từng đối tợng
Các nghiệp vụ xuất kho vật liệu ở xí nghiệp phát sinh một cách thờng xuyên, với khối lợng lớn. Vì vậy, việc phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tợng trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất dùng, làm cơ sở
cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là công việc hết sức quan trọng. Hàng tháng kế toán tổng hợp vật liệu thu thập các chứng từ xuất vật liệu, sau đó phân loại và tập hợp theo từng thứ vật liệu để lên “Bảng kê xuất vật t chi tiết”. Bảng này để ghi cho từng thứ vật liệu xuất cho các đối tợng sử dụng”.
Sau đó từ “Bảng kê xuất vật t chi tiết”, kế toán lập “Bảng kê xuất vật t” Bảng này để ghi cho từng loại vật liệu (nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ...), mỗi loại một bảng, Trong mỗi bảng từng thứ vật liệu đợc ghi một dòng và ghi rõ thứ vật liệu đó xuất cho các đối tợng sử dụng nào tơng ứng với các tài khoản 621, 627, 642, 632, 138, 142, 154, 623...
ở “Bảng kê xuất vật t”, của nguyên vật liệu chính có trờng hợp riêng là đối với nguyên vật liệu chính xuất trực tiếp cho 3 phân xởng sản xuất chính: PX Tiêm, PX Viên, PX Hoá thì để tính số thực xuất sử dụng còn căn cứ vào số liệu tồn đầu tháng và cuối tháng ở các phân xởng để tính. Do yêu cầu sản xuất liên tục, vật sản xuất cuối tháng còn lại không đem nhập kho xí nghiệp mà để lại ở các phân xởng để tiếp tục sản xuất. Do vật liệu chính có giá trị lớn mà xí nghiệp lại tính giá trị sản phẩm dở theo nguyên vật liệu chính trực tiếp, nên để tính giá thành chính xác, kế toán phải tính đúng số vật liệu chính thực sử dụng vào sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu ở các phân xởng gửi lên, kế toán tập hợp chi phí sản xuất lập “Bảng tồn kho nguyên vật liệu” ở các phân xởng thành 2 bản:
- Một bản ghi đen: Số vật liệu xuất cho sản xuất chính còn thừa cuối tháng trớc không nhập kho mà để lại dùng cho tháng này ( biểu 12)
- Một bản ghi đỏ: Số vật liệu xuất dùng cho sản xuất chính còn thừa cuối tháng này không nhập kho mà để lại dùng cho tháng sau (biểu 13)
Biểu số 11:
Bảng tồn kho nguyên vật liệu ở các phân xởng
Tháng 1 năm 2004
Phân xởng Tiêm Phân xởng Viên Phân xởng Hoá
5917706 800243775 219788301
Tháng 2 năm 2004
Phân xởng Tiêm Phân xởng Viên Phân xởng Hoá 55815800 386203399 201903072
Căn cứ vào số tồn kho của các phân xởng và số vật liệu xuất trong tháng ở dòng cộng bảng kê xuất vật t, kế toán tính ra lợng vật liệu dùng thực tế vào sản xuất trong tháng nh sau:
Giá vốn thực tế VL = Giá vốn thực tếVL + Giá vốn thực tế VL _ Giá vốn thực tế VL xuất dùng trong tháng tồn ở PX đầu tháng xuất cho PX trong tháng tồn ở PX cuối tháng
Theo biểu số 12, 13: lợng tồn kho đầu tháng 2 PX Tiêm là:5917706đ và tồn kho cuối tháng 2 là 55815800đ. Trên bảng kê xuất vật t: nguyên vật liệu chính xuất cho PX Tiêm trong tháng là:187776471đ. Do đó trị giá vốn thực tế vật liệu xuất dùng cho PX Tiêm là:
187776471 + 5917706 – 55815800 = 137878377
Tơng tự tính vật liệu sử dụng cho phân xởng Viên và phân xởng Hoá Kết cấu của “Bảng kê xuất vật t” đợc thể hiện qua biểu số 16 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số liệu ở dòng cộng của “Bảng kê xuất vật t” trong tháng cho các đối t- ợng sử dụng là căn cứ để ghi vào sổ số d bên Có các TK nguyên vật liệu, cũng nh bảng kê số 4 và bảng kê số 5
Sau khi lập bảng kê xuất vật t, lấy số liệu để vào sổ số d bên Có TK 152 ( Biểu số 14)
Sổ số d (chữ T) thực chất là sổ TK 152 chi tiết cho từng loại vật liệu, phản ánh tổng hợp giá trị vật liệu nhập và phân bổ vật liệu xuất cho các đối t- ợng.
+ Phần nhập phản ánh ở bên Nợ
Ghi TK 331-giá trị vật liệu mua ngoài trong tháng
Ghi TK 111- các khoản chi tiền mặt trực tiếp cho thu mua vật liệu Ghi TK 1545- giá trị vật liệu nhập từ thuê ngoài gia công
Ghi TK 1388- giá trị vật liệu cho vay nay thu về
+ Phần xuất phản ánh bên Có: xuất cho các đối tợng sử dụng: Ghi TK 621, 627... Biểu số 13a Sổ số d TK 1521 Tháng 2 năm 2004