I) Lịch sử hình thành và phát triển
2-Chức năng nhiệm và và tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy.
2.1- Chức năng nhiệm vụ của nhà máy.
Nhà máy thuốc lá Thăng Long với chức năng sản xuất ra các loại thuốc lá cung cấp cho thị trờng trong nớc, cho các đại lý, các cửa hàng bán buôn và bán lẻ trên các mọi miền đất nớc. Để tiêu thụ tốt sản phẩm của mình thì nhà máy phải thực hiện tốt các chức năng sau đây.
- Tổ chức sản xuất thuốc lá đảm bảo về số lợng và chất lợng đáp ứng nhu cầu thị trờng.
- Tổ chức nghiên cứu thị trờng trong và ngoài nớc nắm bắt nhu cầu thị hiếu tiêu dùng trên thị trờng trong mọi thời kỳ để hoạch định chiến lợc Marketing đúng đắn, đảm bảo kinh doanh của đơn vị đợc chủ động ít rủi ro lại mang lại hiệu quả tối u nhất.
- Chịu trách nhiệm thực hiện đờng lối chính sách của nhà máy đã đợc bộ nghành ban hành.
- Tổ chức tốt công tác cán bộ phù hợp với thực tế, thực hiện chế độ tiền lơng cho cán bộ công nhân viên, cùng các biện pháp để bồi dỡng trình độ cán bộ công nhân viên, nâng cao năng suất lao động.
- Nghiên cứu tổng hợp các hợp đồng buôn bán kinh doanh, nhận đại lý để có phơng hớng tổ chức, có quan hệ tốt với khách hàng để sản phẩm sản xuất ra có hiệ quả và tiêu thụ nhanh.
-Không ngừng củng cố trang thiết bị, sửa chữa cơ sở vật chất kinh doanh để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hiện nay.
Để thực hiện tốt các chức năng trên nhà máy cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây.
-Nhiệm vụ chính là sản xuất thuốc lá bao các loại để đáp ứng nhu cầu thị trờng. - Tổ chức gieo trồng thuốc lá bao các loại để đáp ứng nhu cầu thị trờng .
-Tổ chức gieo trồng cây thuốc lá, thu mua nguyên liệu nhập ngoại, thăm dò thị trờng trong nớc để ký hợp đồng và thực hiện hợp đồng có hiệu quả.
- Quản lý tiền hàng, tránh thất thoát tài sản bảo quản tốt hàng hoá không bị bay mùi ẩm mốc.
-Không ngừng tăng năng suất quy mô và phạm vi sản xuất, cải tiến dần từng b- ớc đời sống cán bộ công nhân viên.
2.2- Tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy.
Trải qua 43 năm kể từ khi thành lập đến nay cơ cấu tổ chức của nhà máy có sự thay đổi. Sự thay đổi này là nhu cầu cấp thiết của nhà máy để phù hợp với chức năng nhiệm vụ của ngày càng cao mặt khác quy mô trình độ của cán bộ công nhân viên nhà máy ngày càng tăng cả về số lợng lẫn chất lợng thêm vào đó là sự thay đổi của môi trờng hoạt động đòi hỏi phải có một cơ cấu tổ chức phù hợp.
Bộ máy tổ chức của nhà máy đợc phân chia nh sau. Ban giám đốc gồm có:
+ 01 giám đốc quản lý toàn bộ nhà máy
+ 02 phó giám đốc trong đó: 01 phó giám đốc kinh doanh. 01 phó giám đốc kỹ thuật. * Phòng tổ chức đợc chia thành.
+Tổ chức: Có nhiệm vụ quản lý về nhân sự và tiền lơng, giải quyết các vấn đề chính sách, chế độ xã hội đối với ngời lao động.
+ Bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ nhà máy về mặt an ninh trật tự . * Phòngvật t:
Có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, điều hành sản xuất và ký các hợp đồng mua bán vật t, quản lý kho cơ khí, kho vật t, thống kê tổng hợp. *Phòng kỹ thuật cơ điện;
Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ máy móc, thiết bị của nhà máy, ký hợp đồng cung cấp máy móc thiết bị, khoa học kỹ thuật về đầu t chiều sâu và máy móc thiết bị.
*Phòng kỹ thuật công nghệ.
Có nhiệm vụ quản lý chất lợng sản phẩm nghiên cứu để phối chế các sản phẩm mới, cải tiến mẫu mã nhãn hiệu, tái sản phẩm để có chính sách thay thế sản phẩm trên thị trờng.
*Phòng nguyên liệu. Có nhiệm vụ :
- Nghiên cứu thổ nhỡng , giống thuốc lá, thu nghiệm tổ chức hợp đồng, chỉ đạo về kỹ thuật gieo trồng hái sấy.
- Lập kế hoạch ký kết hợp đồng thu mua theo chỉ thị của giám đốc quản lý về số lợng tồn , tổ chức bảo quản vật t, quản lý kho phế liệu phế phẩm.
*Phòng KCS
Có nhiệm vụ : Kiểm tra chất lợng nguyên vật liệu trớc khi nhập kho, kiểm tra quá trình sản xuất trên dây truyền, kiểm tra quy cách sản phẩm, thành phẩm ( thuốc bao) sản xuất ở tất cả các công đoạn (sợi, cuốn điếu, đóng bao, đóng tút)
*Phòng hành chính
Có nhiệm vụ quản lý về văn th, lu trữ tài liệu bảo mật, đối nội, đối ngoại, đời sống, ytế, quản trị.
*Phòng thị trờng
Có nhiệm vụ: Nghiên cứu về thị trờng, xây dựng chiến lợc về sản phẩm, đề ra chiến lợc thị trờng, xây dựng các phơng án khuyến mại, đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm.
*Phòng tiêu thụ
Có nhiệm vụ ký kết và thực hiên các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, các hợp đồng về thế chấp tài sản, đóng hàng đi đến các đại lý và phối hợp với phòng tài vụ để thu tiền công nợ của khách hàng .
*Phòng tài vụ.
Có chức năng: Thực hiện chức năng tham mu giúp việc cho giám đốc về mặt tài chính kế toán của nhà máy.
Có nhiệmvụ : Tổ chức quản lý mọi mặt hoạt động liên quan tới công tác tài chính kế toán của nhà máy nh tổng hợp thu chi, công nợ, giá thành, hạch toán sử dụng nguồn vốn, quản lý tiền mặt ngân phiếu thanh toán , tin học, quản lý nghiệp vụ thống kê ở đơn vị.
Phân xởng là bộ phận sản xuất trực tiếp của nhà máy. Nhà máy có 4 phân xởng chính là:
+ Phân xởng sợi. + Phân xởng bao cứng. + Phân xởng bao mềm. + Phân xởng Dunhill.
Nhà máy có 2 phân xởng phụ hỗ trợ cho hoạt động sản xuất của nhà máy. + Phân xởng bao cứng.
+ Phân xởng sản xuất phụ. Ngoài ra nhà máy còn có:
+ Đội xe: Vận chuyển thuốc lá bao cho các đại lý tiêu thụ + Đội bốc xếp: Bốc xếp vật t hàng hóa khi mua về nhà máy.
Nhà máy quản lý theo chế độ một thủ trởng, giám đốc là ngời chỉ huy cao nhất, giúp việc cho giám đốc còn có phó giám đốc kinh doanh và phó gíam đốc kỹ thuật.
Các phòng nghiệp vụ là ngời tham mu giúp việc cho giám đốc trong các nghiệp vụ chuyên môn.
Các quản đốc phân xởng là ngời tham mu trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ giám đốc giao về vệc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Phòng KTCĐ Phân xưởng cơ điện Giám đốc Phó giám đốc
kỹ thuật Phó giám đốc kinh doanh doanh Phòng KTCN Phòng NL Phòng KCS Phòng KHVT Phòng hành chính Phòng thị trư ờng Phòng tiêu thụ Phòng tài vụ Phòng tổ chức bảo vệ PX dunhill PX bao cứng PX bao
mềm PX cơ điện PX bốn Đội bảo vệ
Đội xe
Bộ máy kế toán của nhà máy đợc tổ chức theo hình thức tập trung, đảm bảo công tác kế toán hoạt động có hiệu, sử dụng tổng hợp thông tin kế toán và đảm bảo sự nhất quán trong công việc.
1- Trởng phòng.
- Phụ trách chung nhiệm vụ trớc giám đốc về mọi mặt hoạt động của phòng cũng nh hoạt động khác của nhà máy có liên quan tới công tác tổ chức và theo dõi các hoạt động tổ chức của nhà máy.
- Tổ chức công tác kế toán thống kê trong nhà máy phù hợp với chế độ quản lý tài chính của nhà nớc.
- Kiểm tra tính pháp lý của các hợp đồng.
- Kế toán tổng hợp, vốn kinh doanh các quỹ xí nghiệp. - Tổ chức công tác kiểm kê định kỳ theo quy định.
- Trực tiếp chỉ đạo kiểm tra giám sát phần nghiệp vụ đối với cán bộ thống kê, kế toán trong các đơn vị trong nhà máy.
2-Phó phòng.
Giúp việc cho trởng phòng, thay mặt trởng phòng giải quyết các công việc khi trởng phòng đi vắng cùng chịu trách nhiệm với trởng phòng các phần việc đợc phân công.
Trực tiếp làm các phần việc:
- Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành -Kế toán chi phí trích nộp cho tổng công ty
3- Kế toán vật liệu.
Theo dõi tình hình tăng giảm toàn bộ vật liệu trong nhà máy. 4- Kế toán tiền mặt.
- Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thu chi tiền mặt thanh toán của khách hàng. 5- Kế toán công nợ với ngời mua.
Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng. 6- Kế toán nguyên liệu.
Theo dõi nhập, xuất, tồn, của nguyên vật liệu chính là lá thuốc lá
7-Kế toán TSCĐ và các khoản tạm ứng, kế toán phải thu phải trả và kế toán vật liệu xây dựng.
- Theo dõi TSCĐ hiện có cũng nh việc tăng giảm TSCĐ trong nhà máy về đối t- ợng sử dụng, nguyên giá TSCĐ cũng nh giá trị hao mòn, giá trị còn lại.
- Hàng tháng trích khấu hao cơ bản, khấu hao sữa chữa lớn nếu có vào các đối t- ợng sử dụng.
- Theo dõi các khoản tạm ứng, theo dõi nhập, xuất, tồn kho vật liệu xây dựng, 8- Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội.
Lập chứng từ thu chi và các khoản lơng bảo hiểm xã hội.
Hai kỹ s vi tính có nhiệm vụ lập các chơng trình phần hành quản lý công tác kế toán. Đồng thời theo dõi tình hình sử dụng máy vi tính trong toàn nhà máy.
9-Cán bộ theo dõi, đôn đốc các khoản công nợ và trả chậm khó đòi. 10-Thủ quỹ : Giữ tiền và trực tiếp thu chi tiền mặt.