xây dựng
Công ty xuất nhập khẩu xây dựng là một công ty về thi công xây dựng. Vì vậy nguyên vật liệu sử dụng trong công ty đa dạng và phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất đều diễn ra thờng xuyên hàng ngày vì thế nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng. Công ty đã tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp này đợc diễn ra ở kho và ở phòng kế toán.
- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh hàng ngày tình hình nhập, tồn kho của từng thứ, loại vật liệu. Thẻ kho do kế toán lập, mỗi loại vật liệu đ- ợc ghi trên một thẻ kho. Hàng ngày khi nhận đợc chứng từ kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, đối chiếu số liệu và ghi vào số thực nhập, xuất, và thẻ kho. Cuối ngày thủ kho căn cứ vào số nhập, số tồn kho để ghi vào cột số tồn của thẻ kho.
Biểu 2.2.4.3.1
Công ty xuất nhập khẩu XD Thẻ kho(trích)
Công trình : Nhà máy Ngày lập thẻ 30/11/2004
xi măng Hạ Long Loại vật t: Xi măng Hoàng Thạch
ĐVT: Tấn
STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lợng Ký, xác nhập SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn 0 KTNK045 25/11 Nhập xi măng của công ty TNHH Sơn Hoàng 5 5 KTNK050 26/11 Nhập xi măng của công ty THHH Ngọc Dung 10 15 PX0915 30/11 Xuất sử dụng 4 11 PX0916 30/11 Xuất sử dụng 8 3 Cộng 15 12 3
ở phòng kế toán theo quy định thì từ 5 đến 10 ngày thủ kho phải giữ các chứng từ nhập, xuất về phòng kế toán.
Tại phòng kế toán của công ty khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho gửi lên, sau khi kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp hoàn chỉnh chứng từ, kế toán trực tiếp nhập chứng từ kế toán
Biểu 2.2.4.3.2
Công ty xuất nhập bảng kê nhập vật t
Khẩu xây dựng công trình số 2 linh đàm
Tháng 11 năm 2004 ( Trích )
STT SH Diễn giải Số lợng Đơn giá Thành tiền
MN
01 2805 Dây điện
PX0841 -1/11 Nhập kho 2.100 1.909,1 4.009.100 PX0845- 7/11 Nhập kho 1.500 1.900 2.850.000
02 0101 Xi măng Hoàng Thạch Nhập kho xi măng KTNK 045-
20/11
Nhập kho xi măng 5 690.909 3.454.545
03 0105 Phụ gia bê tông KTNK 046
20/11
Phụ gia bê tông 20 40.000 800.000
….. 04 2204 Gạch đặc KTNK 047- 20/11 Nhập kho 45.000 600 27.000. …. 05 20009 Bột đá XKDN0387- 13/11 Nhập kho 1500 400 600.000 ….. 2308 Thép 16 06 KTNK021- 17/11 Nhập kho 756 5.000 3.780.000 KTNK061- 28/11 Nhập kho 413 5.000 2.065.000 …. Biểu 2.2.4.3.3
Công ty xuất nhập bảng kê xuất vật t
Khẩu xây dựng công trình Bộ ngoại giao
Tháng 11 năm 2004 (Trích)
STT SH Diễn giải Số lợng Đơn giá Thành tiền
MN 15 0007 Gạch ốp lát XKHL1-05/11 Xuất kho 500 65.000 32.500.000 16 2204 Cát đen KXM12/1-18/11 Xuất kho 123m3 123 61.904 7.614.192 17 20009 Bột Đá 49
XKBH12/1-9/11 Xuất kho 1.500 400 600.000 18 0104 Xi măng trắng XKBH12/1-10/11 Xuất kho 2.500 2.500 6.250.000 19 0101 Xi măng Hoàng Thạch K/QTHL 26/11 Xuất kho 1,5 690.810 1.036.215 PX0915 – 30/11 Xuất kho 4 690.800 2.763.200 … … 20 1208 Thép 16 PXT0114 – 19/11 Xuất kho 556 5.050 2.807.800 PXT0114 – 28/11 Xuất kho 845 5.150 4.351.750 … … 21 1708 Gạch A1 PXG094 – 8/11 Xuất kho 50.100 527 26.350.000 PXG0105 – 23/11 Xuất kho 15.600 520 8.112.000 … … 22 1705 Gạch đặc PXG078 – 11/11 Xuất kho 7.150 500 3.575.000 PXG0110 – 25/11 Xuất kho 5.400 510 2.754.000 … … 50
Công ty xuất nhập khẩu XD sổ chi tiết vật t, hàng hoá VP công ty 2004– Tháng 11/2004
Kho: KTX sinh viên TK: 1520102 – Xi măng Hoàng Thạch
ĐVT: Tấn
Tồn
ĐK: 0
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn
SH NT L Tiền L Tiền L Tiền
Tồn 0 0 KKTX0 9/11 Nhập 311,3311 669.454 69 46.192.326 69 46.192.326 KKTX1 10/11 Nhập 311,3311 640.909 20 12.818.180 89 59.010.506 KKTX3 27/11 Xuất 621 67,7 44.956.988 21,3 14.053.518 KKTX4 30/11 Xuất 621 15 9.896.844 6.3 4.156.674 Cộng 89 59010506 82,7 54853832 6.3 4.156.674 51
Công ty xuất nhập khẩu xây dựng
Bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn– –
Tháng 11/2004
Diễn giải ĐVtính MS Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
L Tiền L Tiền L Tiền L Tiền
152 NVL– 134.008.375 2.105.422.020 2.020.080.798 219.349.597
Xi măng 01 33.886.360 33.886.360
-Xi măng Nghi Sơn Tấn 0105 2 1.400.000 2 1.400.000 -Xi măng Hoang Thạch Tấn 0101 47 32.486.360 47 32.486.360
1 Thép các loại– 12 6.560.000 6.560.000 - Thép 16 Kg 1208 1212 6.560.000 1212 6.560.000 Gạch 11 121.350.000 121.350.000 60.250.000 Gạch đặc Viên 2204 45.000 27.000.000 45.000 27.000.000 Gạch lát nền M2 0007 800 52.000.000 500 32.500.000 300 19.500.000 …….. …….. …….. Dầu các loại 15 14.629.092 45.417.120 38.590.109 11.456.103 Dỗu Diezen Lít 1501 575 2.550.700 8.020 35.576.720 8.220 36.463.920 375 1.663.500 Dỗu HD50 Lít 1503 (22) (263.981) 61 752.000 35 437.965 4 50.054 Dỗu thuỷ lực C46 Lít 1506 156 1.840.800 209 2.800.600 119 1.513.224 246 3.128.176 ... …….. ...
Ngời lập biểu Ngày 30/11/2004
Kế toán trởng
VPCT - 2004
2.2.5.Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở công ty. 2.2.5.1 Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản kế toán sử dụng:
Để đáp ứng yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh và theo dõi tổng hợp nhập – xuất – tồn vì vậy kế toán đã mở các tài khoản để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu.
TK 152 Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế.
TK331 Tài khoản này dùng để phản ánh theo dõi số tiền phải trả cho ngời cung cấp, số đã trả và còn phải trả.
TK 154 Tài khoản này dụng để tập hợp chi phí sản xuất và cung cấp số liệu để tính giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ.
Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan nh: TK 133, TK111, TK112, TK338, TK141, TK621, .… *Sổ kế toán sử dụng: - Sổ cái TK152 - Sổ NKC - Sổ cái TK 331 …
2.2.5.2. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu.
Công ty với đặc điểm là thi công xây dựng do đó nguyên vật liệu nhập kho phần lớn là nhập từ nguồn mua ngoài nên việc nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thờng xuyên và với việc áp dụng phần mềm kế toán trong công việc kế toán nên công ty kế toán tổng hợp theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
* Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu từ nguồn mua ngoài:
Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng, việc mua bán vật t diễn ra rất nhanh gọn. Khi nhận đợc công trình phòng kế toán tổng hợp của công ty tiến hành lập dự trù vật công trình đó và phải dự trữ sao cho vật liệu sử dụng trong sản xuất phải đảm bảo chất lợng giá thành hợp lý. Căn cứ vào bảng dự trù vật t, đại diện các đội sẽ tạm ứng tiền mua nguyên vật liệu sau khi xong việc thu mua hàng về thủ kho ngời giao vật t tiến hành kiểm nhận để lập phiếu nhập kho thông thờng định kỳ 5 ngày hoặc 10 thủ kho gửi các chứng từ về phòng kế toán, kế toán tiến hành phân loại, kiểm tra và định khoản.
+ Trờng hợp công ty thanh toán ngay tiền mua vật t, hoặc Công ty trả ngời bán bằng tiền gửi ngân hàng công ty viết giấy UNC để ngân hàng nơi công ty mở tài khoản tình tiền chi trả, hoặc công ty thanh toán bằng tiền tạm ứng, căn cứ vào Hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho,giấy UNC, kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 133- Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111,TK 112,TK 141
(Trong trờng hợp tạm ứng: ngời viết tạm ứng viết giấy đề nghị tạm ứng với nội dung mua vật t phục vụ cho công trình. Khi vật t mua về sẽ làm thủ tục nhập kho, ngời tạm ứng tiền viết giấy thanh toán tiền tạm ứng theo số thực chi, nếu số thực chi vợt quá số tạm ứng thì kế toán sẽ làm thủ tục để viết phiếu chi cho số tiền vợt quá số tạm ứng).
+ Trờng hợp ký hợp đồng kinh tế mua hàng của ngời bán cha trả tiền, kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, hợp đồng kinh tế định khoản:
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 133- Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331- Phải trả ngời bán
Ví dụ: Đối với phiếu nhập kho ngày 20/11/2004 sau khi kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kế toán định khoản và vào các sổ sau:
+ Sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ cái, sổ nhật ký chung + Bảng kể luỹ kế nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu + Bảng kê vật t theo nguồn
+ Bảng kê xuất vật t theo đối tợng nhận
Đối với xi măng Hoàng Thạch, TK 152 ” Nguyên vật liệu”đợc mở chi tiết thành TK 152.01.01
Căn cứ vào phiếu nhập kế toán định khoản nh sau: Nợ TK 152.0101 3.454.545 Nợ TK 133 345.454,5
Có TK 331 3.799.999,5
Đối với Phụ gia bê tông, TK 152 ” Nguyên vật liệu”đợc mở chi tiết thành TK 152.02.01
Căn cứ vào phiếu nhập kế toán định khoản nh sau: Nợ TK 152.0201 800.000 Nợ TK 133 80.000
Có TK 331 880.000
Đối với gạch đặc, TK 152 ” Nguyên vật liệu”đợc mở chi tiết thành TK 152.01.02
Căn cứ vào phiếu nhập kế toán định khoản nh sau: Nợ TK 152.0101 27.000000 Nợ TK 133 2.700.000
Có TK 331 29.700.000
+ Trờng hợp mua hàng không ký hợp đồng kinh tế: Đối với vật t nhỏ lẻ dới 20 triệu, theo quy định phân cấp của tổng công ty, công ty không phải ký hợp đồng kinh tế. Đội cung cấp vật t của Công ty sẽ mua vật t và chịu trách nhiệm thanh toán với khách hàng nên kế toán tại đơn vị căn cứ vào các chứng từ định khoản:
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 133- Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 338- Phải trả phải nộp khác (chi tiết cho ngời cung cấp vật t của Công ty)
` Ví dụ: Ngày 25/11/2004 mua xi măng Nghi Sơn cho công trình đờng 10 Hải Phòng số lợng là 2 tấn đơn giá: 700.000đ/tấn . Tổng số tiền ghi trên hoá đơn: 1.540.000, thuế GTGT 10%.
căn cứ vào phiếu nhập kho số: XKPN0512, Hoá đơn GTGT kế toán tiến hành định khoản và nhập vào máy.
Nợ TK 152.27.05 1.400.000 Nợ TK 133 140.000
Có TK 338 1.540.000
Thông thờng, mua nguyên vật liệu chủ yếu bằng nguồn mua ngoài và giá mua vật liệu thờng đợc áp dụng tại chân công trình vì thế giá mua vật liệu tại đơn vị bao gồm giá mua tại đơn vị bán hàng cộng với chi phí vận chuyển tới chân công trình theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp vật t.
*Trờng hợp nhập nguyên vật liệu do xuất dùng không hết đem nhập lại kho:
Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho của nguyên vật liệu thừa và phiếu xuất kho lúc dùng.
-Nếu nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất trực tiếp, cho chi phí sản xuất chung, cho chi phí quản lý doanh nghiệp không hết đem nhập lại kho, kế toán định khoản:
Nợ TK 152-Nguyên liệu,vật liệu Có TK 621,TK 627, TK 642
Ví dụ: Ngày 27/11/2004 có phiếu nhập kho số 23 từ ông Đỗ đức Thắng do nguyên vật liệu xuất phục vụ công ty sử dụng không hết đem nhập lại kho(Phiếu xuất kho ngày 28/11/2004 số KKT3541). Đó là 100m giây điện ,đơn giá: 2.000đ/m,kế toán định khoản:
Nợ TK 152 200.000
Có TK 642 200.000
Căn cứ vào phiếu nhập kho số 23, phiếu xuất kho KKT3541 ngày28/11 kế toán nhập chứng từ kế toán
*Trờng hợp nhập nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ:
Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để ghi tăng nhập kho.
Ví dụ: Với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Số: XKKTX62 ngày12/11/2004, kế toán định khoản:
Nợ TK 152 45.361.138
(Chi tiết cho công trình bộ ngoại giao) Có TK 152 45.361.138
( Chi tiết cho công trình KTX SV) *Trờng hợp nhập vật t thuê ngoài gia công chế biến
Ví dụ: Ngày 23/10/2004 nhập kho Thép hộp gia công lan can, hoa sắt công trình KTXSV.Tri giá Thép hôp xuất gia công là:2.520.000đ. Chi phí gia
công : 1.375.000đ (trong đó thuế GTGT 10%). Chi phí vận chuyển là:81.900đ(trong đó thuế GTGT 5%).
Căn cứ vào phiếu xuất kho thuê gia công, Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, Biên bản xác định khối lợng gia công hoàn thành, Thanh lý hợp đồng và hợp đồng. Kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 152 3.848.000
Có TK 154 3.848.000
ở công ty, trờng hợp mua nguyên vật liệu cha trả tiền là nghiệp vụ sẩy ra thờng xuyên, chủ yếu ở công ty. Do đó kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với ngời bán qua TK 331 bằng việc mở các sổ chi tiết cho từng công trình. Mỗi một ngời bán đều phải ký một hợp đồng kinh tế mua bán vật t riêng biệt, sau đó mở sổ chi tiết từng ngời bán theo từng công trình và vì thế một nhà cung cấp có thể mở sổ chi tiết theo dõi riêng ở nhiều công trình. Do số lợng nghiệp vụ ít nên công ty mở sổ chi tiết theo dõi cho khách hàng theo từng năm.
Công ty xuất nhập sổ chi tiết tàI khoản Khẩu xây dựng TK 33110111- Công ty cổ phần Hồng Cẩm Số d đầu kỳ:28.312.000 Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giảI Đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số d … … … NKHP7/12 15/11 15/11 Nhập kho xăng dầu 152 938.750 26.538.750 NKHP7/12 18/11 18/11 Nhập kho xăng dầu 152 13.518.000 40.056.750 TTNB2/12 20/11 20/11 Trả tiền cho công ty 111 27.800.000 12.256.750 NKHP7/12 22/11 22/11 Nhập kho xăng dầu 152 10.580.000 22.836.750 …. …. …. …. …. …. …. …. Cộng 50.504.410 37.865.369 Phát sinh luỹ kế 50.504.410 37.865.369 Số d cuối kỳ: 15.672.959 Sau khi đã vào các sổ chi tiết kế toán vào các sổ kế toán tổng hợp sau:
+ Sổ Nhật ký chung: Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và phản ánh quan hệ đối ứng
+ Sổ cái: Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên kế toán của TK 152 và một số TK liên quan khác.
2.2.5.3 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu.
Trong công ty, nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là sử dụng cho thi công cho các công trình xây dựng, ngoài ra trong một số trờng hợp xuất luân chuyển nội bộ trong các đơn vị thành viên của công ty.
Căn cứ vào nhu cầu thực tế của từng công trình phòng kinh doanh tổng hợp có trách nhiệm cung cấp vật t theo yêu cầu. Đợc sự đồng ý của Ban giám đốc, phòng kinh doanh tổng hợp sẽ viết phiếu xuất kho.
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập số liệu vào bảng kê xuất theo đối tợng sử dụng và đây là cơ sở tập hợp chi phí nguyên vật liệu theo từng công trình.
Do công ty thực hiện nhiều công trình khác nhau nên nguyên vật liệu đợc công ty lập cho từng công trình cụ thể. Tuỳ theo từng mục đích và đối tựơng sử dụng nguyên vật liệu khác nhau mà kế toán phản ánh bên Có TK 152 và Nợ các TK liên quan.
*Trờng hợp nguyên vật liệu xuất dùng cho thi công công trình, xuất dùng cho quản lý chung đợc chi tiết cho từng công trình sử dụng. Với tr- ờng hợp xuất vật t phục vụ cho quản lý doanh nghiệp (không sử dụng chi tiết)
Căn cứ vào phiếu xuất kế toán ghi nh sau:
Nợ TK 621,TK 627,TK 642, TK 623
Có TK 152 ( Chi tiết từng vất t)- Giá trị vật liệu xuất dùng Đối với trừơng hợp xuất kho phục vụ cho máy thi công ( Đơn vị không tổ chức kế toán cho đội máy thi công riêng biệt mà tính trực tiếp vào chi phí của từng công trình.
Ví dụ: Ngày 31/12/2004 xuất Dầu Diezen phục vụ cho công trình Khu đô thị thống nhất. Số lợng 6.960 lít Trị giá xuất kho là30.874.560. Căn cứ vào