II. Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ:
c. Đối với nguyên vật liệu xuất kho:
Do áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ nên Nhà xuất bản không dùng phiếu xuất kho, trừ trờng hợp xuất đi nhà in để in tài liệu còn in ở Nhà xuất bản thì căn cứ vào phiếu sản xuất của xởng in để thủ kho xuất giấy.Phiếu sản xuất do phòng sản xuất kinh doanh lập theo đơn đặt hàng của khách, phiếu sản xuất đợc thành hai phiếu (một lu tại phòng sản xuất kinh doanh, một tại phòng kế toán), thủ kho căn cứ vào phiếu sản xuất để nguyên vật liệu cho xởng in sản xuất sảnphẩm.
Kế toán không viết phiếu xuất kho mà chỉ căn cứ vào phiếu sản xuất của phòng sản xuất kinh doanh để cuối tháng lên bảng kế sản phẩm tự in.
Phiếu sản xuất.
Nhà xuất bản Thống kê Số: 3 Phòng kế hoạch sản xuất
Hợp đồng số :18 ngày 30/6/2004 Đơn vị đặt hàng : UBDT miền núi.
Tổng giá trị tiêu thụ theo hợp đồng: 30400000
Diễn giải Dự toán theo hợp
đồng Thực hiện TK đối ứng 1. Tổng số lợng ấn phẩm (số bản) 2000 cuốn -- khuôn khổ ấn phẩm 145 + 20,5 -- số trang 1 bản 128 trang 2. Chi phí sản xuất
-- giấy in ruột khổ couche 80 g/m2 2600000 621
-- giấy in bìa khổ số lợng
-- can số lợng 6400000 142
-- phim số lợng 579300 142
-- in công nghệ 12571400 611
Cộng chi: 16390700
Ngày bắt đầu in 5/6/2004 Ngày hoàn thành 30/6/2004
Ngày 5/6/2004
Kế toán Trởng phòng SXKD Ghi phiếu
Phiếu sản xuất
Nhà xuất bản Thống kê Phòng kế hoạch sản xuất
Tên ấn phẩm: Bảng điểm + giấy CN + giấy CN tốt nghiệp Hợp đồng số: 16 ngày 10/6/2004
Đơn vị đặt hàng: Phòng đào tạo Trờng ĐH Luật Hà Nội Tổng giá trị tiêu thụ theo hợp đồng: 6450000 + 600000
Diễn giải Dự toán theo
hợp đồng Thực hiện TK đối chứng 1. Tổng số lợng sản phẩm (số lợng) -- khuôn khổ ấn phẩm -- số trang 1 bản
2. Chi phí sản xuất -- giấy in ruột khổ: in tổng hợp 3809000 611 -- giấy in khổ B2 70 297,82 6000T ì 124 744000 621 -- kẽm 3 9500 28500 621 -- phim (2 lần) 195455 142 -- làm phim 135000 611 -- công in 20000 622 Cộng chi: 4931955
Ngày bắt đầu in 11/6/2004 Ngày hoàn thành 30/6/2004
Ngày 20/6/2004
Kế toán Trởng phòng KHSX Ghi phiếu
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho nguyên vật liệu ( phiếu nhập kho, phiếu sản xuất, phiếu xuất để in) thủ kho ghi rõ số lợng thực nhập ,thực xuất của nguyên vật liệu vào thẻ kho sau đó đã kiểm tra mức hợp lý hợp pháp của chứng từ. Cuối tháng sau khi đã phản ánh tất cả các nghiệp vụ nhập kho ,xuất kho ,thủ Kho đã tính đợc số lợng nguyên vật liệu tồn kho.
VD: trích. Thẻ kho
Tên nguyên vật liệu : giấy bãi bằng khổ 27 ì 39 Đơn vị tính: tờ (1 ram có 500 tờ)
Giá đơn vị:
Ngày Chứng từ Diễn giải Số lợng
Tháng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 7/5 Nhập của xởng sản xuất Tân lập 140000 780000 Phiếu sản xuất số 10 2 Xuất để in sản phẩm 7500 463000
Nh vậy, việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho đợc thể hiện trên thẻ kho một cách thờng xuyên liên tục theo chỉ tiêu trên số lợng.
Tại phòng kế toán: Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đợc theo dõi ở sổ chi tiết nguyên vật liệu. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập xuất - kho nguyên vật liệu kế toán ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu mỗi loại.
- Căn cứ để lập hồ sơ chi tiết nguyên vật liệu:
Các phiếu nhập kho, xuất kho (đi nhà in), bảng kê phiếu sản xuất của xởng in (số nguyên vật liệu đã xuất), biên bản thanh lý nguyên vật liệu (thừa, thiếu, mối mọt). - Phơng pháp ghi sổ: khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào chứng từ kế toán đã ghi trên sổ.
+ số d đầu kỳ: căn cứ vào số d cuối tháng trớc chuyển sang.
+ số d cuối kỳ: kiểm kê cuối tháng và đối chiếu thẻ kho của thủ kho.
II.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:
Do đặc điểm của Nhà xuất bản là áp dụng hình thức hạch toán tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ nên sử dụng tài khoản 611 “mua hàng” và tài khoản 621 “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Để phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu còn tài khoản 152 “nguyên vật liệu” chỉ là tài khoản trung gian để kết chuyển đầu kỳ, cuối kỳ.
II.3.1. Khi nhập kho nguyên vật liệu:
Khi mua nguyên vật liệu (giấy, kẽm, mực in) về nhập kho đầu tiên thủ kho phải kiểm nhận nguyên vật liệu. Cơ sở kiểm nhận là hoá đơn GTGT của ngời bán, khi cha có hoá đơn GTGT thì căn cứ vào hợp đồng mua bán của 2 bên. Sau khi kiểm nhận, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT lên phòng kế toán viết phiếu nhập kho nguyên vật liệu, nếu có thừa thiếu hoặc không đúng khổ thì lập biên bản chờ xử lý.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT của ngời bán và phiếu nhập kho. Kế toán ghi:
Nợ TK 611 trị giá nguyên vật liệu Có TK 111 trả bằng tiền mặt
Có TK 112 trả bằng tiền ngân hàng (Séc, UNV)
Theo thông số tiền của hoá đơn, còn tiền vận chuyển, bốc vác, chiết khấu, giảm giá Nhà xuất bản hạch toán vào TK 641. Nh vậy, giá nguyên vật liệu là giá thực tế bằng giá hàng hóa ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng.
VD: phiếu nhập số 2: mua giấy của Công ty in và hoá phẩm còn nợ của ngời bán cha thanh toán.
Nợ TK 133: 909244 Nợ TK 611: 9092448 Có TK 331: 1001692
Để phản ánh tình hình nhập kho nguyên vật liệu đợc dễ dàng tiện theo dõi kế toán sử dụng bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào.
Nội dung của bảng kê: Liệt kê toàn bộ tình hình nhập kho nguyên vật liệu của Nhà xuất bản theo thứ tự thời gian căn cứ để lập bảng kê là các phiếu nhập kho.