II. Thựctế hạch toán nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số
3. Kế toán chi tiết vật liệu.
3.1. Hạch toán ban đầu
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu cả về số lợng, chất lợng và giá trị. Tất cả các trờng hợp nhập, xuất tồn kho phải có đầy đủ các chứng từ hợp lệ theo đúng chế độ đã quy định làm cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán.
Nhân viên cung ứng của đội, xí nghiệp nhận tiền mặt, ngân phiếu để mua vật t, khi vật t về đến kho thì nhânviên cung ứng mang hoá đơn GTGT của bên bán vật t lên ngời có trách nhiệm ở đội, xí nghiệp kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn, đối chiếu các chỉ tiêu chủng loại, quy cách vật t, số lợng, chất lợng ghi trên hoá đơn với thực tế, nếu thấy đúng thì làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho, phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:
- Một liên giao thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho
- Một liên kẹp với hoá đơn GTGT chuyển lên phòng kế toán - Một liên giao cho đơn vị, xí nghiệp giữ để đối chiếu
Trớc đây, xí nghiệp kí hợp đồng mua vật t và thờng nhập thẳng về kho của xí nghiệp. Đội nào có nhu cầu về vật t sẽ viết giấy xin cấp vật t. Tuy nhiên, do áp dụng linh hoạt quy chế để các đội đợc phép tự mua vật t theo các quy định của xí nghiệp nên hiện nay công trình ở đâu có kho tại chân công trình đó.
Cụ thể: Trong tháng 2 năm 2004, xí nghiệp đã mua vật t của công ty TNHH sản xuất và xuất nhập khẩu Ngân Hà và nhận đợc hoá đơn sau:
Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01-GTKT-3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng 02 - B
Ngày: 19 tháng 2 năm 2004 HĐ: 0016648
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH SX và XNK Ngân Hà. Địa chỉ: 13/3 Cát Linh - Đống Đa - Hà Nội Số tài khoản:
Điện thoại: MS: 0101298311
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Trí Dũng
Đơn vị: Đội 4 - Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 Địa chỉ: 78 Bạch Đằng - Hai Bà Trng - Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Séc MS: 0100104933 - 1
TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Sen vòi tăm Joden bộ 50 320.000 16.000.000
Cộng tiền hàng: 16.000.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế. 1.600.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 17.600.000
Số tiền viết bằng chữ: Mời bảy triệu sáu trăm nghìn đồng
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
Khi vật liệu về đến kho căn cứ vào hoá đơn nếu thấy hợp lý, hợp lệ cho nhập kho và tiến hành nhập kho số hàng thực nhập.
Phiếu nhập kho Số: 02 MS 01-VT
Ngày 19 tháng 2 năm 2004 Nợ: QĐ số 1141 TC/CĐKT Có: Ngày 1/11/1995 của BTC
Họ tên ngời giao hàng: Công ty TNHH Ngân Hà. Theo HĐ số 0016648 ngày 19/2/2004.
Nhập tại kho: Công trình sửa chữa nhà khách Viện Nhi.
TT Tên nh n hiệu qui cáchã
phẩm chất vật t Msốã Đơn vị tính Theo Số lợng Đơn giá Thành tiền chứng từ Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Sen vòi tăm Joden bộ 50 320.000 16.000.000
16.000.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.600.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 17.600.000
Viết bằng chữ: Mời bảy triệu sáu trăm nghìn đồng.
Ngày 19 tháng 2 năm 2004 Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Ngời giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Kế toán trởng (ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên)
Cũng trong tháng 2 năm 2004, xí nghiệp đã mua máy hàn TQ 15 KVA của công ty kỹ thuật Điện thông và nhận đợc hoá đơn sau:
Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01-GTKT-3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng 02 - B
Ngày: 25 tháng 2 năm 2004 HĐ: 031797
Đơn vị bán hàng: Công ty Kỹ thuật Điện thông Địa chỉ: 418 Bạch Mai - Hà Nội
Số tài khoản:
Điện thoại: MS: 0100100777 - 1
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Tuấn Anh
Đơn vị: Đội 4 - Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 Địa chỉ: 78 Bạch Đằng - Hai Bà Trng - Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Séc MS: 0100104933 - 1
TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Máy hàn TQ 15 KVA cái 1 3.220.000 3.220.000
Cộng tiền hàng: 3.200.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế. 161.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 3.381.000
Số tiền viết bằng chữ: ba triệu ba trăm tám mơi mốt nghìn đồng
Khi vật liệu về đến kho căn cứ vào hoá đơn nếu thấy hợp lý, hợp lệ cho nhập kho và tiến hành nhập kho. Ta có phiếu nhập kho nh sau:
Phiếu nhập kho Số: 06 MS 01-VT
Ngày 25 tháng 2 năm 2004 Nợ: QĐ số 1141 TC/CĐKT Có: Ngày 1/11/1995 của BTC
Họ tên ngời giao hàng: Công ty Kỹ thuật Điện Thông. Theo HĐ số 031797 ngày 25/2/2004.
Nhập tại kho: Công trình sửa chữa nhà khách Viện Nhi.
TT Tên nh n hiệu qui cáchã
phẩm chất vật t Msốã Đơn vị tính Theo Số lợng Đơn giá Thành tiền chứng từ Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Máy hàn TQ 15 KVA bộ 1 3.220.000 3.220.000
3.220.000
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 161.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 3.381.000
Viết bằng chữ: Ba triệu ba trăm tám mơi mốt nghìn đồng.
Ngày 25 tháng 2 năm 2004 Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Ngời giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Kế toán trởng (ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên) - Thủ tục xuất kho:
Căn cứ vào nhiệm vụ xây dựng sản xuất, căn cứ vào định mức tiêu hao cho từng công việc, hạng mục công trình các đội viết giấy xin tạm ứng vật t. Nhân viên kế toán đội tiến hành lập phiếu xuất kho làm 3 liên, sau khi ngời phụ trách ký vào, giao cho ngời lĩnh vật t xuống kho để lĩnh. Thủ kho thực hiện xuất
kho ghi số thực xuất, sau khi kiểm nghiệm số lợng chất lợng, số thực nhận, ngời nhận và thủ kho ký vào 3 liên đó:
+ Một liên chuyển về phòng kế toán + Một liên giao cho đơn vị lĩnh vật t + Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho Cụ thể:
Ngày 20 tháng 2 năm 2004, đội 4 có nhu cầu xuất kho sen vòi tắm Joclen phục vụ cho thi công sửa chữa nhà khách Viện Nhi, Bộ phận vật t tiến hành lập phiếu xuất kho.
Đơn vị: Đội 4 Phiếu xuất kho Số: 02 MS 02-VT
Ngày 20 tháng 2 năm 2004 Nợ: QĐ số 1141 TC/CĐKT Có: Ngày 1/11/1995 của BTC
Tên ngời nhận: Anh Sơn Địa chỉ (bộ phận): Điện nớc Lý do xuất kho: Lắp thiết bị
Xuất tại kho: Công trình sửa chữa nhà khách Viện Nhi.
TT Tên nh n hiệu qui cáchã
phẩm chất vật t Msốã Đơn vị tính Yêu cầuSố lợngThực xuất Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1 Sen vòi tăm Joden bộ 50 320.000 16.000.000
16.000.000
Cộng thành tiền bằng chữ: Mời sáu triệu đồng.
Ngày 20 tháng 2 năm 2004 Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên) Kế toán trởng (ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Ngời nhận (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên)
Ngày 26 tháng 2 năm 2004, đội 4 có nhu cầu xuất máy hàn phục vụ cho công việc sửa chữa nhà khách Viện Nhi, bộ phận vật t tiến hành lập phiếu xuất kho .
Đơn vị: Đội 4 Phiếu xuất kho Số: 06 MS 02-VT
Ngày 26 tháng 2 năm 2004 Nợ: QĐ số 1141 TC/CĐKT Có: Ngày 1/11/1995 của BTC
Tên ngời nhận: Anh Huân Địa chỉ (bộ phận): Điện nớc Lý do xuất kho: Lắp thiết bị
Xuất tại kho: Công trình sửa chữa nhà khách Viện Nhi.
TT Tên nh n hiệu qui cáchã
phẩm chất vật t Msốã Đơn vị tính Yêu cầuSố lợngThực xuất Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1 Máy hàn TQ 15 KVA cái 1 3.220.000 3.220.000
3.220.000
Cộng thành tiền bằng chữ: Ba triệu hai trăm hai mơi nghìn đồng.
Ngày 26 tháng 2 năm 2004 Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên) Kế toán trởng (ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Ngời nhận (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên)
2.2. Hạch toán chi tiết vật liệu.
Hiện nay, Xí nghiệp hạch toán chi tiết vật liệu theo phờng pháp ghi thẻ song song. Theo phơng pháp này qui trình hạch toán chi tiết vật liệu đợc tiến hành nh sau:
* Tại kho: Thủ kho theo dõi số lợng vật liệu nhập và xuất kho trên thẻ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho và các chứng từ có liên quan nh hoá đơn GTGT.
Cụ thể: Trong tháng 2 năm 2004 sau khi nhận Phiếu nhập kho số 02, Phiếu xuất kho số 02. Thủ kho Đội 4 lập thẻ kho cho loại vật liệu là sen vòi tắm Joden nh sau:
Đơn vị: Đội 4 Thẻ kho
Công trình: Sửa chữa nhà khách Viện Nhi Tháng 2 năm 2004
Loại vật t: Sen vòi tắm Joden Đơn vị tính: Bộ TT Chứng từ Diễn giải Số lợng Xác nhận Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 02 19/2 Nhập kho 50 02 20/2 Xuất kho 50 Cộng 50 50 0 Ngời lập thẻ Kế toán trởng (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Cũng trong tháng 2 năm 2004 sau khi nhận Phiếu nhập kho số 06 và Phiếu xuất kho số 06, thủ kho Đội 4 lập thẻ kho cho loại vật t là máy hàn TQ15 KVA nh sau:
Đơn vị: Đội 4 Thẻ kho
Công trình: Sửa chữa nhà khách Viện Nhi Tháng 2 năm 2004
Loại vật t: Máy hàn Đơn vị tính: Cái TT Chứng từ Diễn giải Số lợng Xác nhận Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 06 25/2 Nhập kho 1 06 26/2 Xuất kho 1 Cộng 1 1 0 Ngời lập thẻ Kế toán trởng (ký, họ tên) (ký, họ tên)
* Tại phòng kế toán: Định kỳ ghi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển lên kế toán hàng tồn kho kiểm tra đối chiếu với các chứng từ liên quan và tính giá vật liệu trên các phiếu nhập, xuất. Nếu thấy hợp lý thì kế toán nhận chứng từ và ký xác nhận vào thẻ kho.
Căn cứ vào các phiếu nhập kho, kế toán lập bảng kê nhập vật t.
Cụ thể: Trong tháng 2 năm 2004 kế toán lập bảng kê nhập vật t nh sau:
Đơn vị: Đội 4 Bảng kê nhập vật t
Công trình: Sửa chữa nhà khách Viện Nhi Ngày .... tháng 2 năm 2004
TT Chứng từ Số hóa đơn Tên vật t Đơn vị bán Đơn vị
tính Số l-ợng Đơn giá Thành tiền Ghi có TK 152 Ghi nợ các TK
SP NT SP NT 153 133
1 1 18/2 0036601 18/2 Sơn chống rỉ AK 90x3 C.Ty Sơn TH HN kg 270 12.300 3.321.000 3.321.000 332.100
Sơn ghi AK 24x3 C.Ty Sơn TH HN kg 72 14.500 1.044.000 1.044.000 104.400
2 2 19/2 0016648 19/2 Sen vòi tắm J C.Ty TNHH Ngân Hà bộ 50 320.000 16.000.000 16.000.000 1.600.0003 3 22/2 003137 22/2 Bột bả Eania C.Ty TNHH Liali kg 7.500 3.100 23.250.000 23.250.000 2.325.000 3 3 22/2 003137 22/2 Bột bả Eania C.Ty TNHH Liali kg 7.500 3.100 23.250.000 23.250.000 2.325.000 4 4 23/2 0051233 23/2 Biến bóng 250/5A C.TY Thiết bị đo điện cái 3 73.000 219.000 219.000 10.950
5 5 24/2 009813 24/2 Tôn cắt bản mã DN Phơng Nam kg 1.062 6.190 6.573.780 6.573.780 328.689
6 6 25/2 031797 25/2 Máy hàn C.Ty KT. Đ.Thông cái 1 3.220.000 3.220.000 3.220.000 161.000
Cộng 53.704.780 50.407.780 3.220.000 4.862.139 Thuế GTGT: Loại 5%: 500.639 Loại 10%: 4.361.500 Kế toán (ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên)
Đối với phiếu xuất kho, kế toán cũng lập một báo cáo tổng hợp xuất vật t để theo dõi trong tháng. Đối với vật t xuất kho, giá trị vật t xuất kho đợc tính theo phơng pháp đích danh.
Theo phơng pháp này nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô hàng và giữ nguyên từ lúc nhập cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh), khi xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đó.
Cụ thể: Trong tháng 2 năm 2004, Xí nghiệp mua 50 bộ sen vòi tắm Joden với giá thực tế là 16.000.000 đồng (đơn giá 320.00 đồng), không có số d đầu kỳ. Xí nghiệp xuất 50 bộ sen vòi tắm Joden có đơn giá xuất kho là: 320.000 đồng.Vậy giá thực tế của 50 bộ sen vòi tắm Joden xuất kho là:
50 x 320.000 đồng = 16.000.000 đồng.
Căn cứ chứng từ kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc mở chi tiết cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ và báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn vật t cũng đợc mở vào mỗi tuần.
Trong tháng 2 năm 2004 ta có bảng kê xuất vật t, sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn vật t nh sau: