4. Kế toán doanh thu bán hàng hoá tại Công ty TNHHTM HạnhĐức
4.2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để hạch toán tổng hợp
a. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, Công ty TNHH-TM Hạnh Đức áp dụng một số tài khoản:
*TK 511- “Doanh thu bán hàng”. TK này dùng để phản ánh tổng số doanh thu thực tế, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp
- Kết cấu của TK 511:
triết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
- Kết chuyển doanh thu thuần và xác định kết quả
Công ty sử dụng thêm 4 TK cấp hai để tiện cho việc hạch toán tại Công ty + TK 5111- Doanh thu bán hàng hoá(phòng kinh doanh)
+ TK 5112- Doanh thu thành phẩm + TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ
+ TK 5114- Doanh thu bán hàng và nhập khẩu uỷ thác (phòng kinh doanh)
*TK 632- “giá vốn hàng bán” TK này đợc sử dụng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ.
Nợ TK632 Có -Trị giá vốn, hàng -Kết chuyển giá vốn hoá, thành phẩm, hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã xác định dịch vụ đã tiêu thụ vào là tiêu thụ tài khoản xác định kết quả
- TK 131- Phải thu khách hàng (phòng kinh doanh)
- TK 641- Chi phí bán hàng
Ngoài ra, còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan nh: TK111, TK112,TK131,TK156,TK531,TK532,TK138,TK333 .…
Trờng hợp bán máy tại cửa hàng hoặc theo hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng
Sau khi nhận đợc hợp đồng kinh tế bán các loại máy photocopy, fax, camera, máy vi tính, từ phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán viết phiếu xuất kho… kiêm hoá đơn tài chính, sau khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn tài chính và biên bản nghiệm thu, kế toán ghi:
- Phản ánh doanh thu
Nợ TK131 : Tổng số tiền phải thu của khách hàng Có TK 511(5111): Doanh thu bán hàng cha thuế Có TK 333(33311): Thuế GTGT đầu ra
- Phản ánh giá vốn
Nợ TK 632: Trị giá thực tế hàng xuất kho Có TK 156: Trị giá thực tế hàng xuất kho
Sau khi giao hàng cho khách, kế toán hạch toán phải thu của khách hàng vào TK131, cho dù là khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc khách hàng chấp nhận nợ hay thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán ghi:
- Phản ánh công nợ
Nợ TK111:
hoặc Nợ TK112: Tổng số tiền phải thu của khách hàng Có TK 131: (chi tiết khách hàng)
Ví dụ:
Theo Hợp đồng kinh tế số ST 2007/0807/1 HĐKT
Theo hoá đơn tài chính số 21870 và phiếu xuất kho số 180 ngày 5/8/2007 Xuất kho bán 01 máy photocopy RICOH FT 4422 kèm mực, từ
Giá bán cha thuế : 40.000.000 đồng Thuế VAT(10%) : 4000.000 đồng Tổng giá thanh toán : 44.000.000 đồng
Với ví dụ trên, kế toán hạch toán nh sau: - Phản ánh giá vốn Nợ TK 632 : 38.000.000 Có TK 156 : 38.000.000 - Phản ánh doanh thu Nợ TK 111 : 44.000.000 Có TK 511: 40.000.000 Có TK 333: 4.000.000
• Trờng hợp hàng bán bị trả lại, căn cứ vào giấy tờ liên quan Công ty trả lại tiền cho bên mua hoặc khấu trừ số tiền bên mua phải trả, kế toán ghi:
Nợ TK 531: Hàng bị trả lại
Nợ TK 333(33311): Thuế GTGT đầu ra Có TK111: Số tiền phải trả lại
hoặc Có TK 131 : Phải thu của khách hàng(chi tiết khách hàng) Nhập kho số hàng bị trả lại theo giá mua thực tế:
Nợ TK 156 : Hàng hoá
Có TK 632 : Giá vốn hàng bán
Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số tiền theo giá bán hàng bị trả lại sang TK 511, kế toán ghi:
Nợ TK 511(51111): Doanh thu bán hàng Có TK 532: Hàng bị trả lại
Ví dụ: Công ty Hoa Hồng trả lại 05 lọ mực in không đúng phẩm chất, Công ty Hạnh Đức đã kiểm nhận và nhập kho đủ. Đợc biết trị giá mua của số hàn này là 520.000 và giá bán cả thuế là 792.000 (thuế GTGT 10%)
+)
Nợ TK 531: 720.000 Nợ TK 3331: 72.000
Có TK 338: 792.000 +) Nợ TK 156: 520.000 Có TK 632: 520.000 +) Nợ TK 511: 792.000 Có TK 531: 792.000
Bán vật t, phụ kiện thay thế theo yêu cầu của khách hàng
- Căn cứ vào báo cáo của kế toán viết phiếu xuất kho kiêm hoá đơn tài chính, kế toán ghi:
+ Phản ánh doanh thu
Nợ TK 131(1312): Phải thu của khách hàng Có TK 511(51111):Doanh thu cha thuế Có TK 333(33311): Thuế GTGT đầu ra
+ Phản ánh giá vốn
Nợ TK 632: Trị giá thực tế hàng xuất kho Có TK 156:
Sau khi kỹ thuật viên mang hoá đơn tài chính đến thanh toán với khách hàng và nhận tiền, kỹ thuật viên mang tiền về nộp cho thủ quỹ, căn cứ vào phiếu thu, kế toán ghi:
Nợ TK 111: Tiền mặt
Có TK 131(1312): Phải thu của khách hàng
Nếu bán hàng cho khách hàng đã ứng trớc tiền hàng, căn cứ vào giấy tờ liên quan, kế toán ghi:
Có TK 333(33311): Thuế GTGT đầu ra +Phản ánh giá vốn Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156(1561): Giá vốn hàng bán + Nợ TK 331: Phải trả khách hàng Có 131(1312): Phải thu khách hàng
Sau khi bán máy cho khách hàng, trong quá trình sử dụng, nếu máy của khách hàng có những trục trặc về kỹ thuật thì công ty sẽ cung cấp dịch vụ sửa chữa, cho nhân viên kỹ thuật đến tận nơi hớng dẫn, xử lý, khắc phục cho khách hàng miễn phí. Khi kết thúc thời hạn bảo hành, nếu máy có sự cố và khách hàng có yêu cầu sửa chữa thì công ty sẽ có sự hỗ trợ tối đa về chi phí sữa chữa và cung cấp linh kiện.
Trờng hợp xuất tiêu dùng nội bộ
Để phản ánh trị số hàng đã xuất kho tiêu dùng nội bộ của các phòng ban ( nh giấy photocopy, mực, .) kế toán căn cứ vào hoá đơn chứng từ liên quan ghi:…
Nợ TK 641: Nếu xuất dùng cho bộ phận bán hàng hoặc Nợ TK642: Nếu xuất dùng cho bộ phận quản lý Có TK 156: Trị giá thực tế lô hàng xuất dùng
Ví dụ:
Ngày 15/08/2007 xuất 05 ống mực in 420 cho bộ phận quản lý. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 642 780.000 Có TK 156
Kế toán tính thuế GTGT phải nộp
Căn cứ vào bảng kê hoá đơn, chứng từ mua vào, bán ra, kế toán taị các phòng kế toán lập tờ khai thuế GTGT để tính số thuế GTGT phải nộp
- Khi khấu trừ thuế GTGT , kế toán ghi:
Nợ TK 333(33311) Số thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 133(1331)
- Thuế GTGT phải nộp trong tháng, khi nộp thuế kế toán ghi: Nợ TK 333(33311) Số tiền phải nộp thuế
Có TK 111
Ví dụ:
Căn cứ vào tờ khai thuế GTGT tháng 08/2007 của Công ty, kế toán lập bút toán: +Số thuế đợc khấu trừ
Nợ TK 333(33311): 365.500 Có TK 133(1331): 365.500
+Số thuế GTGT phải nộp trong tháng, khi nộp tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 333(33311): 120.057.200
Có TK 111: 120.057.200