II. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in
3. Tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
3.2.1. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho
Đối với nguyên vật liệu chính nh giấy, mực in, khi nhận đợc một đơn đặt hàng mới, Nhà máy mới tiến hành thu mua, còn các nguyên vật liệu khác Nhà máy mua định kỳ theo tháng. Việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu đợc thực hiện bởi phòng vật t. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu tại Nhà máy đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 6: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho NVL tại Nhà máy in Quân đội
Hàng tháng, dựa trên kế hoạch sản xuất của phòng kế hoạch sản xuất, phòng vật t lập kế hoạch mua nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất, đồng thời để dự trữ một khối lợng nguyên vật liệu hợp lý trong kho. Căn cứ vào kế hoạch mua nguyên vật liệu, phòng vật t sẽ thực hiện nghiệp vụ mua hàng thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán với các nhà cung cấp. Sau khi hợp đồng đợc ký kết, đến thời điểm giao hàng ghi trong hợp đồng, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng tới tận kho của Nhà máy và giao một liên hóa đơn bán hàng (Bảng số 3 trang 27) cho cán bộ thu mua. Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp là căn cứ cho việc ghi Phiếu nhập kho, Sổ chi tiết phải trả ngời bán và các sổ sách liên quan khác.
Bảng số 3:
Công ty Đông Đô Mẫu số: 01 GTKT-3LL Nghiệp vụ nhập kho vật t Ngời giao hàng Đề nghị đ- ợc nhập Cán bộ P.Vật t Lập Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu nhập kho Thủ kho Kiểm nhập hàng Kế toán vật t Ghi sổ Bảo quản, lu trữ
Hóa đơn (GTGT)
Liên 2 (giao khách hàng) No: 019939
Ngày 15 tháng 03 năm 2004
Đơn vị bán hàng: Công ty Đông Đô Mã số thuế: 0100406846-1
Địa chỉ: Yên Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội
Họ tên ngời mua hàng: Nhà máy in Quân đội Địa chỉ: Thị trấn Cầu Diễn - Từ Liêm - Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. Mã số thuế: 0100705162-1
ST T
Tên hàng hóa, dịch vụ Đ/vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Giấy cuộn Bãi Bằng 84-60gm2 Kg 1055 10.666 11.252.630 2 Giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 Kg 2607 10.449 27.240.543 3 Giấy cuộn VĩnhPhú 84-65gm2 Kg 533 10.349 5.517.167 4 Giấy Vĩnh Phú 84-58gm2 Kg 5040 11.054 55.712.160
Cộng 99.722.500
Cộng tiền hàng: 99.722.500 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9.972.250 Tổng cộng tiền thanh toán: 109.694.750 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu, sáu trăm chín t nghìn, bảy trăm năm mơi đồng.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Khi nguyên vật liệu về tới Nhà máy, cán bộ phòng vật t sẽ tiến hành kiểm tra số lợng, chất lợng và quy cách của nguyên vật liệu và lập “Biên bản kiểm nghiệm” (Bảng số 4 trang 28). Nếu nguyên vật liệu đạt yêu cầu về chất lợng, mẫu mã theo đúng hợp đồng đã ký kết thì đợc phép nhập kho.
Bảng số 4:
Nhà máy in quân đội
Biên bản kiểm nghiệm
(Vật t, sản phẩm, hàng hóa)
Ngày 19 tháng 03 năm 2004 Số: 50
- Căn cứ vào HĐGTGT số 019939 ngày 15/03/ 2004 của Công ty Đông Đô - Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông, bà: Chu Văn Đông Trởng ban Ông, bà: Nguyễn Tuyết Thanh Uỷ viên Ông, bà: Trần Thị Hằng Uỷ viên - Đã kiểm nghiệm các loại:
S Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t (sản
Phơng
thức Đơn vị
Số l- ợng
K/quả kiểm nghiệm SL đạt
yêu cầu
SL không đạt y/cầu
1 Giấy cuộn Bãi Bằng 84-60 gm2
1521010 8
Cân Kg 1055 1055 0 2 Giấy cuộn Bãi Bằng
84-65 gm2 15210109 Cân Kg 2607 2607 0 3 Giấy cuộn Vĩnh Phú 84-65gm2 15210103 Cân Kg 533 533 0 4 Giấy Vĩnh Phú 84-58 gm2 15210101 Cân Kg 5040 5040 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng đủ tiêu chuẩn về số lợng, chất lợng, chủng loại.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trớc khi tiến hành viết Phiếu nhập kho, cán bộ phòng vật t có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ hợp lệ, bao gồm: Hóa đơn bán hàng của ngời bán (có đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của ngời bán) và Biên bản kiểm nghiệm. Sau đó, cán bộ phòng vật t mới viết Phiếu nhập kho (Bảng số 5). Thủ kho là ngời trực tiếp nhận hàng từ ngời giao hàng, tiến hành kiểm nhập hàng, ghi số lợng thực nhập vào Phiếu nhập kho, sau đó ghi Thẻ kho. Sau cùng, Phiếu nhập kho đợc chuyển lên phòng tài chính để làm căn cứ ghi sổ kế toán và đợc bảo quản, lu trữ tại
phòng tài chính. Riêng đối với nguyên vật liệu gia công do khách hàng mang đến, kế toán vẫn tiến hành nhập kho số nguyên vật đó và ghi Phiếu nhập kho. Tuy nhiên, trên Phiếu nhập kho chỉ ghi vào cột số lợng, còn cột đơn giá và cột thành tiền không ghi.
Bảng số 5:
Nhà máy in quân đội
Phòng vật t
Phiếu nhập kho
Ngày 19 tháng 03 năm 2004 Số: 54 Nợ: Có: Họ tên ngời giao hàng: Công ty Đông Đô
Theo: Hóa đơn GTGT số 019939, ngày 15/03/2004 Lý do nhập: Dùng sản xuất
Nhập tại kho: 1521
S T
Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật t Mã số Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo c.từ Thực nhập 1 Giấy cuộn BB 84-60gm2 1521010 8 Kg 1055 1055 10.666 11.252.630 2 Giấy cuộn BB 84-65gm2 15210109 Kg 2607 2607 10.449 27.240.543 3 Giấy cuộn VP 84-65gm2 15210103 Kg 533 533 10.349 5.517.167 3 Giấy VĩnhPhú 84-58gm2 15210101 Kg 5040 5040 11.054 55.712.160 Cộng 99.722.500
Trởng phòng vật t Ngời giao Thủ kho Kế toán
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.2.2. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ xuất kho
Tại Nhà máy in Quân đội, hoạt động sản xuất diễn ra thờng xuyên, liên tục. Chính vì vậy, quá trình xuất kho nguyên vật liệu cũng diễn ra thờng xuyên để đảm bảo cho hoạt động sản xuất không bị gián đoạn.
Sơ đồ 7: Sơ đồ quy trình lập và luân chuyển chứng từ xuất kho NVL tại Nhà máy in Quân đội
Đối với các nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, trớc khi bắt đầu tiến hành sản xuất một đơn đặt hàng nào đó, phòng kế hoạch sản xuất của Nhà máy sẽ tiến hành lập Phiếu sản xuất (Bảng số 6 trang 31). Phiếu sản xuất đ- ợc lập cho cả đơn đặt hàng hoặc từng phần nhỏ của đơn đặt hàng nếu đơn đặt hàng đó lớn. Thông tin trên Phiếu sản xuất sẽ là cơ sở để cho cán bộ phòng vật t viết Phiếu xuất kho.
Đối với nguyên vật liệu xuất dùng chung cho phân xởng, khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, quản đốc phân xởng viết Phiếu xin lĩnh vật t (Bảng số 7 trang 31) trong đó liệt kê tất cả các loại nguyên vật liệu cần dùng. Sau khi đợc sự phê duyệt của phòng sản xuất kinh doanh, phòng vật t sẽ căn cứ vào Phiếu xin lĩnh vật t này để viết Phiếu xuất kho.
Sau khi viết xong Phiếu sản xuất, phòng sản xuất sẽ chuyển phiếu này sang cho phòng vật t. Phòng vật t căn cứ vào số liệu trên Phiếu sản xuất và Phiếu xin lĩnh vật t để viết Phiếu xuất kho (Bảng số 8 trang 32). Phiếu xuất kho sẽ đợc giao đợc giao cho phân xởng sản xuất cùng với Phiếu sản xuất. Sau đó, nhân viên phân xởng xuống kho để nhận nguyên vật liệu. Sau khi kiểm tra Phiếu xuất kho và Phiếu sản xuất, thủ kho tiến hành xuất nguyên vật liệu, ký Phiếu xuất kho, vào Thẻ kho rồi chuyển Phiếu xuất kho lên phòng tài chính để kế toán vật t ghi sổ. Phiếu xuất kho đợc bảo quản và lu trữ tại phòng tài chính.
Bảng số 6:
Nhà máy in quân đội
Phòng Kế hoạch sản xuất Nghiệp vụ xuất kho vật t P.Kế hoach sản xuất Lập Phiếu sản xuất Phòng vật t Lập Phiếu xuất kho Thủ kho Kế toán vật t Ghi sổ Bảo quản, lu trữ Xuất hàng
Phiếu sản xuất
Số: 45 Chiểu theo hợp đồng số 150.QĐ ngày 20 tháng 02 năm 2004.
Tên tài liệu: 50 Điện Biên Phủ
Đơn vị đặt in: Nhà xuất bản Quân đội
Số lợng: 500 cuốn. Số trang/1cuốn: 450. Khổ in: 13x19
STT Tên Loại giấyGiấy in Định lợng Mấy mặt Mấy màu
1 Ruột Giấy trắng Vĩnh Phú 60g/m2 2 1/1 2 Bìa Giấy phấn NTT 120g/m2 2 4/4 3 Phụ bản Giấy phấn NTT 210g/m2 1 4/4 Bố trí in:
- Máy in MIBR 27 tay, khổ giấy 54x78 - Máy in KMR 8 tay, khổ giấy 39,5x54,5 - Máy in GTO 2 tay, khổ giấy 19,5x27 Kích thớc, màu: theo mẫu
Ngày phát hành: 25/04/2004
Ngày 12 tháng 03 năm 2004
Ngời nhận phiếu Ngời lập phiếu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng số 7:
Nhà máy in quân đội
PX Máy in
Phiếu xin lĩnh vật t
STT Tên vật t Đơn vị tính Số lợng yêu cầu
1 Giấy Bãi Bằng khổ A4 Tờ 500 2 Ghim Hộp 5 3 Hộp cáctông Cái 10 Ngày 10 tháng 03 năm 2004 Ngời lập phiếu (Ký, họ tên) Bảng số 8:
Phiếu xuất kho Số: 45
Ngày 17 tháng 03 năm 2004
Họ tên ngời nhận hàng: Đồng chí Hùng Địa chỉ: Phân xởng máy in
Lý do xuất: Dùng cho sản xuất hợp đồng số 150.QĐ ngày 20/ 02/ 2004 và hợp đồng số 151.QĐ ngày 25/02/2004
Xuất tại kho: 1521
S T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm Mã số Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo c.từ Thực xuất 1 Giấy Vĩnh Phú 70x99-60g/m2 15210280 Tờ 835308 825308 434 362.523.672 2 Giấy Vĩnh Phú 84x60,5g/m2 15210206 Tờ 29500 29500 306 9.027.000 3 Giấy Vĩnh Phú 79x109-60g/m2 15210223 Tờ 1520 1520 544 826.880 4 Giấy phấn NTT 79x109-120g/m2 15210305 Tờ 86 86 1.221 105.006 5 Giấy phấn NTT 65x86-200g/m2 15210351 Tờ 530 530 1.029 545.370 6 Giấy phấn 65x90-210g/m2 15210313 Tờ 2475 2475 1.442 3.568.950 7 Giấy Tân Mai
70x99-48g/m2
15210455 Tờ 72874 72874 284 20.696.216 8 Giấy Tân Mai
84x60-58g/m2
15210485 Tờ 16250 16250 261 4.241.250
Cộng 401.810.744
Ngời lập phiếu Ngời nhận Thủ kho Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
4. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
Nguyên vật liệu ở Nhà máy in Quân đội có nhiều chủng loại khác nhau, thiếu bất kỳ một loại nào có thể gây ra ngừng sản xuất. Vì vậy, hạch toán
nguyên vật liệu phải bảo đảm theo dõi đợc tình hình biến động nhập, xuất, tồn cả về hiện vật và giá trị của từng danh điểm nguyên vật liệu.
Phơng pháp Thẻ song song là một phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu có nhiều u điểm nh: đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác. Chính vì vậy mà Nhà máy in Quân đội đã lựa chọn phơng pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Theo phơng pháp này, thủ kho ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của NVL về hiện vật trên Thẻ kho, còn kế toán vật t ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của NVL cả về hiện vật và giá trị trên Sổ chi tiết NVL, cuối tháng sẽ đợc tập hợp vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
Thẻ kho đợc thủ kho mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu trong từng kho. Sổ chi tiết nguyên vật liệu cũng đợc kế toán vật t mở tơng ứng với Thẻ kho. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn đợc lập riêng cho từng kho.
Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 8: Quy trình hạch toán chi tiết NVL tại Nhà máy in Quân đội
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu
4.1. ở kho
Phiếu nhập kho
Thẻ kho Sổ chi tiết NVL
Phiếu xuất kho
Bảng tổng hợp NXT
Căn cứ vào Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, thủ kho sẽ thực hiện nhập, xuất vật liệu về hiện vật. Sau đó, cuối ngày thủ kho tính ra số lợng tồn kho và ghi vào Thẻ kho cho từng loại nguyên vật liệu tơng ứng. Hàng ngày, sau khi ghi xong Thẻ kho, thủ kho chuyển chứng từ (Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho) cho kế toán vật t.
Bảng số 9:
Nhà máy in quân đội
Thẻ kho
Ngày lập thẻ: 01/03/2004 Tờ số: 04
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: Giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 - Đơn vị tính: Kg
- Mã số: 15210109
STT
Chứng từ
Diễn giải nhập, Ngày
Số lợng Ký xác nhận của SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 Tồn đầu tháng 01/01/04 2.500 2 54 19/03/04 Nhập kho 19/03/04 2607 5107 3 51 29/03/04 Xuất kho 29/03/04 4.192 915 Cộng 2607 4.192 Tồn cuối tháng 915 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Ngời lập thẻ Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Mỗi Thẻ kho theo dõi một loại nguyên vật liệu và đợc mở cho từng tháng. Đầu tháng, thủ kho ghi số lợng tồn đầu kỳ căn cứ vào số tồn cuối tháng trớc. Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu phát sinh, căn cứ vào các Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành ghi vào Thẻ kho về mặt số lợng. Mỗi nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu đợc ghi một dòng trên Thẻ kho. Thủ kho của Nhà máy thờng xuyên đối chiếu giữa số tồn tại kho với số tồn trên Thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho cộng số nhập, số xuất kho, tính ra
số tồn về số lợng của từng loại nguyên vật liệu trên các Thẻ kho và đối chiếu với Sổ chi tiết nguyên vật liệu do kế toán vật t lập.
4.2. ở phòng tài chính - kế toán
Hàng ngày, sau khi nhận đợc chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán vật t ghi đơn giá, tính thành tiền cho mỗi Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, rồi chuyển số liệu vào Sổ chi tiết nguyên vật liệu (cả chỉ tiêu số lợng và giá trị) (Bảng số 10 trang 36). Sổ chi tiết nguyên vật liệu đợc mở cho từng loại nguyên vật liệu tơng ứng với Thẻ kho. Cuối tháng, kế toán vật t tính ra số tồn cả về số l- ợng và giá trị cho từng loại nguyên vật liệu trên Sổ chi tiết nguyên vật liệu, sau đó sẽ đối chiếu số liệu với thủ kho về số lợng và đối chiếu với kế toán tổng hợp về giá trị của từng loại nguyên vật liệu, nếu có sự chênh lệch sẽ tìm nguyên nhân và điều chỉnh .
Cuối tháng 3/2004, căn cứ vào số liệu trên Sổ chi tiết nguyên vật liệu, kế toán vật t lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu (Bảng số 11 trang 37). Mỗi loại vật liệu đợc ghi một dòng trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn theo cả chỉ tiêu số lợng và giá trị. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn đợc lập riêng cho từng kho nguyên vật liệu.
Số liệu trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn đợc dùng để đối chiếu với số liệu trên sổ Cái tài khoản 1521 và 1522, cụ thể: dòng tổng cộng tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn đợc đối chiếu với dòng số d đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số d cuối kỳ trên sổ Cái TK 1521 và 1522.
Nhà máy in quân đội
Sổ chi tiết vật liệu
Tháng 03 năm 2004 Tài khoản: 1521
Tên kho: Kho 1521 (Nguyên vật liệu chính) Tên, quy cách vật liệu: Giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Đơn Nhập Xuất Tồn
SH NT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tồn đầu tháng 10.445 2500 26.112.500 54 19/03/04 Nhập kho 1521 10.449 2607 27.240.543 51 29/03/04 Xuất in Tạp chí dân chủ 6211 10.445 1055 11.019.475 51 29/03/04 Xuất in Bản tin t pháp 6211 10.445 1445 15.093.025 10.449 1692 17.679.708 Cộng 2607 27.240.543 4192 43.792.208 Tồn cuối tháng 10.449 915 9.560.835 Ngày 31 tháng 03 năm 2004
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
Nhà máy in quân đội
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu
Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004