2.2.4.1. Hạch toán chi phí nguồn vật liệu trực tiếp
Trung tâm du lịch thanh niên Việt Nam thì nguyên vật liệu trực tiếp chủ yếu vào hoạt động kinh doanh ăn uống, vậy chi phí nguyên vật liệu đợc tập hợp vào TK 621 "chi phí vật liệu trực tiếp" bao gồm cả vật liệu chính, vật liệu phụ .. dùng để chế biến sản phẩm ăn uống. … ở đây chi phí nguyên vật liệu phục vụ ăn uống còn các hoạt động khác không tập hợp vào TK 621. Sản phẩm ở đây tuỳ thuộc vào từng đối tợng của khách sạn mà phục vụ. Do vậy các vật liệu chính phụ và các vật liệu khác không nhập vào kho mà chuyển
thẳng cho đối tợng sử dụng cũng khác nhau. Hơn nữa trung tâm không áp dụng hình thức khoán nền toàn bộ nguyên liệu sử dụng phải tự khai thác và mua ngoài trên thị trờng, do đó giá cả nguyên vật liệu không ổn lên xuống theo giá cả thị trờng.
ở trung tâm du lịch thanh niên Việt Nam do nhiều khoản chi phí vật liệu khác nhau do vậy trớc khi ghi vào phiếu xuất trớc khi giao phiếu xuất kho kế toán lập bảng kế xuất kho vật liệu, do vậy trớc khi ghi vào phiếu xuất kho kế toán lập bảng kê xuất kho (xem biểu số 4 - Bảng kê xuất kho số: 01).
Lập bảng kế xuất kho tuy cha đúng với chế độ kế toán, nhng do đặc điểm kinh doanh ở đây. Do đó đòi hỏi kế toán lập bảng kê trớc phiếu xuất, để vào phiếu đơn giản hơn. Nhng nó có nhợc điểm là cồng kềnh, mỗi lần phải kèm bảng kê xuất kho (xem biểu số 5 - phiếu xuất kho số 01)
(xem biểu số 6 - phiếu xuất kho số 02)
Căn cứ vào chứng từ gốc (Phiếu xuất kho nguyên vật liệu) kế toán ghi Nợ TK621 (ăn uống) 1.450.000đ
Có TK 152 (1521) 1450.000đ phiếu xuất kho số 01 Nợ TK621 (ăn uống) 200.000đ
Có TK 152 (1522) 200.000đ Phiếu xuất kho số 02 Số liệu từ bảng kê xuất kho và phiếu xuất kho và bảng kê tổng hợp tài khoản nguyên vật liệu TK "152". Bảng này đợc ghi hàng ngày khi phiếu xuất kho cho phát sinh. Mỗi tháng lập một bảng kê ghi có TK152 "Nguyên vật liệu"
Xem biểu số 07 - Bảng tổng hợp số 01 kế toán
Lập bảng kê tổng hợp tài khoản 152 để theo dõi tình hình xuất thực phẩm và các vật liệu phụ đem vào chế biến sản phẩm ăn uống.
Cuối tháng kế toán căn cứ vào chứng từ gốc và bảng kê tổng hợp để vào sổ chứng từ chi tiết TK022 chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Sổ chính chi
tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK621 xem biểu số 8 - sổ chính chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp".
Cuối năm quý căn cứ vào sổ chính chi tiết kế toán ghi: Nợ TK 154(ăn uống) 284.048.200đ
Có TK 621(ăn uống) 284.048.200đ
Sổ chi tiết này nhằm theo dõi chính chi tiết số lợng nguyên vật liệu chính, phụ trong tháng và cả quý. Cuối quý kết chuyển giá vốn hàng ăn vào sổ chính chi tiết giá thành.
Cuối quý căn cứ vào bảng kê tổng hợp kế toán vào chứng từ ghi sổ xem biểu số 9 - Chứng từ ghi sổ số 01
Do vậy việc sử dụng vật liệu ở trung tâm một mặt quản lý chặt chẽ mặt khác các cán bộ xí nghiệp còn thực hiện đợc biện pháp tối u nhất.
+ Sử dụng (tận dụng) hết các khoản vật liệu, nếu dùng không hết cần để chế biến cho bữa khác với mục đích giảm chi phí.
+ Giảm tỷ lệ hao hụt vật liệu.
+ Tăng bảo quản, quản lý vật liệu, thực hiện cân đong, đo đếm trong khâu giao nhận.
2.2.4.2 Khoản mục nhân công trực tiếp
Chi phí nhân cộng trong giá thành sản phẩm ở trung tâm du lịch thanh niên Việt Nam bao gồm: Tiền lơng chính và các phụ cấp phải trả và trực tiếp cho công nhân trực tiếp sản xuất lâu dài. Chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm không bao gồm tiền công của bộ máy quản lý, tiền công trả cho bộ phận bán hàng và dịch vụ khác.
Trong chi phí nhân công trực tiếp trong giá thành sản phẩm ở xí nghiệp ngoài tiền lơng còn có BHXH, kinh phí công đoàn BHYT mà chủ sử dụng lao động phải nộp. Chi phí này đợc trích theo 19% tiền lơng công nhân trực tiếp sản xuất.
Để thực hiện trả lơng cho công nhân sản xuất mà trung tâm áp dụng là hình thức trả tiền lơng theo thời gian, chứng từ ban đầu để hạch toán tiền l-
ơng theo thời gian là bảng chấm công. Các bảng chấm công sau khi đã lập ở các tổ sản xuất chuyển về phòng tổ chức lao động ghi chép, xác nhận sau đó chuyển về phòng kế toán để làm căn cứ tính lơng và phân bổ tiền lơng cho các hoạt động sản xuất.
Mỗi bộ phận đợc lập một sổ "sổ thanh toán tiền lơng" vì tiền lơng của công nhân ở đây tính theo hệ số lơng cho từng hoạt động kinh doanh. Do vậy mỗi bộ phận (hoạt động) sản xuất kinh doanh có hệ số riêng. ở tiền lơng của công nhân trực tiếp sản xuất hoặc nhân viên quản lý đợc tính bằng công thức:
Tiền lơng cán bộ
CNV trực tiếp sản xuất = Mức lơng chính X Hệ số lơng cấp bậch Mức lơng chính là : 290.000đ
Hệ số lơng tuỳ thuộc từng hoạt động, công việc của mỗi ngời trong đó mà có hệ số riêng.
Ví dụ: Tiền lơng của Đặng Thị Thanh
ở buồng ngủ = 290..000đ x 2.56 = 742.000đ
742.400đ là mức lơng chính .
Tiền lơng phải trả cho CBCNV = lơng chính + trách nhiệm + phụ cấp. Hạch toán tiền lơng cho công nhân trực tiếp sản xuất nh sau:
Nợ TK622: tổng số tiền lơng phải trả cho CN trực tiếp sản xuất Có TK334
Trong tháng một kế thanh toán tiền lơng tính ra tổng số tiền phải trả cho công nhân sản xuất bộ phận buồng nh sau:
Tổng tiền: 12.450.000đ
- Khi trả lơng cho công trực tiếp sản xuất kế toán ghi: Nợ TK 622 (buồng) 12.450.000đ
Có TK 111(buồng) 12.450.000đ
Tiền lơng phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất: Nợ TK 622: 12.450.000đ
Có TK 334: 12.450.000đ
Tiền lơng tháng của hoạt động buồng đợc lấy từ sổ thanh toán lơng. Mỗi hoạt động có một quyển sổ riêng.
Cuối tháng kế toán vào sổ tổng hợp thanh toán lơng. Căn cứ vào sổ này kế toán vào chứng từ ghi sổ.
BHXN, BHTT, KPCĐ đợc tính theo tiền lơng thực tế của công nhân trực tiếp sản xuất nh ví dụ trên: Tổng tiền lơng của công nhân trực tiếp sản xuất buồng: 12.450.00.
Trong tháng một kế toán tính ra BHYT, BHXH, KPCĐ đem vào chi phí là 19% kế toán ghi: Nợ TK 162 (buồng): 2.365.000đ Có TK 338 (buồng): 2.365.000đ Trong đó: TK 3382: 249.000đ TK 3383: 1.867.000đ TK 3384: 249.000đ
Cuối tháng căn cứ vào bảng thanh toán lơng kế toán vào sổ chi tiết TK 622 "chi phí nhân công trực tiếp".
(Xem biểu số 9 - Chi phí nhân công trực tiếp)
(Xem biểu số 10 - Bảng phân công BHXH, BHYT, KPCĐ)
Từ bảng tổng hợp thanh toán kế toán vào sổ chứng từ ghi sổ vào cuối quý (Xem biểu số 11) - Lơng từ bảng phân bổ BHXH, BHYT, CPCĐ kế toán căn cứ vào chứng từ ghi sổ cuối quý (Xem biểu số 12)
- Số liệu tổng cộng ở chứng từ ghi sổ cuối quý sau khi đã lập xong các chứng từ ghi sổ phát sinh các chi phí kế toán làm căn cứ để kết chuyển toàn bộ kinh phí vào TK154. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán - Lập báo cáo các chi tiết giá thành - Sổ cái.
Nh vậy, quá trình hạch toán mục chi phí nhân công trực tiếp ở trung tâm nh trên là tơng đối rõ ràng, đảm bảo nguyên tắc hạch toán chi phí nhân công phụ vụ cho đối tợng đó. Qua đó trung tâm thực hiện đợc yêu cầu tính đúng - tính đủ giá thành.
2.2.4.3. Hạch toán các khoản mục chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung đợc tập hợp bao gồm các chi phí: điện, nớc, điện thoại, thiết bị TELEX, công cụ phục vụ văn phòng phẩm, khấu hao TSCĐ, sửa chữa thờng xuyên, trích trớc chi phí vận chuyển bốc xếp, chi phí khác:
+ Chi phí điện nớc, điện thoại, căn cứ vào hoá đơn. Từ đó đơn kế toán phân bổ vào từng hoạt động . Căn cứ vào doanh thu của từng hoạt động và kế đã phân bổ.
Ví dụ: tổng tiền điện mức tháng 2/2004 là 39.100.000đ của bộ phận quản lý phân xởng.
Tỷ lệ với DT của buồng =
DT của buồng trong tháng 2 Tổng doanh thu trong tháng 2 =
595.197.450
900.450.000 = 0.661
Tỷ bộ ăn = DT ăn uống trong tháng 2
Tổng doanh thu trong tháng 2 =
595.197.450 900.450.000 = 0.661 Tỷ lệ dịch vụ khác = DT của dịch vụ khác Tổng DT trong tháng 2 = 69.334.650 900.450.000 = 0.077 Nh vậy tiền điện trong tháng 2 đợc phân bổ nh sau:
Buồng: 39.100.000 x 0.661 = 25.845.100đ
Ăn : 39.100.000 x 0.262 = 10.224.200đ
Dịch vụ khác: 39.100.000 x 0.077 = 3.010.700đ
Cuối tháng kế toán căn cứ vào hoá đơn và bảng phân bổ đó vào sổ chi tiết TK 627 "chi phí sản xuất chung" trong:
(Xem biểu số 13)
Số liệu từ chứng từ ghi sổ để vào sổ cái + Công cụ dụng cụ - văn phòng phẩm
+ Căn cứ vào phiếu xuất kho (xem biểu số 14)
+ Hàng ngày kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để vào bảng kê (xem biểu số 15 - Bảng thống kê xuất kho công cụ dụng cụ)
+ Căn cứ vào chứng từ gốc, bảng kê để kế toán vào sổ chi tiết TK 627 "Chi phí sản xuất chung".
+ Căn cứ vào bảng kê tổng hợp cuối ký kế toán vào chứng từ ghi sổ (xem biểu số 16).
+ Số liệu chứng từ ghi sổ để vào sổ đối với công cụ dụng cụ sản xuất kho cho đối tợng này thì phân bố cho đối tợng đó. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 627 (buồng ngủ) 2.450.000đ
Có TK153 2.450.000đ
(Phiếu xuất kho số 01)
+ Khấu hao TSCĐ căn cứ vào sổ ghi chi tiết TSCĐ để tính khấu hao cho từng loại tài sản ở trung tâm khấu hao đợc tính theo năm rôi phân bổ cho từng quý: ở đây kế toán không ghi phân bố đề cho từng quý mà tuỳ thuộc vào tình hình thực trạng cho kinh doanh của xí nghiệp trong quý mà tính khấu hao cho quý đó.
Trung tâm áp dụng phơng pháp khấu hao: Mức khấu hao từng hoạt
động của xí nghiệp =
Nguyên giá TSCĐ
dùng cho hoạt động đó X Tỷ lệ khấu hao Trong đó: - Tỷ lệ khấu hao nhà cửa và kiến trúc 4%
- Máy móc thiết bị 10%
- Thiết bị dụng cụ quản lý 10% - TS khác 10%
Xem biểu số 17 - Bảng phân bổ khấu hao năm 2004 Hàng quý căn cứ vào bảng phân bổ kế toán ghi : Nợ TK 627
Có TK 214
Quý I năm 2004 đơn vị trích khấu hao của cả quý là: - Buồng ngủ: 131.250.000đ
- Ăn uống: 32.250.000đ
- Dịch vụ khác: 12.000.000đ
Kế toán căn cứ vào bảng phân phối khấu hao để vào sổ chi tiết tài khoản 627 "Chi phí sản xuất chung". Mức khấu hao này đợc ghi cả quý.
Cuối quý kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao và chứng từ ghi sổ (xem biểu số 218)
Chi phí khác bằng tiền: sửa chữa thờng xuyên vận chuyển bốc xếp đặt phòng vệ sinh..
Phiếu chi tiền mặt số 01
Tài khoản nợ ghi 627 (buồng ngủ ) Họ và tên ngời lĩnh: Nguyễn Văn Anh
Đơn vị lĩnh tiền: Trung tâm Du lịch thanh niên Việt Nam Số tiền chi dới đây (xem biểu số 19)
Trong tháng căn cứ vào phiếu chi kế toán vào bảng kê tổng hợp. (xem biểu số 20).
Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt kế toán ghi: Nợ TK 627 2.271.000đ
Có TK 1111 2.271.000đ
Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt kế toán ghi vào sổ chi tiết tài khoản 627 hàng tháng khi phát sinh phiếu chi vào bảng kê và chứng từ ghi sổ (xem biểu số 21)
Khi xuất kho hàng hoá cũng nh xuất kho công cụ dụng cụ căn cứ vào phiếu xuất kho để chi cho các đối tợng sử dụng.
Phiếu xuất kho hàng hoá
Họ và tên nhận: Trần Văn Tuấn Nhận tại kho :A
Lý do xuất: để đặt phòng vệ sinh
Hàng tháng căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán vào bảng kê tổng hợp ghi TK 156 (xem biểu số 23 - Bảng kê tổng hợp)
Trong tháng kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi vào sổ chi tiết tài khoản 627 chi cho từng hoạt động cuối quý căn cứ vào bảng kê đó kế toán vào chứng từ ghi sổ (xem biểu số 24).
- Số liệu ở chứng từ ghi sổ thì ở đơn vị này kế toán vào thẳng sổ cái. Tuy nó cha phù hợp với kế toán hiệnh hành.
Ngoài ra trong tháng bộ phận trong đơn vị ứng tiền để sửa chữa nhỏ một số nhà, hàng rào:
Phiếu tạm ứng
Họ và tên: Trần Văn Anh Bộ phận cộng tác
Đề nghị tạm ứng: 10.000.000d
Viết bằng chữ: Mời triệu đồng chẵn Lý do để sửa chữa nhà 7
Thời hạn thanh toán: 20/1/2004 Duyệt tạm ứng
Sau đó kế toán thanh toán lập phiếu chi tiền để sữa chữa xong lúc thanh toán sữa chữa kế toán tổng hợp phiếu thanh toán và các chứng từ cần thiết, chuyển vào biên bản nghiệm thu để thanh toán tạm ứng. Nếu tổng số chi để sữa chữa lớn hơn số tạm ứng thì sau đó kế toán chi tiền mặt đem thẳng vào chi phí.
Công việc này nhân viên phòng kế toán ghi:
Khi tạm ứng sữa chữa: Phiếu tạm ứng, Phiếu tiền mặt đợc làm chứng từ gốc để thanh toán. Nợ TK 141 10.000.000đ Có TK 111(1111) 10.000.000đ Bảng kê hoàn tạm ứng Nợ TK 627 10.000.000đ Có TK 111 100.000.000đ
Cuối tháng kế toán vào chứng từ ghi sổ căn cứ vào bảng kê hoàn tạm ứng: (Xem biểu số 25)
Cuối tháng kế toán chuyển toàn bộ chi phí phát sinh vào giá thành sản phẩm. Căn cứ vào sổ chi tiết Tài khoản 627 "chi phí sản xuất chung"
Nợ Tài khoản 154 (buồng ngủ) 380.542.000đ
Có Tài khoản 627 (buồng ngủ) 380.542.000đ
Nợ Tài khoản 154 (ăn uống) 116.552.190đ
Có Tài khoản 627 (ăn uống) 116.552.190đ
Nợ tài khoản 154 (dịch vụ khác ) 21,548.000đ
Có Tài khoản 627 (dịch vụ khác ) 21,548.000đ
Sổ chi tiết tài khoản 627 để kế toán dễ theo dõi tình hình chi phí phát sinh trong tháng và quý. Nhìn vào sổ chi tiết có thể biết đợc trong tháng trung tâm chi tiền để sửa chữa là bao nhiêu và chi để đặt phòng (xem biểu số 26,27).
Trung tâm du lịch thanh niên Việt Nam có hoạt động bán hàng và hoạt động kinh doanh thơng mại. Khi xuất hàng để bán kế toán căn cứ vào số lợng sản xuất để tính giá của hàng xuất đem vào chi phí.
Cuối quý kế toán căn cứ vào sổ hàng tháng thực tế xuất chung vào chứng từ ghi sổ (xem biểu số 28).
Cuối quý căn cứ vào chứng từ ghi sổ để vào sổ chi tiết giá thành. Cuối quý kế toán tổng hợp tập hợp các bảng kê số chi tiết để vào chứng từ ghi sổ : kết chuyển toàn bộ chi phí vào giá thành.
(xem biểu 29 - biểu số 30)
Từ chứng từ ghi sổ cuối quý kế toán lấy số liệu vào sổ cái (xem biểu 31)
Số liệu tổng hợp ở chứng từ ghi sổ số 12 kết chuyển vào tài khoản TK991"Xác định kết quả kinh doanh"
Cuối quý lập báo cáo căn cứ vào sổ chi tiết và chứng từ ghi sổ để lập báo cáo quý I/2004 số liệu tổng hợp giá thành kết chuyển vào giá vốn
Phần III
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và giá thành ở Trung tâm
du lịch thanh niên Việt Nam
- Sản phẩm của Khách sạn bao gồm toàn bộ các hoạt động của khách sạn phụ vụ khách du lịch diễn ra trong cả một quá trình từ khi lời yêu cầu đầu tiên đến của du khách đến khi tiễn khách rơi khỏi khách sạcn. Do vậy các chi phí phát sinh đều đáp ứng nhu cầu của khách ăn nghỉ, vui chơi giải trí ở đây.
Do đặc điểm kinh doanh của khách sạn mà đòi hỏi cán bộ kho quỹ đến phòng kế toán đều phải theo dõi thờng xuyên tình hình xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ với mục đích giảm giá thành sản phẩm/…