I) KHáI QUáT CHUNG Về Xí NGHIệP DƯợc phẩm trung ơng
4. ĐặC ĐIểM Tổ CHứC Hệ THốNG Kế TOáN
4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của xí nghiệp đợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung ,đứng đầu là kế toán trởng chịu sự chỉ đạo của giám đốc và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về tình hình tài chính kế toán của xí nghiệp, dới kế toán trởng là một phó phòng phụ trách, và nhân viên kế toán.
Mỗi phòng ban, phân xởng có những chức năng riêng biệt nhng lại có mối liên hệ với nhau khi thực hiện nhiệm vụ của mình. Các phòng ban phân xởng đợc quản lý theo chức năng thông qua các trởng phòng, quản đốc rồi đến các nhân viên.
Phòng tài chính -kế toán có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các mặt liên quan đến tình hình tài chính, kế toán và thống kê trong và ngoài xí nghiệp.
Phòng tài chính –kế toán gồm 10 nhân viên dới sự quản lý của một trởng phòng và một phó phòng. Ngoài ra còn có 4 nhân viên kinh tế phân xởng ( ứng với 4
Nguyên vật
liệu rửa, chặt, xayXử lý: cạo, Chiết suất Tinh chế
Đóng gói
phân xởng: phân xởng tiêm, phân xởng viên, phân xởng chế phẩm, phân xởng cơ khí )
Có nhiệm vụ thu thập thông tin tại từng phân xởng cho kế toán, 4 nhân viên này ngoài chịu sự quản lý của kế toán trởng còn chịu sự quản lý của các quản đốc phân xởng.
Chức năng nhiệm vụ của từng cán bộ trong phòng :
* Kế toán trởng : có nhiệm vụ phụ trách chung mọi hoạt động trong phòng cũng nh các phân xởng, chủ yếu là phần tài chính, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác tài chính của xí nghiệp .Phụ trách giám sát chung, chỉ đạo thực hiện các phơng thức hạch toán, tạo nguồn vốn cho xí nghiệp, tham mu về tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Ngoài ra kế toán trởng còn đảm nhiệm phần hành kế toán tài sản cố định vì thiếu nhân viên.
* Kế toán tổng hợp (kiêm phó phòng): Có nhiệm vụ tổng hợp thông tin từ các nhân viên kế toán để lên cân đối,báo cáo cuối kỳ.Phó phòng phụ trách điều hành kế toán viên quan đến việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp nh các nghiệp vụ kho,thanh toán, giá thành,tiêu thụ sản phẩm ...
* Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ,thu chi theo kế hoạch đợc duyệt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê quỹ và khoá sổ.
* Thu ngân: Hàng ngày có nhiêm vụ thu tiền bán hàng từ dới cửa hàng của xí nghiệp và nộp tiền cho thủ quỹ.
* Kế toán lơng : có nhiệm vụ tính toán lơng, thởng cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong xí nghiệp dựa trên các chế độ chính sách và phơng pháp tính lơng phù hợp với các đối tợng.Kế toán lơng có liên quan chặt chẽ với phòng tổ chức lao động về các vấn đề liên quan đến BHXH,BHYT,KPCĐ .
* Kế toán giá thành: có nhiệm vụ quản lý toàn bộgiá thành kế hoạch và giá thành thực tế của các mặt hàng và các quy cách.Kế toán giá thành còn có nhiệm vụ tập hợp chi phí để tính giá thành của các loại sản phẩm đợc sản xuất tại từng phân x- ởng trong từng thời kỳ tính giá thành. Định kỳ lập báo cáo giá thành theo khoản mục,yếu tố.
* Kế toán tiêu thụ : trong phần này kế toán chia làm hai bộ phận Kế toán thành phẩm: có nhiệm vụ theo dõi,tập hợp các chứng từ có liên quan đến việc thành phẩm nhập xuất kho theo các mục đích khác nhau và kế toán tiêu thụ; có nhiệm vụ tập hợp các loại hoá đơn, chứng từ có liên quan đến việc bán hàng,tiêu thụ sản phẩm để ghi sổ
* Kế toán thanh toán ( với ngời bán )
Kế toán thanh toán với ngời bán có nhiệm vụ kiểm tra các hoá đơn chứng từ mà phòng kế hoạch cung ứng, dới kho nộp lên để phản ánh ghi sổ các nhiệp vụ . Xí nghiệp thực hiện việc tính VAT theo phơng pháp khấu trừ nên việc kiểm tra xem xét các hoá đơn mua hàng của xí nghiệp là rất quan trọng vì nó liên quan trực tiếp đến l- ợng VAT đợc khấu trừ của xí nghiệp. Theo định kỳ,kế toán thanh toán với ngời bán lập báo cáo tập hợp toàn bộ VAT đầu vào để đa cho kế toán tiêu thụ để lên báo cáo VAT đầu vào hàng tháng.
Ngoài ra, kế toán thanh toán với ngời bán còn theo dõi tình hình thanh toán các khoản tạm ứng cho khách hàng, cho cán bộ công nhân trong xí nghiệp.
* Kế toán kho :
Xí nghiệp Dợc phẩm TƯ2 có 3 kho : - Kho nguyên liệu chính và hoá chất . - Kho cơ khí ,công cụ dụng cụ . - Kho bao bì .
Đối với mỗi kho có một nhân viên kế toán phụ trách theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan. Kế toán phụ trách kho bao bì còn kiêm luôn việc hạch toán xây dựng cơ bản sửa chữa nhỏ. Có kế toán phụ trách kho nguyên liệu chính và hoá chất còn kiêm phụ trách một phần kho bao bì .
Kế toán kho có nhiệm vụ hàng ngày,hàng tháng vào sổ các hoá đơn chứng từ liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu,các loại công cụ,dụng cụ phục vụ cho sản xuất tại kho mình quản lý. Cuối tháng,kế toán lên tổng hợp xuất,có đối chiếu kiểm tra với sổ sách của thủ kho.
Hàng tháng,nhân viên kinh tế phân xởng phối hợp cùng vơí các kế toán kho,kế toán giá thành để lên tổng hợp nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất tại xí nghiệp. Ngoài ra,nhân viên kinh tế phân xởng còn có nhiêm vụ quản lý lao động của phân xởng.Nhân viên kinh tế phân xởng phải thông tin kịp thời cho kế toán trởng các tình huống đột xuất ở phân xởng để có biện pháp kịp thời.Với từng phần hành kế toán cụ thể, mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm từng phần hành không chỉ làm thủ công mà song song với việc kế toán thủ công còn phải làm kế toán máy. Hiện nay xí nghiệp đã áp dụng chơng trình kế toán máy Fát nhng mới chỉ áp đợcmột số phần hành kế toán nh : kế toán vốn bắng tiền, mua hàng, công nợ phải thu, phải trả, kế toán tiêu thụ vì vậy chơng trình vẫn cha tự tổng hợp chi tiết để lên tổng hợp mà việc tổng hợp đó kế toán tổng hợp phải làm bằng tay hoặc tính toán để vào máy.
Sơ đồ 14:
Tổ chức bộ máy kế toán ở Xí nghiệp Dợc phẩm TW II
Kế toán trưởng Máy tính KT ngân hàng Thủ
quỹ ngânThu tiền KT lư ơng Phó phòng KT giá thành KT tiêu thụ KT thanh toán KT kho
Các nhân viên kinh tế phân xưởng PX thuốc viên PX thuốc tiêm PX chế phẩm PX cơ điện
4.2. Tổ chức hệ thống chứng từ ,tài khoản ,sổ sách và các báo cáo tài chính XN sử dụng .