công ty cổ phần len hà đông
1. Đặc điểm vật liệu và công tác quản lý tại công ty
Công ty len Hà Đông là doanh nghiệp có quy mô lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lợng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy nguyên vật liệu của công ty cũng hết sức đa dạng, mỗi loại tơng đối lớn, có nhiều đặc điểm và đơn vị tính khác nhau.
Nguyên vật liệu chính của công ty dùng để sản xuất là sợi ngoài ra có thể là bán thành phẩm mua ngoài nh sợi, lông cừu...
+ Kho thiết bị + Kho tạp phẩm + Kho hoá chất + Kho sắt thép + Kho bột - Kho chứa phụ tùng gồm: + Kho cơ điện sợi
+ Kho cơ điện dệt
- Kho chứa nhiên liệu: kho xăng dầu - Kho chứa CCDC bao gồm:
+ Kho công cụ + Kho cơ điện - Kho phế liệu
Các kho dự trữ của công ty đợc sắp xếp hợp lý, gồm các phân xởng sản xuất do đó thuận tiện nhằm đáp ứng kịp thời vật t cho yêu cầu sản xuất mà chi phí nhỏ nhất từ kho đến nơi sản xuất. Các kho đều đợc trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản do đó mà chất lợng vật t luôn đợc đảm bảo tốt
Tại đơn vị sản xuất lớn nh công ty len Hà Đông với đặc điểm vật liệu đa dạng phức tạp thì khối lợng công tác hạch toán vật liệu là rất lớn, do vậy việc hạch toán vật liệu do 3 ngời đảm nhiệm
Việc hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu chủ yếu thực hiện trên máy vi tính. Kế toán này có nhiệm vụ thu nhập, kiểm tra các chứng từ nh: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho... sau đó định khoản đối chiếu với số liệu sổ sách của thủ kho nh thẻ kho ... rồi nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại nh: tính giá V1 xuất ... cuối kỳ máy tính in ra số liệu bảng biểu cần thiết nh: bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu và các báo cáo khác theo yêu cầu phục vụ cho công tác hạch toán vật liệu.
2. Đánh giá vật liệu.
Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu thực tiễn. ở công ty len Hà Đông vật liệu đợc đánh giá theo giá trị thực tế.
2.1. Giá thực tế vật liệu nhập kho
Vật liệu của công ty len Hà Đông do phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm - Đối với vật liệu mua ngoài
Giá trị thực tế giá hoá đơn Chi phí liên quan
vật liệu mua = của nhà cung cấp + hao hụt trong định mức ngoài nhập kho chi phí vận chuyển - Đối với vật liệu nhập kho do Công ty tự sản xuất thì đợc tính nh sau:
Giá trị nhập kho thực
tế vật liệu =
giá trị thực tế vật liệu xuất
kho chế biến +
Chi phí chế biến thực tế - Đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập kho là:
Giá thực tế vật liệu thu hồi = giá ớc tính có thể sử dụng đợc
2.2. Giá thực tế vật liệu xuất kho
Công ty len Hà Đông là một đơn vị sản xuất kinh doanh với đặc điểm là sản phẩm đợc sản xuất ra hàng loạt, nhu cầu về NVL phục vụ sản xuất rất lớn cả về số lợng, chủng loại giá trị nguyên vật liệu và quá trình nhập xuất xảy ra th- ờng xuyên.
Để phản ánh kịp thời phân bổ chính xác giá trị của nguyên vật liệu xuất dùng phù hợp với điều kiện thực tại của Công ty là rất quan trọng. Công ty đã tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp đơn giá bình quân gia quyền:
+ =
+
Cuối tháng kế toán đơn giá bình quân theo phơng pháp bình quân cả kỳ của vật liệu xuất dùng theo công thức:
Trị giá VL = Đơn giá bình quân ì Số lợng vật liệu xuất kho trong kỳ.
3. Kế toán chi tiết vật liệu
Nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu nói riêng đòi hỏi kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn của các vật liệu trong công ty theo chỉ tiêu số l ợng, giá trị yêu cầu này sẽ đợc đáp ứng nhờ việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc ghi chép, phản ánh kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá trị của công ty len Hà Đông. phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu đợc sử dụng là phơng pháp sổ giữ mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính nói chung và các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất vật liệu nói riêng khi phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình SXKD của công ty đều phải lập chứng từ. Chứng từ chính là cơ sở pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trên các tài khoản kế toán và báo cáo kế toán.
3.1. Trình tự luân chuyển chứng từ
3.1.1. Đối với vật liệu nhập
Vật liệu ở công ty len Hà Đông đợc nhập kho chủ yếu từ các nguồn: mua ngoài, từ đơn vị đặt hàng, thuê gia công chế biến, vật liệu không dùng hết nhập kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu ta thu hồi
- Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài, từ các đơn vị đặt hàng hay thuê gia công chế biến.
Đơn giá bình quân
Trị giá vốn thực tế
vật liệu tồn đầu kỳ Trị giá vốn thực tế VL nhập kho trong kỳ
Số thực tế vật liệu
Theo chế độ quy định thì tất cả các loại vật t khi về đến công ty đều phải tuân thủ làm thủ tục kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho. Nhng thực tế ở công ty len Hà Đông thì chỉ có NVL chính nh sợi mới tiến hành kiểm nghiệm trớc khi nhập kho. Tuy nhiên, đối với các loại vật liệu phụ khi nhập kho, phát hiện có sự khác biệt lớn về chủng loại, số lợng, giá trị ... giữa hoá đơn và thực nhập thì phải lập biên bản kiểm nghiệm thì bộ phận mua hàng (phòng xuất nhập khẩu) căn cứ vào hoá đơn của bên bán lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên. 1 liên đợc lu lại phòng xuất nhập khẩu, 1 liên giao cho ngời chịu trách nhiệm đi mua hàng làm căn cứ thanh toán với ngời b án. 1 liên giao cho thủ kho, sau khi kiểm tra tính đúng đắn, chính xác của phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm kèm theo nếu có thì thủ kho vào thẻ kho (chỉ ghi chỉ tiêu số l- ợng) sau đó chuyển cho phòng kế toán cho kế toán vật t để ghi sổ kế toán.
Sơ đồ14 Sơ đồ biểu diễn thủ tục nhập kho tại Công ty Hoá đơn
Biểu số 1 Hoá đơn bán hàng
Nh đã nêu ở trên, khi nhận đợc hoá đơn bán hàng của Công ty dệt may xuất khẩu Lạc Trung về lô bông gầm ý, phòng Khoa học công nghệ (KCS) đã tiến hành kiểm nghiệm đợc ghi vào biên bản kiểm nghiệm nh sau:
Liên 2 giao cho khách hàng Mã số
GTKT 3LL Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp dệt may Châu Giang Hà Nam Số 05183
Địa chỉ: Thị xã Hà Nam Số tài khoản Điện thoại: Mã số:
0 7 0 0 1 8 9 3 5 0 Họ và tên ngời mua: Công ty len Hà Đông
Đơn vị:
Địa chỉ: Vĩnh Trị – Yên Trị – ý Yên – Nam Định STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Bông gầm ý kg 10.333,4 2.250 23.250.150 Cộng tiền hàng: 23.250.150
Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 23.250.15 Tổng cộng tiền thanh toán: 25.751.165
Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi lăm triệu năm trăm bảy mơi ngàn một trăm sáu mơi lăm đồng.
Ngời mua hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Biểu số 3:
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 10 tháng 3 năm 2005
Căn cứ vào quy định số 15 ngày 19/9/1998 về kiểm nghiệm vật t của Giám đốc Công ty.
STT Tên vật t MS Phơng thức kiểm
ĐVT Số lợng theo chứng
Kết quả kiểm nghiệm Số lợng đúng yêu cầu Số lợng không đúng yêu cầu 1 Sợi gầm ý kg 10.333,4 10.333,
ý kiến của ban kiểm nghiệm Thủ kho Trởng ban kiểm nghiệm Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trên cơ sở hoá đơn đỏ, biên bản kiểm nghiệm và các chứng từ liên quan khác (nếu có) bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho.
Biểu số 4 Phiếu nhập kho
Ngày 10 tháng 3 năm 2005 Mẫu số: 01 – VT
QĐ số: 1141 – TC/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC
Họ và tên ngời giao hàng: Số 7/11
Theo hoá đơn số:... Ngày 10 tháng 3 năm 2005 Nợ
Của Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung Có Nhập tại kho: Sợi
STT Tên,nhãn hiệu,quy MS ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Sợi gầm ý Kg 10.333,4 10.333,4 2250 23.250.150 23.250.150 Viết bằng chữ :Hai mơi ba triệu hai trăm năm mơi nghìn một trăm năm mơi đồng.
Ngày 10 tháng 3 năm 2005
Phụ trách Ngời giao hàng Thủ kho KT Trởng Thủ trởng
(Ký và đóng dấu)
- Đối với phế liệu nhập kho do tiết kiệm đợc trong sản xuất hoặc phế liệu thu hồi.
Trong trờng hợp này ở phân xởng sản xuất sau khi sản xuất ra sản phẩm mà không sử dụng hết nguyên vật liệu (do tiết kiệm) hoặc trong quá trình sản xuất thu đợc phế liệu thì đem lên kho. Thủ kho sẽ làm một số thủ tục nh kiểm tra, cân sau đó phòng Xuất nhập khẩu tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập làm 3 liên. Một liên để lại trên phòng xuất nhập khẩu để làm chứng từ lu, một liên giao cho phân xởng sản xuất, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ vào thẻ kho (chỉ tiêu số lợng) sau đó gửi lên phòng kế toán theo dõi.
3.2.1. Đối với vật liệu xuất kho.
Vật liệu xuất kho của Cụng ty chủ yếu xuất cho cỏc phõn xưởng sản xuất ra sản phẩm cung cấp trờn thị trường ngoài ra cụng ty cũn xuất vật liệu ra
ngoài để thu gia cụng chế biến hoặc xuất để nhượng bỏn cho cỏc đơn vị sản xuất khỏc. Với mỗi mục đớch xuất kho cụng ty sử dụng một loại phiếu xuất kho khỏc nhau.
Căn cứ vào kế hoặch và tỡnh hỡnh sản xuất, xột thấy nhu cầu xin lĩnh vật tư. Phõn xưởng lập phiếu xuất kho với sự cho phộp của người phụ trỏch vật liệu. Sau đú phiếu xuất kho được chuyển lờn cho bộ phận cung tiờu duyệt.Sau đú người nhận sẽ cựng thủ kho xuống kho nhận hàng. Thủ kho sẽ ghi số lượng thực xuất vào Phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho cú thể lập riờng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu cựng loại, cựng một kho. Phiếu xuất kho lập làm 3 liờn, một liờn lưu lại trờn cuốn sổ của phõn xưởng hai liờn cũn lại thủ kho giữ để ghi thẻ kho và chuyển cho phũng kế toỏn.
Biểu số 5
Phiếu Xuất kho
Ngày 15 tháng 3 năm 2005 Số 5111 Mẫu số: 02– VT QĐ số: 1141 – TC/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC
Họ và tên ngời nhận hàng: Số 3/11
Theo hoá đơn số:... Ngày 10 tháng 3 năm 2005 Nợ Của Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung Có Nhập tại kho: Sợi
STT Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất hàng hoá MS ĐVT Số lợng Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Sợi gầm ý Kg 1908 1908 4.293.000 4.293.000 - Đối với trường hợp chi Cụng ty đưa vật liệu đến cỏc đơn vị nhận gia cụng chế biến thỡ dựng Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ do phũng xuất nhập khẩu lập thành 2 liờn (đối với di chuyển nội bộ giữa cỏc kho trong Cụng ty, thành ba liờn đối với việc chuyển đến cỏc đơn vị nhận gia cụng chế biến).
Khi xuất kho và người vận chuyển ký vào phiếu trong trường hợp lập thành 2 liờn thỡ một liờn giao cho người thủ kho nhập để vào thẻ kho sau đú gửi lờn cho phũng xuất khẩu, một liờn giao cho thủ kho xuất để ghi vào thẻ kho sau đú chuyển lờn cho phũng kế toỏn để ghi sổ kế toỏn. Trường hợp lập thành liờn thỡ một liờn giao cho người vận chuyển làm chứng từ đi đường và thanh toỏn nội bộ, hai liờn cũn lại tương tự như trường hợp trờn.
Biểu số 6
Mẫu số 03 –Vật t – 3LL Ban hành theo QĐ số 1141TC/C Ngày 1/1/1995 của BTC
Phiếu Xuất kho AA – 02 – B Kiêm vận chuyển nội bộ Quyển số 126
Ngày 17 tháng 3 năm 2005 Số 126 Liên 3 dùng thanh toán nội N0 0031778
Căn lệnh điều động số .. ngày .. tháng năm 2005 của Công ty CP…
Len Hà Đông về việc mang đi gia công ngoài
Họ và tên ngời vận chuyển : Trần Văn Thảo – hợp đồng số .…
Phơng tiện vận chuyển : Phòng XNK – Công ty CP Len Hà Đông Xuất tại kho : Công ty CP Len Hà Đông
Nhập tại kho : Cơ sở sản xuất cơ điện dệt thuê Nam Định Tên, nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất hàng hoá MS ĐVT Số lợng Đơn giá bình quân Thành tiền Thực xuất
Phục hồi bản kim văng ý Cái 1780 1780
Ngày xuất 17/3/2005
Ngời lập quỹ Thủ kho xuất Ngời vận chuyển Thủ kho nhận
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Khi xuất hiện nghiệp vụ nhượng bỏn vật tư cho cỏc đơn vị khỏc, Cụng ty sử dụng hoỏ đơn kiờm Phiếu xuất kho, Phiếu này lập thành ba liờn, một liờn giao cho khỏch hàng, một liờn giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đú chuyển cho phũng kế toỏn, liờn cũn lại giao cho phũng vật tư.
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
Liên dùng để thanh toán N0 0666877 Đơn vị bán hàng : Công ty CP Len Hà Đông
Địa chỉ : Vĩnh Trị – Yên Trị Điện thoại : Mã số
0 6 0 0 0 0 1 7 3 5 -1
Họ tên ngời mua : Đặng Văn Nghĩa
Đơn vị : Xí nghiệp chế tạo thiết bị cơ điện Hà Nội.
Địa chỉ: Số tài khoản:
Hình thức thanh toán : Mã số
STT Tên hàng hóa dịch
vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Sợi N 51/1 cotton Kg 50 30.909 1.515.450
Cộng tiền hàng: 1.545.450
Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT:
1.545.45
Tổng cộng tiền thanh toán : 1.699.995 Số tiền viết bằng chữ : Một triệu sáu trăm chín mơi chín nghìn chín trăm chín năm đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
3.2. Hạch toỏn chi tiết vật liệu.
Để phự hợp với đặc điểm vật liệu kho tàng của Cụng ty và để cụng tỏc kế toỏn đạt hiệu quả cao cụng ty đó hạch toỏn chi tiết vật liệu theo phương phỏp sổ số dư. Trỡnh tự hạch toỏn cụ thể ở cụng ty như sau:
3.2.1. Quy trỡnh hạch toỏn ở kho.
Hạch toỏn chi tiết vật liệu được thực hiện trờn thẻ kho. Thẻ kho do thủ kho lập khi cú chứng từ nhập, xuất, thủ kho sau khi kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ, chớnh xỏc của chứng từ, đối chiếu số vật liệu nhập hoặc xuất ghi trờn chứng từ rồi ghi số thực tế nhập, thực tế xuất trờn chứng từ vào thẻ kho, tớnh ra số vật liệu tồn kho trờn thẻ kho với số liệu cú trong kho.
Cỏc chứng từ nhập, xuất vật liệu hàng ngày được thủ kho sắp xếp, phõn loại riờng cho từng thứ, loại và định kỳ gửi lờn phũng kế toỏn để ghi sổ.
Biểu số 8:
Đơn vị Công ty Len Hà Đông Thẻ kho Mẫu số 03 vật t– - 3LL
Bộ phận kho sợi Ngày lập thẻ Ban hành theo QĐ số
1141TC/C
Ngày 1/1/1995 của BTC Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t, sản phẩm hàng háo Bông gầm ý.
Đơn vị: Kg Mã số SđsfNgày Chứng từ Diễn giải Số lợng Ký xác nhận của KTT N N Số phiếu NT Nh ập Xuấ t Tồn x N x