Tổ chức công tác kế toán bao gồm việc xây dựng các quy trình hạch toán, phân công quy định mối liên hệ giải quyết công việc giữa các nhân viên kế toán cũng như với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác, bộ máy kế toán gọn nhẹ để thực hiện tốt công việc hạch toán, quản lý tốt tài sản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho quản lý với chi phí thấp nhất luôn là mong muốn của các nhà quản lý.
Công ty Cổ phần vận tải & thương mại Xuân Trường Hai là một doanh nghiệp với quy mô vừa, tập trung chủ yếu tại Hải Phòng, vì vậy Chủ tịch hội đồng quản trị đã chọn tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Theo mô hình này toàn doanh nghiệp chỉ có một phòng kế toán duy nhất, mọi công việc kế toán đều được thực hiện tại đây. Các bộ phận trực thuộc không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ được hướng dẫn lập hoặc thu thập và kiểm tra chứng từ rồi định kỳ chuyển về phòng Kế toán công ty. Phòng kế toán sẽ có nhiệm vụ lưu trữ và ghi chép vào nhật ký chứng từ.
Sơ đồ 2.2:
Sơ đồ bộ máy kế toán
Kế toán trưởng
Bộ phận kiểm tra kế toán
Các nhân viên kế toán cửa hàng xăng dầu
Kế toán tiêu thụ hàng hoá Kế toán vốn bằng tiền th. toán và vốn vay Thủ quỹ Kế toán vốn, TSCĐ, chi phí QLKD Kế toán tổng hợp
• Kế toán trưởng:
Là người giúp giám đốc quản lý hoạt động tài chính, cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và tự chủ tài chính của doanh nghiệp. Kế toán trưởng có nhiệm vụ lựa chọn các hình thức sổ sách phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc và Chủ tịch Hội đồng quản trị về công tác tài chính kế toán của công ty.
• Các kế toán viên:
Thực hiện mọi công tác kế toán từ việc thu nhận, xử lý chứng từ luận chuyển ghi sổ, tổng hợp, thông báo số liệu kế toán thống kê cho các phòng ban phụ thuộc khác. Mỗi kế toán viên phụ trách một phần hành kế toán riêng, bao gồm kế toán tiền lương và tiền quỹ; Kế toán vốn bằng tiền thanh toán và tiền vay; Kế toán hàng hoá và tiêu thụ; Kế toán TSCĐ, CCDC, chi phí QLDN và chi phí bán hàng.