III- HẠCH TỐN TIÊU THỤ HÀNG HỐ TẠI CƠNG TY FINTEC
3. Thực trạng hạch tốn tiêu thụ hàng hố tại Cơngty FINTEC
3.1. Các chứng từ sử dụng và các qui định chung được tuân thủ trong tiêu thụ hàng hố tại Cơng ty
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
• Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Cơng ty kiêm phiếu xuất kho: được lập
thành 03 liên, là chứng từ để Thủ kho xuất hàng ra khỏi kho và hàng hố ra khỏi cổng bảo vệ do bộ phận theo dõi việc xuất hàng lập khi cĩ yêu cầu xuất hàng hố ra khỏi Cơng ty và được kí duyệt , đồng thời là phiếu xuất kho.
• Hố đơn bán hàng: là hố đơn tài chính của Cơng ty dùng làm chừng từ thanh
tốn và đi đường cho hàng hố xuất bán.
Bên cạnh đĩ thì việc xuất hàng ra khỏi Cơng ty phải tuân theo một số qui định sau:
• Hàng hố xuất bán ra khỏi Cơng ty phải cĩ Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi
Cơng ty kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt.
• Thời gian trả chận đối với khách hàng được áp dụng theo chính sách bán hàng
của Cơng ty. Cơng ty đã xây dựng chính sách bán hàng cho từng loại khách hàng, từng mặt hàng bao gồm: chính sách giá cả, chính sách thanh tốn... để dễ dàng cho việc thực hiện và kiểm tra.
• Kế tốn cơng nợ phải theo dõi cơng nợ, nhắc nhở khách hàng cĩ nợ quá hạn và
lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày và gửi cho Kế tốn trưởng để kiểm tra việc thu nợ và xuất hàng.
3.2. Qui trình hạch tốn tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hố theo hình thức Nhật ký chung tại Cơng ty FINTEC
Việc hạch tốn tiêu thụ hàng hố tại Cơng ty được tiến hành theo trình tự sau: Hàng ngày, nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc (hố đơn GTGT, phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho) để kế tốn phản ánh vào Nhật ký bán hàng, Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 156, 632, 511, nếu khách hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 131. Từ Nhật ký chung, kế tốn phản ánh vào sổ cái TK 632, 641, 642, 156.
GVHD: §Ỉng Thuý H»ng
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
Định kỳ 7 hoặc 10 ngày, kế tốn lấy số liệu từ Nhật ký bán hàng phản ánh vào Sổ cái TK 511. Cuối tháng, từ sổ chi tiết TK 156, 632, 511, 131, kế tốn lập bảng tổng hợp chi tiết.
Từ sổ cái TK 632, 511, 641, 642, 156, kế tốn lập bảng cân đối tài khoản. Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết, kế tốn lập báo cáo kế tốn. Đồng thời, kế tốn phải đối chiếu, kiểm tra giữa Nhật ký chung và bảng tổng hợp chi tiết, giữa sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết.
Qui trình này cĩ thể được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 7: Qui trình hạch tốn tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hố theo hình thức Nhật ký chung Sổ Nhật ký bán h ngà Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Báo cáo kế tốn Bảng cân đối t i à khoản Sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 156, 632, 511, 131
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kì Quan hệ đối chiếu
3.3. Qui trình hạch tốn nghiệp vụ bán buơn tại Cơng ty FINTEC
Hiện nay thì Cơng ty áp dụng hai hình thức bán buơn là: bán buơn qua kho và bán buơn vận chuyển thẳng cĩ tham gia thanh tốn.
Qui trình bán hàng diễn ra như sau:
• Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của
khách hàng và ký kết hợp đồng bán (nếu cĩ).
• Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Cơngty kiêm phiếu xuất
kho (03 liên) theo đơn đặt hàng của khách hàng.
• Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Cơng ty kiêm phiếu xuất kho sau khi được ký
duyệt của Trưởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế tốn để xuất hố đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đường. Hố đơn GTGT được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần):
-Liên 1: lưu tại quyển gốc -Liên 2: Giao cho khách hàng
-Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đĩ chuyển cho kế tốn ghi sổ và làm thủ tục thanh tốn
Trên mỗi hố đơn cĩ ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh tốn, khối lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và số tiền phải thanh tốn.
GVHD: §Ỉng Thuý H»ng
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
• Hố đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Cơng ty kiêm phiếu xuất
kho được kí duyệt của Kế tốn trưởng và Tổng giám đốc hoặc Phĩ tổng giám đốc. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì Kế tốn trưởng kiểm tra việc thu tiền trước khi kí duyệt Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Cơng ty.
• Thủ kho căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Cơng ty kiêm phiếu xuất
kho đã được kí duyệt , ghi nhận số lượng thực xuất, cĩ chữ ký cuả Thủ kho, người nhận và xuất hàng ra khỏi kho. 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Cơng ty kiêm phiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc người giao hàng để ra cổng.
• 01 liên hố đơn GTGT được khách hàng ký nhận khi giao hàng, căn cứ vào
hố đơn GTGT, bộ phận kế tốn ghi nhận cơng nợ của khách hàng (nếu cĩ). Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế tốn sẽ viết hố đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trường hợp bán buơn qua kho), cịn với trường hợp bán buơn vận chuyển thẳng cĩ tham gia thanh tốn thì Cơng ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi mua hàng hố của nhà cung cấp. Cơng ty thường bán buơn vận chuyển thẳng đối với những khách hàng truyền thống. Điều này giúp Cơng ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọng hàng hố.
Ví dụ sau đây sẽ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch tốn nghiệp vụ bán buơn hàng hố tại Cơng ty FINTEC.
Ngày 27 tháng 3 năm 2003, Chi nhánh Thăng Long đặt mua với số lượng lớn mặt hàng Máy in Canon LBP 1120 và Mực EP-22. Sau khi thoả thuận giá cả, nhận đơn đặt hàng của khách, Bộ phận bán hàng của Cơng ty lập Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Cơng ty kiêm phiếu xuất kho (Bảng 1)với các khoản mục chủ yếu sau:
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
Số lượng, đơn giá, tổng giá trị; ghi trong hố đơn GTGT
Phương thức thanh tốn: Thanh tốn chậm 30 ngày kể từ ngày giao hàng Sau khi phiếu này được trưởng bộ phận bán hàng ký duyệt, phiếu sẽ được chuyển cho bộ phận kế tốn để xuất hố đơn GTGT. Do Cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên sử dụng hố đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT- 3LL. Hố đơn được lập thành 03 liên, đặt giấy than viết một lần và được luân chuyển như sau: 01 liên lưu tại quyển hố đơn, 01 liên đỏ giao cho khách hảng, 01 liên xanh dùng để thanh tốn. Sau đĩ, hố đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Cơng ty kiêm phiếu xuất kho phải được Kế tốn trưởng và Tổng giám đốc ký duyệt.
Sau các thủ tục trên, nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai thứ chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, khi Thủ kho nhận được hố đơn và Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho đã được ký duyệt thì sẽ cùng người nhận hàng ký vào chứng từ sau đĩ xuất hàng đồng thời ghi vào thẻ kho (Bảng 2). 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho được giao cho khách hàng để ra cổng
Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hố. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hố đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Cơng ty kiêm phiếu xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phịng kế tốn. Căn cứ vào đĩ, kế tốn sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký chung đồng thời vào sổ chi tiết hàng hố (Bảng 3, bảng 4).
GVHD: §Ỉng Thuý H»ng
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
(Bảng 1)
Cơng ty FINTEC Số phiếu: 00987X Địa chỉ: 109 Trần Hưng Đạo Kho:Cty
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG RA KHỎI CƠNG TY KIÊM PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 27 tháng 03 năm 2003
Xuất cho: Chi nhánh Thăng Long
Địa chỉ: 101-K1, Giảng Võ, Đống Đa, Hà Nội
Phương thức thanh tốn: Thanh tốn chậm 30 ngày kể từ ngày giao hàng
STT Tên hàng Đơn
vị
Số lượng Ghi
chú Yêu cầu Thực xuất
1 Máy in Canon LBP 1120 cái 240 240
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
Người Trưởng KT trưởng Tổng giám đốc Thủ kho Người nhận đề nghị phịng (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) GVHD: §Ỉng Thuý H»ng 48
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
(Bảng 2)
Cơng ty FINTEC
Địa chỉ: 109 Trần Hưng Đạo, Hà Nội
THẺ KHO
Tháng 03 năm 2003
Hàng hố: Máy in Canon LBP-1120
Đơn vị tính:cái
Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú
Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn kho đầu tháng 351 00875 2/3 Cty TNHH Cơng nghệ truyền thơng 1 350 00889 8/3 DTIC 3 347 ... ... ... 00987 27/3 Chi nhánh Thăng Long 240 ... ... ... ...
00990N 29/3 Cty DTIC trả lại
hàng 1 ... ...
GVHD: §Ỉng Thuý H»ng
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
GVHD: §Ỉng Thuý H»ng
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
Cùng với việc ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết hàng hố, căn cứ vào hố đơn GTGT số 028837 ngày 27/03/2003 bán cho chi nhánh Thăng Long, kế tốn sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký bán hàng (Bảng 5). Đồng thời, kế tốn cũng nhập nội dung của chứng từ vào máy với đầy đủ các yếu tố cần thiết (số liệu, ngày tháng, tên đơn vị giao dịch, mã tài khoản, hình thức thanh tốn, tên hàng hố, qui cách, số lượng, đơn giá...). Với phần mềm kế tốn được cài đặt sẵn, kế tốn xác định được tổng giá vốn của lơ hàng vừa tiêu thụ là 651.571.200 VNĐ
Trong đĩ:
- Giá vốn 01 Máy in Canon LBP 1120 là 2.402.400 VNĐ
- Giá vốn 01 Hộp mực EP-22 là 520.800 VNĐ
Kế tốn định khoản;
Nợ TK 632: 651.571.200
Cĩ TK 156 (1561): 651.571.200 Đồng thời ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131 (131- CN Thăng Long): 853.248.000 Cĩ TK 511: 775.680.000
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
GVHD: §Ỉng Thuý H»ng
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
GVHD: §Ỉng Thuý H»ng
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
Đến ngày 30 tháng 03 năm 2003, Chi nhánh Thăng Long thanh tốn tiền hàng của hố đơn số 028837. Căn cứ vào hố đơn GTGT, kế tốn phản ánh số tiền được nhận:
Nợ TK 112: 853.248.000
Cĩ TK 131 (131- Chi nhánh Thăng Long): 853.248.000
3.4. Hạch tốn nghiệp vụ bán lẻ hàng hố tại Cơng ty FINTEC
Hiện nay, Cơng ty FINTEC áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Tuy nhiên, đối với những khách hàng truyền thống thì Cơng ty vẫn cĩ thể cho trả chậm. Với giá trị hàng bán ra thấp dưới mức qui định thì khơng phải lập hố đơn, nhưng nếu khách hàng yêu cầu thì Cơng ty vẫn lập. Bảng kê bán lẻ hàng hố cũng như hố đơn GTGT đều là cơ sở để ghi vào Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng, sổ chi tiết hàng hố, là cơ sở để xác định doanh thu, giá vốn và thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Ví dụ: Ngày 29 tháng 03 năm 2003, Cơng ty FINTEC bán cho Cơng ty TNHH Cơng nghệ truyền thơng một bộ máy tính Prolinia và một bộ máy in Laser, kế tốn xuất hố đơn GTGT số 028843 như sau:
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
GVHD: §Ỉng Thuý H»ng
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
Từ hố đơn GTGT số 028843, kế tốn vào sổ Nhật kí chung, nhật kí bán hàng, đồng thời nhập số liệu vào máy để máy tính đưa ra thơng tin về số thuế GTGT đầu ra phải nộp, doanh thu và giá vốn. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế tốn phản ánh vào sổ chi tiết hàng hố (Qui trình giống như đối với nghiệp vụ bán buơn hàng hĩa).
3.5. Hạch tốn các khoản giảm trừ doanh thu.
Cơng ty FINTEC cĩ chính sách giá mềm dẻo, áp dụng các phương thức thanh tốn linh hoạt, nên từ đầu năm 2003 đến nay chỉ cĩ khoản hàng bán bị trả lại mới làm giảm trừ doanh thu của Cơng ty. Khi bán hàng cho khách, nếu như xảy ra sự cố gì mà nguyên nhân thuộc trách nhiệm của Cơng ty như: vi phạm hợp đồng, hàng kém phẩm chất hoặc khơng đúng chủng loại, qui cách đã ghi trong hợp đồng thì Cơng ty cho phép khách hàng trả lại một phần hay tồn bộ số hàng đã mua tuỳ theo mức độ vi phạm.
Trị giá của hàng bán bị trả lại được tính đúng theo trị giá ghi trên hố đơn. Kế tốn sử dụng tài khoản 531 “ Hàng bán bị trả lại” để theo dõi khoản này. Khi phát sinh nghiệp vụ, người bán hàng sẽ lập biên bản trả lại hàng, sau đĩ kế tốn lập phiếu nhập kho cho số hàng bán bị trả lại.
Cụ thể như sau: Ngày 29 tháng 03 năm 2003, Cơng ty DTIC trả lại một phần số hàng hĩa đã mua với lý do khơng đảm bảo chất lượng. Sau đây là biên bản trả lại hàng.
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
Cơng ty FINTEC Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập_ Tự do_ Hạnh phúc
BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG
Hơm nay, ngày 29 tháng 03 năm 2003, tại số 109 Trần Hưng Đạo, Hà Nội, Cơng ty FINTEC chúng tơi gồm:
Ơng Nguyễn Hồng Chương : Tổng giám đốc cơng ty Anh Hồng Thế Cường : Nhân viên bán hàng Chị Nguyễn Thị Thuý Hằng : Khách hàng.
Ghi nhận việc trả lại một phần số hàng đã mua theo hố đơn số 028812 ngày 08 tháng 03 năm 2003
Loại hàng: Máy in Canon LBP-1120 Số lượng: 01 cái
Đơn giá: 2.860.000 VNĐ Thành tiền: 2.860.000 VNĐ Thuế GTGT 10%: 286.000 VNĐ Tổng cộng:3.146.000 VNĐ
Lý do: Khơng đảm bảo chất lượng.
Ơng Nguyễn Hồng Chương, tổng giám đốc cơng ty đã trực tiếp kiểm tra lại hàng hố, chấp nhận yêu cầu của khách hàng. Anh Hồng Thế Cường, nhân viên bán hàng đã nhận lại hàng và thanh tốn tiền hàng cho khách.
Biên bản được lập thành 03 bản, cĩ chữ kí xác nhận của người cĩ liên quan. Hà Nội ngày 29 tháng 03 năm 2003.
Chữ ký khách hàng Tổng giám đốc Cơng ty Người lập biên bản
( Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
GVHD: §Ỉng Thuý H»ng
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
Tổng giám đốc trực tiếp kiểm tra lại hàng hĩa, thấy giữ nguyên trạng thái ban đầu nên đồng ý cho nhập lại kho. Căn cứ vào biên bản trả lại hàng này, kế tốn lập Phiếu nhập kho (Bảng 8), chuyển cho thủ kho để thủ kho ghi vào thẻ kho. Sau đĩ, Phiếu nhập kho lại được chuyển lên phịng kế tốn để kế tốn ghi sổ chi tiết hàng hố. (Bảng 8) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 29 tháng 03 năm 2003 Nợ: 156 Số phiếu: 00990N Cĩ: 632
Họ tên người giao hàng: Chị Nguyễn Thị Thuý Hằng Nhập kho: Cty Số lượng Theo chứng từ Thực nhập
1. Máy in Canon-1120 cái 1 1 2.860.000 2.860.000
Tổng cộng 2.860.000
Về phía khách hàng, Cơng ty sẽ thanh tốn cho họ bằng tiền mặt hoặc trừ vào số nợ cũ mà khách hàng chưa thanh tốn.
Căn cứ vào phiếu nhập kho hàng bị trả lại do thủ kho chuyển lên, kế tốn phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 632 (Bảng 10) và tài khoản 156 (Bảng 3). Từ hố đơn bán hàng trước đây, kế tốn vào sổ chi tiết tài khoản 531 (Bảng 9).
LuËn v¨n tèt nghiƯp Hoµng Nguyªn Thuú
(Bảng 9)
SỔ CHI TIẾT HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI
Tài khoản 531 “ Hàng bán bị trả lại”