Trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh cụng ty cần phải mua nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ... của nhà cung cấp. Khi Cụng ty chưa thanh toỏn cho cỏc bờn do chưa đến hạn thanh toỏn hoặc đang trong thời hạn thanh toỏn theo hợp đồng kớ kết sẽ làm phỏt sinh cỏc khoản phải trả cho người bỏn (nhà cung cấp). Thụng thường khi cú nhu cầu mua nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ... Cụng ty sẽ yờu cầu nhà cung cấp cung ứng, sau khi hàng húa được nhập kho đảm bảo chất lượng Cụng ty mới tiến hành thanh toỏn hoặc Cụng ty sẽ yờu cầu cho nợ trong một thời gian nhất định.
Để phản ỏnh tỡnh hỡnh thanh toỏn giữa Cụng ty với nhà cung cấp trong trường hợp mua chịu vật tư, hàng húa, kế toỏn sử dụng tài khoản 331- Phải trả cho người bỏn cựng với cỏc tài khoản cú liờn quan như TK 111, 112, 131, 152, 153, 133...
- Húa đơn GTGT (liờn 2 ) do người bỏn lập
- Hợp đồng mua bỏn
- Biờn bản thanh toỏn bự trừ cụng nợ
- ...
Quy trỡnh ghi sổ
Khi hàng húa về đến Cụng ty cú kốm theo Húa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toỏn vận chuyển, sửa chữa (nếu cú)..., đối với một số loại nguyờn liệu vật liệu chớnh như: Đường, bơ, sữa... sẽ được phũng kiểm tra chất lượng KCS kiểm tra. Nếu đảm bảo chất lượng người chịu trỏch nhiệm kiểm tra sẽ viờt “ Phiếu kiểm tra chất lượng” với kết luận “ đảm bảo chất lượng” và đề nghị cho nhập kho. Phũng vật tư sẽ viết Phiếu nhập kho. Sau đú, bộ chứng từ gồm: Húa đơn (GTGT)+ Phiếu nhập kho+ Phiếu kiểm tra chất lượng (nếu cú)+ Đề nghị thanh toỏn (nếu cú) sẽ được chuyển lờn phũng kế toỏn. Phũng kế toỏn sẽ căn cứ vào Húa đơn, Phiếu nhập kho để cập nhật vào chứng từ thanh toỏn cụng nợ
Vớ dụ: Ngày 07/9 Cụng ty mua 14.000 Kg Malt bia của cụng ty Thanh Tựng giỏ 6.000 đ/Kg. Thuế suất GTGT: 5%. Húa đơn GTGT số 00711, đó nhập kho, Phiếu nhập kho số 648
Căn cứ vào Húa đơn, Phiếu nhập kho kế toỏn cập nhật vào chứng từ thanh toỏn cụng nợ, loại chứng từ “ Ghi cú cỏc tài khoản cụng nợ”. Màn hỡnh nhập liệu sẽ hiện ra như sau:
Sau khi nhập cỏc dữ liệu vào màn hỡnh theo định khoản Nợ TK152 84.000.000
Nợ TK 13311 4.200.000
Cú TK 331 88.200.000
Kế toỏn ấn nỳt “lưu”, mỏy sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ sỏch và bỏo cỏo tương ứng.
Khi cụng ty tiến hành thanh toỏn bằng Ủy nhiệm chi hoặc tiền mặt, kế toỏn sẽ cập nhật chứng từ tiền mặt loại chứng từ “Phiếu chi tiền mặt” hoặc cập nhật chứng từ tiền gửi ngõn hàng loại chứng từ “ ghi cú tài khoản tiền gửi”
Vớ dụ: Ngày 24/09/2004 Cụng ty thanh toỏn tiền nợ cho cụng ty Thanh Tựng, số tiền 300.000.000 (đồng). Căn cứ vào Ủy nhiệm chi kế toỏn nhập liệu vào mỏy theo định khoản:
Nợ TK331 300.000.000
Cú TK 1121 300.000.000 Màn hỡnh nhập liệu như sau:
Kế toỏn ấn nỳt “ lưu” để kết thỳc, mỏy sẽ tự động đưa số liệu vào sổ sỏch, bỏo cỏo cú liờn quan.