III. Kế toán thanh toán vốn giữa các ngân hàng
d. Kế toán hạch toán
+ Đối với lệnh chuyển có Nợ: TK thích hợp
Có: TK chuyển tiền đi nội tỉnh + Đối với lệnh chuyển nợ
Nợ: TK chuyển tiền đi nội tỉnh năm nay Có: TK nội bộ thích hợp.
Ví dụ thực tế:
Ngày 10/9/2006 cửa hàng Tạp Hoá có tài khoản tại Ngân hàng (TK4211- 010011) chuyển tiền, lập UNC trả tiền hàng cho Công ty Cổ phần dợc phẩm Hà Tây có tài khoản tại NHNo tỉnh (TK 421101-020101), số tiền chuyển: 10.000.000đ.
- Kế toán giao dịch kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ, kiểm tra chữ ký mẫu đăng ký, kiểm tra con dấu, kiểm tra số d trên tài khoản của cửa hàng Tạp hoá, xem số d có đủ hoạt động không.
- Chứng từ UNC hợp lệ hợp pháp kế toán kiểm tra hợp lệ, hợp pháp. Chuyển cho kiểm soát duyệt, kế toán hạch toán vào máy, ghi số bút toán.
- Nhập dữ liệu trên chứng từ vào chơng trình CTĐT NN tỉnh tạo dữ liệu gốc. - Sau khi nhập dữ liệu vào máy và chuyển sang CTĐT, nhập lại số bút toán, bổ sung thêm một số nội dung cho chính xác sự khớp đúng giữa dữ liệu trên máy và chứng từ gốc.
- Nếu kiểm tra dữ liệu còn sai sót phải chuyển trả cho kế toán giao dịch xử lý, kế toán chuyển tiền không đợc tự ý sửa chữa bất kỳ yếu tố trên chứng từ giấy cũng nh dữ liệu đã nhập.
+ Lập lệnh: Lệnh đợc riêng cho từng chứng từ chuyển tiền. Riêng với hạch toán kép (1 nợ - nhiều có hoặc ngợc lại) thì lập chung cho một đơn vị hoặc cá nhân.
VD: Kho bạc Nhà nớc Thờng Tín nộp vào Ngân hàng 3 bộ giấy rút HMKP để chuyển tiền thanh toán cho các đơn vị, một bộ "Giấy nộp tiền" chuyển tiền kế toán lập chung thành một lệnh chuyển tiền của 3 giấy rút HMKP và "GN khác" để chuyển cho khách hàng.
- Căn cứ vào chứng từ chuyển tiền, kế toán chuyển tiền bổ sung thêm các yếu tố còn lại để hoàn thành một lệnh chuyển tiền trên cơ sở dữ liệu kế toán giao dịch đã nhập vào ban đầu.
+ Số lệnh
+ Ngày lập lệnh
+ Tên và mã Ngân hàng gửi lệnh, Ngân hàng lập lệnh
+ Mã Ngân hàng phục vụ ngời phát lệnh, mã Ngân hàng ngời nhận lệnh là Ngân hàng khác hệ thống.
+ Số tiền bằng số (nhập lại để kiểm soát)
Sau khi nhập xong và kiểm soát dữ liệu kế toán chứng từ ký vào chứng từ giấy (chứn từ gốc, chứng từ in ra) chữ ký điện tử và lệnh chuyển tiền. Sau đó chuyển tiền toàn bộ cho kiểm soát.
+ Xử lý lệnh.
- Lệnh chuyển tiền đã gửi đi - kế toán chuyển tiền in 2 liên chuyển tiền: + 1 liên hạch toán nợ - có và đóng vào NKCT.
+ 1 liên lệnh chuyển tiền lu kèm báo cáo chuyển tiền trong ngày
2.2. Tại NHNo&PTNT huyện Thờng Tín chuyển tiền đến (NHB)
- Nhận lệnh chuyển tiền của NHA, ngời kiểm soát vào chơng trình, kiểm tra chữ ký điện tử để xác định tính chính xác của lệnh chuyển tiền đến. Sau đó truyền lệnh qua mạng máy vi tính. Kế toán chuyển tiền xử lý tiếp.
- Kế toán chuyển tiền in 3 lệnh chuyển tiền đến (trờng hợp thanh toán chuyển tiếp in 4 liên), kiểm soát các yếu tố của lệnh. Tính hợp lệ, hợp pháp các
yếu tố trên lệnh chuyển tiền, nội dung lệnh chuyển tiền. Sau khi kiểm soát xong kế toán chuyển tiền ký vào các liên lệnh chuyển tiền bằng giấy, lấy chữ ký kiểm soát trên lệnh chuyển tiền, sau đó chuyển 2 liên lệnh chuyển tiền đến cho kế toán giao dịch xử lý tiếp.
- Kế toán giao dịch: Căn cứ vào lệnh chuyển tiền do kế toán chuyển đến thực hiện kiểm soát lại, ký tên chứng từ và hạch toán vào tài khoản thích hợp.
+1 liên lệnh chuyển tiền hạch toán Nợ - Có
+ 1 liên lệnh chuyển tiền lu kèm báo Có chuyển tiền đến trong ngày + 1 liên lệnh chuyển tiền dùng báo Nợ, báo Có cho khách hàng. Hạch toán:
+ Đối với lệnh chuyển Có
Nợ TK chuyển tiền đến nội tỉnh năm nay Có TK thích hợp
+ Đối với lệnh chuyển Nợ Nợ TK thích hợp
Có TK chuyển tiền đến nội tỉnh năm nay + Đối với giấy báo Có
Hoặc Có: Liên hàng đợi đối chiếu Hoặc Nợ: Liên hàng sai lầm
2.3. Đối chiếu chuyển tiền
Toàn bộ doanh số chuyển tiền nội tỉnh phát sinh hàng ngày giữa các đơn vị phải đợc xử lý và đối chiếu và khớp đúng (cả về tổng số và chi tiết) ngay trong ngày phát sinh (trừ trờng hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật, truyền tin).
Đối chiếu chuyển tiền trong toàn bộ hệ thống đợc thực hiện cho từng ngày riêng biệt. Trong trờng hợp có sự cố kỹ thuật, truyền tin dẫn đến không thực hiện đối chiếu trong ngày theo quy định thì số liệu chuyển tiền của ngày có sự cố đợc phép đối chiếu và hoàn tất vào ngày làm việc kế tiếp, nhng số liệu phải tuân theo
Các yếu tố đối chiếu trong chuyển tiền nội tỉnh bao gồm: - Số lệnh - Ngày lập lệnh - Ký hiệu lệnh: + Lệnh chuyển Có: 30 + Lệnh chuyển Nợ: 31 - Mã NHA, NHB - Số tiền
Bộ phận điện toán nhận file của trung tâm đối chiếu truyền về tiến hành in ra máy in sổ đối chiếu, chuyển sang bộ phận kế toán để đối chiếu với giấy báo và đóng chứng từ theo thế độ chứng từ.
Khi đối chiếu nếu còn giấy báo sai lầm, đợi đối chiếu. Kế toán chuyển tiền đợi tra soát và lập giấy báo cuối ngày gửi cùng file liên hàng đi, đến TTĐC.
Trờng hợp sai loại giấy báo ngày lập giấy báo thì tra soát NHA để xử lý hạch toán đối chiếu.
+ Đối với giấy báo Nợ
Nợ TK: Liên hàng đến
hoặc: Nợ TK: Liên hàng đợi đối chiếu hoặc: Nợ TK: Liên hàng sai lầm
Có TK: Liên hàng đã đối chiếu.